Học bạ được lưu trữ thông tin bao nhiêu lâu? Nếu không may làm mất học bạ cấp 1 (tiểu học), cấp 2 (trung học cơ sở), cấp 3 (trung học phổ thông) thì phải làm như thế nào?
Trong thực tế, vì các lý do khác nhau như cháy, mất, hỏng mà nhiều người làm mất học bạ, học tiểu học, cấp 2, cấp 3. Hiện nay, theo đề nghị của Cục trưởng Cục Quản lý chất lượng, Bộ Giáo dục và Đào tạo đã ban hành Thông tư 21/2019/TT-BGDĐT về quy chế quản lý bằng tốt nghiệp trung học cơ sở, bằng tốt nghiệp trung học phổ thông, bằng tốt nghiệp trung cấp sư phạm, bằng tốt nghiệp cao đẳng sư phạm, văn bằng giáo dục đại học và chứng chỉ của hệ thống giáo dục quốc dân. Thông tư này có hiệu lực thi hành kể từ ngày 15 tháng 01 năm 2020. Thông tư này thay thế
Mục lục bài viết
1. Quyền và nghĩa vụ của người được cấp văn bằng, chứng chỉ:
Ban hành kèm theo Thông tư 21/2019/TT-BGDĐT là Quy chế quản lý bằng tốt nghiệp trung học cơ sở, bằng tốt nghiệp trung học phổ thông, bằng tốt nghiệp trung cấp sư phạm, bằng tốt nghiệp cao đẳng sư phạm, văn bằng giáo dục đại học và chứng chỉ của hệ thống giáo dục quốc dân có quy định rõ:
‘Điều 4. Quyền và nghĩa vụ của người được cấp văn bằng, chứng chỉ
1. Người được cấp văn bằng, chứng chỉ có các quyền sau đây:
a) Yêu cầu cơ quan có thẩm quyền cấp văn bằng, chứng chỉ cấp đúng thời hạn quy định; ghi chính xác, đầy đủ các thông tin trên văn bằng, chứng chỉ; cấp lại văn bằng, chứng chỉ hoặc chỉnh sửa nội dung ghi trên văn bằng, chứng chỉ theo quy định tại Quy chế này;
b) Yêu cầu cơ quan có thẩm quyền cấp bản sao văn bằng, chứng chỉ từ sổ gốc khi có nhu cầu.’
Như vậy, vì một hoặc một số lý do nào đó thì người học có quyền yêu cầu cơ quan, thủ trưởng cơ quan có thẩm quyền cấp văn bằng, chứng chỉ mà cụ thể là thủ trưởng cơ quan có thẩm quyền cấp văn bằng, chứng chỉ có trách nhiệm cấp bản sao văn bằng, chứng chỉ từ sổ gốc theo quy định tại Chương IV của Quy chế này. Ngoài ra, người được cấp bản sao văn bằng, chứng chỉ tuân thủ các nghĩa vụ sau đây:
– Cung cấp chính xác, đầy đủ các thông tin cần thiết để cơ quan có thẩm quyền cấp bản sao văn bằng, chứng chỉ ghi nội dung trên bản sao văn bằng, chứng chỉ.
– Kiểm tra tính chính xác các thông tin ghi trên bản sao văn bằng, chứng chỉ trước khi ký nhận bản sao văn bằng, chứng chỉ.
– Phải có giấy ủy quyền theo quy định của pháp luật khi không trực tiếp đến nhận bản sao văn bằng, chứng chỉ.
– Giữ gìn, bảo quản bản sao văn bằng, chứng chỉ; không được tẩy xóa, sửa chữa các nội dung trên bản sao văn bằng, chứng chỉ; không được cho người khác sử dụng bản sao văn bằng, chứng chỉ.
– Sử dụng bản sao quyết định chỉnh sửa văn bằng, chứng chỉ kèm theo bản sao văn bằng, chứng chỉ sau khi được chỉnh sửa văn bằng, chứng chỉ.
