Thủ tục đổi mục đích thẻ tạm trú khi thay đổi nơi làm việc

1. Ngoài nước ngoài thay đổi nơi làm việc có phải làm lại thẻ tạm trú không?

Theo quy định tại Điều 14 và Điều 45 Luật Nhập cảnh, xuất cảnh, quá cảnh, cư trú của người nước ngoài tại Việt Nam năm 2014 (sửa đổi, bổ sung năm 2019, năm 2023) có quy định:

• Cơ quan, tổ chức mời, bảo lãnh người nước ngoài phải phù hợp với chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn được pháp luật quy định hoặc giấy phép hoạt động được cấp. Công dân Việt Nam thường trú ở trong nước, người nước ngoài có thẻ thường trú hoặc thẻ tạm trú được mời, bảo lãnh người nước ngoài vào Việt Nam thăm và phải có giấy tờ chứng minh quan hệ với người được mời, bảo lãnh (khoản 2 Điều 14);
• Cơ quan, tổ chức, cá nhân mời, bảo lãnh có các trách nhiệm sau đây: Thực hiện trách nhiệm bảo lãnh theo quy định của pháp luật và phối hợp với cơ quan chức năng của Việt Nam giải quyết những vấn đề phát sinh liên quan đến người nước ngoài đã mời, bảo lãnh; phối hợp với cơ quan chức năng về quản lý hoạt động của người nước ngoài theo đúng mục đích nhập cảnh trong thời gian tạm trú tại Việt Nam; phối hợp với cơ sở lưu trú thực hiện việc khai báo tạm trú cho người nước ngoài (điểm c, điểm d khoản 2 Điều 45).

Về nguyên tắc, khi doanh nghiệp không còn nhu cầu tiếp tục bảo lãnh đối với người nước ngoài đã được cấp thẻ tạm trú thì doanh nghiệp có trách nhiệm liên hệ với Cơ quan quản lý xuất nhập cảnh để thực hiện thủ tục nộp lại thẻ tạm trú cũ. Đồng thời, cần đề nghị giải quyết tạm trú trong thời hạn ngắn nhằm tạo điều kiện cho người nước ngoài thu xếp công việc cá nhân, hoàn tất các nghĩa vụ còn tồn đọng và chuẩn bị kế hoạch xuất cảnh theo đúng quy định của pháp luật Việt Nam.

Trong trường hợp người nước ngoài chuyển sang làm việc, đầu tư hoặc thuộc diện thăm thân do một cơ quan, tổ chức khác dự kiến bảo lãnh, việc cấp thị thực hoặc thẻ tạm trú mới có thể được xem xét. Cơ quan quản lý sẽ căn cứ vào từng mục đích nhập cảnh cụ thể và các điều kiện kèm theo như: Người nước ngoài có giấy phép lao động còn hiệu lực, giấy chứng nhận đăng ký đầu tư hoặc đã đăng ký kết hôn với công dân Việt Nam hay với người nước ngoài đang làm việc, đầu tư hợp pháp tại doanh nghiệp mới. Khi đáp ứng đầy đủ các điều kiện này, cơ quan/tổ chức bảo lãnh mới được quyền thực hiện thủ tục đề nghị cấp thị thực, thẻ tạm trú thay thế cho người nước ngoài.

Sau khi người nước ngoài xuất cảnh, nếu có doanh nghiệp hoặc đối tác tại Việt Nam có nhu cầu mời họ quay trở lại làm việc thì doanh nghiệp phải tiến hành thủ tục mời/bảo lãnh theo trình tự luật định. Bên cạnh đó, người nước ngoài cũng có thể chủ động nộp hồ sơ đề nghị cấp thị thực điện tử. Khi lựa chọn hình thức này thì người khai cần ghi rõ mục đích nhập cảnh (ví dụ: làm việc…) và kê khai chính xác tên doanh nghiệp dự kiến tiếp nhận. Tại mẫu thông tin đề nghị cấp thị thực điện tử luôn có mục dành cho việc khai báo cơ quan, tổ chức hoặc cá nhân mà người nước ngoài dự kiến liên hệ khi vào Việt Nam; nội dung này cần được thể hiện cụ thể để bảo đảm tính minh bạch và thuận lợi cho quá trình xét duyệt.

Sau khi nhập cảnh hợp pháp vào Việt Nam, nếu người nước ngoài đủ điều kiện về nhân thân và mục đích cư trú thì doanh nghiệp tiếp nhận có thể làm thủ tục đề nghị cấp thẻ tạm trú tại Cục Quản lý xuất nhập cảnh hoặc tại Phòng Quản lý xuất nhập cảnh Công an tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương nơi đặt trụ sở của doanh nghiệp. Việc xác định đúng thẩm quyền theo địa bàn là yêu cầu quan trọng giúp hồ sơ được tiếp nhận và giải quyết nhanh chóng; đồng thời bảo đảm quyền cư trú ổn định, lâu dài cho người lao động, nhà đầu tư nước ngoài theo khuôn khổ pháp luật hiện hành.

Vì vậy: Cần phân biêt rõ thủ tục “đổi mục đích thẻ tạm trú” và “cấp thẻ tạm trú mới”. Thẻ tạm trú của người nước ngoài tại Việt Nam luôn được cấp gắn liền với mục đích cư trú và đơn vị/tổ chức bảo lãnh cụ thể. Vì vậy, khi phát sinh việc chuyển sang làm việc cho doanh nghiệp khác, bản chất pháp lý không chỉ là thay đổi thông tin in trên thẻ mà là thay đổi chủ thể bảo lãnh. Khi đó, khi thay đổi nơi làm việc, cá nhân cần xin thẻ tạm trú mới theo doanh nghiệp mới (chủ thể bảo lãnh mới). 

2. Điều kiện để thực hiện thủ tục đổi mục đích thẻ tạm trú là gì?

Về cơ bản, khi thực hiện thủ tục đổi mục đích thẻ tạm trú khi thay đổi nơi làm việc cần lưu ý những vấn đề sau đây:

2.1. Người nước ngoài đã có giấy phép lao động tại nơi làm việc mới:

• Điều kiện tiên quyết để cơ quan quản lý xuất nhập cảnh xem xét việc chuyển đổi giá trị thẻ tạm trú là người nước ngoài phải được cấp giấy phép lao động hoặc văn bản xác nhận thuộc diện miễn giấy phép lao động tại đơn vị mới.
• Giấy phép lao động thể hiện căn cứ pháp lý về quyền làm việc hợp pháp, chứng minh rằng mục đích cư trú lao động đã được chuyển tiếp sang doanh nghiệp mới.
• Trường hợp người nước ngoài mới chỉ có thỏa thuận tuyển dụng mà chưa có giấy phép lao động thì chưa đủ cơ sở để đổi mục đích thẻ; khi đó họ buộc phải sử dụng visa ngắn hạn phù hợp trong thời gian chờ hoàn tất thủ tục lao động. 

2.2. Công ty mới đủ điều kiện bảo lãnh thẻ tạm trú:

Doanh nghiệp nơi làm việc mới không mặc nhiên được quyền bảo lãnh thẻ tạm trú mà phải đáp ứng các yêu cầu về tư cách pháp nhân và năng lực sử dụng lao động nước ngoài. Cụ thể, Công ty phải:

• Có đăng ký doanh nghiệp còn hiệu lực, ngành nghề hoạt động phù hợp với vị trí công việc của người nước ngoài;
• Đã thực hiện báo cáo tình hình sử dụng lao động nước ngoài theo quy định;
• Có nhu cầu tuyển dụng thực tế và ký kết hợp đồng lao động hợp pháp.

Các tổ chức không có chức năng sử dụng lao động nước ngoài hoặc đang bị tạm dừng thủ tục xuất nhập cảnh sẽ không được chấp nhận là chủ thể bảo lãnh mới. 

2.3. Không thuộc trường hợp bị hạn chế xuất nhập cảnh:

• Người nước ngoài đề nghị đổi mục đích thẻ tạm trú phải không nằm trong các diện bị hạn chế xuất cảnh, tạm hoãn giải quyết thủ tục nhập cảnh hoặc đang bị xử lý vi phạm.
• Nếu hộ chiếu bị giữ do vụ việc hình sự, nợ nghĩa vụ thuế hoặc vi phạm về cư trú trước đó, cơ quan xuất nhập cảnh có quyền tạm dừng việc cấp thẻ mới cho đến khi các vướng mắc được khắc phục.
• Điều kiện này nhằm bảo đảm nguyên tắc quản lý nhà nước về an ninh trật tự và phòng ngừa việc lợi dụng thẻ tạm trú để hợp thức hóa các hành vi chuyển việc trái phép.

2.4. Có giấy tờ chứng minh việc chấm dứt tại đơn vị bảo lãnh cũ:

• Hồ sơ cần có quyết định chấm dứt hợp đồng lao động, thông báo thôi giữ chức danh hoặc văn bản trả thẻ của doanh nghiệp cũ. Đây là điều kiện quan trọng để xác định rằng quan hệ bảo lãnh trước đã kết thúc và người nước ngoài không còn ràng buộc quản lý với pháp nhân cũ. 
• Nếu thiếu tài liệu này, hệ thống dữ liệu xuất nhập cảnh vẫn ghi nhận công ty cũ là chủ thể chịu trách nhiệm, từ đó dẫn tới xung đột bảo lãnh và hồ sơ mới không được tiếp nhận.
• Ngoài ra, việc đổi mục đích thẻ phải được nộp trong giai đoạn thẻ cũ còn hiệu lực hoặc ngay sau khi hoàn tất thủ tục visa chuyển tiếp. Nếu để quá lâu sau khi đã làm việc thực tế, người nước ngoài rơi vào tình trạng cư trú không đúng mục đích thì điều kiện về thời điểm sẽ không còn bảo đảm, từ đó có thể bị buộc xuất cảnh để làm lại từ đầu.

2. Thủ tục đổi mục đích thẻ tạm trú khi thay đổi nơi làm việc:

2.1. Thành phần hồ sơ:

a. Văn bản, biểu mẫu bảo lãnh của doanh nghiệp mới:

Hồ sơ chuyển đổi giá trị thẻ tạm trú phải bắt đầu từ vai trò trung tâm của chủ thể bảo lãnh mới. Doanh nghiệp nơi người nước ngoài dự kiến làm việc phải lập:

• Công văn đề nghị cấp/đổi thẻ tạm trú, ghi rõ việc tiếp nhận lao động từ đơn vị cũ;
• Tờ khai theo mẫu do Bộ Công an ban hành (mẫu NA6 đối với tổ chức, doanh nghiệp);
• Giấy giới thiệu người đi nộp hồ sơ.

Công văn bảo lãnh cần thể hiện đầy đủ thông tin pháp nhân: tên công ty, mã số doanh nghiệp, địa chỉ trụ sở, người đại diện theo pháp luật, lĩnh vực hoạt động… nhằm xác định rằng trách nhiệm quản lý cư trú đã được chuyển tiếp hợp pháp. 

b. Giấy phép lao động hoặc văn bản miễn giấy phép lao động:

Đây là căn cứ về quan hệ lao động tại nơi làm việc mới. Bao gồm một trong các giấy tờ:

• Giấy phép lao động còn hiệu lực do cơ quan lao động tỉnh nơi mới cấp; hoặc
• Văn bản xác nhận thuộc diện miễn giấy phép lao động (theo quy định tại Điều 154 Bộ luật Lao động 2019, hướng dẫn bởi Điều 7 Nghị định 219/2025/NĐ-CP).

Tài liệu này là thành phần bắt buộc do thẻ tạm trú diện lao động chỉ được cấp khi người nước ngoài có quyền làm việc hợp pháp tại đúng đơn vị bảo lãnh. Nếu giấy phép lao động ghi nhận địa điểm khác tỉnh hoặc khác pháp nhân thì phải điều chỉnh lại trước khi nộp thủ tục đổi thẻ.

c. Hộ chiếu và thẻ tạm trú trước đây:

Người nước ngoài phải nộp:

• Bản gốc hộ chiếu còn thời hạn tối thiểu theo yêu cầu;
• Bản gốc thẻ tạm trú do công ty cũ bảo lãnh.

