Trong tổ chức và hoạt động của các doanh nghiệp việc lấy ý kiến của thành viên công ty được thực hiện dưới nhiều hình thức như biểu quyết, lấy ý kiến bằng văn bản. Vậy lấy ý kiến thành viên bằng văn bản trong công ty TNHH được quy định như thế nào? Cùng tìm hiểu bài viết dưới đây.
Mục lục bài viết
1. Lấy ý kiến thành viên bằng văn bản trong công ty TNHH:
1.1. Trường hợp được lấy ý kiến thành viên bằng văn bản:
Theo quy định của
+ Biểu quyết trực tiếp của các thành viên tham gia tại cuộc họp;
+ Hoặc có thể được thông qua hình thức lấy ý kiến bằng văn bản.
Cơ quan quản trị cao nhất trong công ty TNHH là hội động thành viên, hầu như các quyết định được thông qua bằng hình thức họp và ra quyết định nhưng trong một số trường hợp có thể lấy ý kiến bằng văn bản để ra quyết định.
Như vậy, trừ trường hợp Điều lệ có quy định khác thì việc lấy ý kiến bằng văn bản được hội đồng thành viên quyết định lựa chọn. Nghị quyết, quyết định của Hội đồng thành viên được thông qua dưới hình thức lấy ý kiến bằng văn bản khi được số thành viên sở hữu từ 65% vốn điều lệ trở lên tán thành. Chủ tịch hội đồng thành viên có trách nhiệm lập phiếu lấy ý kiến và gửi cho các thành viên ghi rõ thời hạn cuối cùng để nêu ý kiến và tổng hợp kết quả trong thời gian 7 ngày làm việc.
1.2. Thủ tục thông qua nghị quyết, quyết định của Hội đồng thành viên theo hình thức lấy ý kiến bằng văn bản:
Theo quy định, nếu Điều lệ công ty không có quy định khác thì thẩm quyền và thể thức lấy ý kiến thành viên bằng văn bản để thông qua nghị quyết, quyết định được thực hiện theo quy trình đó là:
Bước 1: Quyết định việc lấy ý kiến thành viên Hội đồng thành viên bằng văn bản để thông qua nghị quyết, quyết định các vấn đề thuộc thẩm quyền.
Cơ quan có thẩm quyền quyết định việc này trong công ty TNHH là Chủ tịch Hội đồng thành viên.
Bước 2: Tổ chức việc soạn thảo, gửi các báo cáo, tờ trình về nội dung cần quyết định và phiếu lấy ý kiến đến các thành viên Hội đồng thành viên
Chủ tịch Hội đồng thành viên có trách nhiệm thực hiện công việc này. Nội dung của phiếu lấy ý kiến phải bao gồm các nội dung sau và phải có nội dung đầy đủ, có chữ ký của thành viên công ty:
+ Tên, mã số doanh nghiệp;
+ Địa chỉ trụ sở chính;
+ Các thông tin của thành viên Hội đồng thành viên như:
++ Họ, tên, địa chỉ, quốc tịch, số Thẻ căn cước công dân, Giấy chứng minh nhân dân;
++ Hộ chiếu hoặc chứng thực cá nhân hợp pháp khác;
++ Tỷ lệ phần vốn của thành viên Hội đồng thành viên.
+ Vấn đề cần lấy ý kiến và ý kiến trả lời tương ứng theo thứ tự tán thành, không tán thành và không có ý kiến;
+ Thời hạn cuối cùng phải gửi phiếu lấy ý kiến về công ty;
+ Họ, tên, chữ ký của Chủ tịch Hội đồng thành viên.
Sau khi các thành viên đã ghi đầy đủ các nội dung thì phải lưu ý thời hạn phải chuyển phiếu về cho Hội đồng thành viên.
Bước 3: Tổ chức kiểm phiếu và thông báo kết quả kiểm phiếu
– Trong thời hạn 07 ngày làm việc, kể từ ngày kết thúc thời hạn mà các thành viên phải gửi ý kiến về công ty, Chủ tịch Hội đồng thành viên có trách nhiệm tổ chức việc kiểm phiếu, lập báo cáo và thông báo kết quả kiểm phiếu, quyết định được thông qua đến các thành viên.