2. Cấp bản sao văn bằng, chứng chỉ từ sổ gốc và giá trị pháp lý của bản sao văn bằng, chứng chỉ từ sổ gốc:
– Cấp bản sao văn bằng, chứng chỉ từ sổ gốc là việc cơ quan đang quản lý sổ gốc cấp văn bằng, chứng chỉ căn cứ vào sổ gốc để cấp bản sao. Trường hợp mẫu bản sao văn bằng, chứng chỉ tại thời điểm cấp bản sao đã thay đổi, cơ quan đang quản lý sổ gốc sử dụng mẫu bản sao văn bằng, chứng chỉ hiện hành để cấp cho người học.
– Các nội dung ghi trong bản sao văn bằng, chứng chỉ từ sổ gốc phải chính xác so với sổ gốc. Bản sao văn bằng, chứng chỉ từ sổ gốc có giá trị sử dụng thay cho bản chính trong các giao dịch, trừ trường hợp pháp luật có quy định khác.
– Trường hợp có căn cứ về việc bản sao giả mạo, không hợp pháp, cơ quan, tổ chức tiếp nhận bản sao văn bằng, chứng chỉ yêu cầu người có bản sao văn bằng, chứng chỉ xuất trình bản chính để đối chiếu hoặc tiến hành xác minh.
3. Thủ tục cấp bản sao văn bằng, chứng chỉ từ sổ gốc:
Hồ sơ đề nghị cấp bản sao văn bằng, chứng chỉ từ sổ gốc gồm:
– Đơn đề nghị cấp bản sao văn bằng, chứng chỉ, trong đó cung cấp các thông tin về văn bằng, chứng chỉ đã được cấp.
– Bản chính hoặc bản sao có chứng thực giấy chứng minh nhân dân hoặc căn cước công dân hoặc hộ chiếu còn giá trị sử dụng để người tiếp nhận hồ sơ kiểm tra.
– Trường hợp người yêu cầu cấp bản sao văn bằng, chứng chỉ từ sổ gốc là người quy định tại khoản 2, khoản 3 Điều 30 của Quy chế này thì phải xuất trình giấy ủy quyền (đối với người được ủy quyền) hoặc giấy tờ chứng minh quan hệ với người được cấp bản chính văn bằng, chứng chỉ.
– Trường hợp người yêu cầu cấp bản sao văn bằng, chứng chỉ từ sổ gốc gửi yêu cầu qua bưu điện thì phải gửi bản sao có chứng thực giấy tờ quy định tại điểm a, b, c khoản này kèm theo 01 (một) phong bì dán tem ghi rõ họ tên, địa chỉ người nhận cho cơ quan có thẩm quyền cấp bản sao văn bằng, chứng chỉ từ sổ gốc.
TƯ VẤN TRƯỜNG HỢP CỤ THỂ:
Tóm tắt câu hỏi:
Năm nay cháu là sinh viên năm 3 Đại Học, còn một năm nữa là cháu tốt nghiệp Đại học nhưng vừa rồi nhà trường thông báo cháu chưa nộp học bạ gốc. Cô giáo vụ khoa nói nếu cháu không nộp học bạ gốc cháu sẽ không được nhận Đề tài tốt nghiệp. Cháu có về trường nhờ làm lại học bạ nhưng trường cấp bạ mà cháu học lại không làm lại, bằng tốt nghiệp gốc cháu đã nộp cho trường đại học, bây giờ cháu chỉ còn bản sao học bạ. Cháu còn bản sao vậy bây giờ phải làm thế nào để làm lại được học bạ gốc ạ. Chú có thể tư vấn giúp cháu không ạ. Cháu cảm ơn nhiều ạ?
Luật sư tư vấn:
Thứ nhất, thẩm quyền và trách nhiệm cấp bản sao văn bằng, chứng chỉ từ sổ gốc và người có quyền yêu cầu cấp bản sao văn bằng, chứng chỉ từ sổ gốc.
– Cơ quan đang quản lý sổ gốc cấp văn bằng, chứng chỉ có thẩm quyền và trách nhiệm cấp bản sao văn bằng, chứng chỉ từ sổ gốc. Việc cấp bản sao văn bằng, chứng chỉ từ sổ gốc được thực hiện đồng thời với việc cấp bản chính hoặc sau thời điểm cấp bản chính.