Việc xuất trình thẻ cũ nhằm để cơ quan quản lý thực hiện thao tác hủy giá trị bảo lãnh trước và cập nhật dữ liệu trên hệ thống quốc gia về xuất nhập cảnh. Trường hợp thẻ cũ bị mất thì người nước ngoài phải làm thủ tục báo mất và giải trình, khi đó tiến độ cấp thẻ mới thường kéo dài hơn.

d. Giấy tờ chứng minh việc chấm dứt tại công ty (công việc) cũ:

Để bảo đảm tính liên tục của quản lý cư trú, hồ sơ cần có:

• Quyết định thôi việc hoặc chấm dứt hợp đồng lao động tại doanh nghiệp cũ;
• Thông báo hủy thẻ tạm trú hoặc văn bản xác nhận đã trả thẻ của công ty cũ;
• Biên bản thanh lý hợp đồng (nếu có).

Đây là thành phần rất quan trọng để tránh xung đột bảo lãnh.

e. Tài liệu về quan hệ làm việc với doanh nghiệp mới:

Tùy từng mô hình tiếp nhận, người nước ngoài phải nộp thêm:

• Hợp đồng lao động hoặc hợp đồng làm việc;
• Quyết định bổ nhiệm chức danh;
• Giấy tờ của dự án/gói thầu nếu làm việc theo diện nhà thầu.

Các tài liệu này giúp chứng minh rằng người nước ngoài đang cư trú tại Việt Nam với mục đích thực tế là làm việc cho đơn vị mới cũng như đúng với loại thẻ tạm trú đề nghị.

f. Ảnh và các giấy tờ nhân thân khác:

• Ảnh 2×3 hoặc 3×4 theo chuẩn;
• Bản sao chứng thực đăng ký doanh nghiệp của công ty mới;
• Bản sao giấy tờ của cá nhân người nước ngoài khi thuộc diện đặc thù (ví dụ giấy đăng ký kết hôn để xin thẻ diện TT…).

Việc chuẩn bị đúng chuẩn ảnh, đúng cách sao y, giúp hồ sơ không bị trả lại vì lỗi hình thức.

Và các giấy tờ, tài liệu khác có liên quan.

Lưu ý: Yêu cầu hợp pháp hóa lãnh sự đối với giấy tờ nước ngoài. Nếu hồ sơ sử dụng các giấy tờ do nước ngoài cấp (lý lịch tư pháp, giấy đăng ký kinh doanh của tổ chức nước ngoài, quyết định của công ty mẹ ở nước ngoài) thì phải được hợp pháp hóa lãnh sự và dịch sang tiếng Việt có chứng thực.

2.2. Quy trình thực hiện:

Bước 1: Thực hiện thủ tục hủy thẻ tạm trú do doanh nghiệp cũ bảo lãnh.

Ngay khi người nước ngoài chấm dứt quan hệ lao động hoặc không còn làm việc thực tế tại đơn vị cũ, doanh nghiệp đã bảo lãnh phải lập văn bản thông báo hủy giá trị thẻ tạm trú gửi tới Cơ quan quản lý xuất nhập cảnh nơi đã cấp thẻ. Việc hủy thẻ là nghĩa vụ bắt buộc của chủ thể bảo lãnh nhằm xác định rõ thời điểm kết thúc trách nhiệm quản lý người nước ngoài. 

Bước 2: Xin cấp giấy phép lao động mới tại địa phương nơi làm việc mới.

Thủ tục đổi thẻ tạm trú chỉ có thể tiến hành sau khi người nước ngoài được cấp giấy phép lao động mới hoặc giấy xác nhận miễn. Giấy phép lao động mới là căn cứ trung tâm chứng minh mục đích cư trú lao động đã được chuyển sang pháp nhân mới. Trường hợp chuyển giữa các chi nhánh khác tỉnh thì giấy phép lao động cũng phải điều chỉnh theo đúng địa bàn quản lý. 

Bước 3: Chuẩn bị hồ sơ đề nghị cấp/đổi thẻ tạm trú theo doanh nghiệp mới.

Sau khi đã có căn cứ lao động mới và việc hủy thẻ cũ đã được cập nhật, doanh nghiệp mới lập công văn bảo lãnh và tờ khai theo mẫu NA6 kèm các giấy tờ của người nước ngoài: hộ chiếu, giấy phép lao động, tài liệu chứng minh chấm dứt tại công ty cũ, giấy giới thiệu người đi nộp… 

Bước 4: Nộp hồ sơ tại Cơ quan quản lý xuất nhập cảnh có thẩm quyền.