– Báo cáo kết quả kiểm phiếu có giá trị tương đương biên bản họp Hội đồng thành viên và phải có các nội dung chủ yếu sau đây:
+ Mục đích, nội dung lấy ý kiến;
+ Họ, tên, tỷ lệ vốn góp, số và ngày cấp giấy chứng nhận phần vốn góp của thành viên, người đại diện theo ủy quyền đã gửi phiếu lấy ý kiến hợp lệ;
+ Họ, tên, tỷ lệ vốn góp, số và ngày cấp giấy chứng nhận phần vốn góp của thành viên, người đại diện ủy quyền của thành viên mà không nhận được phiếu lấy ý kiến hoặc gửi phiếu lấy ý kiến không hợp lệ;
+ Vấn đề được lấy ý kiến và biểu quyết;
+ Tóm tắt ý kiến của thành viên về từng vấn đề lấy ý kiến (nếu có);
+ Tổng số phiếu lấy ý kiến hợp lệ, không hợp lệ, không nhận được;
+ Tổng số phiếu lấy ý kiến hợp lệ tán thành, không tán thành đối với từng vấn đề biểu quyết;
+ Các quyết định được thông qua và tỷ lệ phiếu biểu quyết tương ứng;
+ Họ, tên, chữ ký của người kiểm phiếu và Chủ tịch Hội đồng thành viên.
Đối với các thông tin về nội dung báo cáo kết quả kiểm phiếu thì người kiểm phiếu và Chủ tịch Hội đồng thành viên chịu trách nhiệm liên đới về tính đầy đủ, chính xác, trung thực của những nội dung này.
Về hiệu lực của lấy ý kiến thành viên bằng văn bản thì nghị quyết của Hội đồng thành viên được thông qua dưới hình thức lấy ý kiến bằng văn bản khi được số thành viên sở hữu ít nhất 65% vốn điều lệ tán thành và tỷ lệ do Điều lệ công ty quy định cụ thể.
Về giá trị pháp lý của nghị quyết hội đồng thành viên thông qua bằng lấy ý kiến bằng văn bản thì trừ trường hợp Điều lệ công ty không có quy định khác, nghị quyết của Hội đồng thành viên có hiệu lực thi hành kể từ ngày được thông qua hoặc từ ngày có hiệu lực được ghi tại nghị quyết đó. Nếu trong trường hợp thành viên, nhóm thành viên yêu cầu Tòa án hoặc Trọng tài hủy bỏ nghị quyết đã được thông qua thì nghị quyết đó vẫn có hiệu lực thi hành đến khi có quyết định của Tòa án hoặc Trọng tài.
2. Lấy ý kiến cổ đông bằng văn bản trong công ty Cổ phần:
Đối với một công ty cổ phần thì Đại hội đồng cổ đông chính là cơ quan quản trị cao nhất. Thông thường, các quyết định sẽ được thông qua hình thức họp để đưa ra quyết định, ở một số trường hợp có thể lấy ý kiến cổ đông bằng văn bản.
– Vậy trường hợp nào cần lấy ý kiến cổ đông bằng văn bản?
Theo quy định, Hội đồng quản trị của công ty cổ phần có quyền lấy ý kiến cổ đông bằng văn bản bất kỳ lúc nào nếu thấy cần thiết và mang đến lợi ích cho công ty để thông qua các quyết định của Đại hội cổ đông trừ những trường hợp dưới đây:
+ Sửa đổi hay bổ sung một số nội dung có trong điều lệ của doanh nghiệp.
+ Định hướng đến sự phát triển kinh doanh của công ty.
+ Tổng số cổ phần và các loại cổ phần trong công ty.
+ Bầu, miễn nhiệm hay bãi nhiệm các thành viên có trong Hội đồng quản trị hay ban kiểm soát của công ty.
+ Quyết định đầu tư hay bán tài sản có giá trị từ mức 35% tổng giá trị tài sản trở lên (được ghi trong báo cáo tài chính gần nhất của công ty).
+ Thông qua nội dung trong báo cáo tài chính tháng, quý, năm của công ty.
+ Thực hiện thủ tục giải thể hoặc tổ chức lại công ty.
– Thủ tục lấy ý kiến cổ đông bằng văn bản được quy định như sau: Trong công ty cổ phần, nếu Điều lệ công ty cổ phần không có quy định khác thì thủ tục thực hiện lấy ý kiến cổ đông bằng văn bản diễn ra trong sự kiện cuộc họp đại hội cổ đông, quy trình thủ tục đó là:
Bước 1: Quyết định việc lấy ý kiến cổ đông bằng văn bản
Trước tiên, hội đồng quản trị sẽ thống nhất và đưa ra quyết định về việc lấy ý kiến bằng văn bản của cổ đông, bởi lẽ Hội đồng quản trị có quyền lấy ý kiến cổ đông bằng văn bản để thông qua nghị quyết Đại hội đồng cổ đông khi xét thấy cần thiết vì lợi ích của công ty.
Hội đồng quản trị chuẩn bị phiếu lấy ý kiến, dự thảo nghị quyết Đại hội đồng cổ đông, các tài liệu giải trình dự thảo nghị quyết và gửi đến tất cả cổ đông có quyền biểu quyết. Việc gửi chậm nhất là 10 ngày trước thời hạn phải gửi lại phiếu lấy ý kiến, trừ trường hợp Điều lệ công ty không quy định thời hạn khác dài hơn.
