Mẫu biên bản xác nhận công nợ bằng tiếng Anh, song ngữ

1. Mẫu biên bản xác nhận công nợ bằng tiếng Anh, song ngữ:

1.1. Mẫu biên bản xác nhận công nợ bằng song ngữ:

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM/ SOCIALIST REPUBLIC OF VIETNAM

Độc lập – Tự do – Hạnh phúc/ Independence – Freedom – Happiness

———————

BIÊN BẢN XÁC NHẬN CÔNG NỢ/ MINUTES OF DEBT CONFIRMATION

– Căn cứ vào biên bản giao nhận hàng hóa/ Pursuant to the record of goods delivery and receipt;

– Căn cứ vào thoả thuận giữa hai bên/ Pursuant to the agreement between the two parties;

Hôm nay, ngày … tháng … năm 20.., tại địa chỉ ……., chúng tôi gồm có:/ Today, day … month … 20.., at ………, we include:

BÊN A: Công ty ………/ PARTY A: Company …………

Địa chỉ: ………/ Address: ………

Điện thoại liên hệ: ………/ Contact phone: ………….

Đại diện: ………Chức vụ: ……/ Represent: ………. Position: ………….

Mã số thuế……/ Tax code…………

BÊN B: Công ty ……/ PARTY B: Company …………

Địa chỉ: …../ Address: ………

Điện thoại liên hệ: …………./ Contact phone: ………….

Đại diện: ……… Chức vụ: …………/ Represent: ……. Position: …………

Mã số thuế………/ Tax code………

Cùng nhau xác nhận về công nợ từ ngày …… đến ngày …… cụ thể như sau:/ Together confirm the debt from …… to …… as follows:

1. Công nợ chi tiết/ 1. Detailed debt:

– Hóa đơn số ……..xuất ngày …….. với số tiền …… (Chưa thanh toán)/ Invoice No. …….issued date ……. with amount …… (Unpaid)

– Hóa đơn số ……..xuất ngày …….. với số tiền …… (Chưa thanh toán)/ Invoice No. …….issued date ……. with the amount …… (Unpaid).

2. Kết luận:/ 2. Conclusion:

– Tính đến hết ngày …….. Bên A còn phải thanh toán cho Bên B số tiền là:……….(Bằng chữ:……….)/ By the end of ………….. Party A still has to pay Party B the amount:……….(In words:…….)

3. Thỏa thuận khác:/ 3. Other agreement:

– Cam kết trả nợ trước ngày……/ Commitment to repay the debt before ………….

– Lãi suất chậm trả áp dụng……/ Interest rate for late payment ………

– Phạt vi phạm hợp đồng nếu sai phạm…/ Penalties for breach of contract if violations …………

Biên bản này được lập thành 02 bản có giá trị như nhau. Mỗi bên giữ 01 bản làm cơ sở cho việc thanh toán sau này giữa hai bên/ This minutes is made into 02 copies with equal validity. Each party keeps 01 copy as the basis for future payment between the two parties.

                    ĐẠI DIỆN BÊN A                                                           ĐẠI DIỆN BÊN B

                 (Ký và ghi rõ họ tên)                                                          (Ký và ghi rõ họ tên)

REPRESENTED BY A                                             REPRESENTED BY A

          (Signature and full name)                                          (Signature and full name)

1.2. Mẫu biên bản xác nhận công nợ bằng tiếng Anh:

SOCIALIST REPUBLIC OF VIETNAM

Independence – Freedom – Happiness

———————

MINUTES OF DEBT CONFIRMATION

– Pursuant to the record of goods delivery and receipt;

– Pursuant to the agreement between the two parties;

Today, day … month … 20.., at ………, we include:

PARTY A: Company …………

Address: …………

Contact phone: ………….

Represent: ………. Position: ………….

Tax code…………

PARTY B: Company …………

Address: ………

Contact phone: ………….

Represent: ……. Position: …………

Tax code………

Together confirm the debt from …… to …… as follows:

1. Detailed debt:

– Invoice No. …….issued date ……. with amount …… (Unpaid)

– Invoice No. …….issued date ……. with the amount …… (Unpaid).