– Những người sau đây có quyền yêu cầu cấp bản sao văn bằng, chứng chỉ từ sổ gốc:
+ Người được cấp bản chính văn bằng, chứng chỉ.
+ Người đại diện theo pháp luật, người đại diện theo ủy quyền của người được cấp bản chính văn bằng, chứng chỉ.
+ Cha, mẹ, con; vợ, chồng; anh, chị, em ruột; người thừa kế khác của người được cấp bản chính văn bằng, chứng chỉ trong trường hợp người đó đã chết.
Thứ hai, trình tự cấp bản sao học bạ
Các trường cấp 3 đều không thực hiện việc cấp lại học bạ, bằng tốt nghiệp gốc bạn có thể nhờ trường làm học bạ bản sao và có giá trị sử dụng thay cho bản chính, do đó trường hợp của bạn giải quyết như sau:
Đầu tiên, bạn nên trình báo cho cơ quan có thẩm quyền cấp văn bằng, chứng chỉ và cơ quan công an nơi gần nhất khi bị mất văn bằng, chứng chỉ. Sau đó, bạn liên hệ trực tiếp với nhà trường nơi bạn đã theo học, thông thường học bạ gốc của bạn sẽ được lưu giữ ở trường nếu trong trường hợp bạn chưa lấy học bạ gốc. Bạn liên lạc với nhà trường xin sao lại hồ sơ học sinh trong đó bảo gồm học bạ. Các bản sao này sẽ được nhà trường đóng dấu xác nhận sao y bản chính và có giá trị như bản chính, bạn có thể sử dụng bản sao này thay cho học bạ gốc của bạn nộp cho trường Đại học.
Theo các hiện hành của Bộ Giáo dục và Đào tạo, khi bạn mất bản gốc học bạ THPT hay còn gọi là học bạ cấp 3 thì bạn sẽ không làm lại được nữa vì trong học bạ bắt buộc phải có chữ ký của từng giáo viên qua các năm học khác nhau. Bản gốc học bạ THPT bạn không xin lại được nhưng bạn có thể xin giấy xác nhận thông tin học bạ, giấy xác nhận này sẽ có đầy đủ bảng điểm từng môn học qua các năm, xếp loại hạnh kiểm và lực học. Có loại giấy này bạn cũng có thể hoàn toàn yên tâm để phục vụ cho công việc của mình.
TƯ VẤN TRƯỜNG HỢP CỤ THỂ:
Tóm tắt câu hỏi:
Tôi tốt nghiệp trung học cơ sở (THCS) từ năm 2011 hiện tôi đang muốn đi học nghề nhưng bị mất học bạ THCS. Cho hỏi học bạ THCS có cấp lại được không và có cần phải tìm những cô giáo đã ký vào học bạ gốc của mình không (hiện giờ một số cô đã nghỉ hưu).
Luật sư tư vấn:
Về trình tự cấp bản sao học bạ từ sổ gốc được quy định như sau:
– Người đề nghị cấp bản sao văn bằng, chứng chỉ nộp trực tiếp hoặc gửi qua đường bưu điện 01 (một) bộ hồ sơ theo quy định tại Thông tư này cho cơ quan có thẩm quyền cấp bản sao văn bằng, chứng chỉ từ sổ gốc.
– Ngay trong ngày tiếp nhận yêu cầu cấp bản sao hoặc trong ngày làm việc tiếp theo, nếu tiếp nhận yêu cầu sau 03 (ba) giờ chiều, cơ quan có thẩm quyền cấp bản sao văn bằng chứng chỉ từ sổ gốc phải cấp bản sao cho người có yêu cầu. Trong trường hợp yêu cầu cấp bản sao từ sổ gốc được gửi qua bưu điện thì thời hạn được xác định từ thời điểm cơ quan tiếp nhận yêu cầu cấp bản sao nhận đủ hồ sơ hợp lệ theo dấu bưu điện đến;
– Đối với trường hợp cùng một lúc yêu cầu cấp bản sao từ nhiều sổ gốc, yêu cầu số lượng nhiều bản sao, nội dung văn bằng, chứng chỉ phức tạp khó kiểm tra, đối chiếu mà cơ quan tiếp nhận yêu cầu cấp bản sao không thể đáp ứng được thời hạn quy định tại Thông tư này thì thời hạn cấp bản sao được kéo dài thêm không quá 02 (hai) ngày làm việc hoặc dài hơn theo thỏa thuận bằng văn bản với người yêu cầu cấp bản sao.
Trong trường hợp, như đã phân tích, hướng dẫn ở trên vì không làm được bản gốc học bạ, bạn tạm thời có thể làm được giấy xác nhận quá trình học tập ở trường trung học cơ sở. Theo quy định của pháp luật, bạn cần phải có bộ học bạ và bảng điểm thì mới có thể đi học nghề nhưng nếu bạn bị mất thì bạn cần làm thủ như sau:
– Giấy xác nhận học bạ đã tốt nghiệp trung học cơ sở có công chứng, chứng thực.
– Bảng điểm các môn học qua từng năm, bạn có thể xin tại Sở GD-ĐT hoặc phòng GD-ĐT địa phương nơi bạn đã học tập.
Theo đó trong trường hợp của bạn, để được cấp bản sao bạn liên hệ trực tiếp với nhà trường nơi bạn đã theo học. Thông thường học bạ gốc của bạn sẽ được lưu giữ ở trường nếu trong trường hợp bạn chưa rút học bạ gốc. Nếu không còn, bạn liên lạc với nhà trường xin sao lại hồ sơ học sinh trong đó bảo gồm học bạ. Các bản sao này sẽ được nhà trường đóng dấu xác nhận sao y bản chính và có giá trị như bản chính, bạn có thể sử dụng bản sao này thay cho học bạ gốc của bạn.
TƯ VẤN TRƯỜNG HỢP CỤ THỂ:
Tóm tắt câu hỏi:
Em bị mất học bạ THPT bản gốc chỉ còn lại bản sao đã công chứng vào năm 2019. Vậy em có thể sử dụng bản sao này mang đến trường THPT công chứng lại một lần nữa rồi dùng nó để nhập học ở trường ĐH được không?
Luật sư tư vấn:
Theo quy định tại Thông tư 21/2019/TT-BGDĐT, cơ quan có thẩm quyền cấp bản sao văn bằng, chứng chỉ căn cứ sổ gốc cấp văn bằng, chứng chỉ để cấp bản sao cho người yêu cầu; nội dung bản sao phải ghi theo đúng nội dung đã ghi trong sổ gốc. Trường hợp không còn lưu trữ được sổ gốc hoặc trong sổ gốc không có thông tin về nội dung yêu cầu cấp bản sao hoặc không cấp bản sao cho người yêu cầu thì cơ quan tiếp nhận yêu cầu cấp bản sao có trách nhiệm trả lời bằng văn bản cho người yêu cầu và nêu rõ lý do theo thời hạn quy định tại Thông tư này.
Theo quy định của pháp luật hiện hành, thí sinh khi nhập học phải có hồ sơ gốc để đối chiếu. Với học bạ THPT, thí sinh có thể nộp bản sao y công chứng trong thời hạn quy định hoặc nộp bản photo và mang theo học bạ gốc để đối chiếu. Trường hợp này, bạn có thể sử dụng học bạ đã sao y năm 2019 mang đến trường THPT nơi đã học rồi xác nhận để nộp cho trường Đại học khi làm thủ tục nhập học.
Bạn bị mất học bạ THPT bản gốc sẽ không làm lại được học bạ mới vì trong học bạ cần phải có chữ ký cụ thể của từng giáo viên bộ môn qua các năm học. Tuy nhiên, trường THPT có thể làm lại cho bạn giấy xác nhận thông tin học bạ THPT. Giấy xác nhận này sẽ có đầy đủ bảng điểm từng môn học qua các năm, xếp loại hạnh kiểm và lực học. Bạn có thể sử dụng giấy xác nhận này thay thế cho học bạ trong các trường hợp cần thiết.
