Văn phòng ảo là một khái niệm hiện rất nhiều hiện nay. Vậy văn phòng ảo là gì? Ưu nhược điểm của văn phòng ảo? Bài viết dưới đây sẽ làm rõ chủ đề này.
Mục lục bài viết
1. Văn phòng ảo là gì?
Văn phòng ảo là lựa chọn của đa số các doanh nghiệp vừa khởi nghiệp, doanh nghiệp vừa và nhỏ do nguồn vốn còn hạn hẹp. Đây là loại văn phòng có diện tích chật hẹp, doanh nghiệp thường chỉ thuê các loại văn phòng này để được phép đăng ký hoạt động kinh doanh, và phải phí thuê định kỳ, còn nơi làm việc của họ thì lại ở một địa chỉ khác. Đây là một mô hình kinh doanh cung cấp đầy đủ những dịch vụ như một văn phòng truyền thống chẳng hạn như: địa điểm gặp trao đổi, giao dịch ký hợp đồng với khách hàng, địa chỉ đăng ký giấy phép kinh doanh, lễ tân,….Nhân viên của văn phòng ảo không nhất thiết phải có mặt tại văn phòng mà có thể làm việc ở bất kỳ đâu.
Theo quy định muốn thành lập doanh nghiệp thì bắt buộc phải có trụ sở chính, và một địa chỉ có thể được sử dụng để đăng ký làm trụ sở cho nhiều doanh nghiệp vậy nên dịch vụ cho thuê văn phòng ảo xuất hiện.
2. Ưu nhược điểm của văn phòng ảo:
2.1. Ưu điểm của văn phòng ảo:
Hiện nay văn phòng ảo trở thành lựa chọn tối ưu của nhiều doanh nghiệp, thay thế cho hình thức thuê văn phòng truyền thống.
Thứ nhất là tiết kiệm chi phí. Việc thuê văn phòng ảo giúp tiết kiệm chi phí cho doanh nghiệp rất nhiều, không cần phải đầu tư vào việc tìm địa điểm hay suy nghĩ quá nhiều vào việc thiết kế văn phòng. Từ đó giúp giải quyết tốt về vấn đề tài chính, chi phí thuê rẻ hơn rất nhiều so với thuê văn phòng truyền thống.
Thứ hai là thường các văn phòng ảo sẽ có vị trí thuận lợi tọa lạc ở những vị trí trung tâm của các thành phố lớn do vậy lựa chọn thuê văn phòng ảo thì sẽ sở hữu được vị trí tốt mang đến độ tin cậy, thu hút được nhiều khách hàng tiềm năng, hỗ trợ doanh nghiệp phát triển trong tương lai và nâng cao uy tín cho doanh nghiệp.
Thứ ba là văn phòng ảo có nhiều tiện ích đi kèm trợ như đã có sẵn các nội thất thiết bị, đồ dùng văn phòng phẩm, giúp xây dựng hình ảnh một cách chuyên nghiệp đồng thời tiết kiệm chi phí và nguồn nhân lực mà văn phòng ảo vẫn đáp ứng được tất cả các nhu cầu của văn phòng truyền thống như đội ngũ nhân viên chuyên nghiệp, giàu kinh nghiệm kết nối khách hàng 24/7 xây dựng hình ảnh chuyên nghiệp trong mắt khách hàng.
Thứ tư là tính chuyên nghiệp văn phòng ảo cung cấp hình ảnh của một doanh nghiệp hoàn chỉnh, hiện đại, có nhân sự tiếp nhận thông tin và chuyển thông tin đến không còn phụ thuộc vào việc mình đang làm việc ở đâu mà có thể làm việc ở bất cứ nơi đâu, xây dựng hình ảnh chuyên nghiệp và uy tín trong mắt khách hàng.
Thứ năm, tính rủi ro việc kinh doanh được giảm thiểu bởi lẽ không phải bỏ nhiều vốn để mở văn phòng, nó cũng giúp các công ty giảm rủi ro về chất lượng và giá cả để đầu tư như mở văn phòng truyền thống như mua sắm các trang thiết bị, nội thất, của văn phòng bảo trì, sửa chữa định kỳ hư hỏng phát sinh mà văn phòng ảo giúp cho việc sử dụng các nguồn vốn đó vào hoạt động tạo doanh thu thay vì vào các tài sản cố định và khấu hao.
