Mẫu đơn đề nghị cấp lại giấy chứng sinh và hướng dẫn thủ tục

1. Mẫu đơn đề nghị cấp lại giấy chứng sinh là gì?

Giấy chứng sinh là giấy tờ quan trọng, chứng thực sự ra đời của một con người, và đó là căn cứ để cấp giấy khai sinh, căn cứ để đi làm hồ sơ hưởng chế độ thai sản ….. Thông tư số 17/2012/TT-BYT ngày 24/10/2012 của Bộ Y tế (có hiệu lực từ ngày 1/1/2013) đã nêu rõ các vấn đề liên quan đến việc cấp và cấp lại Giấy chứng sinh.

Mẫu đơn đề nghị cấp lại giấy chứng sinh là mẫu văn bản của bố mẹ hoặc người nhận nuôi  gửi đến cơ sở y tế để xin cấp lại giấy chứng sinh, phục vụ cho việc đăng ký giấy khai sinh.

Mẫu đơn đề nghị cấp lại giấy chứng sinh được bố mẹ, người nhận nuôi trẻ sơ sinh dùng để gửi tới sở y tế để xin cấp lại giấy chứng sinh trong trường hợp giấy chứng sinh đã được cấp mà bị rách, mất,….Việc xin cấp lại giấy chứng sinh là điều kiện để đăng ký giấy khai sinh cho trẻ.

2. Mẫu đơn đề nghị cấp lại giấy chứng sinh:

Mẫu đơn đề nghị cấp lại giấy chứng sinh (Ban hành kèm theo Thông tư số : 17/2012/TT-BYT ngày 24 tháng 10 năm 2012 của Bộ trưởng Bộ Y tế)

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Độc lập – Tự do – Hạnh phúc

—————

ĐƠN ĐỀ NGHỊ

(Cấp lại Giấy chứng sinh)

Kính gửi: …

Họ tên mẹ/người nuôi dưỡng: …

Số Chứng minh nhân dân/Hộ chiếu: …

Địa chỉ: …

Sinh cháu: ngày: …tháng …năm 20 …

Tại: …

Tên dự kiến của cháu: …

Đã được cơ quan cấp Giấy chứng sinh:  tháng…….năm…  Đề nghị cơ quan cấp lại Giấy chứng sinh cho cháu vì:

1- Mất/thất lạc/ rách nát

2- Nhầm lẫn trong Giấy chứng sinh lần trước        (Ghi cụ thể sự nhầm lẫn): .

3- Khác  (    Ghi cụ thể : …

Xác nhận của tổ trưởng dân phố/trưởng thôn

(Ký tên, ghi rõ họ tên)

…, ngày…tháng … năm 20…

Người làm đơn

(Ký tên, ghi rõ họ tên)

3. Hướng dẫn soạn thảo mẫu đơn đề nghị cấp lại giấy chứng sinh:

Ban hành kèm theo Thông tư  số: 17/2012/TT-BYT ngày 24 tháng 10 năm 2012 của Bộ trưởng Bộ Y tế. Theo đó, giấy chứng sinh được hướng dẫn ghi như sau:

1. Họ và tên mẹ hoặc người nuôi dưỡng: Ghi tên mẹ theo Giấy chứng minh nhân dân, hộ chiếu hoặc hộ khẩu bằng chữ in hoa, có dấu.

2. Năm sinh: Ghi năm sinh của mẹ hoặc người nuôi dưỡng theo năm dương lịch.

3. Nơi đăng ký thường trú, tạm trú: Ghi nơi đăng ký thường trú, tạm trú theo địa danh 4 cấp: Thôn/bản, xã/phường/thị trấn, quận/huyện, tỉnh/thành phố.

