Trong cuộc sống cũng như trong công việc có rất nhiều những trường hợp phải dùng đến biên bản họp xử lý khiếu nại, tố cáo trong các trường hợp như khiếu nại, tố cáo sai hoặc khiếu nại, tố cáo không đúng theo trình tự, thủ tục của pháp luật. Vậy biên bản họp xử lý khiếu nại, tố cáo là gì?
Mục lục bài viết
1. Mẫu biên bản họp xử lý khiếu nại, tố cáo là gì?
– Mẫu biên bản họp xử lý khiếu nại tố cáo là văn bản bản được lập ra khi có cuộc họp về việc xử lý khiếu nại một việc nào đó.
– Khiếu nại là việc công dân, cơ quan, tổ chức hoặc cán bộ, công chức theo thủ tục do Luật này quy định, đề nghị cơ quan, tổ chức, cá nhân có thẩm quyền xem xét lại quyết định hành chính, hành vi hành chính của cơ quan hành chính nhà nước, của người có thẩm quyền trong cơ quan hành chính nhà nước hoặc quyết định kỷ luật cán bộ, công chức khi có căn cứ cho rằng quyết định hoặc hành vi đó là trái pháp luật, xâm phạm quyền, lợi ích hợp pháp của mình.
– Tố cáo là việc cá nhân theo thủ tục quy định của Luật này báo cho cơ quan, tổ chức, cá nhân có thẩm quyền biết về hành vi vi phạm pháp luật của bất kỳ cơ quan, tổ chức, cá nhân nào gây thiệt hại hoặc đe dọa gây thiệt hại đến lợi ích của Nhà nước, quyền và lợi ích hợp pháp của cơ quan, tổ chức, cá nhân.
Mẫu biên bản họp xử lý khiếu nại, tố cáo được dùng để ghi lại cuộc họp về việc xử lý khiếu nại, tố cáo. Mẫu biên bản ghi chép đầy đủ nội dung của cuộc họp, thành phần tham gia cuộc họp, khiếu nại tố cáo về việc gì, thời gian diễn ra cuộc họp..
2. Mẫu biên bản họp xử lý khiếu nại, tố cáo:
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập – Tự do – Hạnh phúc
———————
Biên bản họp xử lý khiếu nại/tố cáo
V/v:…….
Hôm…nay,…vào…hồi……giờ, ngày….tháng…….năm….. Tại…………(1)
Chúng tôi gồm:……(2)
1, Ông (bà):…… Chức vụ…..
2, Ông (bà):…… Chức vụ…….
3, Ông (bà):…… Chức vụ……
4, Ông (bà):… …Chức vụ……
Để xác minh vụ việc :……
làm việc với người khiếu nại, tố cáo.
1, Ông (bà):…..Chức vụ……
2, Ông (bà):…..Chức vụ……
Nội dung buổi làm việc.
Người chủ trì tóm tắt nội dung khiếu nại/tố cáo và việc xác minh:…(3)
Sau khi nghe nội dung, các bên trình bày như sau:……(4)
Buổi làm việc kết thúc hồi ……… giờ, ngày …….. tháng ………. năm ……., đã đọc lại, mọi người cùng nghe thống nhất ký tên.(5)
Người được mời
(ký, ghi rõ họ tên)
Người chủ trì
(ký, ghi rõ họ tên)
Người lập biên bản
(ký, ghi rõ họ tên)
3. Hướng dẫn soạn thảo:
(1): Điền ngày, tháng, năm, địa điểm lập biên bản
(2): Điền tên, chức vụ của những người tham gia
(3): Điền nội dung tóm tắt, nội dung khiếu nại/ tố cáo và việc xác minh
(4): Điền nội dung trình bày của các bên
(5): Điền ngày, tháng, năm kết thúc
4. Những quy định của pháp luật về xử lý khiếu nại, tố cáo:
– Biên bản họp xử lý những đơn khiếu nại/tố cáo cần phải được kê khai thật sự rõ ràng về thời gian biên bản được thành lập, ghi rõ bên nào là bên tham gia xử lý khiếu nại, tố cáo, người tham gia khiếu nại, tố cáo là ai, buổi làm việc có nội dung như thế nào, tóm tắt nội dung khiếu nại, tố cáo, xác định vụ việc cần xác minh, trình bày phần của các bên, thời gian buổi làm việc kết thúc, các bên tham gia đều xác nhận…
– Trong quá trình các khiếu nại, tố cáo được xử lý, biên bản họp xử lý khiếu nại/tố cáo chính là một bản thảo, là một loại giấy tờ có vai trò quan trọng, cần được thực hiện đúng quy định pháp luật nhằm ghi lại vô số các nội dung về xử lý khiếu nại, tố cáo của nào là cá nhân, tổ chức. Là người lập biên bản họp xử lý khiếu nại /tố cáo, bạn phải ghi rõ vụ việc khiếu nại, tố cáo để còn đưa vụ việc ra xử lý.
