Hoạt động niêm phong thực chất là việc hạn chế việc sử dụng các tài liệu, tài sản do cơ quan nhà nước có thẩm quyền thực hiện. Việc mở niêm phong cũng phải được lập thành biên bản và được các bên xác nhận.
Mục lục bài viết
- 1 1. Biên bản mở niêm phong tài liệu kiểm toán là gì?
- 2 2. Mẫu biên bản mở niêm phong tài liệu kiểm toán:
- 3 3. Hướng dẫn mẫu biên bản mở niêm phong tài liệu kiểm toán chi tiết nhất:
- 4 4. Các quy định về mở niêm phong tài liệu kiểm toán:
- 4.1 4.1. Nguyên tắc thực hiện việc niêm phong tài liệu:
- 4.2 4.2. Lưu trữ, bảo quản hồ sơ về niêm phong tài liệu:
- 4.3 4.3. Thẩm quyền quyết định việc mở niêm phong tài liệu:
- 4.4 4.4. Căn cứ quyết định mở niêm phong tài liệu:
- 4.5 4.5. Trình tự, thủ tục đề nghị mở niêm phong tài liệu
- 4.6 4.6. Quyền và trách nhiệm của thành viên Đoàn kiểm toán:
- 4.7 4.7. Quyền và trách nhiệm của đơn vị được kiểm toán:
1. Biên bản mở niêm phong tài liệu kiểm toán là gì?
Biên bản mở niêm phong tài liệu kiểm toán là văn bản do đại diện đoàn thanh tra lập ra để ghi chép sự kiện và nội dung buổi mở niêm phong tài liệu và được các bên xác thực.
Biên bản mở niêm phong tài liệu được dùng để ghi lại nội dung buổi mở niêm phong tài liệu giữa Đoàn thanh tra với cơ quan, tổ chức, cá nhân có tài liệu bị niêm phong. Đây là căn cứ để chứng minh tính hợp pháp, hợp lý trong quá trình mở niêm phong tài liệu kiểm toán.
2. Mẫu biên bản mở niêm phong tài liệu kiểm toán:
KIỂM TOÁN NHÀ NƯỚC
ĐOÀN THANH TRA… (1)
——-
Số:
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập – Tự do – Hạnh phúc
—————
…….., ngày… tháng… năm…
BIÊN BẢN
Mở niêm phong tài liệu
Căn cứ Quyết định số. …../QĐ-ĐTT ngày ….. tháng….. năm….. (2) của Trưởng Đoàn thanh tra về việc mở niêm phong tài liệu,
Hôm nay, hồi ……. giờ ….. ngày……tháng ……năm….., tại……….. …(3)
1. Đại diện Đoàn thanh tra:
– Ông (bà) …. chức vụ ………
– Ông (bà) ……. chức vụ ……
2. Đại diện ……….. (4)
– Ông (bà) …….. chức vụ …
– Ông (bà) ….. chức vụ ………
Tiến hành mở niêm phong tài liệu đã niêm phong ngày…….. tháng……. năm……….. (5)
Tài liệu sau khi mở niêm phong được giao cho ………… (6) quản lý.
Việc mở niêm phong tài liệu hoàn thành hồi ………. giờ …….. ngày …….. tháng ……năm…….
Biên bản mở niêm phong đã được đọc lại cho những người có tên nêu trên nghe và ký xác nhận.
………………. (4)
(Ký, ghi rõ họ tên)
NGƯỜI MỞ NIÊM PHONG
(Ký, ghi rõ họ tên)
3. Hướng dẫn mẫu biên bản mở niêm phong tài liệu kiểm toán chi tiết nhất:
(1) Tên Đoàn thanh tra ghi theo Quyết định thanh tra.
(2) Ghi theo số, ngày, tháng, năm của Quyết định mở niêm phong tài liệu.
(3) Ghi địa điểm mở niêm phong tài liệu.
(4) Ghi tên cơ quan, tổ chức, cá nhân có tài liệu bị niêm phong.
(5) Ghi cụ thể tình trạng bên ngoài của dấu niêm phong.
(6) Tên cơ quan, đơn vị hoặc họ tên, chức vụ người quản lý tài liệu sau khi mở niêm phong.
4. Các quy định về mở niêm phong tài liệu kiểm toán:
Niêm phong tài liệu là việc đóng kín tài liệu và dán giấy có chữ ký của những người thực hiện theo quy định, trình tự, thủ tục tại Quy định này để bảo quản nguyên trạng tài liệu phục vụ cho hoạt động kiểm toán của Kiểm toán Nhà nước.
Mở niêm phong tài liệu là việc mở tài liệu và tháo giấy có chữ ký của những người thực hiện theo quy định, trình tự, thủ tục luật định để cho phép sử dụng, phục vụ cho hoạt động kiểm toán của kiểm toán nhà nước.
4.1. Nguyên tắc thực hiện việc niêm phong tài liệu:
– Chỉ niêm phong tài liệu, kiểm tra tài khoản của tổ chức, cá nhân khi có quyết định của người có thẩm quyền.
– Niêm phong tài liệu, kiểm tra tài khoản phải thực hiện đúng theo quy định của pháp luật và các quy định cụ thể của Quy định này.
– Không cản trở hoạt động bình thường của đơn vị được kiểm toán và các tổ chức, cá nhân có liên quan.
– Thông tin liên quan đến niêm phong tài liệu, kiểm tra tài khoản phải được giữ bí mật, không tiết lộ cho đơn vị được kiểm toán, tổ chức, cá nhân có liên quan trước khi thực hiện.
4.2. Lưu trữ, bảo quản hồ sơ về niêm phong tài liệu:
Quyết định niêm phong tài liệu, quyết định mở niêm phong tài liệu, quyết định kiểm tra tài khoản; biên bản niêm phong tài liệu, biên bản mở niêm phong tài liệu, biên bản kiểm tra tài khoản và các tài liệu khác liên quan đến việc niêm phong tài liệu, kiểm tra tài khoản được lưu trữ và bảo quản cùng với hồ sơ của cuộc kiểm toán.
4.3. Thẩm quyền quyết định việc mở niêm phong tài liệu:
Người ra quyết định niêm phong tài liệu là người có thẩm quyền quyết định mở niêm phong tài liệu, cụ thể:
– Tổng Kiểm toán Nhà nước quyết định niêm phong tài liệu kiểm toán theo đề nghị của Trưởng Đoàn kiểm toán.
– Tổng Kiểm toán Nhà nước ủy quyền cho Trưởng Đoàn kiểm toán quyết định việc niêm phong tài liệu quy định tại khoản 2 Điều 6 của Quy định này và phải báo cáo bằng văn bản với Kiểm toán trưởng và Tổng Kiểm toán Nhà nước ngay trong ngày ra quyết định niêm phong tài liệu.
4.4. Căn cứ quyết định mở niêm phong tài liệu:
– Để khai thác tài liệu theo yêu cầu của người được phép khai thác tài liệu niêm phong.
– Thời hạn niêm phong ghi trong quyết định đã hết mà không được gia hạn, cụ thể: Tùy từng trường hợp cụ thể, người ra quyết định niêm phong tài liệu quyết định thời hạn niêm phong, nhưng thời hạn niêm phong tài liệu kiểm toán không vượt quá thời hạn kiểm toán được ghi trong Quyết định kiểm toán của Tổng Kiểm toán Nhà nước. Trường hợp đặc biệt do Tổng Kiểm toán Nhà nước quyết định, nhưng không vượt quá thời điểm báo cáo kiểm toán được phát hành.
– Khi không còn cần thiết áp dụng biện pháp niêm phong tài liệu.
4.5. Trình tự, thủ tục đề nghị mở niêm phong tài liệu
– Khi có nhu cầu khai thác tài liệu niêm phong, người được phép khai thác tài liệu niêm phong quy định tại Điều 12 của Quy định này đề nghị bằng văn bản với Tổ trưởng Tổ kiểm toán. Tổ trưởng Tổ kiểm toán xem xét và đề nghị với Trưởng Đoàn kiểm toán về việc mở niêm phong tài liệu ngay trong ngày nhận được đề nghị. Đối với trường hợp quy định tại điểm b, điểm c khoản 1 Điều này thì Tổ trưởng Tổ kiểm toán đề nghị với Trưởng Đoàn kiểm toán về việc mở niêm phong tài liệu.
– Trong thời hạn một ngày, kể từ ngày nhận được đề nghị của Tổ trưởng Tổ kiểm toán, Trưởng Đoàn kiểm toán phải ra quyết định mở niêm phong tài liệu đối với tài liệu do Trưởng Đoàn kiểm toán quyết định niêm phong hoặc đề nghị bằng văn bản với Tổng Kiểm toán Nhà nước mở niêm phong tài liệu đối với tài liệu do Tổng Kiểm toán Nhà nước quyết định niêm phong.
– Trong thời hạn hai ngày, kể từ ngày nhận được đề nghị mở niêm phong tài liệu của Trưởng Đoàn kiểm toán, Tổng Kiểm toán Nhà nước ra quyết định mở niêm phong tài liệu.
– Quyết định mở niêm phong tài liệu phải ghi rõ căn cứ mở niêm phong tài liệu; loại tài liệu niêm phong được mở; người thực hiện việc mở niêm phong tài liệu; tổ chức, cá nhân quản lý tài liệu sau khi mở niêm phong. Quyết định mở niêm phong tài liệu được gửi cho người đề nghị mở niêm phong tài liệu, Đoàn kiểm toán, Tổ kiểm toán, đơn vị được kiểm toán.
– Khi mở niêm phong tài liệu phải có đại diện đơn vị được kiểm toán, đại diện Tổ kiểm toán; việc mở niêm phong tài liệu kiểm toán phải được lập thành biên bản nêu rõ thời gian, địa điểm, thành phần tham gia mở niêm phong tài liệu và tên tài liệu niêm phong được mở, tổ chức, cá nhân quản lý tài liệu sau khi mở niêm phong.
4.6. Quyền và trách nhiệm của thành viên Đoàn kiểm toán:
– Quyền và trách nhiệm của Trưởng Đoàn kiểm toán
+ Đề nghị Tổng Kiểm toán Nhà nước quyết định niêm phong tài liệu, mở niêm phong tài liệu theo đề nghị của Tổ trưởng Tổ kiểm toán;
+ Quyết định việc niêm phong tài liệu, mở niêm phong tài liệu theo đề nghị của Tổ trưởng Tổ kiểm toán đối với trường hợp thuộc thẩm quyền quyết định của Trưởng Đoàn kiểm toán;
+ Báo cáo Tổng Kiểm toán Nhà nước, Kiểm toán trưởng về tình hình thực hiện việc niêm phong tài liệu.
– Quyền và trách nhiệm của Tổ trưởng Tổ kiểm toán
+ Đề nghị Trưởng Đoàn kiểm toán về niêm phong tài liệu, mở niêm phong tài liệu kiểm toán;
+ Tổ chức thực hiện việc niêm phong tài liệu, mở niêm phong tài liệu theo quyết định của người có thẩm quyền; ký biên bản niêm phong tài liệu, biên bản mở niêm phong tài liệu;
– Quyền và trách nhiệm của Kiểm toán viên
+ Đề nghị với Tổ trưởng Tổ kiểm toán niêm phong tài liệu, mở niêm phong tài liệu;
+ Yêu cầu đơn vị được kiểm toán cung cấp hồ sơ, tài liệu liên quan trong quá trình thực hiện niêm phong tài liệu;
+ Thực hiện việc niêm phong tài liệu theo quyết định của Trưởng Đoàn kiểm toán hoặc Tổng Kiểm toán Nhà nước và sự chỉ đạo của Tổ trưởng Tổ kiểm toán.
4.7. Quyền và trách nhiệm của đơn vị được kiểm toán:
– Chấp hành quyết định niêm phong tài liệu của người có thẩm quyền.
– Cung cấp đầy đủ, kịp thời hồ sơ, tài liệu liên quan đến việc niêm phong tài liệu theo yêu cầu của Kiểm toán viên nhà nước và Kiểm toán Nhà nước.
– Cử đại diện tham gia niêm phong tài liệu, mở niêm phong tài liệu và ký biên bản niêm phong tài liệu, biên bản mở niêm phong tài liệu.
– Không được cản trở hoạt động niêm phong tài liệu, cất giấu, hủy hoại tài liệu kiểm toán.
– Bảo quản tài liệu niêm phong khi được giao theo quyết định niêm phong tài liệu.
Cơ sở pháp lý:
– Quyết định 996/QĐ-KTNN ngày 04 tháng 06 năm 2014 ban hành hệ thống mẫu biểu hồ sơ thanh tra.
– Quyết định 02/2011/QĐ-KTNN ban hành quy định niêm phong tài liệu, kiểm tra tài khoản của đơn vị được kiểm toán và cá nhân có liên quan trong hoạt động kiểm toán của kiểm toán nhà nước.