Trường hợp người nước ngoài có đăng ký thường trù, tạm trú tại Việt Nam thì ghi giống như người Việt Nam. Trường hợp người nước ngoài không đăng ký thường trú, tạm trú tại Việt Nam nhưng sinh sống ở vùng biên giới sang đẻ ở các cơ sở y tế của Việt Nam thì ghi tên tỉnh và nước nơi họ đang sinh sống.

cách ghi giấy chứng sinh

4. Số chứng minh nhân dân (CMND)/Hộ chiếu của mẹ hoặc người nuôi dưỡng: Ghi rõ số CMND đã được cấp, trong trường hợp không có giấy CMND mà có Hộ chiếu thì ghi số Hộ chiếu. Nếu không có CMND và Hộ chiếu thì bỏ trống.

5. Dân tộc: Ghi rõ tên dân tộc của người mẹ hoặc người nuôi dưỡng như: Kinh, Tày, Nùng, Hoa hoặc các dân tộc khác.

6. Đã sinh con vào lúc: Ghi giờ, phút, ngày, tháng, năm mà đứa trẻ sinh ra theo năm dương lịch.

7. Tại: Ghi tại nơi trẻ được sinh ra, cụ thể:

a) Trường hợp trẻ em được sinh ra tại bệnh viện, thì ghi tên bệnh viện và địa danh hành chính nơi trẻ em được sinh ra (Ví dụ: bệnh viện đa khoa tỉnh Nam Định). Trường hợp trẻ em được sinh tại cơ sở y tế khác thì ghi tên cơ sở y tế và địa danh hành chính 3 cấp nơi trẻ em sinh ra (Ví dụ: Trạm y tế xã Liên Bảo, huyện Vụ Bản, tỉnh Nam Định);

b) Trường hợp trẻ em được sinh tại nhà thì ghi tại nhà và địa danh 3 cấp: cấp xã/phường, quận/huyện, tỉnh/thành phố (Ví dụ: tại nhà số, xã Liên Bảo, huyện Vụ Bản, tỉnh Nam Định);

c) Trường hợp trẻ em được sinh ra tại nơi khác, ngoài cơ sở khám bệnh, chữa bệnh thì cũng ghi nơi trẻ em được sinh ra và địa danh 3 cấp hành chính (Ví dụ: đẻ trên đường đi, tại xã Liên Bảo, huyện Vụ Bản, tỉnh Nam Định);

d) Trường hợp trẻ em bị bỏ rơi thì ghi rõ trẻ bị bỏ rơi, nơi nhặt được trẻ với địa danh 3 cấp hành chính (Ví dụ: đẻ bị bỏ rơi tại xã Liên Bảo, huyện Vụ Bản, tỉnh Nam Định);

Sinh lần thứ mấy: Ghi tất cả các lần sinh kể cả đẻ lần này, đẻ non, đẻ con chết.

Số con hiện sống: Ghi số con hiện đang sống, kể cả trẻ sinh ra sống lần này.

Số con trong lần đẻ này: Ghi số con đẻ lần này. Trong trường hợp đẻ sinh đôi hoặc sinh nhiều hơn thì ghi cụ thể số con và cấp Giấy chứng sinh riêng cho từng trẻ.

Giới tính của con: Ghi cụ thể trẻ em sinh ra sống là nam hay nữ. Trường hợp dị tật, không rõ là nam hay nữ thì ghi là không xác định.

Cân nặng: Ghi trọng lượng của trẻ đẻ ra được cân trong giờ đầu sau khi sinh theo đơn vị tính gram. (Ví dụ: trẻ sinh ra là 3500gram). Nếu không được cân thì bỏ trống.

Tình trạng của con: Ghi rõ tình trạng của trẻ tại thời điểm làm Giấy chứng sinh: khỏe mạnh, yếu, dị tật hoặc các biểu hiện liên quan đến sức khỏe khác (nếu có). Nếu dị tật, ghi cụ thể loại dị tật, kể cả khuyết tật về hình thái của trẻ nếu phát hiện được.

Dự kiến đặt tên con: Ghi tên dự kiến đặt cho trẻ. Tên dự kiến này có thể thay đổi khi đăng ký khai sinh.

