Mẫu thông báo phát hành hóa đơn điện tử theo Thông tư mới

1. Hóa đơn điện tử là gì?

– Hóa đơn điện tử là một khái niệm quan trọng trong thời đại kinh tế số. Nó là một hình thức tài liệu kỹ thuật số được sử dụng để đối chiếu và thanh toán các giao dịch thương mại. Hóa đơn điện tử thường được tạo ra và gửi đi qua mạng Internet, thay vì sử dụng giấy.

– Một trong những lợi ích lớn nhất của hóa đơn điện tử là giảm thiểu chi phí và tăng tính hiệu quả cho các doanh nghiệp. Sử dụng hóa đơn điện tử giúp giảm thiểu chi phí in ấn, gửi thư và bảo quản hóa đơn giấy. Nó cũng giảm thiểu thời gian xử lý hóa đơn, giúp cho việc quản lý tài chính của doanh nghiệp trở nên dễ dàng hơn.

– Ngoài ra, hóa đơn điện tử còn giúp cho doanh nghiệp tăng tính minh bạch và giảm thiểu rủi ro gian lận. Vì hóa đơn điện tử được lưu trữ trong hệ thống máy tính, nó giúp cho doanh nghiệp có thể đối chiếu và kiểm tra thông tin một cách chính xác và nhanh chóng hơn. Điều này giúp cho doanh nghiệp có thể giảm thiểu rủi ro gian lận và tăng tính minh bạch trong các giao dịch thương mại.

2. Vì sao doanh nghiệp phải thông báo phát hành hóa đơn điện tử?

– Việc sử dụng hóa đơn điện tử đang trở thành xu hướng của các doanh nghiệp hiện nay, nhờ tính tiện lợi, nhanh chóng, đồng thời còn giúp giảm thiểu chi phí và tăng hiệu quả trong quản lý tài chính. Tuy nhiên, để khởi tạo và sử dụng hóa đơn điện tử, doanh nghiệp bắt buộc phải thực hiện thông báo phát hành hóa đơn điện tử.

– Thông báo phát hành hóa đơn điện tử được quy định rõ trong khoản 2 Điều 7 Thông tư 32/2011/TT-BTC. Việc lập thông báo phát hành hóa đơn điện tử này nhằm đảm bảo việc sử dụng hóa đơn điện tử được thực hiện đúng quy định của pháp luật.

– Theo quy định tại khoản 3 Điều 23 Nghị định 125/2020, trường hợp doanh nghiệp không thực hiện thông báo phát hành hóa đơn trước khi sử dụng sẽ bị xử phạt vi phạm theo quy định. Hành vi này được coi là vi phạm pháp luật và bị xử phạt về hành vi sử dụng hóa đơn không hợp pháp hoặc bị xử phạt về hành vi trốn thuế.

– Cụ thể, hành vi không lập thông báo phát hành hóa đơn trước khi hóa đơn được đưa vào sử dụng nếu các hóa đơn này gắn với nghiệp vụ kinh tế phát sinh và đã khai, nộp thuế hoặc chưa đến kỳ kê khai, nộp thuế theo quy định sẽ bị phạt tiền từ 6.000.000 đồng đến 18.000.000 đồng. Nếu các hóa đơn này không gắn với nghiệp vụ kinh tế phát sinh hoặc quá thời hạn khai thuế mà chưa được khai, nộp thuế theo quy định, doanh nghiệp sẽ bị xử phạt theo quy định tại Điều 28 Nghị định này hoặc Điều 16, Điều 17 Chương II Nghị định này.

– Vậy, để đảm bảo việc sử dụng hóa đơn điện tử được thực hiện đúng quy định của pháp luật và tránh việc bị xử phạt, trước khi khởi tạo và sử dụng hóa đơn điện tử, doanh nghiệp cần lập Thông báo phát hành hóa đơn điện tử và gửi tới cơ quan thuế quản lý trực tiếp. Điều này sẽ giúp các doanh nghiệp có thể tiết kiệm được chi phí và tăng tính hiệu quả trong quản lý tài chính của mình.

– Đồng thời, việc sử dụng hóa đơn điện tử cũng là cơ hội để doanh nghiệp tăng tính cạnh tranh của mình trên thị trường. Hóa đơn điện tử giúp cho các doanh nghiệp có thể nhanh chóng xử lý thông tin, cập nhật được thông tin khách hàng, dễ dàng theo dõi quá trình giao dịch và tăng cường mối quan hệ với khách hàng của mình.

– Tóm lại, việc thông báo phát hành hóa đơn điện tử là một trong những bước quan trọng nhất để doanh nghiệp có thể sử dụng hóa đơn điện tử đúng quy định của pháp luật và tránh việc bị xử phạt. Đồng thời, việc sử dụng hóa đơn điện tử còn giúp cho doanh nghiệp tăng tính tiện lợi, nhanh chóng và tăng cường tính cạnh tranh trên thị trường.

3. Mẫu thông báo phát hành hóa đơn điện tử theo Thông tư mới:

THÔNG BÁO PHÁT HÀNH HOÁ ĐƠN ĐIỆN TỬ

1. Tên tổ chức khởi tạo hoá đơn (Công ty A): ………..

2. Mã số thuế: ………..

3. Địa chỉ trụ sở chính: ………..

4. Điện thoại: ………..

5. Các loại hoá đơn phát hành:

6. Tên cơ quan thuế tiếp nhận thông báo :……….

7. Ghi rõ “Đăng ký sử dụng dấu phân cách là dấu phẩy (,) sau chữ số hàng nghìn, triệu, tỷ, nghìn tỷ, triệu tỷ, tỷ tỷ và sử dụng dấu chấm (.) sau chữ số hàng đơn vị để ghi chữ số sau chữ số hàng đơn vị” trong trường hợp tổ chức khởi tạo hóa đơn điện tử sử dụng dấu phân cách là dấu phẩy (,) sau chữ số hàng nghìn, triệu, tỷ, nghìn tỷ, triệu tỷ, tỷ tỷ và sử dụng dấu chấm (.) sau chữ số hàng đơn vị.

……., ngày………tháng………năm………

NGƯỜI ĐẠI DIỆN THEO PHÁP LUẬT

(Ký, đóng dấu và ghi rõ họ tên)

4. Cách thông báo phát hành hóa đơn qua mạng:

Nếu bạn muốn gửi thông báo phát hành hóa đơn qua mạng, bạn cần thực hiện các bước sau:

Bước 01: Trước tiên, hãy cài đặt phần mềm Hỗ trợ kê khai trên máy tính của bạn. Đây là một phần mềm được cung cấp bởi Cục Thuế Việt Nam, giúp cho việc khai thuế trở nên thuận lợi và nhanh chóng hơn.

Bước 02: Sau khi cài đặt phần mềm thành công, bạn cần đăng nhập vào phần mềm Hỗ trợ kê khai. Tại đây, bạn sẽ được yêu cầu khai báo thông tin doanh nghiệp tại doanh mục hệ thống. Sau đó, bạn chọn phân hệ hóa đơn và chọn thông báo phát hành hóa đơn. Tiếp theo, bạn nhập thông tin đã cập nhật tại thông báo phát hành hóa đơn, kết xuất file XML hoặc Excel và lưu trữ tại file lưu trữ trên máy tính của mình.

Bước 03: Đăng nhập vào trang web Nhantokhai.gdt.gov.vn. Tại đây, bạn cần chọn mục Nộp tờ khai và nhập tên đăng nhập của doanh nghiệp của bạn. Sau đó, bạn đăng nhập và tải Thông báo phát hành hóa đơn.

Bước 04: Cắm chữ ký số và thực hiện ký điện tử cho thông báo phát hành hóa đơn. Đây là bước rất quan trọng, giúp đảm bảo tính chính xác và pháp lý cho thông báo phát hành hóa đơn của bạn.

Bước 05: Chọn nộp tờ khai và phần mềm Hỗ trợ sẽ báo cho bạn biết tờ khai đã được nộp thành công. Đây là bước cuối cùng trong quy trình gửi thông báo phát hành hóa đơn qua mạng.

