Để xác định được đâu là chi phí tiếp khách có ý nghĩa quan trọng trong quản lý, sử dụng hiệu quả ngân sách. Cho nên các quy định pháp luật cũng được ban hành nhằm xác định hồ sơ, chứng từ để căn cứ cho một chi phí tiếp khách. Cùng tìm hiểu về hạch toán chi phí tiếp khách.
Mục lục bài viết
1. Chi phí tiếp khách là gì?
Hoạt động tiếp khách của doanh nghiệp:
Hiện nay, ở mỗi doanh nghiệp đều phải tổ chức, tiến hành nhiều hoạt động giao tiếp khác nhau. Để có thể giữ được sự tin tưởng, mối quan hệ lâu dài với đối tác cũng như để thỏa thuận trao đổi thông tin đi tới quyết định ký kết hợp đồng hợp tác thì ắt hẳn sẽ phải có những buổi tiếp khách. Đối tác và khách hàng là những đối tượng cần được quan tâm, gặp gỡ, chia sẻ trong hoạt động doanh nghiệp. Các chi phí tiếp khách cũng được xác định trên cơ sở đó.
Chi phí tiếp khách được thanh toán trong chi phí sử dụng của doanh nghiệp.
Tiếp khách cũng chính là thể hiện văn hóa của doanh nghiệp, thể hiện sự chuyên nghiệp khi làm việc với khách hàng của doanh nghiệp đó. Phải có các buổi gặp gỡ, thảo luận hay trao đổi trực tiếp. Qua đó mang đến tính chuyên nghiệp, hiệu suất làm việc tốt hơn.
Chi phí tiếp khách thực tế là một khoản chi phí thường xuyên gặp tại các doanh nghiệp:
Trong kinh doanh luôn hoạt động các mối quan hệ. Doanh nghiệp phải thiết lập, duy trì và gắn kết các mối quan hệ làm ăn. Chi phí tiếp khách là một phần không thể thiếu cho mỗi doanh nghiệp. Trước kia, chi phí tiếp khách bị giới hạn theo quy định pháp luật. Tuy nhiên hiện nay, xét trên tính hợp lý thì các doanh nghiệp tự điều chỉnh việc sử dụng hiệu quả nguồn chi phí này.
Chính vì vậy là một nhân viên kế toán cần phải nắm rõ được loại chi phí này. Thực hiện công việc kế toán, sổ sách liên quan đến các chi phí phát sinh, sử dụng trong doanh nghiệp. Các nhiệm vụ tổng, hợp của kế toán để mang đến ý nghĩa tổng hợp nguồn thu, chi trong doanh nghiệp.
Chi phí tiếp khách là những khoản chi phí cho hoạt động tiếp khách trên thực tế của doanh nghiệp. Khoản chi này doanh nghiệp sẽ phải tuân thủ các quy định pháp luật liên quan. Cũng như thực hiện các hoạt động mà pháp luật không cấm.
Các quy định pháp luật liên quan:
– Các quy định cũ: Trước đây, pháp luật quy định khoản chi cho tiếp khách không được vượt quá 15% trong trường hợp đối với các doanh nghiệp mới được thành lập, tổng chi quy định trong 03 năm đầu. Đối với doanh nghiệp đã thành lập có thời gian hoạt động từ 03 năm trở lên thì tổng số chi cho việc tiếp khách theo quy định không được vượt quá 10% với tổng số chi được phép trừ. Mang đến giới hạn khoản chi lớn nhất mà các doanh nghiệp được sử dụng.
– Pháp luật hiện hành không còn quy định về hạn mức chi tiếp khách nữa. Theo đó, được tính theo việc đảm bảo chi phí hợp lý theo quy định của pháp luật. Các doanh nghiệp cần cân đối sử dụng chi phí với hiệu quả tìm kiếm lợi nhuận trong hoạt động của mình. Từ đó mới đảm bảo mục đích, nhu cầu tiếp khách trong sản xuất, kinh doanh.
Chi phí tiếp khách tiếng Anh là Guest Cost hay Public relations expenses, PR expenses.
2. Điều kiện để chi phí tiếp khách được chấp nhận là hợp lý:
Khoản chi phí tiếp khách hoặc hội nghị khách hàng được chấp nhận là chi phí hợp lý được trừ cho mục đích tính thuế TNDN khi có đủ chứng từ chứng minh phục vụ cho hoạt động sản xuất kinh doanh tại doanh nghiệp. Tức là phải đảm bảo căn cứ xác định mục đích sử dụng của khoản chi đó. Các quyền lợi và nghĩa vụ tương ứng của doanh nghiệp cũng được đảm bảo.
Chi phí phục vụ cho hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp có hồ sơ chứng từ hợp lý. Các giấy tờ phải được tổng hợp, làm căn cứ chứng minh cho tính hợp lệ của mục đích sử dụng chi phí trong doanh nghiệp. Mục đích được xác định là tiếp khách của doanh nghiệp.
Hồ sơ thanh toán chi phí tiếp khách hợp lý:
– Khoản chi thực tế phát sinh liên quan đến hoạt động sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp. Phải sử dụng trong mục đích cụ thể, duy trì mối quan hệ làm ăn, hợp tác;
– Khoản chi có đủ hóa đơn, chứng từ hợp pháp theo quy định của pháp luật. Đây là các hóa đơn được nhà cung cấp sản phẩm, dịch vụ xuất. Cơ quan nhà nước dựa vào đó để xác minh, quản lý hiệu quả nguồn chi của doanh nghiệp;
– Khoản chi nếu có hóa đơn mua hàng hóa, dịch vụ từng lần có giá trị từ 20 triệu đồng trở lên (giá đã bao gồm thuế GTGT) khi thanh toán phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt. Đây là giấy tờ cần có trong điều kiện thanh toán thực tế của doanh nghiệp.
Vận dụng trên thực tế, khoản chi tiếp khách nhằm phục vụ cho hoạt động sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp sẽ được trừ khi tính thuế thu nhập doanh nghiệp nếu có hồ sơ, chứng từ hợp lý. Các quyền lợi của doanh nghiệp được đảm bảo thực hiện. Khi không tính vào thuế thu nhập, doanh nghiệp sẽ được đảm bảo hơn trong giá trị nghĩa vụ trên thực tế.
Hồ sơ, chứng từ hợp lý có thể là:
– Bill thanh toán + oder đi kèm (dưới dạng không có hợp đồng kinh tế hoặc phiếu đặt dịch vụ) hoặc Bảng kê chi tiết món ăn. Được thực hiện trong trường hợp ăn, uống, sử dụng các dịch vụ được nhà cung cấp khác thực hiện. Các giấy tờ này làm căn cứ, bởi các nhà cung cấp khác cũng phải thực hiện thuế thu nhập trong hoạt động kinh doanh của họ;
– Hóa đơn Giá trị gia tăng hoặc hóa đơn bán hàng thông thường. Hóa đơn xác nhận thời gian, mặt hàng cũng như tính chất gặp gỡ, tiếp khách. Các mặt hàng đặc thù được sử dụng trong hoạt động tiếp khách của doanh nghiệp;
– Phiếu xác nhận dịch vụ (booking), hoặc hợp đồng kinh tế nếu khách đặt trước. Để căn cứ xác định trong nhu cầu thực tế được cân nhắc trước. Tất cả các giấy tờ này đều nhằm cung cấp, chứng minh rõ ràng nhất cho mục đích sử dụng kinh phí để tiếp khách của doanh nghiệp;
– Phiếu thu tiền sử dụng, mua sản phẩm. Phiếu này được xuất nếu thanh toán ngay tiền mặt, cà thẻ (khách đưa thẻ quẹt qua khe đọc thẻ, nhập mã số cá nhân và số tiền cần thanh toán, máy sẽ in ra hóa đơn và khách hàng ký vào, hoàn tất quy trình thanh toán);…
Vì vậy, khi chi tiếp khách, việc lưu giữ các chứng từ nêu trên là cần thiết nhằm phục vụ cho quá trình khai, nộp thuế về sau. Các chi phí này không được tính trong phần thu nhập của doanh nghiệp phải đóng thuế nhu nhập. Do đó nếu doanh nghiệp chứng minh được mục đích sử dụng, sẽ đảm bảo cho quyền lợi cũng như nghĩa vụ đúng nhất.
