Trong quá trình kinh doanh buôn bán, có rất nhiều loại chứng từ kế toán cần phải đảm bảo thực hiện, trong đó một loại chứng từ vô cùng quan trọng đó là hóa đơn, vì đây là một chứng từ xuất hiện nhiều nhất trong các khâu kế toán. Vậy sẽ xử lý như thế nào khi không mua hàng hóa nhưng vẫn bị xuất hóa đơn?
Mục lục bài viết
1. Xử lý khi không mua hàng nhưng vẫn bị xuất hóa đơn:
Trước hết, hóa đơn là một trong những loại giấy tờ vô cùng quan trọng trong hoạt động mua bán hàng hóa. Căn cứ theo quy định tại khoản 2 Điều 8 của Nghị định 123/2020/NĐ-CP, có quy định cụ thể về hóa đơn bán hàng. Theo đó, hóa đơn bán hàng là loại hóa đơn giấy tờ dành cho các tổ chức và cá nhân như sau:
– Các tổ chức, cá nhân khai thuế giá trị gia tăng, tính thuế giá trị gia tăng theo phương pháp trực tiếp sử dụng cho các hoạt động sau:
+ Hoạt động buôn bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ trong nội địa;
+ Hoạt động vận tải quốc tế;
+ Hoạt động xuất khẩu vào khu phi thuế quan và các trường hợp tương tự như xuất khẩu;
+ Hoạt động xuất khẩu hàng hóa và cung cấp dịch vụ ra nước ngoài.
– Các tổ chức và cá nhân trong các khu vực phi thuế quan trong quá trình mua bán hàng hóa và cung cấp dịch vụ vào nội địa, và trong quá trình mua bán hàng hóa hoặc cung ứng dịch vụ giữa các tổ chức và cá nhân trong khu vực phi thuế quan với nhau, tiến hành hoạt động xuất khẩu hàng hóa và cung ứng dịch vụ ra nước ngoài, trên hóa đơn cần phải ghi rõ vấn đề “dành cho tổ chức và cá nhân trong khu vực phi thuế quan”.
Theo đó thì có thể nói, hóa đơn bán hàng hóa sẽ dành cho các tổ chức và cá nhân thuộc một trong những trường hợp nêu trên. Thực chất thì đây được xem là những giao dịch dân sự phát sinh giữa các bên tham gia vào quan hệ giao dịch đó. Tuy nhiên trên thực tế, có rất nhiều trường hợp không mua hàng nhưng vẫn bị xuất hóa đơn. Khi rơi vào tình huống đó thì có thể xử lý theo các cách thức như sau:
Thứ nhất, trong trường hợp các chủ thể không mua hàng hóa, không sử dụng dịch vụ của các doanh nghiệp tuy nhiên doanh nghiệp đó vẫn xuất hóa đơn thì sẽ đề nghị bộ phận kế toán sẽ đề nghị doanh nghiệp liên hệ với doanh nghiệp đã xuất hóa đơn để tìm hiểu rõ lý do tại sao doanh nghiệp đó lại xuất hóa đơn cho mình.
Thứ hai, trong trường hợp đã liên hệ với doanh nghiệp xuất hóa đơn, tuy nhiên nhận thấy doanh nghiệp đó có dấu hiệu vi phạm pháp luật, bộ phận kế toán cần phải đề nghị của doanh nghiệp để báo cáo cho các cơ quan nhà nước có thẩm quyền như: Cơ quan thuế, cơ quan công an, Sở công thương … để kịp thời phát hiện sai phạm và xử lý sai phạm theo đúng quy định của pháp luật.