Bước 06: Cuối cùng, bạn cần đính kèm hóa đơn mẫu cho thông báo phát hành hóa đơn đã gửi đi. Điều này giúp đảm bảo rằng thông báo của bạn được chính xác và đầy đủ, và sẵn sàng để được xử lý bởi Cục Thuế Việt Nam.

Như vậy, đó là tất cả các bước mà bạn cần thực hiện để gửi thông báo phát hành hóa đơn qua mạng. Chúc bạn thành công trong việc thực hiện quy trình này!

5. Hướng dẫn tra cứu kết quả Thông báo phát hành hóa đơn:

Thủ tục tra cứu kết quả Thông báo phát hành hóa đơn rất cần thiết cho doanh nghiệp để đảm bảo tính chính xác của hóa đơn và có thể sử dụng hóa đơn trong các giao dịch kinh doanh. Dưới đây là các bước chi tiết để tra cứu kết quả Thông báo phát hành hóa đơn:

Bước 01: Doanh nghiệp cần truy cập vào đường link http://tracuuhoadon.gdt.gov.vn/main.html để kiểm tra hóa đơn đã có đầy đủ thông tin chưa.

Nếu thông tin hóa đơn đã đầy đủ, tức là hóa đơn đã được phép sử dụng.

Nếu thông tin hóa đơn chưa đầy đủ, doanh nghiệp cần cập nhật thông tin hóa đơn cho đủ trước khi tiếp tục tra cứu.

Bước 02: Doanh nghiệp cần chọn mục Thông tin thông báo phát hành => Hóa đơn => Tổ chức, cá nhân;

Sau đó, doanh nghiệp cần nhập đầy đủ thông tin mã số thuế, ngày phát hành, mã xác thực và ấn Tìm kiếm.

Bước 03: Sau khi hoàn thành các bước trên, doanh nghiệp sẽ click chuột vào ô bên dưới của Ngày phát hành để nhận được bản thông báo đầy đủ chấp thuận của Chi cục thuế.

Ngoài ra, doanh nghiệp có thể xem được các thông tin khác như:

Tình trạng hóa đơn.

Ngày phát hành hóa đơn.

Số hóa đơn.

Mã số thuế của đơn vị phát hành hóa đơn.

Nội dung hóa đơn.

Bước 04: Sau khi tra cứu được kết quả Thông báo phát hành hóa đơn, doanh nghiệp cần đối chiếu thông tin hóa đơn với các thông tin kết quả tra cứu.

Cụ thể, doanh nghiệp cần đối chiếu các thông tin sau:

Mẫu số hóa đơn.

Ký hiệu hóa đơn.

Số lượng phát hành (từ số nào đến số nào).

Bước 05: Sau khi đã hoàn thành đối chiếu, doanh nghiệp cần liên hệ với nhà cung cấp hóa đơn điện tử để yêu cầu chuyển trạng thái hóa đơn trong mục Thông báo phát hành hóa đơn từ trạng thái “Chưa có hiệu lực” sang trạng thái “Đã có hiệu lực”.

Sau khi chuyển trạng thái, doanh nghiệp có thể xuất hóa đơn điện tử và sử dụng hóa đơn này cho các giao dịch trong kinh doanh.

Lưu ý:

Trước khi nộp hồ sơ thông báo phát hành hóa đơn, doanh nghiệp cần kiểm tra đầy đủ thông tin.

Tra cứu kết quả Thông báo phát hành hóa đơn là bước quan trọng để đảm bảo tính chính xác của hóa đơn.

Liên hệ với nhà cung cấp hóa đơn điện tử để yêu cầu chuyển trạng thái hóa đơn thành sang “Đã có hiệu lực”.

Các bước tra cứu kết quả Thông báo phát hành hóa đơn đơn giản và dễ thực hiện giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian và nâng cao tính chính xác của hóa đơn. Việc đảm bảo tính chính xác của hóa đơn là rất quan trọng trong kinh doanh và tra cứu kết quả Thông báo phát hành hóa đơn sẽ giúp doanh nghiệp đạt được mục tiêu này.