Các điều kiện khác:
Khoản chi tiếp khách được tính chi phí hợp lý chưa hẳn đã đủ điều kiện để được khấu trừ thuế giá trị gia tăng đầu vào. Doanh nghiệp cần lưu ý trong khi thực chi cũng như quản lý chứng từ của các khoản chi. Phải đảm bảo các mục đích, mặt hàng sử dụng phù hợp trong nhu cầu tiếp khách được luật quy định.
Ngoài ra, một tình huống cũng thường phát sinh trên thực tế là doanh nghiệp giao khoán một khoản tiền nhất định để nhân viên chi tiếp khách. Điều này thường gặp ở các doanh nghiệp hoạt động dịch vụ như du lịch, bảo hiểm,… và thường được cộng trực tiếp vào lương tháng của nhân viên như một khoản tiền hỗ trợ. Khi đó, nhân viên phải cân đối các nhu cầu gặp gỡ khách hàng, sử dụng khoản tiền hiệu quả. Vì vậy, nó được xem là một khoản thu nhập chịu thuế khi tính thuế thu nhập cá nhân đối với người lao động.
Về phần doanh nghiệp, doanh nghiệp được tính chi phí được trừ đối với khoản này nếu đã trả thực tế cho người lao động và có chứng từ thanh toán theo quy định của pháp luật. Chẳng hạn như phiếu chi lương có chữ ký của người lao động. Doanh nghiệp được đảm bảo trong quyền lợi, các mục đích sử dụng hợp lý của chi phí.
3. Cách hạch toán chi phí tiếp khách:
Hạch toán chi phí tiếp khách được thực hiện trong hoạt động kế toán của các doanh nghiệp. Sau khi tổng hợp giá trị chi phí tiếp khách thực tế, kế toán phải tiến hành hạch toán. Đây là các nghĩa vụ, đồng thời đảm bảo cho các quyền lợi về sau trong hoạt động của doanh nghiệp.
Cách hạch toán chi phí tiếp khách được quy định cụ thể trong các thông tư hướng dẫn hoạt động kế toán trong doanh nghiệp. Theo đó:
Thông tư 200/2014/TT-BTC Hướng dẫn về chế độ kế toán doanh nghiệp:
Theo thông tư 200 thì hạch toán chi phí ăn uống tiếp khách như sau:
– Nợ TK 642/ 641: Chi phí quản lý Doanh nghiệp.
– Nợ TK 1331: Thuế GTGT đầu vào được khấu trừ.
– Có TK 111/ 112/331: Tổng số tiền thanh toán.
Theo thông tư 200 thì hạch toán chi phí ăn uống tiếp khách như sau:
– Nợ TK 642/ 641: Chi phí quản lý doanh nghiệp.
– Nợ TK 1331: Thuế GTGT đầu vào được khấu trừ.
– Có TK 111/ 112/331: Tổng số tiền thanh toán.
Tùy thuộc vào hoạt động của doanh nghiệp mà thực hiện các hoạt động hạch toán theo quy định. Các tài khoản của doanh nghiệp được sử dụng trong hoạt động và nhu cầu hạch toán. Kế toán dựa trên quy định pháp luật để tiến hành hạch toán chi phí tiếp khách trong hoạt động của doanh nghiệp.
Các văn bản pháp luật có liên quan đến bài viết:
–
– Thông tư 200/2014/TT-BTC Hướng dẫn về chế độ kế toán doanh nghiệp.
– Thông tư 133/2016/TT-BTC Hướng dẫn Chế độ kế toán doanh nghiệp nhỏ và vừa.