2. Không mua hàng nhưng vẫn xuất hóa đơn có bị phạt tiền không?
Căn cứ theo quy định tại Điều 4 của Nghị định 125/2020/NĐ-CP, có quy định cụ thể về vấn đề sử dụng hóa đơn, sử dụng chứng từ không hợp pháp, sử dụng không hợp pháp các loại hóa đơn và chứng từ. Theo đó, sử dụng hóa đơn và chứng từ thuộc một trong những trường hợp sau đây thì sẽ bị coi là hành vi sử dụng không hợp pháp các loại hóa đơn và chứng từ. Bao gồm:
– Hóa đơn và chứng từ không thể hiện đầy đủ các nội dung bắt buộc theo quy định của pháp luật, hóa đơn có hành vi bị tại xóa hoặc sửa chữa không đúng quy định của pháp luật;
– Hóa đơn và chứng từ khống (tức là các loại hóa đơn, chứng từ đã ghi các chỉ tiêu, nội dung nghiệp vụ trong lĩnh vực kinh tế tuy nhiên việc mua bán hàng hóa và cung cấp dịch vụ không có thật một phần hoặc không có thật toàn bộ), hóa đơn phản ánh không đúng giá trị thực tế phát sinh trong quá trình lập hóa đơn, hoặc có hành vi lập hóa đơn khủng, lập hóa đơn giả;
– Hóa đơn có sự chênh lệch nhất định về giá trị hàng hóa và giá trị dịch vụ mà doanh nghiệp đã cung cấp, hoặc hóa đơn có sự sai lệch các tiêu thức bắt buộc giữa các liên của hóa đơn;
– Hóa đơn để quay vòng khi vận chuyển các loại hàng hóa trong khâu lưu thông hoặc sử dụng hóa đơn của các loại hàng hóa dịch vụ này để chứng minh cho các loại hàng hóa và dịch vụ khác;
– Sử dụng hóa đơn, chứng từ của các tổ chức và cá nhân khác nhằm mục đích hợp thức hóa hàng hóa và dịch vụ mua vào hoặc hàng hóa và dịch vụ bán ra (ngoại trừ trường hợp hóa đơn của các cơ quan thuế và trường hợp được ủy nhiệm lập hóa đơn hợp pháp);
– Hóa đơn và chứng từ được cơ quan thuế hoặc được cơ quan công an hoặc được các cơ quan có thẩm quyền khác đưa ra kết luận về việc sử dụng không hợp pháp hóa đơn, chứng từ đó.
Đồng thời, căn cứ theo quy định tại Điều 28 của Nghị định 125/2020/NĐ-CP, có quy định cụ thể về mức xử phạt đối với hành vi sử dụng hóa đơn không hợp pháp và sử dụng không hợp pháp các loại hóa đơn. Theo đó, phạt tiền từ 20.000.000 đồng đến 50.000.000 đồng đối với các hành vi sử dụng hóa đơn không hợp pháp, sử dụng không hợp pháp hóa đơn đối với các trường hợp quy định tại Điều 4 của Nghị định 125/2020/NĐ-CP. Đồng thời, biện pháp khắc phục hậu quả có thể được áp dụng trong trường hợp này đó là bắt buộc phải tiêu hủy hóa đơn đã sử dụng.
Theo đó thì có thể nói, việc không mua bán hàng hóa tuy nhiên vẫn xuất hóa đơn là một trong những hành vi xuất hóa đơn phản ánh không đúng giá trị thực tế, lập hóa đơn khủng, hóa đơn giả. Đối với hành vi không mua bán hàng hóa nhưng vẫn bị xuất hóa đơn sẽ bị phạt tiền tối đa lên đến 50.000.000 đồng tùy mức độ nghiêm trọng của sự việc. Tuy nhiên đây là mức phạt áp dụng đối với các cá nhân vi phạm, trong trường hợp tổ chức vi phạm trong cùng một hành vi vi phạm thì sẽ bị áp dụng mức phạt gấp hai lần mức phạt đối với cá nhân, cụ thể là 100.000.000 đồng.