2. Conclusion:

– By the end of ………….. Party A still has to pay Party B the amount:……….(In words:…….)

3. Other agreement:

– Commitment to repay the debt before ………….

– Interest rate for late payment ………

– Penalties for breach of contract if violations …………

This minutes is made into 02 copies with equal validity. Each party keeps 01 copy as the basis for future payment between the two parties

             REPRESENTED BY A                                             REPRESENTED BY A

          (Signature and full name)                                          (Signature and full name)

2. Khái niệm xác nhận công nợ:

– Xã hội ngày càng phát triển, xu thế toàn cầu hóa khiến các nước trên thế giới dối ngoại, hợp tác giao lưu với nhau. Chính vì vậy, các trang thiết bị, công nghệ thông tin hiện đại ngày càng đạt được những thành công nhất định. Ngành công nghiệp phát triển, các doanh nghiệp, công ty xuất hiện ngày càng nhiều. Để một doanh nghiệp phát triển cần có sự phối hợp, hợp tác với các doanh nghiệp, cơ sở kinh doanh khác. Khi các bên hợp tác với nhau, sẽ nảy sinh ra rất nhiều vấn đề. Một trong những vấn đề nổi bật nhất đó là công nợ. Công nợ là phạm trù thương mại đặc biệt quan trọng đối với các bên tham gia giao kết hợp đồng thường mại.

– Công nợ được hiểu là những khoản chi phí phát sinh, hình thành trong quá trình hợp tác kinh doanh giữa các bên. Khoản chi phí đó phát sinh do đáp ứng các vấn đề liên quan đến lợi ích của các bên, mà ban đầu các bên tham gia hợp đồng không lường trước được, hoặc đã lường trước và thể hiện rõ trong hợp đồng. Công nợ là trách nhiệm mà các bên phải thực hiện hoàn trả cho nhau.

– Để xác định trách nhiệm giữa các bên về các khoản vay, quyền và nghĩa vụ của các bên về công nợ được hình thành, người ta thường làm biên bản xác nhận công nợ. Về cơ bản, biên bản xác nhận công nợ là loại văn bản thống kê lại những khoản nợ của các bên với nhau. Từ đó, giúp các bên xem xét, kiểm tra lại các khoản nợ với nhau và thực hiện nghĩa vụ thanh toán.

– Hiện nay, trong hầu hết các giao dịch, hợp đồng thương mại, hợp tác kinh doanh bất kỳ, các bên luôn luôn phải thực hiện xác nhận công nợ. Đối chiếu công nợ, xác nhận công nợ và cấn trừ công nợ các hoạt động mà các doanh nghiệp phải tiến hành để bảo vệ quyền và lợi ích hợp pháp của mình. Cũng giống như đối chiếu công nợ và cấn trừ công nợ, việc lập biên bản xác nhận công nợ là một trong những hình thức thực hiện trách nhiệm của các bên trong giao kết hợp đồng. Nó giúp hoạt động thương mại, hợp tác giữa các bên đạt kết quả cao, khi mà lợi ích của các bên được đảm bảo.

3. Ý nghĩa của việc xác nhận công nợ:

– Biên bản xác nhận công nợ là văn bản hoặc các hình thức khác tương đương, được các bên tham  gia xác lập nhằm làm căn cứ để kiểm tra tình trạng thanh toán nghĩa vụ tài chính của các bên. Hay có thể hiểu, biên bản xác nhận công nợ là căn cứ pháp lý xác lập nghĩa vụ tài chính giữa các bên tham gia giao dịch thương mại với nhau. Nó có vai trò đặc biệt quan trọng trong hoạt động kinh doanh của công ty, doanh nghiệp đồng thời liên quan đến các hoạt động kê khai thuế với cơ quan nhà nước. Cụ thể như sau:

+ Biên bản xác nhận công nợ là những khoản chi phí phát sinh. Nó được xem là khoản chi trả bắt buộc, các bên tham gia hợp đồng, giao dịch bắt buộc phải có nghĩa vụ cùng nhau thực hiện. 

