Hồ sơ trong đấu thầu gồm những loại hồ sơ nào? Các hồ sơ trong đấu thầu lựa chọn nhà thầu được lưu trữ như thế nào?
Hoạt động đấu thầu là hoạt động quan trọng để lựa chọn ra những nhà cung cấp hàng hóa, dịch vụ phù hợp với những yêu cầu mà chủ đầu tư, chủ dự án đặt ra. Hoạt động đấu thầu cần tuân thủ theo những quy định của pháp luật trong mỗi hoạt động đấu thầu và hoạt động lưu trữ hồ sơ, lưu trữ thông tin trong đấu thầu là hoạt động quan trọng và cần tuân theo quy định của pháp luật. Bài viết dưới đây Luật Dương Gia sẽ giới thiệu về hồ sơ cũng như lưu trữ hồ sơ trong đấu thầu.
Luật sư
1. Hồ sơ trong đấu thầu gồm những loại hồ sơ nào?
Trong Luật Đấu thầu năm 2013 quy định về các loại hồ sơ đấu thầu được quy định trong Điều 4, các khoản 27, 28, 29, 30, 31 gồm các loại hồ sơ: đó là hồ sơ mời quan tâm, hồ sơ mời sơ tuyển; Hồ sơ quan tâm, hồ sơ dự sơ tuyển; Hồ sơ mời thầu; Hồ sơ yêu cầu; Hồ sơ dự thầu, Hồ sơ đề xuất. Trong đó, thì Hồ sơ mời quan tâm, hồ sơ mời sơ tuyển là hồ sơ do bên mời thầu lập, bao gồm các yêu cầu về năng lực và kinh nghiệm đối với nhà thầu, nhà đầu tư làm căn cứ để bên mời thầu lựa chọn danh sách nhà thầu, nhà đầu tư trúng sơ tuyển, danh sách nhà thầu có hồ sơ quan tâm được đánh giá đáp ứng yêu cầu của hồ sơ mời quan tâm.
Hồ sơ mời quan tâm được phát hành sau 03 ngày làm việc từ ngày đầu tiên đăng tải thông báo mời nộp hồ sơ quan tâm đến trước thời điểm đóng thầu. Hồ sơ mời sơ tuyển cũng được phát hành sau 03 ngày làm việc từ ngày đầu tiên đăng tải thông báo mời sơ tuyển đến trước thời điểm đóng thầu. Hồ sơ quan tâm, hồ sơ dự sơ tuyển là toàn bộ các tài liệu do nhà thầu, nhà đầu tư lập và nộp cho bên mời thầu theo yêu cầu của hồ sơ mời quan tâm, hồ sơ mời sơ tuyển.
Hồ sơ mời thầu là toàn bộ tài liệu sử dụng cho hình thức đấu thầu rộng rãi, đấu thầu hạn chế, bao gồm các yêu cầu cho một dự án, gói thầu, làm căn cứ để nhà thầu, nhà đầu tư chuẩn bị hồ sơ dự thầu và để bên mời thầu tổ chức đánh giá hồ sơ dự thầu nhằm lựa chọn nhà thầu, nhà đầu tư. Bên cạnh đó, hồ sơ yêu cầu là toàn bộ tài liệu sử dụng cho hình thức chỉ định thầu, mua sắm trực tiếp, chào hàng cạnh tranh, bao gồm các yêu cầu cho một dự án, gói thầu, làm căn cứ để nhà thầu, nhà đầu tư chuẩn bị hồ sơ đề xuất và để bên mời thầu tổ chức đánh giá hồ sơ đề xuất nhằm lựa chọn nhà thầu, nhà đầu tư. Hồ sơ mời thầu được phát hành sau 03 ngày là việc kể từ ngày phát hành
Hồ sơ dự thầu, hồ sơ đề xuất là toàn bộ tài liệu do nhà thầu, nhà đầu tư lập và nộp cho bên mời thầu theo yêu cầu của hồ sơ mời thầu, hồ sơ yêu cầu. Nhà thầu phải nộp hồ sơ đề xuất trước thời điểm đóng thầu với thời gian chuẩn bị tối thiểu là 05 ngày làm việc, kể từ ngày đầu tiên hồ sơ yêu cầu được phát hành đến ngày có thời điểm đóng thầu. Nhà thầu phải nộp hồ sơ dự thầu trước thời điểm đóng thầu với thời gian chuẩn bị tối thiểu là 20 ngày đối với đấu thầu trong nước và 40 ngày đối với đấu thầu quốc tế.
Ngoài ra, trong đấu thầu còn sử dụng một số loại Hồ sơ quyết toán, Hồ sơ thanh toán, Hồ sơ hoàn công
Như vậy, đối với căn cứ Điều 10
“Điều 10. Lưu trữ hồ sơ trong quá trình lựa chọn nhà thầu:
1. Toàn bộ hồ sơ liên quan đến quá trình lựa chọn nhà thầu được lưu giữ đến tối thiểu là 03 năm sau khi quyết toán hợp đồng, trừ hồ sơ quy định tại các Khoản 2, 3 và 4 Điều này.
…
4. Hồ sơ quyết toán, hồ sơ hoàn công và các tài liệu liên quan đến nhà thầu trúng thầu của gói thầu được lưu trữ theo quy định của pháp luật về lưu trữ”
Theo đó có thể hiểu toàn bộ hồ sơ liên quan đến quá trình lựa chọn nhà thầu bao gồm toàn bộ hồ sơ của người trúng thầu và không trúng thầu. Đó chính là hồ sơ mời quan tâm, hồ sơ mời sơ tuyển; Hồ sơ quan tâm, hồ sơ dự sơ tuyển; Hồ sơ mời thầu; Hồ sơ yêu cầu; Hồ sơ dự thầu, Hồ sơ đề xuất liên quan đến dự án đấu thầu. Riêng đối với trường hợp hủy thầu thì hồ sơ được lưu giữ trong 12 tháng và các hồ sơ đề xuất về tài chính của các nhà thầu mà không vượt qua được bước đánh giá thì các hồ sơ này sẽ bị trả lại cho nhà thầu.
Hồ sơ quyết toán gồm các văn bản như biên bản nghiệm thu hoàn thành toàn bộ công việc thuộc phạm vi hợp đồng và công việc phát sinh ngoài phạm vi hợp đồng; Bảng tính giá trị quyết toán hợp đồng; giá trị đã thanh toán hoặc tạm thanh toán và giá trị còn lại mà bên giao thầu có trách nhiệm thanh toán cho bên nhận thầu,….Hồ sơ quyết toán được sử dụng khi quyết toán, thanh toán
2. Các hồ sơ trong đấu thầu lựa chọn nhà thầu được lưu trữ như thế nào?
Việc lưu trữ hồ sơ trong đấu thầu tuân theo quy định tại Điều 10
Trong trường hợp gói thầu cung cấp dịch vụ tư vấn mà hồ sơ đề xuất về tài chính của các nhà thầu không vượt qua bước đánh giá về kỹ thuật thì hồ sơ này được trả lại nguyên trạng cho nhà thầu trong vòng 10 ngày, kể từ ngày ký hợp đồng với nhà thầu được lựa chọn.
Còn trong trường hợp là gói thầu cung cấp dịch vụ phi tư vấn, mua sắm hàng hóa, xây lắp, hỗn hợp áp dụng phương thức một giai đoạn hai túi hồ sơ mà hồ sơ đề xuất về tài chính của các nhà thầu không vượt qua bước đánh giá về kỹ thuật thì hồ sơ đề xuất tài chính này cũng được trả lại nguyên trạng trong cùng thời gian với việc hoàn trả hoặc giải tỏa bảo đảm dự thầu của nhà thầu không được lựa chọn; theo đó tại Khoản 7 Điều 11 Luật Đầu tư năm 2013 quy định “Bên mời thầu có trách nhiệm hoàn trả hoặc giải tỏa bảo đảm dự thầu cho nhà thầu, nhà đầu tư không được lựa chọn theo thời hạn quy định trong hồ sơ mời thầu, hồ sơ yêu cầu nhưng không quá 20 ngày, kể từ ngày kết quả lựa chọn nhà thầu, nhà đầu tư được phê duyệt.” Như vậy, thời gian trả lại hồ sơ theo thời hạn quy định trong hồ sơ mời thầu, hồ sơ yêu cầu nhưng không quá 20 ngày kể từ ngày có kết quả lựa chọn nhà thầu.
Trường hợp trong thời hạn ở hai trường hợp trả lại hồ sơ đề xuất tài chính trên, mà nhà thầu không nhận lại hồ sơ đề xuất về tài chính của mình thì bên mời thầu xem xét, quyết định việc hủy hồ sơ đề xuất về tài chính nhưng phải bảo đảm thông tin trong hồ sơ đề xuất về tài chính của nhà thầu không bị tiết lộ.
Đối với trường hợp hủy thầu, không tổ chức đấu thầu nữa thì các hồ sơ liên quan được lưu giữ trong khoảng thời gian 12 tháng, kể từ khi ban hành quyết định hủy thầu.
Đối với hồ sơ quyết toán, hồ sơ hoàn công và các tài liệu liên quan đến nhà thầu trúng thầu của gói thầu được lưu trữ theo quy định của pháp luật về lưu trữ, tức đối với từng trường hợp cụ thể thì pháp luật về lưu trữ có những quy định khác. Ví dụ dự án đấu thầu là các công trình trọng điểm, công trình quan trọng của quốc gia thuộc các trường hợp quy định tại Điều 3 Thông tư liên tịch số 01/2014/TTLT -BNV-BXD Bộ trưởng Bộ Nội vụ, Bộ trưởng Bộ Xây dựng ban hành hướng dẫn thành phần tài liệu dự án, công trình xây dựng nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử thì đối với hồ sơ quyết toán, hồ sơ hoàn công thuộc đối tượng là tài liệu Lưu trữ lịch sử, do đó, hồ sơ quyết toán, hồ sơ hoàn công sẽ được lưu trữ vĩnh viễn, không có quy định là lưu trữ tối đa bao nhiêu năm. Còn đối với các dự án đấu thầu còn lại, thì thời hạn lưu trữ có thể khác nhau nhưng thời hạn lưu trữ cũng không quá 70 năm.
Các loại hồ sơ còn lại liên quan đến quá trình lựa chọn nhà thầu như hồ sơ mời quan tâm, hồ sơ mời sơ tuyển, hồ sơ mời thầu,… được lưu trữ tối thiểu 03 năm, tức có thể được lưu trữ hơn tùy theo quyết định của chủ thể có thẩm quyền.
Việc quy định về thời gian lưu trữ hồ sơ đấu thầu có vai trò quan trọng, vì mỗi dự án đấu thầu đều là các dự án có vốn đấu tư lớn, việc lưu trữ hồ sơ để làm căn cứ để tiến hành kiểm tra, thanh tra cũng như là căn cứ trong trường hợp có những mâu thuẫn, tranh chấp giữa bên mời thầu và nhà thầu,… Hoạt động lưu trữ hồ sơ cần bảo mật thông tin của các nhà thầu như về tài chính, kỹ thuật,…
