Mẫu quyết định nghỉ thai sản mới nhất và hướng dẫn chi tiết

1. Mẫu quyết định nghỉ thai sản mới nhất:

QUYẾT ĐỊNH

(V/v: Nghỉ việc hưởng chế độ thai sản)

– Căn cứ Bộ luật lao động 2019 số 45/2019/QH14 nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam;

– Căn cứ Hợp đồng lao động số ………. ký ngày …. tháng …. năm ….;

– Căn cứ quyền hạn của Giám đốc Công ty cổ phần …..;

– Xét đơn xin nghỉ việc hưởng chế độ thai sản của bà …..

QUYẾT ĐỊNH

Điều 1: Bà ……, Số sổ BHXH: ….., Mã số BHXH: …..

Sinh ngày: ……

Nơi sinh: ……..; Chức vụ: ……..

Được nghỉ việc hưởng chế độ thai sản từ ngày ….. tháng ….. năm ……

Điều 2: Chế độ thai sản của bà …….. do Bảo hiểm xã hội …… giải quyết theo quy định của pháp luật bảo hiểm xã hội hiện hành.

Điều 3: Lương và các khoản phụ cấp (nếu có) của Bà ……. được chi trả tính đến ngày … tháng …. năm ……

Điều 4: Bà ……. căn cứ quyết định thi hành. Quyết định này có hiệu lực thi hành kể từ ngày ký.

2. Hướng dẫn chi tiết cách viết Mẫu quyết định nghỉ thai sản:

Quyết định là một văn bản hành chính và khi soạn thảo cần phải đáp ứng được những kỹ thuật soạn thảo văn bản theo đúng quy định của pháp luật. Khi soạn thảo quyết định nghỉ thai sản thì người soạn cần phải đáp ứng theo những thể thức và kỹ thuật sau:

2.1. Quốc hiệu và tiêu ngữ:

+ Lấy Quốc hiệu làm tiêu đề. Dưới Quốc hiệu là tiêu ngữ. Quốc hiệu biểu thị tên nước và thể chế chính trị của đất nước, ngoài ra tiêu ngữ còn thể hiện rõ mục tiêu của cách mạng Việt Nam và nguyện vọng của dân tộc Việt Nam.

+ Quốc hiệu được trình bày ở dòng trên, được viết theo kiểu chữ in hoa, đứng đậm, cỡ chữ từ 12 đến 13;

+ Tiêu ngữ được trình bày ở dòng dưới và được viết theo kiểu chữ thường, đứng, đậm, cỡ chữ 13 – 14. Giữa ba từ tạo thành tiêu ngữ có gạch nối ngắn. Dưới cùng trình bày một gạch ngang nét liền, độ dài bằng độ dài của dòng tiêu ngữ.

 Ví dụ: 

                                   CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

                                                Độc lập – Tự do – Hạnh phúc

– Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản:

Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản là yếu tố đề cập đích xác tên chủ thể ban hành văn bản, tạo sự thuận tiện cho việc trao đổi xung quanh những vấn đề mà văn bản đặt ra.

Vị trí trình bày yếu tố này như sau: trên cùng góc trái trang đầu của mỗi văn bản, ngang hàng với Quốc hiệu.

 Tên cơ quan ban hành văn bản được viết theo kiểu chữ in hoa, đứng, đậm, cỡ chữ từ 12 đến 13.

Ví dụ: Công ty TNHH ABC

2.2. Số và ký hiệu văn bản:

– Số văn bản: yếu tố này chỉ rõ thứ tự ban hành văn bản, giúp cho nhân viên văn thư vào sổ đăng ký và lưu trữ văn bản theo tiêu chí về thời gian, ngoài ra nó còn giúp cho việc tra tìm và sử dụng văn bản lưu trữ được thuận lợi, dễ dàng.

– Số trong văn bản được ghi bằng chữ số Ả Rập, bắt đầu bằng số 01 và kết thúc bằng số cuối cùng trong một năm.

– Ký hiệu văn bản:

+ Là tổ hợp của chữ viết tắt tên loại văn bản, tên cơ quan và tên đơn vị soạn thảo văn bản. Khi thiết lập yếu tố này chúng ta cần phân biệt ký hiệu riêng cho một số loại văn bản có chữ viết tắt giống nhau

+ Ví dụ: Số 3/2018/QĐ-BGĐ

2.3. Địa danh và ngày tháng năm (thời điểm) ban hành văn bản:

– Địa danh:

+  Địa danh ghi trên văn bản là tên gọi chính thức của đơn vị hành chính nơi cơ quan ban hành văn bản đóng trụ sở

+ Địa danh ghi trên văn bản là tên gọi chính thức của đơn vị hành chính (tên riêng của tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương; huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh, xã, phường, thị trấn) nơi cơ quan, tổ chức đóng trụ sở

– Thời điểm ban hành: ghi trên văn bản là ngày tháng năm văn bản được ký ban hành hoặc được thông qua.