Thẩm quyền tiếp nhận thuộc Phòng/Cục Quản lý xuất nhập cảnh – Bộ Công an nơi doanh nghiệp mới đặt trụ sở chính. Người được công ty giới thiệu sẽ trực tiếp nộp hồ sơ và nhận giấy hẹn. Khi chuyển khác tỉnh, bắt buộc phải nộp tại cơ quan xuất nhập cảnh của tỉnh mới, không nộp tại nơi cư trú của cá nhân. Cơ quan quản lý sẽ đối chiếu dữ liệu:

• tình trạng hủy thẻ cũ;
• sự phù hợp của giấy phép lao động với pháp nhân bảo lãnh;
• nơi cư trú khai báo mới.

Việc xác định đúng thẩm quyền là yêu cầu quan trọng để tránh hồ sơ bị trả lại vì nộp sai lãnh thổ.

Bước 5: Thời hạn giải quyết và nhận kết quả.

Theo thực tiễn xử lý, thời hạn giải quyết thủ tục cấp/đổi thẻ tạm trú thường từ 05 ngày làm việc kể từ khi hồ sơ hợp lệ được tiếp nhận. Kết quả là thẻ tạm trú mới ghi nhận đơn vị bảo lãnh mới và thời hạn phù hợp với giấy phép lao động. 

3. Các lưu ý quan trọng cho người nước ngoài và doanh nghiệp:

3.1. Thẻ tạm trú phải đúng chủ thể bảo lãnh:

Thẻ tạm trú không phải tài sản cá nhân đơn thuần của người nước ngoài mà là giấy tờ cư trú có điều kiện, được cấp dựa trên trách nhiệm bảo lãnh của một pháp nhân cụ thể. Mọi hoạt động làm việc, ký hợp đồng, trả lương, giao dịch với cơ quan nhà nước… đều được soi chiếu từ dữ liệu bảo lãnh này. Vì vậy, ngay khi chuyển sang đơn vị mới, yêu cầu đầu tiên là phải bảo đảm rằng thẻ đã được cấp lại hoặc được điều chỉnh theo đúng công ty mới. Sử dụng thẻ mang tên công ty cũ để làm việc cho công ty mới là hành vi bị đánh giá là cư trú không đúng mục đích và dễ kéo theo rủi ro cho cả hai bên.

3.2. Kiểm tra kỹ thời hạn và ký hiệu thẻ trước khi thực hiện chuyển việc:

Mỗi thẻ tạm trú có ký hiệu mục đích cư trú (LĐ, ĐT, TT…) và thời hạn tương thích với loại visa, giấy phép lao động. Khi chuyển khác tỉnh hoặc khác pháp nhân, cần kiểm tra:

• Thẻ còn hạn bao lâu;
• Ký hiệu thẻ có tương thích với vị trí công việc mới;
• Có điều kiện ràng buộc đặc thù trong hồ sơ cấp lần đầu hay không…

Việc rà soát này giúp lựa chọn đúng phương án: Đổi thẻ hay cấp mới hoàn toàn, tránh mất thời gian và chi phí.

3.3. Trách nhiệm của doanh nghiệp mới sau khi tiếp nhận lao động nước ngoài:

Sau khi thẻ đã gắn với đơn vị mới thì doanh nghiệp cũng phải thực hiện và tuân thủ các nghĩa vụ sau:

• Quản lý người nước ngoài trong suốt thời hạn thẻ;
• Báo cáo định kỳ về tình hình sử dụng lao động nước ngoài;
• Bảo đảm các điều kiện về hợp đồng lao động, bảo hiểm, thuế…

Và các nghĩa vụ khác theo quy định của pháp luật có liên quan.

THAM KHẢO THÊM:

• Dịch vụ xin cấp thẻ tạm trú cho người nước ngoài trọn gói
• Thẻ tạm trú là gì? Các quyền lợi của người được cấp thẻ?
• Điều kiện chung để người nước ngoài được cấp thẻ tạm trú