+ Biên bản xác nhận công nợ được lập ra giúp công ty, doanh nghiệp có thể nắm bắt tình hình các khoản nợ trong kỳ hạn thực hiện nghĩa vụ, đồng thời phân loại các nhóm khoản nợ. Từ đó, đưa ra biện pháp xử lý công nợ đến bước xử lý theo quy định pháp luật điều chỉnh. 

+ Biên bản xác nhận công nợ được xem là một trong những căn cứ pháp lý, xác lập trách nhiệm, nghĩa vụ trả nợ của các bên với nhau, buộc các bên phải thực hiện nghĩa vụ thanh toán các khoản vay của mình. Nó giúp bên cho vay nợ được đảm bảo vệ khoản cho vay của mình. Ngược lại, nó giúp bên nợ phải chịu trách nhiệm thanh toán với khoản vay của mình. Bởi trong thực tế, khi các bên liên doanh với nhau thực hiện hoạt động thương mại bất kỳ, rất dễ xảy ra tình trạng trốn tránh nghĩa vụ trả nợ hoặc một trong hai bên đẩy số nợ cao hơn so với thực tế nhằm phục vụ cho lợi ích riêng của bên mình. Điều này ảnh hưởng nghiêm trọng đến quyền lợi của bên còn lại trong giao dịch, vi phạm quy định của pháp luật về giao kết hợp đồng thương mại. Khi có biên bản xác nhận công nợ, các bên sẽ tự kiểm tra xem giá trị công nợ mà bên còn lại chỉ ra có đúng hay không, từ đó đưa ra phương hướng giải quyết phù hợp, bảo vệ quyền và lợi ích của doanh nghiệp mình.

Ví dụ: Công ty TNHH một thành viên Minh Trí, chuyên sản xuất cá giống. Công ty Minh Trí thực hiện giao kết hợp đồng với công ty Cổ phần Minh An, chuyên cung cấp thức ăn cho cá. Theo đó, hai bên thỏa thuận các điều khoản trong hợp đồng như sau: Bên phía công ty Cổ phần Minh An chịu trách nhiệm cung cấp nguồn thức ăn cá giống cho công ty TNHH Minh Trí. Nguồn thức ăn mà công ty Minh Tí cung cấp phải đảm bảo chất lượng như đã thỏa thuận (bao gồm cả các thành phần tạo lập nên sản phẩm), số lượng cung cấp phải đầy đủ theo hàng tháng. Đồng thời, trong hợp đồng ghi rõ, khi giá trị của các thành phần sản xuất nên thức ăn cao thì giá cả của của nguồn thức ăn cung cấp cũng cao. Mỗi năm, công ty Minh Trí sẽ thanh toán cho công ty Minh An 2 lần. Giá trị của hợp đồng là 3 năm, từ năm 2018 đến 2021. Cuối năm 2020, giá của nguyên vật liệu làm ra thức ăn ăn cho cá tăng lên, do đó, tiền mà bên Minh Trí phải trả cũng tăng. Cụ thể, giữa năm 2020. công ty Minh Trí đã thanh toán cho bên Minh Trí khoản tiền thức ăn cho cá lần hai trong năm 2020 cho công ty Minh An. Tuy nhiên, sau đó 1 tháng, giá nguyên vật liệu tăng. Do đó, số tiền mà bên Minh Trí đưa không đủ. Bên Minh An đã liên hệ, hai bên làm biên bản xác nhận công nợ với nhau. Thông qua biên bản công nợ này, công ty Minh Trí biết công nợ của mình đến đâu, kiểm tra và xác nhận. Điều này giúp quyền lợi của cả hai công ty được bảo đảm.

Do đó, có thể thấy, biên bản xác nhận công nợ có ý nghĩa đặc biệt quan trọng đối với các bên tham gia hoạt động hợp tác kinh doanh. Nó được xem là căn cứ pháp lý, bảo vệ quyền và lợi ích hợp pháp của các bên tham gia hợp đồng.  Hơn hết, nó tạo ra sự minh bạch, rõ ràng, tránh trường hợp vi phạm, tranh chấp xảy ra.