+ Đối với những số chỉ ngày nhỏ hơn 10 và số chỉ tháng nhỏ hơn 3 thì phải viết thêm số 0 ở đằng trước đề phòng trường hợp giả mạo.

– Không được dùng các dấu gạch ngang (-), dấu chấm (.) hoặc dấu gach chéo (/) để thay thế cho các từ “ngày, tháng, năm”.

– Vị trí của của yếu tố địa danh và thời điểm ban hành là ở bên phải văn bản phía dưới Quốc hiệu và tiêu ngữ.

– Địa danh và thời điểm ban hành văn bản được viết theo kiểu chữ thường, nghiêng, cỡ chữ 13 đến 14. Khi trình bày sau tên địa danh có dấu phẩy (,). Ví dụ: Hà Nội, ngày 30 tháng 4 năm 2012.

2.4. Tên loại văn bản và trích yếu:

– Tên loại văn bản:

+ Tên loại văn bản là tên của từng hình thức văn bản được ban hành. Đây là yếu tố biểu hiện rõ giá trị pháp lý và mục đích sử dụng của văn bản trong từng tình huống quản lý hành chính. Vì thế, tên loại văn bản là một trong những tiêu chí quan trọng để tiến hành, kiểm tra, theo dõi nhằm đánh giá và điều chỉnh công tác xây dựng và ban hành văn bản trong các cơ quan trên phương diện thẩm quyền ban hành, lựa chọn tên loại, kết cấu nội dụng và hình thức văn bản.

+ Trong sơ đồ văn bản, vị trí của tên loại là dưới yếu tố địa danh, đặt cân đối giữa dòng. Tên loại được viết theo kiểu chữ in hoa, đứng đậm, cỡ chữ từ 14 đến 15 đối với văn bản QPPL và cỡ chữ 14 đối với văn bản quản lý thông thường.

– Trích yếu:

+ Trích yếu thường là một câu hoặc một mệnh đề ngắn gọn, cô đọng phản ánh trung thực nội dung chính của văn bản.

 + Đối với các văn bản có trình bày tên loại, trích yếu được viết theo kiểu chữ thường, đứng, đậm, cỡ chữ 14 và được đặt ngay dưới vị trí tên loại. Phía bên dưới trích yếu có một gạch ngang nét liền, độ dài khoảng bằng 1/3 đến 1/2 độ dài dòng trên, đặt cân đối ở giữa.

Ví dụ:

Quyết định

(V/v: Nghỉ việc hưởng chế độ thai sản)

2.5. Căn cứ pháp lý:

– Căn cứ là những văn bản pháp luật mà doanh nghiệp có thể căn cứ

– Ví dụ

 + Căn cứ Bộ luật lao động 2019 số 45/2019/QH14 nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam;

 + Căn cứ Hợp đồng lao động số ………. ký ngày …. tháng …. năm ….;

+ Căn cứ quyền hạn của Giám đốc Công ty cổ phần …..;

+ Xét đơn xin nghỉ việc hưởng chế độ thai sản của bà …..

2.6. Nội dung:

– Theo cấu trúc: điều, khoản, điểm.

– Khi trình bày, cần lưu ý một số điểm sau đây:

+ Trừ các đề mục, còn toàn bộ nội dung văn bản được viết thống nhất theo kiểu chữ thường, đứng, cỡ chữ từ 13 đến 14.

+ Khi chế bản trên máy tính, những chỗ ngắt đoạn, xuống dòng phải trình bày chữ đầu tiên của đoạn mới lùi vào 1tab (từ 01cm đến 1,27cm); khoảng cách giữa các đoạn văn bản là 6pt; Khoảng cách giữa các dòng trong mỗi đoạn có thể là cách dòng đơn (single line spacing) hoặc (1.5 line spacing).

+ Đối với các văn bản chia ra nhiều cấp độ nội dung, việc trình bày các đề mục và số thứ tự các đơn vị nội dung phải tuân theo chỉ dẫn tại phần hướng dẫn kỹ thuật trình bày các thành phần thể thức văn bản tại các thông tư hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản của nhà nước.