Như vậy, có thể thấy văn phòng ảo là một loại hình dịch vụ có khá nhiều điểm ưu việt. Nhờ đó, văn phòng ảo chính là một giải pháp khởi nghiệp đúng đắn, hiệu quả cho các công ty, doanh nghiệp mới thành lập, giúp tiết kiệm chi phí, quan trọng hơn là giúp doanh nghiệp có thêm thời gian để tập trung vào các hoạt động kinh doanh.
2.2. Nhược điểm của văn phòng ảo:
Thứ nhất, là khó khăn trong việc gặp gỡ khách hàng, không tương tác được trực tiếp với khách hàng, về sử dụng văn phòng ảo đồng nghĩa với việc là tiếp nhận các thông tin từ khách hàng qua các bức thư từ, hay bưu phẩm nghĩa là sẽ tương tác một cách gián tiếp thông qua công ty cung cấp dịch vụ văn phòng ảo. Khi có nhu cầu sử dụng văn phòng để gặp gỡ đối tác, khách hàng thì phải đặt lịch hẹn trước và trong nhiều trường hợp có thể dẫn đến tình trạng đặt phòng trùng với những công ty khác như vậy có thể thấy khả năng tương tác với khách hàng sẽ bị giảm sút, khó giải quyết nhanh các vấn đề nhất thời mà khách hàng gặp phải.
Thứ hai, mô hình văn phòng ảo còn khá mới lạ và có thể gây ra sự nhầm lẫn cho khách hàng, đối tác khi một địa chỉ được đăng ký do nhiều công ty. Đây là văn phòng ảo tích hợp cho nên việc gặp khách hàng hay đối tác, lên lịch hẹn trước và bắt buộc phải theo lịch hẹn đó, có nhiều doanh nghiệp cũng sử dụng dịch vụ điều này dẫn đến việc hạn chế trong việc gặp khách hàng không có sự linh hoạt trong trường hợp khách hàng xảy ra những sự cố khách quan, gây khó khăn trong việc tiếp cận khách hàng.
Thứ ba, văn phòng ảo có thể là một sự linh hoạt để cho việc phát triển công việc được giao một cách hiệu quả nhưng mặt khác nếu linh hoạt quá thì những cá nhân không có tính độc lập hay tinh thần trách nhiệm cao sẽ thiếu động lực và mất tập trung và gây ảnh hưởng đến cái hiệu suất công việc.
Ngoài ra việc thuê chung một địa chỉ văn phòng ảo sẽ dễ xảy ra những tranh chấp, có thể xảy ra tranh chấp với đơn vị cho thuê dịch vụ như là tranh chấp về thời hạn thuê, về chi phí thuê,…
3. Văn phòng ảo được thành lập có hợp pháp không?
Theo Điều 42
Do không có quy định nào cấm doanh nghiệp được đặt trụ sở trùng nhau, tức một địa chỉ hợp lệ có thể đăng ký trụ sở cho nhiều doanh nghiệp, vì vậy dịch vụ cho thuê văn phòng ảo xuất hiện. Như vậy, về mặt pháp lý, văn phòng ảo vẫn là một trụ sở chính hay địa điểm kinh doanh hợp pháp của doanh nghiệp. Tuy nhiên, văn phòng này sẽ được đăng ký trên Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh cho rất nhiều doanh nghiệp.
Theo quy định của pháp luật về việc hoạt động một doanh nghiệp hợp pháp thì một doanh nghiệp được thành lập và đi vào hoạt động khi có đủ thông tin về công ty trong đó có địa chỉ số nhà, tên đường, phường, xã, thị trấn, huyện, quận, thị xã, tỉnh, thành phố, thành phố trực thuộc trung ương…
Như vậy pháp luật không có quy định cấm doanh nghiệp thuê văn phòng ảo để làm trụ sở hoạt động và cũng chưa có những quy định cụ thể về vấn đề này. Vậy nên, văn phòng ảo vẫn được xem là hợp pháp khi đăng ký thành lập doanh nghiệp.
Thực tế cho thấy văn phòng thật hay ảo không quan trọng bằng doanh nghiệp hoạt động như thế nào. