Xử phạt lỗi lưu trữ hồ sơ công chứng không đúng quy định

1. Xử phạt lỗi lưu trữ hồ sơ công chứng không đúng quy định:

1.1. Quy định về lưu trữ hồ sơ công chứng:

Điều 64 Văn bản hợp nhất 07/VBHN-VPQH 2018 Luật Công chứng quy định về chế độ lưu trữ hồ sơ công chứng, Điều này quy định chế độ lưu trữ hồ sơ công chứng như sau:

– Các tổ chức hành nghề công chứng phải thực hiện việc bảo quản chặt chẽ, thực hiện biện pháp an toàn đối với hồ sơ công chứng.

– Bản chính văn bản công chứng và các giấy tờ khác ở trong hồ sơ công chứng phải được các tổ chức hành nghề công chứng lưu trữ ít nhất là 20 năm ở tại trụ sở của tổ chức hành nghề công chứng; trường hợp các tổ chức hành nghề công chứng lưu trữ bản chính văn bản công chứng và các giấy tờ khác ở trong hồ sơ công chứng ngoài trụ sở thì phải có sự đồng ý bằng văn bản của Sở Tư pháp.

– Trong trường hợp cơ quan nhà nước có thẩm quyền có yêu cầu bằng văn bản về việc các tổ chức hành nghề công chứng cung cấp hồ sơ công chứng để phục vụ cho việc giám sát, kiểm tra, việc thanh tra, điều tra, truy tố, xét xử, thi hành án mà có liên quan đến việc đã công chứng thì các tổ chức hành nghề công chứng có yêu cầu phải có trách nhiệm cung cấp bản sao văn bản công chứng và các giấy tờ khác mà có liên quan. Việc đối chiếu bản sao văn bản công chứng với bản chính chỉ được thực hiện ở tại tổ chức hành nghề công chứng nơi đang lưu trữ hồ sơ công chứng.

– Việc kê biên, khám xét trụ sở của tổ chức hành nghề công chứng phải thực hiện theo đúng các quy định của pháp luật và khi kê biên, khám xét trụ sở của tổ chức hành nghề công chứng phải có sự chứng kiến của đại diện Sở Tư pháp hoặc đại diện tổ chức xã hội – nghề nghiệp của công chứng viên tại địa phương.

– Trường hợp Phòng công chứng được chuyển đổi thành Văn phòng công chứng thì khi đó hồ sơ công chứng do Văn phòng công chứng được chuyển đổi quản lý.

– Trường hợp Phòng công chứng bị giải thể theo đúng các quy định của pháp luật thì hồ sơ công chứng phải được chuyển cho một Phòng công chứng khác hoặc phải chuyển cho một Văn phòng công chứng do Sở Tư pháp chỉ định.

– Trường hợp Văn phòng công chứng chấm dứt hoạt động theo đúng các quy định của pháp luật thì Văn phòng công chứng đó phải thỏa thuận với lại một Văn phòng công chứng khác về việc thực hiện tiếp nhận hồ sơ công chứng; nếu như không thỏa thuận được hoặc là tại Văn phòng công chứng chấm dứt hoạt động do toàn bộ những công chứng viên hợp danh chết hoặc bị Tòa án tuyên bố là đã chết theo quy định của pháp luật thì Sở Tư pháp chỉ định một Phòng công chứng hoặc một Văn phòng công chứng khác tiếp nhận hồ sơ công chứng.

1.2. Mức phạt lỗi lưu trữ hồ sơ công chứng không đúng quy định:

Khoản 1 Điều 16 Nghị định 82/2020/NĐ-CP quy định xử phạt vi phạm hành chính trong lĩnh vực bổ trợ tư pháp; hành chính tư pháp; hôn nhân và gia đình; thi hành án dân sự; phá sản doanh nghiệp, hợp tác xã quy định về xử phạt hành vi vi phạm quy định về hoạt động của tổ chức hành nghề công chứng, Điều này quy định phạt tiền từ 3.000.000 đồng đến 7.000.000 đồng đối với một trong những hành vi sau:

– Không niêm yết hoặc niêm yết không đầy đủ về lịch làm việc; thủ tục công chứng; các nội quy tiếp người yêu cầu công chứng; phí công chứng, thù lao công chứng, các chi phí khác; danh sách cộng tác viên phiên dịch tại trụ sở của tổ chức hành nghề công chứng;

– Đăng báo nội dung đăng ký hoạt động không đúng thời hạn hoặc không đầy đủ các nội dung hoặc không đúng số lần theo quy định;

– Thực hiện không đúng hoặc không đầy đủ về chế độ báo cáo; báo cáo không chính xác về tình hình tổ chức và hoạt động của tổ chức hành nghề công chứng;

– Lập, quản lý, sử dụng sổ trong hoạt động công chứng hoặc sử dụng biểu mẫu không đúng với quy định;

– Lưu trữ hồ sơ công chứng không đúng với quy định;

– Sử dụng biển hiệu không đúng với mẫu hoặc nội dung biển hiệu không đúng giấy đăng ký hoạt động;

– Phân công công chứng viên hướng dẫn tập sự không đúng với quy định;

– Từ chối tiếp nhận người tập sự hành nghề công chứng do Sở Tư pháp chỉ định mà không có các lý do chính đáng;

– Từ chối nhận lưu giữ di chúc mà không có các lý do chính đáng;

– Không duy trì việc đáp ứng điều kiện về trụ sở của tổ chức hành nghề công chứng theo quy định của pháp luật;

– Không đóng dấu của tổ chức hành nghề công chứng vào văn bản công chứng mà đã có chữ ký của công chứng viên hoặc là không đóng dấu giáp lai giữa các tờ đối với văn bản công chứng có từ 02 tờ trở lên;

– Không mua bảo hiểm trách nhiệm nghề nghiệp liên tục cho công chứng viên của chính tổ chức mình;

– Không tạo điều kiện cho công chứng viên của chính tổ chức mình tham gia bồi dưỡng nghiệp vụ công chứng hằng năm.

Mà khoản 5 Điều 4 Nghị định 82/2020/NĐ-CP quy định xử phạt vi phạm hành chính trong lĩnh vực bổ trợ tư pháp; hành chính tư pháp; hôn nhân và gia đình; thi hành án dân sự; phá sản doanh nghiệp, hợp tác xã quy định mức phạt tiền đối với hành vi vi phạm quy định về hoạt động của tổ chức hành nghề công chứng là mức phạt tiền đối với hành vi vi phạm hành chính của tổ chức.

Như vậy, tổ chức hành nghề công chứng lưu trữ hồ sơ công chứng không đúng với quy định của pháp luật sẽ bị xử phạt từ 3.000.000 đồng đến 7.000.000 đồng.

3. Quy định về Lập, quản lý và sử dụng sổ trong hoạt động công chứng:

– Căn cứ Điều 25 Thông tư số 01/2021/TT-BTP quy định chi tiết một số các điều và biện pháp thi hành Luật Công chứng có quy định sổ công chứng dùng để theo dõi, dùng để quản lý các việc công chứng ở tại tổ chức hành nghề công chứng, sổ công chứng phải được lập theo từng năm, ngày mở sổ là ngày 01 tháng 01, ngày khóa sổ là ngày 31 tháng 12. Sổ công chứng sẽ phải được đánh số trang, viết liên tiếp theo thứ tự từ 01 cho đến hết sổ công chứng, không được bỏ trống các dòng hoặc các trang, sổ công chứng phải đóng dấu giáp lai theo quy định của pháp luật. Khi đã hết năm, tổ chức hành nghề công chứng phải thực hiện việc khóa sổ và thống kê tổng số việc công chứng mà đã thực hiện trong năm; người đứng đầu tổ chức hành nghề công chứng phải thực hiện xác nhận, ký, ghi rõ họ tên và đóng dấu vào sổ công chứng. Trường hợp tổ chức hành nghề công chứng thực hiện việc lập sổ công chứng điện tử thì định kỳ hàng tháng phải in và đóng thành sổ, đóng dấu giáp lai theo quy định của pháp luật.

– Tổ chức hành nghề công chứng phải lập, bảo quản và lưu trữ những loại sổ sau đây:

+ Sổ công chứng hợp đồng, giao dịch, sổ công chứng các bản dịch;

+ Sổ theo dõi việc sử dụng lao động, sổ theo dõi sử dụng lao động phải được ghi ngày mở sổ, ngày khóa sổ và được đóng dấu giáp lai theo quy định của pháp luật

+ Sổ văn thư, lưu trữ, sổ kế toán, tài chính và những loại sổ khác theo quy định của pháp luật có liên quan.

Lưu ý rằng, việc lập, bảo quản, lưu trữ các loại sổ trong hoạt động công chứng sẽ phải được thực hiện theo đúng các quy định của pháp luật về công chứng, lưu trữ, thống kê, thuế, tài chính và các quy định pháp luật khác có liên quan.

Những văn bản pháp luật được sử dụng trong bài viết:

– Văn bản hợp nhất 07/VBHN-VPQH 2018 Luật Công chứng;

– Nghị định 82/2020/NĐ-CP quy định xử phạt vi phạm hành chính trong lĩnh vực bổ trợ tư pháp; hành chính tư pháp; hôn nhân và gia đình; thi hành án dân sự; phá sản doanh nghiệp, hợp tác xã;

– Thông tư 01/2021/TT-BTP quy định chi tiết một số điều và biện pháp thi hành Luật Công chứng.