Người đỡ đẻ: ký tên, ghi rõ chức danh và họ tên (đối với trường hợp đẻ tại cơ sở y tế). Trong trường hợp đẻ tại nhà thì ghi cụ thể tên và chức danh của người đỡ (nếu là nhân viên Y tế). Ví dụ: Cô đỡ thôn bản đỡ thì ghi Cô đỡ và họ tên cô đỡ. Trong trường hợp người đỡ không phải là cán bộ y tế thì chỉ ghi họ tên.

Ngày, tháng, năm ghi Giấy chứng sinh: Ghi theo ngày, tháng, năm dương lịch.

Người ghi phiếu: Ký tên, ghi rõ chức danh và họ tên.

Thủ trưởng cơ sở y tế ký tên, đóng dấu và ghi rõ họ tên. Trường hợp đẻ tại nhà, trẻ đẻ bị bỏ rơi, đẻ nơi khác không phải cơ sở y tế…mà trạm y tế cấp Giấy chứng sinh thông qua nhân viên y tế thôn/bản thì trưởng trạm y tế ghi là xác nhận, ký tên, đóng dấu và ghi rõ họ tên.

Xác nhận của cha, mẹ hoặc người thân thích: ký tên, ghi rõ họ tên, quan hệ với đứa trẻ.

4. Thủ tục cấp lại giấy chứng sinh:

Theo quy định tại Thông tư 17/2012/Tt-BYT quy định về thẩm quyền và thủ tục cấp lại giấy chứng sinh cụ thể như sau:

Bệnh viện đa khoa có khoa sản; Bệnh viện chuyên khoa phụ sản, Bệnh viện sản – nhi; nhà hộ sinh; trạm y tế cấp xã hoặc các cơ sở khám bệnh, chữa bệnh hợp pháp khác được phép cung cấp dịch vụ đỡ đẻ là những cơ quan có thẩm quyền cấp, cấp lại Giấy chứng sinh được quy định tại Điều 2 Thông tư 17/2012/Tt-BYT

4.1. Thủ tục cấp lại Giấy chứng sinh:

– Trường hợp đã cấp Giấy chứng sinh mà phát hiện có nhầm lẫn khi ghi chép Giấy chứng sinh: bố, mẹ hoặc người thân thích của trẻ phải làm Đơn đề nghị cấp lại Giấy chứng sinh theo mẫu quy định, kèm theo giấy tờ chứng minh nội dung nhầm lẫn gửi cơ sở khám bệnh, chữa bệnh nơi đã cấp Giấy chứng sinh cho trẻ lần đầu. Trong thời hạn 02 ngày làm việc, kể từ ngày nhận được các giấy tờ hợp lệ, cơ sở khám bệnh, chữa bệnh có trách nhiệm thu hồi Giấy chứng sinh có nhầm lẫn để hủy, đơn và giấy tờ chứng minh được lưu cùng với bản lưu cũ tại cơ sở khám bệnh, chữa bệnh. Giấy chứng sinh được cấp lại phải ghi rõ số, quyển số của Giấy chứng sinh cũ và đóng dấu “Cấp lại”. Trong trường hợp cần phải xác minh, thì thời hạn xác minh không quá 03 ngày làm việc.

Giấy tờ chứng minh nội dung nhầm lẫn: đối với trường hợp nhầm lẫn về họ tên mẹ hoặc người nuôi dưỡng, năm sinh, nơi đăng ký hộ khẩu thường trú, số chứng minh nhân dân, dân tộc thì gửi kèm bản phô tô Giấy chứng minh nhân dân (mang theo bản chính để đối chiếu); đối với trường hợp nhầm lẫn về nơi đăng ký tạm trú thì kèm theo xác nhận của Công an khu vực về nơi đăng ký tạm trú.

– Trường hợp mất, rách, nát Giấy chứng sinh: bố, mẹ hoặc người thân thích của trẻ phải làm Đơn đề nghị cấp lại Giấy chứng sinh theo mẫu quy định có xác nhận của Tổ trưởng Tổ dân phố hoặc trưởng thôn về việc sinh và đang sinh sống tại địa bàn khu dân cư gửi cơ sở khám bệnh, chữa bệnh nơi đã cấp Giấy chứng sinh cho trẻ lần đầu. Trong thời hạn 02 ngày làm việc, kể từ ngày nhận được đơn, cơ sở khám bệnh, chữa bệnh có trách nhiệm cấp lại Giấy chứng sinh mới như trường hợp cấp Giấy chứng sinh có nhầm lẫn. Trong trường hợp cần phải xác minh, thì thời hạn xác minh không được quá 03 ngày làm việc.