3. Nguyên tắc xuất hóa đơn khi bán hàng hóa được thực hiện thế nào?
Căn cứ theo quy định tại Điều 4 của Nghị định 123/2020/NĐ-CP, có quy định cụ thể về nguyên tắc lập, quản lý, sử dụng hóa đơn và chứng từ. Theo đó:
Trong quá trình mua bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, người bán bắt buộc phải lập hóa đơn để giao cho người mua (trong đó bao gồm cả trường hợp hàng hóa và dịch vụ dùng để khuyến mại, hàng hóa và dịch vụ dùng để quảng cáo, các loại hàng mẫu, hàng hóa và dịch vụ dùng để cho, biếu, tặng, dùng để trao đổi, trả thay lương cho người lao động theo quy định của pháp luật và dùng trong hoạt động tiêu dùng nội bộ, xuất hàng dưới các hình thức cho vay, hình thức cho mượn hoặc hoàn trả lại hàng hóa), và đồng thời bắt buộc phải ghi đầy đủ các nội dung căn cứ theo quy định tại Điều 10 của Nghị định 123/2020/NĐ-CP, trong trường hợp sử dụng hóa đơn điện tử thì bắt buộc phải sử dụng theo định dạng chuẩn dữ liệu của cơ quan thuế căn cứ theo quy định tại Điều 12 của Nghị định 123/2020/NĐ-CP;
Người bán hàng hóa và cung ứng dịch vụ là các doanh nghiệp, các tổ chức kinh tế, các tổ chức khác được ủy nhiệm cho bên thứ ba để thực hiện thủ tục lập hóa đơn điện tử cho hoạt động mua bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ của mình. Hóa đơn được ủy nhiệm cho bên thứ ba lập thì bắt buộc vẫn phải được thể hiện tên đầy đủ của đơn vị bán. Việc ủy nhiệm cho bên thứ ba bắt buộc phải được xác định bằng văn bản, được lập giữa bên ủy nhiệm và bên nhận ủy nhiệm, trong văn bản đó phải thể hiện đầy đủ các thông tin về hóa đơn, mục đích kỷ niệm, thời hạn hủy nhiệm, phương thức thanh toán đối với hóa đơn kỷ niệm, và đồng thời bắt buộc phải thực hiện thủ tục thông báo cho cơ quan thuế khi đăng ký sử dụng các loại hóa đơn điện tử này. Trong trường hợp hóa đơn kỷ niệm được xác định là các loại hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế, thì bên ủy nhiệm cần phải thực hiện hoạt động chuyển hóa dữ liệu hóa đơn điện tử đến các cơ quan thuế thông qua các tổ chức cung cấp dịch vụ. Bộ tài chính là cơ quan nhà nước có thẩm quyền hướng dẫn cụ thể về nội dung này.
Theo đó thì có thể nói, nguyên tắc xuất hóa đơn trong quá trình mua bán hàng hóa sẽ được thực hiện như sau:
– Đối với trường hợp khi mua bán hàng hóa, người bán bắt buộc phải lập hóa đơn để giao cho người mua, ngoại trừ trường hợp hàng hóa luân chuyển nội bộ để tiếp tục phục vụ cho quá trình sản xuất kinh doanh, đồng thời cần phải ghi đầy đủ các nội dung căn cứ theo quy định tại Điều 10 của Nghị định 123/2020/NĐ-CP;
– Trong trường hợp sử dụng hóa đơn điện tử thì bắt buộc phải áp dụng theo định dạng chuẩn dữ liệu của cơ quan thuế căn cứ theo quy định tại Điều 12 của Nghị định 123/2020/NĐ-CP;
– Đối với trường hợp người bán hàng hóa là các doanh nghiệp ủy nhiệm cho bên thứ ba để lập hóa đơn điện tử, thì hóa đơn điện tử ủy nhiệm cho bên thứ ba đó bắt buộc vẫn phải thể hiện đầy đủ tên của đơn vị bán là bên ủy nhiệm;
– Trong trường hợp hóa đơn ủy nhiệm là hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế thì bên ủy nhiệm bắt buộc phải thực hiện thủ tục chuyển dữ liệu hóa đơn điện tử đến cơ quan thuế thông qua các tổ chức cung cấp dịch vụ.
Các văn bản pháp luật được sử dụng trong bài viết:
– Nghị định 123/2020/NĐ-CP quy định về hóa đơn, chứng từ;
– Nghị định 41/2022/NĐ-CP sửa đổi Nghị định 123/2020/NĐ-CP về hóa đơn, chứng từ và Nghị định 15/2022/NĐ-CP quy định miễn, giảm thuế;
– Nghị định 125/2020/NĐ-CP xử phạt vi phạm hành chính về thuế, hóa đơn;
– Công văn 928/TCT-PC của Tổng cục Thuế về việc báo cáo rà soát, đánh giá 03 năm thi hành Nghị định 125/2020/NĐ-CP.
THAM KHẢO THÊM:
