Chứng thực hợp đồng, giao dịch là gì? Thẩm quyền chứng thực hợp đồng, giao dịch? Trách nhiệm của người yêu cầu chứng thực và người thực hiện chứng thực? Giá trị pháp lý của hợp đồng, giao dịch được chứng thực?
Mục lục bài viết
1. Chứng thực hợp đồng, giao dịch là gì?
Chứng thực hợp đồng, giao dịch là việc cơ quan có thẩm quyền theo quy định tại Nghị định này chứng thực về thời gian, địa điểm giao kết hợp đồng, giao dịch; năng lực hành vi dân sự, ý chí tự nguyện, chữ ký hoặc dấu điểm chỉ của các bên tham gia hợp đồng, giao dịch. (khoản 4 Điều 2
Theo từ điển tiếng Việt thì “Hợp đồng là một cam kết giữa hai hay nhiều bên (pháp nhân) để làm hoặc không làm một việc nào đó trong khuôn khổ pháp luật”. Từ định nghĩa trên ta thấy hợp đồng có hai đặc điểm: Thứ nhất, trong hợp đồng ít nhất phải có hai bên tham gia.
Thứ nhất, nội dung của hợp đồng là sự cam kết của các bên, làm gì hoặc không làm gì, ai có quyền gì, ai có nghĩa vụ gì.
Cũng theo từ điển tiếng Việt, “Giao dịch là một giao kèo hay giao thiệp do nhiều đối tác hay đối tượng riêng biệt cùng tiến hành”. Như vậy, giao dịch dân sự cũng bao gồm hai đặc điểm: Thứ nhất, giao dịch dân sự có nhiều bên cùng tham gia.
Thứ hai, nội dung của giao dịch là sự thỏa thuận, giao ước giữa các bên để thực hiện những việc nhất định.
Qua cách định nghĩa của Từ điển tiếng Việt chúng ta thấy hợp đồng và giao dịch là hai thuật ngữ được định nghĩa tương đối giống nhau, cả hai đều mang đặc điểm tương tự nhau. Dưới góc nhìn pháp lý, theo quy định của pháp luật Việt Nam hiện hành mà cụ thể là tại Điều 121 BLDS 2015 xác định: “Giao dịch dân sự là hợp đồng hoặc hành vi pháp lý đơn phương làm phát sinh, thay đổi hoặc chấm dứt quyền, nghĩa vụ dân sự”.
Như vậy, giao dịch dân sự được xác định là kết quả của việc làm phát sinh, thay đổi hoặc chấm dứt quyền, nghĩa vụ dân sự của chủ thể trong quan hệ pháp luật dân sự. Giao dịch dân sự được chia thành 02 (hai) loại và hợp đồng là một trong hai loại đó. Nói cách khác hợp đồng là “tập con” của giao dịch dân sự, nằm trong giao dịch dân sự. Hợp đồng là sự thỏa thuận giữa các bên về việc xác lập, thay đổi hoặc chấm dứt quyền, nghĩa vụ dân sự. Mọi hợp đồng đều là giao dịch dân sự.
Ngoài ra, hành vi pháp lý đơn phương cũng được coi là giao dịch dân sự. Tuy nhiên, không phải mọi hành vi pháp lý đơn phương đều là giao dịch dân sự, chỉ những hành vi pháp lý đơn phương nào làm phát sinh, thay đổi hoặc chấm dứt quyền, nghĩa vụ dân sự với được gọi là giao dịch dân sự; ngược lại những hành vi pháp lý đơn phương không làm phát sinh, thay đổi hoặc chấm dứt quyền, nghĩa vụ dân sự thì không phải là giao dịch dân sự.
Từ những phân tích trên đây, ta có thể thấy thuật ngữ “hợp đồng”, “giao dịch” luôn xuất hiện cùng nhau, điều này chưa thực sự chính xác hoặc có sự trùng lặp bởi trong giao dịch” đã bao gồm cả “hợp đồng”.
2. Thẩm quyền chứng thực hợp đồng, giao dịch:
Các cơ quan được Nhà nước trao quyền chứng thực hợp đồng, giao dịch bao gồm: Phòng Tư pháp huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh (sau đây gọi chung là Phòng Tư pháp); UBND xã, phường, thị trấn (sau đây gọi chung là UBND cấp xã).
Như vậy, chỉ có các cơ quan hành chính Nhà nước cấp huyện, cấp xã mới được pháp chứng thực hợp đồng, giao dịch. Người trực tiếp thực hiện chứng thực là các Trưởng, Phó phòng tư pháp hoặc các Chủ tịch, Phó chủ tịch UBND xã – những cán bộ hoạt động kiêm nhiệm, nhiệm vụ chính của họ là quản lý Nhà nước tại địa phương.
Tuy nhiên, các chủ thể kể trên không yêu cầu phải là những người tốt nghiệp chuyên ngành luật. Họ chỉ là người hiểu biết về lý luận chính trị, nắm vững quan điểm, chủ trương, đường lối của Đảng, chính sách và pháp luật của Nhà nước; có năng lực tổ chức vận động nhân dân ở địa phương thực hiện có hiệu quả chủ trương, đường lối của Đảng, chính sách và pháp luật của Nhà nước; có trình độ văn hóa và trình độ chuyên môn, nghiệp vụ phù hợp yêu cầu nhiệm vụ, vị trí việc làm, có đủ năng lực và sức khỏe để hoàn thành nhiệm vụ được giao; am hiểu và tôn trọng phong tục, tập quán của cộng đồng dân cư trên địa bàn công tác.
3. Trách nhiệm của người yêu cầu chứng thực và người thực hiện chứng thực:
Điều 35 Nghị định 23/2015/NĐ-CP quy định về trách nhiệm của người yêu cầu chứng thực hợp đồng, giao dịch và người thực hiện chứng thực hợp đồng, giao dịch. Cụ thể như sau:
“1. Người yêu cầu chứng thực phải hoàn toàn chịu trách nhiệm về nội dung, tính hợp pháp của hợp đồng, giao dịch; tính hợp lệ, hợp pháp của các giấy tờ
2. Người thực hiện chứng thực chịu trách nhiệm về thời gian, địa điểm giao kết hợp đồng, giao dịch; năng lực hành vi dân sự, ý chí tự nguyện, chữ ký hoặc điểm chỉ của các bên tham gia hợp đồng, giao dịch. Người thực hiện chứng thực có quyền từ chối chứng thực hợp đồng, giao dịch có nội dung trái pháp luật, đạo đức xã hội”.
Căn cứ vào quy định trên, người yêu cầu chứng thực phải hoàn toàn chịu trách nhiệm về nội dung, tính hợp pháp của hợp đồng, giao dịch; tính hợp lệ, hợp pháp của các giấy tờ khi đến yêu cầu chứng thực còn người thực hiện chứng thực không phải chịu trách nhiệm về vấn đề này. Người thực hiện chứng thực chỉ chịu trách nhiệm về thời gian, địa điểm giao kết hợp đồng, giao dịch; năng lực hành vi dân sự, ý chí tự nguyện, chữ ký hoặc điểm chỉ của các bên tham gia hợp đồng, giao dịch. Cho đến khi Thông tư 01/2020/TT BTP ra đời mới có thêm quy định về trách nhiệm của người thực hiện chứng thực trong việc tuyên truyền, phổ biến để người yêu cầu chứng thực nhận thức rõ trách nhiệm đối với nội dung của hợp đồng, giao dịch và hệ quả pháp lý của việc chứng thực hợp đồng, giao dịch.
Bên cạnh đó, khoản 2 Điều 21 của Thông tư này chỉ quy định: Người thực hiện chứng thực nếu thấy hợp đồng, giao dịch có nội dung trái pháp luật thì có quyền từ chối chứng thực. Chúng ta có thể thấy 02 (hai) vấn đề ở đây:
Thứ nhất, người thực hiện chứng thực không phải chịu trách nhiệm về tính hợp pháp của hợp đồng, giao dịch cũng như tính hợp pháp, hợp lệ của giấy tờ mà người yêu cầu chứng thực cung cấp; do đó trong quá trình thực hiện chứng thực, công chức tư pháp không có nghĩa vụ phải kiểm tra dự thảo hợp đồng, giao dịch. Giả thiết hợp đồng, giao dịch đó có chứa nội dung không hợp pháp hoặc trái đạo đức xã hội nhưng vẫn được chứng thực, vẫn được lưu hành thì hậu quả thật khó lường (tranh chấp có thể xảy ra, thiệt hại có thể nghiêm trọng)… Mặc dù người yêu cầu chứng thực phải hoàn toàn chịu trách nhiệm nhưng rõ ràng mục tiêu ngăn ngừa rủi ro, hạn chế tranh chấp mà pháp luật hướng tới đã không thể đạt được.
Thứ hai, pháp luật hiện hành chỉ quy định nếu thấy hợp đồng, giao dịch có nội dung trái pháp luật thì công chức tư pháp có “quyền” từ chối chứng thực chứ không hề quy định công chức tư pháp có “nghĩa vụ” hay “phải” từ chối chứng thực. Với cách quy định như hiện nay công chức tư pháp hoàn toàn có thể thực hiện chứng thực trong trường hợp nội dung của hợp đồng, giao dịch có dấu hiệu trái pháp luật, đạo đức xã hội bởi luật không cấm và họ cũng không phải chịu trách nhiệm trước pháp luật về vấn đề này. Kẻ gian có thể lợi dụng kẽ hở này, thậm chí tệ nạn trong chứng thực có thể bắt đầu từ đây nếu người yêu cầu chứng thực và người thực hiện chứng thực bắt tay làm càn.
Đặc biệt, so với Nghị định 23/2015/NĐ-CP thì tại Thông tư 01/2020/TT BTP đã lần đầu tiên xuất hiện các quy định về việc chứng thực hợp đồng, giao dịch tại bộ phận tiếp nhận và trả kết quả theo cơ chế một cửa, một cửa liên thông và ban hành kèm theo mẫu lời chứng đối với trường hợp này. Như vậy, pháp luật về chứng thực hợp đồng, giao dịch hiện hành đang quy định tồn tại song song hai co ché.
Việc ban hành quy định các thủ tục chứng thực hợp đồng, giao dịch tại | bộ phận tiếp nhận và trả kết quả theo cơ chế một cửa, một cửa liên thông là tiến bộ và phù hợp với sự phát triển của xã hội, giảm tải công việc cho lãnh đạo các đơn vị này. Tuy nhiên, các quy định đã được ban hành ra chưa mang tính triệt để, còn tồn tại nhiều bất cập.
Một, công chức tại bộ phận một cửa không phải là người thực hiện chứng thực nhưng theo quy định tại Điều 20 Thông tư 01/2000/TT-BTP thì toàn bộ các công việc mà trước đây do người thực hiện chứng thực tiến hành, thực hiện bây giờ đều chuyển giao sang cho công chức một cửa. Người yêu cầu chứng thực hợp đồng, giao dịch nộp hồ sơ trực tiếp tại bộ phận tiếp nhận và trả kết quả; các bên phải ký trước mặt người tiếp nhận hồ sơ. Người tiếp nhận hồ sơ có trách nhiệm kiểm tra giấy tờ, hồ sơ. Nếu thấy đủ điều kiện thì ký vào từng trang của hợp đồng, giao dịch trước khi người có thẩm quyền thực hiện chứng thực hợp đồng, giao dịch theo quy định.
Từ đó chúng ta có thể thấy toàn bộ các công việc từ tiếp nhận hồ sơ, kiểm tra hồ sơ, tiếp xúc người yêu cầu chứng thực và cho ký kết giao dịch đều do công chức một cửa thực hiện. Công việc duy nhất mà người chứng thực thực hiện đó là ký chứng thực vào giao dịch. Câu hỏi đặt ra là người thực hiện chứng thực đang chứng thực điều gì? Phải chăng là chứng thực chữ ký của công chức tại bộ phận một cửa tại đơn vị mình cũng giống như đối với trường hợp chứng thực chữ ký theo cơ chế một cửa liên thông?
Tại mẫu lời chứng ban hành kèm theo Thông tư này vẫn đang ghi nhận người thực hiện chứng thực xác nhận các nội dung như: “Các bên tham gia hợp đồng cam đoan chịu trách nhiệm trước pháp luật về nội dung của hợp đồng”; “Tại thời điểm tiếp nhận hồ sơ yêu cầu và chứng thực, các bên tham gia hợp đồng minh mẫn, nhận thức và làm chủ được hành vi của mình; tự nguyện thỏa thuận giao kết hợp đồng”. Chúng ta có thể thấy, người thực hiện chứng thực hoàn toàn không có sự tiếp xúc hay giao tiếp với người yêu cầu chứng thực. Vậy căn cứ vào đâu để người thực hiện chứng thực khẳng định rằng người yêu cầu chứng thực tự nguyện tham gia giao dịch và có năng lực hành vi dân sự hay nói cách khác việc người chứng thực chứng nhận các nội dung trên là không xác thực. Trong khi đó, ý chí tự nguyện”, “năng lực hành vi dân sự” của người yêu cầu chứng thực tại văn bản đã được chứng thực “có giá trị chứng cứ” theo quy định của pháp luật hiện hành, đây thực sự là một điều đáng nói.
Hai, người thực hiện chứng thực chịu trách nhiệm về thời gian, địa điểm giao kết hợp đồng, giao dịch; năng lực hành vi dân sự, ý chí tự nguyện, chữ ký hoặc điểm chỉ của các bên tham gia hợp đồng, giao dịch (khoản 2 Điều 35 Nghị định 23/2015/NĐ-CP). Tuy nhiên, khi các công tác liên quan trong quá trình chứng thực hợp đồng, giao dịch đã được chuyển giao toàn bộ từ người thực hiện chứng thực sang cho công chức tại bộ phận một cửa nhưng trách nhiệm trước pháp luật, trước người yêu cầu chứng thực thì lại chỉ chuyển giao một phần rất nhỏ.
Tại Điều 20 Thông tư 01/2000/TT-BTP quy định: “Người tiếp nhận hồ sơ phải chịu trách nhiệm về việc các bên đã ký trước mặt mình”. Nói cách khác, người tiếp nhận hồ sơ chỉ chịu trách nhiệm về chữ ký của người yêu cầu chứng thực. Các bên tham gia giao dịch đã ký trước mặt người tiếp nhận hồ sơ, chữ ký/dấu điểm chỉ trong hợp đồng, giao dịch đúng là chữ ký/dấu điểm chỉ của các bên. Đây là yếu tố duy nhất hiện nay pháp luật quy định người tiếp nhận hồ sơ phải chịu trách nhiệm. Vậy còn các yếu tố khác như: Thời gian, địa điểm giao kết hợp đồng, giao dịch; năng lực hành vi dân sự; ý chí tự nguyện của các bên vẫn thuộc phạm vi mà người thực hiện chứng thực phải chịu trách nhiệm.
Quy định như hiện nay liệu có phù hợp và xác đáng, người thực hiện chứng thực phải chịu trách nhiệm cho những việc mà người tiếp nhận hồ sơ tại bộ phận một cửa thực hiện – “quýt làm, cam chịu” liệu có công bằng và khả quan khi áp dụng. Pháp luật cần phải đưa ra các quy định cụ thể hơn, chi tiết hơn; đồng thời phân tách rõ nhiệm vụ, quyền hạn cũng như trách nhiệm giữa người tiếp nhận hồ sơ và người thực hiện chứng thực để việc thực hiện thủ tục chứng thực giao dịch tại bộ phận tiếp nhận – trả kết quả theo cơ chế một cửa, một cửa liên thông có thể áp dụng chính xác, hiệu quả, phát huy được vai trò cải cách thủ tục hành chính.
4. Giá trị pháp lý của hợp đồng, giao dịch được chứng thực:
Hợp đồng, giao dịch được chứng thực theo quy định của Nghị định này có giá trị chứng cứ chứng minh về thời gian, địa điểm các bên đã ký kết hợp đồng, giao dịch; năng lực hành vi dân sự, ý chí tự nguyện, chữ ký hoặc dấu điểm chỉ của các bên tham gia hợp đồng, giao dịch. (khoản 4 Điều 3 Nghị định 23/2015/NĐ-CP).
Hoạt động chứng thực chỉ chứng nhận về thời gian, địa điểm giao kết hợp đồng, giao dịch; năng lực hành vi dân sự, ý chí tự nguyện, chữ ký hoặc dấu điểm chỉ của các bên tham gia hợp đồng, giao dịch; người yêu cầu chứng thực phải hoàn toàn chịu trách nhiệm về nội dung, tính hợp pháp của hợp đồng, giao dịch. Hay nói cách khác, chứng thực hợp đồng, giao dịch chỉ là sự xác nhận về mặt hình thức chứ không chứng nhận về mặt nội dung, không xem xét hay bảo đảm về tính hợp pháp của nội dung giao dịch, không có tác dụng ngăn ngừa rủi ro pháp lý đến từ nội dung giao dịch, các bên tham gia giao dịch tự chịu trách nhiệm về tính hợp pháp của giao dịch. Hợp đồng, giao dịch được chứng thực tại Việt Nam có giá trị như văn bản công chứng ở các nước theo mô hình công chứng hình thức.
Văn bản được chứng thực hiện nay là một trong 10 (mười) loại “nguồn chứng cứ. Như vậy, tại văn bản được chứng thực sẽ có những tình tiết là “chứng cứ” và có cả những tình tiết chỉ là “nguồn chứng cứ”. Những yếu tố hình thức như: Thời gian, địa điểm ký kết hợp đồng, giao dịch; năng lực hành vi dân sự, ý chí tự nguyện, chữ ký hoặc dấu điểm chỉ của các bên có giá trị chứng cứ chứng minh; còn các yếu tố nội dung của văn bản chứng thực như: Quyền sở hữu tài sản, tài sản, quyền và nghĩa vụ của các bên, các điều khoản khác… chỉ là nguồn chứng cứ, không có giá trị chứng minh nếu không được Tòa án công nhận. Hợp đồng, giao dịch được chứng thực không có giá trị chứng cứ chứng minh bởi một số nguyên nhân sau:
Thứ nhất, công chức tư pháp chỉ yêu cầu tốt nghiệp trung cấp chuyên nghiệp. Sau khi được tuyển dụng công chức tư pháp không học lớp đào tạo chuyên môn nghiệp vụ mà lại là lớp đào tạo, bồi dưỡng quản lý hành chính nhà nước và lớp đào tạo, bồi dưỡng lý luận chính trị. Thậm chí, công chức thực hiện nhiệm vụ chứng thực tại UBND cấp xã nhiều khi chỉ là kiêm nhiệm và thường xuyên biến động, thiếu ổn định do thường được luân chuyển, điều động công tác khác…
Thứ hai, chứng thực chỉ mang tính hình thức, công chức tư pháp không phải chịu trách nhiệm về tính hợp pháp của hợp đồng, giao dịch nên trình tự, thủ tục chứng thực cũng “chóng vánh”, không đề cao vai trò trách nhiệm. Điều 36 Nghị định 23/2015/NĐ-CP chỉ quy định một thủ tục chứng thực đơn giản cho tất cả các loại hợp đồng, giao dịch khác nhau. Công chức tư pháp chỉ kiểm tra dự thảo rồi chứng thực.
Như vậy, về bản chất, UBND chỉ xác nhận về mặt hình thức, nếu xảy ra thiệt hại liên quan đến nội dung, tính hợp pháp của hợp đồng, giao dịch thì các bên yêu cầu chứng thực hoàn toàn tự chịu trách nhiệm. Trên thực tế nhiều người dân không biết về sự khác nhau giữa việc chứng thực hợp đồng, giao dịch tại UBND cấp xã và công chứng hợp đồng, giao dịch tại tổ chức hành nghề công chứng. Vì vậy, rất nhiều người lựa chọn thực hiện chứng thực tại
UBND vì vừa thuận tiện, hồ sơ đơn giản, thủ tục nhanh gọn và lệ phí thấp hơn so với thủ tục công chứng tại tổ chức hành nghề công chứng. Điều này dẫn đến việc họ có thể gặp phải những rủi ro, bất lợi về tài sản do không hiểu rõ nội dung của văn bản mà mình ký, không biết mình có những quyền gì, phải thực hiện nghĩa vụ gì, các điều khoản trong hợp đồng có hợp pháp hay không, hợp đồng có nguy cơ bị tuyên vô hiệu hay không…
Chúng ta có thể thấy, một số giao dịch pháp luật quy định phải tuân thủ về mặt hình thức mới có hiệu lực và được Nhà nước công nhận, bảo vệ nhằm thực hiện vai trò quản lý nhà nước; đồng thời đảm bảo an toàn pháp lý, hạn chế tranh chấp, hạn chế rủi ro cho người dân, giảm tải gánh nặng cho hệ thống cơ quan Tư pháp. Tuy nhiên, hoạt động chứng thực theo pháp luật hiện hành lại không thực hiện được chức năng này.
Mặc dù đến Thông tư 01/2000/TT-BTP đã quy định việc cơ quan thực hiện chứng thực có trách nhiệm tuyên truyền, phổ biến để người yêu cầu chứng thực nhận thức rõ trách nhiệm đối với nội dung của hợp đồng, giao dịch và hệ quả pháp lý của việc chứng thực hợp đồng, giao dịch nhưng do công chức tư pháp không phải chịu trách nhiệm về tính hợp pháp của hợp đồng, giao dịch hoặc một số công chức tư pháp không có chuyên môn nghiệp vụ cao nên trách nhiệm này chưa được thực hiện triệt để.
Bên cạnh đó, pháp luật hiện hành không đưa ra các chế tài kèm theo nên việc giải thích cho người dân để họ có thể hiểu chính xác về nội dung hợp đồng, mình ký cái gì, hậu quả pháp lý ra sao còn rất hạn chế. Trong khi đó, đa số người dân hiểu biết pháp luật ở mức độ trung bình hoặc có hiểu nhưng không hiểu hết được các quyền và nghĩa vụ sẽ phát sinh sau khi ký vào hợp đồng, giao dịch.
Trong
Tuy nhiên, Bộ chỉ “khuyến cáo” UBND xã hướng cá nhân, tổ chức lựa chọn công chứng tại tổ chức hành nghề công chứng mà không “ấn định”, không có quy định bắt buộc UBND phải chuyển hồ sơ cho tổ chức hành nghề công chứng thực hiện mà vẫn cho phép người dân được tự do lựa chọn. Chính vì thế, hoạt động chứng thực của UBND cấp xã hiện nay vẫn đang tồn tại song song với hoạt động công chứng theo Luật Công chứng. Hệ lụy của mô hình kỳ quặc này còn lớn hơn khi nó tạo ra những lỗ hổng và rủi ro pháp lý không chỉ đối với ngành công chứng mà đối với cả xã hội.
Như vậy, các quy định liên quan đến chứng thực nằm rải rác trong nhiều văn bản quy phạm pháp luật khác nhau nhưng điều chỉnh trực tiếp hoạt động này chỉ có ở Nghị định Thông tư và các văn bản hướng dẫn thi hành mà chưa được điều chỉnh bởi một văn bản luật riêng biệt. Từ đó có thể thấy, pháp luật về chứng thực chưa được đầu tư xây dựng hay nói cách khác hoạt động chứng thực chưa được quan tâm đúng mức.