Bước 2: Lấy phiếu ý kiến của cổ đông
– Phiếu lấy ý kiến gửi cho các cổ đông phải bao gồm các nội dung chủ yếu sau đây:
+ Tên, địa chỉ trụ sở chính, mã số doanh nghiệp
+ Mục đích lấy ý kiến
+ Họ, tên, địa chỉ liên lạc, quốc tịch, số giấy tờ pháp lý của cá nhân đối với cổ đông là cá nhân
++ Tên, mã số doanh nghiệp hoặc số giấy tờ pháp lý của tổ chức, địa chỉ trụ sở chính đối với cổ đông là tổ chức
++ Hoặc họ, tên, địa chỉ liên lạc, quốc tịch, số giấy tờ pháp lý của cá nhân đối với đại diện của cổ đông là tổ chức
+ Số lượng cổ phần của từng loại và số phiếu biểu quyết của cổ đông
+ Vấn đề cần lấy ý kiến để thông qua
+ Phương án biểu quyết bao gồm tán thành, không tán thành và không có ý kiến
+ Thời hạn phải gửi về công ty phiếu lấy ý kiến đã được trả lời
+ Họ, tên, chữ ký của Chủ tịch Hội đồng quản trị
Cần lưu ý là phiếu lấy ý kiến của các cổ đông cần phải gửi về công ty trước thời hạn xác định và phải đảm bảo tuân thủ các điều kiện theo theo quy định. Nếu như các phiếu lấy ý kiến được gửi về công ty sau thời hạn hoặc đã bị mở ra hoặc đã bị tiết lộ qua hòm thư điện tử đều sẽ được coi là không hợp lệ.
Bước 3: Tổ chức kiểm phiếu và lập biên bản
Công việc này được thực hiện bởi Hội đồng quản trị. Bên cạnh đó, việc kiểm phiếu và lập biên bản lấy ý kiến cổ đông bằng văn bản phải có sự chứng kiến của Ban kiểm soát của công ty hoặc cổ đông không nắm giữ chức vụ quản lý trong công ty.
Các bộ phận này phải có sự liên đới với nhau để chịu trách nhiệm về tính trung thực, chính xác của biên bản kiểm phiếu và chịu trách nhiệm về các thiệt hại phát sinh từ các quyết định đã được thông qua do việc kiểm phiếu không đúng theo quy định (nếu có).
Bước 4: Gửi biên bản kiểm phiếu
Hội đồng quản trị có trách nhiệm gửi biên bản kiểm phiếu đến tất cả các thành viên cổ đông của công ty trong thời hạn là 15 ngày kể từ khi kết thúc việc kiểm phiếu. Nếu công ty có trang thông tin điện tử thì biên bản kiểm phiếu sẽ được thực hiện bằng việc đăng tải lên trang này. Phiếu lấy ý kiến đã được trả lời, biên bản kiểm phiếu, nghị quyết đã được thông qua và tài liệu có liên quan gửi kèm theo phiếu lấy ý kiến được lưu giữ tại trụ sở chính của công ty.
Về giá trị pháp lý thì nghị quyết được thông qua theo hình thức lấy ý kiến cổ đông bằng văn bản có giá trị như nghị quyết được thông qua tại cuộc họp Đại hội đồng cổ đông và Nghị quyết của Đại hội cổ đông được thông qua nếu được số cổ đông đại diện ít nhất là 51% tổng số phiếu tán thành.
Như vậy, việc lấy ý kiến thành viên công ty bằng văn bản của công ty cổ phần chỉ yêu cầu tỷ lệ 51% thấp hơn so với công ty TNHH (yêu cầu 65%).
3. Hồ sơ đăng ký doanh nghiệp trong trường hợp doanh nghiệp thông qua quyết định theo hình thức lấy ý kiến bằng văn bản:
Trường hợp Hội đồng thành viên công ty trách nhiệm hữu hạn hoặc Đại hội đồng cổ đông, Hội đồng quản trị công ty cổ phần thông qua các nghị quyết, quyết định theo hình thức lấy ý kiến bằng văn bản theo quy định của Luật Doanh nghiệp, bản sao biên bản họp trong hồ sơ đăng ký doanh nghiệp theo quy định được thay thế bằng:
+ Bản sao báo cáo kết quả kiểm phiếu của Hội đồng thành viên đối với công ty trách nhiệm hữu hạn.
+ Biên bản kiểm phiếu của Hội đồng quản trị, Đại hội đồng cổ đông đối với công ty cổ phần.
Các văn bản pháp luật được sử dụng trong bài viết:
– Nghị định 01/2021/NĐ-CP về đăng ký doanh nghiệp.