2.7. Thẩm quyền, chữ ký, họ tên của người kí văn bản:

– Quyền hạn, chức vụ của người ký

+Trường hợp ký thay mặt tập thể thì ghi chữ viết tắt TM. (thay mặt) vào trước tên tập thể lãnh đạo hoặc tên cơ quan, tổ chức;

+ Trường hợp ký thay người đứng đầu cơ quan, tổ chức thì phải ghi chữ viết tắt KT. (ký thay) vào trước chức vụ của người đứng đầu;

+ Trường hợp ký thừa lệnh thì phải ghi chữ viết tắt TL. (thừa lệnh) vào trước chức vụ của người đứng đầu cơ quan, tổ chức;

+ Trường hợp ký thừa ủy quyền thì ghi chữ viết tắt TUQ. (thừa ủy quyền) vào trước chức vụ của người đứng đầu cơ quan, tổ chức.

+ Chức vụ ghi trên văn bản là chức danh lãnh đạo chính thức của người có thẩm quyền kí văn bản trong cơ quan tổ chức ban hành. Trừ một số trường hợp nhất định (văn bản liên tịch, văn bản do hai hay nhiều cơ quan, tổ chức ban hành, văn bản ký thừa lệnh, thừa ủy quyền), còn lại chỉ được ghi chức danh của người đứng đầu cơ quan, tổ chức mà không trình bày lại tên cơ quan, tổ chức đó trong thành phần chủ yếu của thể thức này.

+ Quyền hạn và chức vụ của người ký văn bản được viết theo kiểu chữ in hoa, đứng, đậm, cỡ chữ từ 13 đến 14.

– Chữ ký của người ký văn bản:

+ Người có thẩm quyền ký văn bản cần kiểm tra kỹ nội dung văn bản trước khi ký; yêu cầu ký đúng thẩm quyền; không được ký bằng bút chì, bút mực đỏ hoặc loại mực dễ phai mờ.

– Họ tên của người ký văn bản bao gồm họ, tên đệm (nếu có) và tên của người ký văn bản. Trước họ tên của người ký không ghi học hàm, học vị và các danh hiệu cao quý khác

+ Họ tên của người ký văn bản viết theo kiểu chữ thường, đứng, đậm, cỡ chữ từ 13, 14.

2.8.  Dấu của cơ quan ban hành văn bản:

Dấu đóng rõ ràng, ngay ngắn, đúng chiều và đúng mực dấu quy định;

– Không đóng dấu khống chỉ;

– Dấu đóng đúng vị trí: trùm lên khoảng 1/3 chữ ký về phía bên trái;

– Việc đóng dấu treo do người ký ban hành văn bản quyết định. Trong những trường hợp này, dấu được đóng lên trang đầu, trùm lên một phần tên cơ quan, tổ chức ban hành hoặc tên của phụ lục kèm theo văn bản chính.

2.9. Nơi nhận:

– Nơi nhận xác định những cơ quan, tổ chức, đơn vị hoặc cá nhân nhận văn bản với những trách nhiệm cụ thể như để thực hiện, để phối hợp thực hiện, để kiểm tra, giám sát, để biết, để lưu.

– Danh sách nơi nhận cụ thể do cơ quan, đơn vị, hoặc cá nhân chủ trì soạn thảo và người ký văn bản quyết định.

– Phần liệt kê tên các cơ quan, tổ chức, đơn vị, cá nhân nhận văn bản. Yếu tố này được trình bày tại góc trái, dưới cùng trang cuối của mỗi văn bản.

– Từ “nơi nhận” được viết kiểu chữ thường, nghiêng, đậm, cỡ chữ 12. Tên các cơ quan, tổ chức, đơn vị, các cá nhân nhận văn bản viết theo kiểu chữ thường, đứng, cỡ chữ 11. Sau từ  “nơi nhận” có dấu hai chấm (:) Trước tên các thành phần nhận văn bản có dấu gạch ngang (-); Sau tên mỗi thành phần nhận có dấu chấm phẩy (;); Sau phần nhận cuối cùng là dấu chấm (.).

Lưu ý: Có thể viết tắt thành phần lưu văn bản.

2.10.  Định lề trang văn bản:

– Trình bày trên khổ giấy A4 với cách định lề trang như sau:

+ Lề trên: cách mép trên trang giấy từ 20 đến 25mm;

+ Lề dưới; cách mép dưới trang giấy từ 20 đến 25m;

+ Lề trái: cách mép bên trái trang giấy từ 30 đến 35mm;

+ Lề phải: cách mép bên phải trang giấy từ 15 đến 20mm.

Các văn bản được sử dụng trong bài viết: Nghị định 30/2020/NĐ-CP về công tác văn thư