4.2. Trình tự thực hiện:

Bước 1: Bố, mẹ hoặc người thân thích của trẻ có trách nhiệm làm Đơn đề nghị cấp lại Giấy chứng sinh (theo mẫu) có xác nhận của Tổ trưởng Tổ dân phố hoặc trưởng thôn về việc sinh và đang sinh sống tại địa bàn khu dân cư gửi cơ sở khám bệnh, chữa bệnh nơi đã cấp Giấy chứng sinh cho trẻ lần đầu vào các ngày làm việc từ thứ hai đến thứ sáu (buổi sáng từ 07 giờ 30 phút đến 11 giờ 30 phút, buổi chiều từ 13 giờ 00 phút đến 17 giờ 00 phút) và buổi sáng thứ bảy (từ 07 giờ 30 phút đến 11 giờ 30 phút).

Bước 2: Trong thời hạn 02 ngày làm việc, kể từ ngày nhận được đơn, cơ sở khám bệnh, chữa bệnh có trách nhiệm cấp lại Giấy chứng sinh mới. Trong trường hợp cần phải xác minh, thì thời hạn xác minh không được quá 03 ngày làm việc.

Bước 3: Trả Giấy chứng sinh cho gia đình trẻ tại cơ sở khám bệnh, chữa bệnh

4.3. Hồ sơ đề nghị cấp lại giấy chứng sinh:

– Bố, mẹ hoặc người thân thích của trẻ phải làm Đơn đề nghị cấp lại Giấy chứng sinh theo mẫu quy định tại Phụ lục 03 ban hành kèm theo Thông tư này, kèm theo giấy tờ chứng minh nội dung nhầm lẫn gửi cơ sở khám bệnh, chữa bệnh nơi đã cấp Giấy chứng sinh cho trẻ lần đầu.

– Giấy tờ chứng minh nội dung nhầm lẫn: đối với trường hợp nhầm lẫn về họ tên mẹ hoặc người nuôi dưỡng, năm sinh, nơi đăng ký hộ khẩu thường trú, số chứng minh nhân dân, dân tộc thì gửi kèm bản phô tô Giấy chứng minh nhân dân (mang theo bản chính để đối chiếu); đối với trường hợp nhầm lẫn về nơi đăng ký tạm trú thì kèm theo xác nhận của Công an khu vực về nơi đăng ký tạm trú.

Trong thời hạn 02 ngày làm việc, kể từ ngày nhận được các giấy tờ hợp lệ, cơ sở khám bệnh, chữa bệnh có trách nhiệm thu hồi Giấy chứng sinh có nhầm lẫn để hủy, đơn và giấy tờ chứng minh được lưu cùng với bản lưu cũ tại cơ sở khám bệnh, chữa bệnh. Giấy chứng sinh được cấp lại phải ghi rõ số, quyển số của Giấy chứng sinh cũ và đóng dấu “Cấp lại”. Trong trường hợp cần phải xác minh, thì thời hạn xác minh không quá 03 ngày làm việc.

Như vậy, Để được cấp lại giấy chứng  sinh thì bố mẹ hoặc người thân thích của trẻ cần thực hiện theo trình tự thủ tục theo quy định của pháp luật  và các giấy tờ của hồ sơ được nêu ở trên để việc cấp lại giấy chứng sinh được thuận tiện nhất.

Cơ sở pháp lý:

– Thông tư 17/2012/Tt-BYT Quy định cấp và sử dụng Giấy chứng sinh

– Thông tư 27/2019/Tt-BYT sửa đổi một số điều Thông tư số 17/2012/TT-BYT ngày 24 tháng 10 năm 2012 của Bộ trưởng Bộ Y tế Quy định cấp và sử dụng Giấy chứng sinh