Mẫu ủy nhiệm chi ngoại tệ

1. Mẫu ủy nhiệm chi ngoại tệ là gì?

Trước hết, để hiểu mẫu ủy nhiệm chi ngoại tệ là gì, tác giả cung cấp các khái niệm liên quan như sau:

– Thứ nhất, ủy nhiệm chi là gì? Ủy nhiệm chi là phương thức thanh toán (thường không dùng tiền mặt) mà người trả tiền lập lệnh thanh toán theo mẫu do Ngân hàng nhà nước Việt Nam quy định thông qua các tổ chức cung dịch vụ thanh toán. Hay có thể hiểu đơn giản, Ủy nhiệm chi là sự ủy quyền của người có nghĩa vụ thanh toán cho ngân hàng.

– Thứ hai, ngoại tệ là gì? Ngoại tệ là đồng tiền của quốc gia, vùng lãnh thổ khác hoặc đồng tiền chung châu Âu và đồng tiền chung khác được sử dụng trong thanh toán quốc tế và khu vực.

Từ hai khái niệm trên, tác giả cho rằng, ủy nhiệm chi ngoại tệ là phương thực thanh toán không dùng tiền mặt mà người trả tiền (ngoại tệ dựa trên quy đổi sang đồng Việt Nam) lập lệnh thanh toán theo mẫu ngân hàng nhà nước Việt Nam quy định thông qua các tổ chức dịch vụ thanh toán, cụ thể là ngân hàng.

Mẫu ủy nhiệm chi ngoại tệ là mẫu phiếu được gửi cho ngân hàng với nội dung yêu cầu ủy quyền trích một phần tiền trong tài khoản của người trả tiền cho một người thụ hưởng khác (phần tiền được trả là ngoại tệ dựa trên quy đổi sang đồng Việt Nam). Căn cứ của hoạt động này là do Ngân hàng, kho bạc nhà nước không có quyền  được tự động trích tiền từ tài khoản của khách hàng trừ trường hợp đã có thỏa thuận trước bằng văn bản.

Vền nguyên tắc, Ủy nhiệm chi phải do Khách hàng lập, ký và chỉ căn cứ vào lệnh đó để trích tiền từ tài khoản khách hàng chuyển trả cho đơn vị thụ hưởng.

Mẫu ủy nhiệm chi ngoại tệ là văn bản thể hiện ý chí, nguyện vọng của đơn vị trả tiền gần như là một hợp đồng ủy quyền cho ngân hàng, là cơ sở để ngân hàng, kho bạc xem xét, đánh giá có tiếp nhận sự ủy quyền đó hay không, cũng là cơ sở để xác định trách nhiệm của đơn vị trả tiền hay ngân hàng trong trường hợp có tranh chấp.

Phiếu này được gửi cho ngân hàng nơi mình mở tài khoản yêu cầu, trích một số tiền nhất định trên tài khoản của mình để trả cho người thụ hưởng có thể trong cùng hoặc khác hệ thống ngân hàng.

2. Mẫu ủy nhiệm chi ngoại tệ:

Mẫu số 16c2 Ký hiệu: C4-02b/NS

Không ghi vào khu vực này

ỦY NHIỆM CHI (ngoại tệ)

Chuyển khoản

Tiền mặt tại ngân hàng 󠅒󠅒

Lập ngày … tháng … năm …

Đơn vị trả tiền: ……….

Địa chỉ: …………

Tại Kho bạc Nhà nước: ……….

Tài khoản: ………………..

Mã nhà tài trợ: …….

Tài khoản: ……………………… Tại KBNN(NH): …………

Hoặc người nhận tiền: ………….

Số CMND: …………. Cấp ngày:  ……. Nơi cấp: …………

3. Hướng dẫn mẫu ủy nhiệm chi ngoại tê chi tiết nhất:

Ở phần đầu, mục “ủy nhiệm chi” về nguyên tắc là chuyển khoản, nhưng nếu đơn vị trả tiền muốn trả tiền mặt tại ngân hàng thì phải đánh dấu tích vào ô trống phần “Tiền mặt tại ngân hàng”.

Người lập phiếu phải ghi ngày tháng năm lập phiếu, các thông tin của đơn vị trả tiền (tên, địa chỉ, tài khoản); các thông tin của đơn vị nhận tiền (tên, số tiền ngoại tệ, tiền quy đổi sang việt nam đồng, địa chỉ). Cuối phiếu ủy nhiệm, các cá nhân có liên quan ký và ghi rõ họ tên.

4. Quy định về ủy nhiệm chi ngoại tệ:

Thực tế, mặc dù kho bạc nhà nước ban hành mẫu ủy nhiệm chi ngoại tệ, nhưng cho đến nay lại không có một văn bản pháp luật được kho bạc nhà nước hướng dẫn về ủy nhiệm chi ngoại tệ; theo tìm hiểu, tác giả đã tìm thấy quy định về ủy nhiệm chi tại Thông tư 46/2014/TT-NHNN hướng dẫn về dịch vụ thanh toán không dùng tiền mặt, cụ thể, tại Điều 8 quy định như sau:

* Mẫu chứng từ ủy nhiệm chi bao gồm các yếu tố chính sau:

– Chữ lệnh chi (hoặc ủy nhiệm chi), số chứng từ;

– Ngày, tháng, năm lập ủy nhiệm chi;

– Tên, địa chỉ, số hiệu tài khoản thanh toán của bên trả tiền;

– Tên ngân hàng phục vụ bên trả tiền;

– Tên, địa chỉ, số hiệu tài khoản thanh toán của bên thụ hưởng;

– Tên ngân hàng phục vụ bên thụ hưởng;

– Nội dung thanh toán;

– Số tiền thanh toán bằng chữ và bằng số;

– Ngày, tháng, năm ủy nhiệm chi có giá trị thanh toán;

– Chữ ký (chữ ký tay đối với chứng từ giấy và chữ ký điện tử đối với chứng từ điện tử) của chủ tài khoản hoặc người được chủ tài khoản ủy quyền và chữ ký những người có liên quan đến chứng từ theo quy định của pháp luật; dấu đơn vị (nếu có).

Ngân hàng được quy định thêm các yếu tố trên ủy nhiệm chi cho phù hợp với yêu cầu quản lý và đặc thù hoạt động của đơn vị mình nhưng phải đảm bảo phù hợp với quy định của pháp luật.

 Quy trình thanh toán ủy nhiệm chi:

Ngân hàng xây dựng, ban hành quy trình nội bộ thực hiện thanh toán ủy nhiệm chi, đảm bảo xử lý nhanh chóng, chính xác, an toàn và đầy đủ các bước sau:

Bước 1: Lập, giao nhận ủy nhiệm chi

Bên trả tiền lập ủy nhiệm chi gửi đến ngân hàng phục vụ mình (nơi mở tài khoản thanh toán) để trích tài khoản trả cho bên thụ hưởng. Ngân hàng hướng dẫn khách hàng lập, phương thức giao nhận ủy nhiệm chi tại đơn vị mình, đảm bảo phù hợp với quy định tại Thông tư này và các quy định hiện hành của Ngân hàng Nhà nước.

Bước 2: Kiểm soát ủy nhiệm chi

Khi nhận được ủy nhiệm chi, ngân hàng phải kiểm soát chặt chẽ đảm bảo tính hợp pháp, hợp lệ của chứng từ, cụ thể:

– Đối với chứng từ giấy: Chứng từ phải được kiểm soát đầy đủ, chặt chẽ theo quy định của Ngân hàng Nhà nước về chế độ chứng từ kế toán ngân hàng, trong đó: Chứng từ phải lập đúng mẫu, đủ số liên để hạch toán và lưu trữ. Chứng từ phải ghi đầy đủ, rõ ràng, chính xác các yếu tố, khớp đúng nội dung giữa các liên, có đủ chữ ký và dấu (nếu có) của khách hàng và ngân hàng trên tất cả các liên. Chữ ký và dấu (nếu có) của khách hàng trên chứng từ phải khớp đúng với mẫu đã đăng ký tại ngân hàng nơi mở tài khoản.

– Đối với chứng từ điện tử: Ngân hàng phải kiểm soát nội dung chứng từ, thông tin kỹ thuật (chữ ký điện tử, tính hợp lệ của bên khởi tạo dữ liệu, loại, khuôn dạng dữ liệu, mã chứng từ,…) theo đúng quy định về chứng từ điện tử.

– Ngân hàng phải kiểm tra số dư trên tài khoản thanh toán và khả năng thanh toán của bên trả tiền.

Nếu ủy nhiệm chi không hợp pháp, hợp lệ hoặc không được đảm bảo khả năng thanh toán thì ngân hàng báo cho bên trả tiền để chỉnh sửa, bổ sung hoặc trả lại cho bên trả tiền.

Bước 3: Xử lý chứng từ và hạch toán

– Tại ngân hàng phục vụ bên trả tiền:

Sau khi kiểm soát, nếu ủy nhiệm chi hợp pháp, hợp lệ và được đảm bảo khả năng thanh toán thì xử lý:

+ Nếu bên thụ hưởng và bên trả tiền có tài khoản thanh toán cùng ngân hàng thì chậm nhất trong 01 ngày làm việc kể từ thời điểm nhận ủy nhiệm chi của khách hàng (trừ trường hợp có thỏa thuận khác), ngân hàng hạch toán vào tài khoản thanh toán của bên trả tiền, bên thụ hưởng và báo Nợ cho bên trả tiền, báo Có cho bên thụ hưởng.

+ Nếu bên thụ hưởng không có tài khoản thanh toán tại ngân hàng phục vụ bên trả tiền, chậm nhất trong 01 ngày làm việc kể từ thời điểm nhận ủy nhiệm chi của khách hàng (trừ trường hợp có thỏa thuận khác), ngân hàng hạch toán vào tài khoản thanh toán của bên trả tiền, báo Nợ cho bên trả tiền và lập lệnh chuyển tiền gửi cho ngân hàng phục vụ bên thụ hưởng theo hệ thống thanh toán thích hợp.

– Tại ngân hàng phục vụ bên thụ hưởng:

Sau khi nhận được lệnh chuyển tiền do ngân hàng phục vụ bên trả tiền chuyển đến, ngân hàng phục vụ bên thụ hưởng tiến hành kiểm soát chứng từ và xử lý:

+ Nếu lệnh chuyển tiền hợp pháp, hợp lệ, chậm nhất trong 01 ngày làm việc kể từ thời điểm nhận được lệnh chuyển tiền, ngân hàng phục vụ bên thụ hưởng phải hạch toán vào tài khoản thanh toán của bên thụ hưởng và báo Có cho bên thụ hưởng.

+ Nếu lệnh chuyển tiền có sai sót, chậm nhất trong 01 ngày làm việc kể từ thời điểm nhận được lệnh chuyển tiền, ngân hàng phục vụ bên thụ hưởng gửi yêu cầu tra soát hoặc hoàn trả lệnh chuyển tiền cho ngân hàng phục vụ bên trả tiền. Khi nhận được trả lời tra soát, trong thời gian tối đa 01 ngày làm việc, ngân hàng phục vụ bên thụ hưởng thực hiện lệnh chuyển tiền hoặc hoàn trả lệnh chuyển tiền cho ngân hàng phục vụ bên trả tiền.

+ Nếu tài khoản bên thụ hưởng đã đóng, chậm nhất trong 01 ngày làm việc kể từ thời điểm nhận được lệnh chuyển tiền, ngân hàng phục vụ bên thụ hưởng hoàn trả lệnh chuyển tiền cho ngân hàng phục vụ bên trả tiền.

– Trường hợp bên thụ hưởng không có tài khoản thanh toán tại ngân hàng:

Khi nhận được lệnh chuyển tiền, chậm nhất trong 01 ngày làm việc, ngân hàng kiểm soát chứng từ, hạch toán vào tài khoản thích hợp và thông báo cho bên thụ hưởng. Trường hợp bên thụ hưởng nhận tiền mặt xử lý như sau:

+ Nếu bên thụ hưởng là cá nhân, khi đến nhận tiền khách hàng phải xuất trình giấy chứng minh nhân dân hoặc hộ chiếu còn thời hạn sử dụng hoặc giấy tờ thay thế hợp pháp khác (sau đây gọi chung là giấy tờ tùy thân). Trong trường hợp người nhận là người được ủy quyền thì xuất trình thêm văn bản ủy quyền phù hợp với quy định của pháp luật. Nếu bên thụ hưởng là tổ chức thì người đại diện cho tổ chức đến nhận tiền ngoài việc xuất trình giấy tờ tùy thân, còn phải xuất trình giấy tờ chứng minh tư cách đại diện hợp pháp cho tổ chức đó.

+ Tối đa 15 ngày kể từ ngày nhận lệnh chuyển tiền đến nếu bên thụ hưởng đã được ngân hàng thông báo nhưng không đến nhận tiền hoặc ngân hàng không liên hệ được với bên thụ hưởng, ngân hàng phải lập lệnh chuyển trả lại tiền cho ngân hàng phục vụ bên trả tiền.

Bước 4: Ngân hàng thực hiện báo Nợ, báo Có đầy đủ, kịp thời cho khách hàng theo phương thức, thời điểm báo Nợ, báo Có đã được thỏa thuận giữa ngân hàng và khách hàng phù hợp với quy định của pháp luật.

Như vậy, việc quy định về quy trình ủy nhiệm chi là căn cứ pháp lý quan trọng cho mọi hoạt động của ngân hàng, nhằm đảm bảo rằng ngân hàng đang thực hiện đúng pháp luật, chặt chẽ trong quy trình, đảm bảo tránh tình trạng tiền, nhận được lòng tin từ phía khách hàng (kể cả bên trả tiền và bên thụ hưởng)