– Ngoài biên bản họp xử lý các khiếu nại/tố cáo, thì giấy biên nhận đơn khiếu nại, tố cáo cũng là một biểu mẫu rất phổ biến và cần thiết sử dụng hiện nay nhằm xác nhận việc đơn khiếu nại, tố cáo của các cá nhân, tổ chức nào đó đã được nhận. Giấy biên nhận đơn khiếu nại, tố cáo cũng là loại giấy tờ quan trọng nhằm giúp người khiếu nại, tố cáo xác định căn cứ để chứng tỏ các cơ quan chức năng và người có thẩm quyền đã nhận đơn khiếu nại, tố cáo để họ có trách nhiệm giải quyết vụ việc cho người làm đơn khiếu nại tố cáo.
– Ngoài ra nếu bạn đọc đang công tác trong các cơ quan nhà nước thì hãy tham khảo ngay biên bản họp hội đồng nhân dân tỉnh (huyện, xã) nhằm phục vụ công việc ghi chép lại toàn bộ nội dung các phiên họp được tiến hành ở đơn vị mình.
Nguyên tắc viết Biên bản họp xử lý khiếu nại tố cáo:
+ Người viết biên bản họp: Thư ký cuộc họp
+ Hình thức trình bày: Biên bản họp cần đảm bảo có các phần chính: Quốc hiệu, tên biên bản, phần nội dung, chữ ký.
+ Nội dung: Một biên bản họp cần đảm bảo đủ các nội dung như sau:
+ Thời gian họp: Ghi cụ thể giờ, ngày tháng diễn ra cuộc họp.
+ Địa điểm tổ chức cuộc họp Những người tham gia họp: Ghi rõ họ tên đầy đủ của người tham gia họp kèm chức vụ của từng người.
+ Vụ việc cần xác minh: Cần được nêu rõ vấn đề cần xác minh là gì
+ Những người khiếu nại tố cáo kèm theo chức vụ Chi tiết nội dung buổi họp, các vấn đề khiếu nại
+ Thời gian kết thúc cuộc họp
+ Phần kết thúc: Chữ ký của người được mời họp và người chủ trì cuộc họp. 1. Giấy mời họp là gì?
Mẫu giấy mời họp:
– Mẫu giấy mời họp là một trong những hình thức thông báo về thời gian, địa điểm của cuộc họp và nó thể hiện được sự chuyên nghiệp, trang trọng và tôn trọng người được mời. Và thực tế thì đối tượng nào nhận được giấy mời họp thì bắt buộc phải tham gia sự kiện của cuộc họp bởi đối tượng này chính là một nhân tố quan trọng trong đơn vị, cơ quan và công việc mà đối tượng này đảm nhận cũng đóng vai trò lớn và không thể thiếu vắng trong cuộc họp. Trong quá trình diễn ra cuộc họp cũng rất cần những ý kiến, phát biểu của đối tượng này về quyết định thay đổi, chính sách mỏi hay những định mới liên quan đến đơn vị, cơ quan.
