Hiện nay, các văn bản pháp luật hiện hành không đưa ra một định nghĩa cụ thể về chứng thực tuy nhiên thông qua các văn bản pháp luật liên quan, chúng ta có thể hiểu cơ bản như sau: chứng thực giúp đảm bảo tính chính xác, hợp lệ và hợp pháp của các bên tham gia giao dịch. Vậy số chứng thực là gì? Sổ chứng thực và cách ghi số chứng thực?
Mục lục bài viết
1. Chứng thực:
1.1. Chứng thực là gì?
Chứng thực được hiểu cơ bản là việc chứng nhận tính xác thực của các giấy tờ, văn bản, chữ ký hoặc hợp đồng, giao dịch của cơ quan nhà nước có thẩm quyền, từ đó nhằm bảo vệ quyền và lợi ích hợp pháp của các chủ thể trong các quan hệ pháp luật.
Qua định nghĩa nêu trên, ta nhận thấy chứng thực xác nhận tính chính xác, hợp pháp của văn bản, giấy tờ, hợp đồng, giao dịch và chữ ký về mặt hình thức.
1.2. Phân loại chứng thực:
Theo
– Thứ nhất là chứng thực bản sao từ bản chính: việc chứng thực bản sao từ bản chính được hiểu là việc các cơ quan, tổ chức có thẩm quyền căn cứ vào bản chính để chứng thực bản sao là đúng với bản chính.
– Thứ hai là chứng thực chữ ký: việc chứng thực chữ ký được hiểu là việc các cơ quan, tổ chức có thẩm quyền chứng thực chữ ký trong giấy tờ, văn bản là chữ ký của người yêu cầu chứng thực.
– Cuối cùng là chứng thực hợp đồng, giao dịch: được hiểu là việc cơ quan có thẩm quyền chứng thực về thời gian, địa điểm giao kết hợp đồng, giao dịch và năng lực hành vi dân sự, ý chí tự nguyện, chữ ký hoặc dấu điểm chỉ của các bên tham gia hợp đồng, giao dịch.
1.3. Các cơ quan có thẩm quyền chứng thực:
Theo quy định của pháp luật hiện hành, các cơ quan có thẩm quyền thực hiện hoạt động chứng thực bao gồm:
– Thứ nhất, phòng Tư pháp huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc cấp tỉnh có thẩm quyền thực hiện hoạt động chứng thực sau đây:
+ Chứng thực các bản sao từ bản chính các giấy tờ, văn bản do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của Việt Nam và cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của nước ngoài hay các cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của Việt Nam liên kết với cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của nước ngoài cấp hoặc chứng nhận.
+ Chứng thực chữ ký trong các giấy tờ, văn bản.
+ Chứng thực chữ ký của người dịch trong các giấy tờ, văn bản từ tiếng nước ngoài sang tiếng Việt, từ tiếng Việt sang tiếng nước ngoài.
+ Chứng thực hợp đồng, giao dịch liên quan đến tài sản là động sản.
+ Chứng thực
– Thứ hai, Ủy ban nhân dân xã, phường, thị trấn có thẩm quyền thực hiện hoạt động chứng thực sau đây:
+ Chứng thực bản sao từ bản chính các giấy tờ, văn bản do cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam cấp hoặc chứng nhận.
+ Chứng thực chữ ký trong các giấy tờ, văn bản, trừ việc chứng thực chữ ký người dịch.
+ Chứng thực hợp đồng, giao dịch liên quan đến tài sản là động sản.
+ Chứng thực hợp đồng, giao dịch liên quan đến thực hiện các quyền của người sử dụng đất theo quy định của Luật Đất đai.
+ Chứng thực hợp đồng, giao dịch về nhà ở theo quy định của Luật Nhà ở.
+ Chứng thực di chúc.
+ Chứng thực văn bản từ chối nhận di sản.
+ Chứng thực văn bản thỏa thuận phân chia di sản, văn bản khai nhận di sản mà di sản là tài sản trong hợp đồng, giao dịch đã được chứng thực.
– Thứ ba, cơ quan đại diện ngoại giao, cơ quan đại diện lãnh sự và cơ quan được ủy quyền thực hiện chức năng lãnh sự của Việt Nam ở nước ngoài có thẩm quyền thực hiện hoạt động chứng thực sau đây:
+ Chứng thực bản sao từ bản chính các giấy tờ, văn bản do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của Việt Nam; cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của nước ngoài; cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của Việt Nam liên kết với cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của nước ngoài cấp hoặc chứng nhận.
+ Chứng thực chữ ký trong các giấy tờ, văn bản.
+ Chứng thực chữ ký của người dịch trong các giấy tờ, văn bản từ tiếng nước ngoài sang tiếng Việt, từ tiếng Việt sang tiếng nước ngoài.
1.4. Giá trị của văn bản chứng thực:
Theo Điều 3 Nghị định 23/2015/NĐ-CP của Chính phủ quy định về cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký và chứng thực hợp đồng, giao dịch, đối với mỗi văn bản chứng thực sẽ giá trị pháp lý, cụ thể như sau:
– Thứ nhất: Giá trị pháp lý đối với bản sao được chứng thực từ bản chính có giá trị sử dụng thay cho bản chính đã dùng để đối chiếu chứng thực trong các giao dịch, trừ trường hợp pháp luật có quy định khác.
– Thứ hai: Giá trị pháp lý đối với chữ ký được chứng thực có giá trị chứng minh người yêu cầu chứng thực đã ký chữ ký đó, sẽ là căn cứ để xác định trách nhiệm cảu người ký về nội dung của giấy tờ, văn bản.
– Thứ ba: Giá trị pháp lý đối với các hợp đồng, giao dịch được chứng thực có giá trị chứng cứ chứng minh về thời gian, địa điểm các bên đã ký kết hợp đồng, giao dịch; năng lực hành vi dân sự, ý chí tự nguyện, chữ ký hoặc dấu điểm chỉ của các bên tham gia hợp đồng, giao dịch.
2. Số chứng thực là gì? Sổ chứng thực và cách ghi số chứng thực?
2.1. Sổ chứng thực:
Sổ chứng thực được dùng để theo dõi, quản lý các việc đã chứng thực tại cơ quan, tổ chức thực hiện chứng thực.
Sổ chứng thực được viết liên tiếp theo thứ tự từng trang không được bỏ trống, phải đóng dấu giáp lai từ trang đầu đến trang cuối sổ và thực hiện theo từng năm.
Khi hết năm phải thực hiện khóa sổ và thống kê tổng số việc chứng thực đã thực hiện trong năm; người ký chứng thực xác nhận, ký, ghi rõ họ tên và đóng dấu.
2.2. Số chứng thực:
Số chứng thực là số thứ tự ghi trong sổ chứng thực, kèm theo quyển số, năm thực hiện chứng thực và ký hiệu loại việc chứng thực.
Số thứ tự trong sổ chứng thực phải ghi liên tục từ số một cho đến hết năm, trường hợp chưa hết năm mà sử dụng sang sổ khác thì phải lấy số thứ tự tiếp theo của sổ trước, không được ghi từ số một.
Đối với sổ được sử dụng tiếp cho năm sau thì trường hợp chứng thực đầu tiên của năm sau sẽ ghi bắt đầu từ số 01, không được lấy tiếp số thứ tự cuối cùng của năm trước.
Số ghi trong văn bản chứng thực là số tương ứng với số chứng thực đã ghi trong sổ chứng thực.
Lưu ý: Trong trường hợp các cơ quan, tổ chức thực hiện chứng thực đã ứng dụng công nghệ thông tin vào việc chứng thực thì phải bảo đảm đầy đủ nội dung theo mẫu sổ chứng thực ban hành kèm theo Nghị định 23/2015/NĐ-CP.
Vào định kỳ hàng tháng, cơ quan, tổ chức thực hiện chứng thực phải in và đóng thành sổ, đóng dấu giáp lai; đến hết ngày 31 tháng 12 hằng năm thì ghép chung thành một sổ chứng thực theo từng loại việc chứng thực đã thực hiện trong một năm.
Việc lập sổ, ghi số chứng thực và khóa sổ được thực hiện theo quy định tại Khoản 1 và Khoản 2 Điều 13 Nghị định 23/2015/NĐ-CP.
2.3. Cách ghi số chứng thực:
Theo Điều 4 Thông tư 01/2020/TT-BTP đã quy định cụ thể cách ghi số chứng thực bản sao, chứng thực chữ ký, chứng thực hợp đồng như sau:
– Số chứng thực bản sao từ bản chính theo quy định tại điểm b khoản 3 Điều 20
Cụ thể: Khi các chủ thể yêu cầu chứng thực bản sao từ bản chính các loại giấy tờ: chứng minh nhân dân của đối tượng đó, chứng minh nhân dân mang tên vợ (chồng) của đối tượng đó và sổ hộ khẩu của hộ gia đình đối tượng đó thì khi lấy số chứng thực, bản sao chứng minh nhân dân mang tên đối tượng nêu trên được ghi một số, bản sao chứng minh nhân dân mang tên vợ (chồng) của đối tượng đó được ghi một số và bản sao sổ hộ khẩu của hộ gia đình đối tượng đó được ghi một số. Như vậy, cơ quan thực hiện chứng thực sẽ lấy ba số chứng thực khác nhau cho ba loại giấy tờ nêu trên.
– Số chứng thực chữ ký trên giấy tờ, văn bản và chứng thực chữ ký người dịch là số chứng thực được ghi theo từng loại giấy tờ, văn bản cần chứng thực chữ ký; không lấy số chứng thực theo lượt người yêu cầu chứng thực.
Cụ thể: Khi có đối tượng yêu cầu chứng thực chữ ký trên tờ khai lý lịch cá nhân và giấy ủy quyền nhận lương hưu, thì phải ghi thành hai số chứng thực khác nhau. Một số đối với chứng thực chữ ký trên tờ khai lý lịch cá nhân và một số đối với chứng thực chữ ký trên giấy ủy quyền nhận lương hưu.
Ngoài ra, khi có chủ thể yêu cầu chứng thực chữ ký người dịch đối với ba loại giấy tờ sau đây: bản dịch hộ chiếu, bản dịch thư mời hội nghị và bản dịch hợp đồng. Mỗi loại bản dịch phải ghi một số chứng thực khác nhau. Trong trường hợp này, Phòng Tư pháp sẽ lấy ba số chứng thực, không được ghi gộp ba việc thành một số chứng thực cho một người.
– Số chứng thực hợp đồng được ghi theo từng việc; không lấy số theo lượt người yêu cầu hoặc theo số bản hợp đồng.
Cụ thể: Khi có hai đối tượng yêu cầu chứng thực hợp đồng chuyển nhượng quyền sử dụng đất và chứng thực hợp đồng cho thuê cửa hàng. Trong trường hợp này phải lấy một số chứng thực cho hợp đồng chuyển nhượng quyền sử dụng đất và một số chứng thực khác cho hợp đồng thuê cửa hàng.