– Giấy mời họp hay còn được nhiều doanh nghiệp gọi là thư mời họp, hiện nay được sử dụng rộng rãi và khá phổ biến tại các đơn vị, doanh nghiệp, đặc biệt là các cơ quan Nhà nước và thường được Bộ phận hành chính – nhân sự soạn thảo hoặc sử dụng các mẫu có sẵn được Giám đốc phê duyệt.
Nội dung cần có trong giấy mời họp:
– Tùy thuộc vào mỗi hoàn cảnh sử dụng giấy mời họp sẽ có những mục đích khác nhau và đương nhiên nội dung của mỗi giấy mời họp cũng cần phải nói lên được điều đó. Mẫu giấy mời họp chỉ cần ghi một cách đơn giản, ngắn gọn những phải đảm bảo đầy đủ các thông tin về: Tên cơ quan viết ở góc trái; tiêu đề giấy mời họp viết in hoa có dấu; quốc hiệu tiêu ngữ phía bên phải; kinh gửi ( họ và tên đối tượng được mời); mục đích cuộc họp; địa điểm và thời gian cụ thể diễn ra sự kiện cuộc họp; cung cấp lý do tổ chức cuộc họp; kèm theo chữ ký của thủ trưởng cơ quan ( hoặc người chủ trì cuộc họp).
– Khi mời bất kỳ một đối tượng nào tham gia cuộc họp dù cơ quan Nhà nước hay tư nhân thì người viết thư mời họp cũng cần phải xác định được đối tượng đó là ai, thành phần nào, để biết cách sử dụng lời lẽ trong giấy mời, và tránh gây ra những sai sót không đáng có để làm ảnh hưởng đến cuộc họp hoặc người viết giấy mời.
Một số lưu ý khi viết giấy mời họp:
– Thông tin của người mời họp: Trong mẫu giấy mời họp thì người viết cần phải nêu ra rõ được những thông tin họ và tên người đại diện mời họp; kèm theo đó là số điện thoại, chức vụ… để đối tượng nhận được giấy mời họp biết rõ được ai là người đã mời họ họp. Và số điện thoại là để người được mời có thể liên hệ lại trong một số trường hợp khẩn cấp liên quan đến việc tham gia cuộc họp.
– Tóm tắt nội dung cuộc họp: Với vai trò là người đại diện của người mời họp thì người viết phải có trách nhiệm điền rõ những thông tin về mục đích cuộc họp; mặc dù chỉ cần ghi ngắn gọn, tóm tắt khoảng 1- 2 dòng nhưng vẫn phải viết làm sao để người được mời hiểu rõ được nội dung cơ bản trước khi tham gia cuộc họp.
– Thời gian và địa điểm diễn ra sự kiện họp: Có thể đây là một trong những nội dung không thể thiếu được trong bất kỳ một mẫu giấy mời họp, người viết cần phải cung cấp chính xác và cụ thể nhất có thể nội dung này. Vừa đảm bảo được việc người được mời tham gia cuộc họp đúng giờ, đúng thời điểm vừa thể hiện được sự chuyên nghiệp. Và thông thường các cơ quan đều gửi giấy mời họp trước thời gian diễn ra cuộc họp là 1 tuần để người được mời có thể sắp xếp lịch làm việc để tham gia cuộc họp một cách thuận lợi, đầy đủ hơn.
– Đề nghị: Với mỗi mẫu giấy mời cuộc họp thì người viết thường chỉ phải viết phần đề nghị, nhưng vẫn có một vài trường hợp đặc biệt cần phải lưu ý đối với người được mời họp, cần phải chuẩn bị ( trang phục, tiết mục văn nghệ; hài kịch; phát biểu…).
– Ngoài những phần cần chú ý trên thì sau khi viết xong một mẫu giấy mời họp thì phải có chữ ký của người đại diện, người đứng đầu, thủ trưởng đơn vị. Mặc dù văn bản trong thư mời họp ngắn gọn, súc tích nhưng câu từ phải thật trang trọng, lịch sự và thể hiện được sự tôn trọng đối với người được mời họp.
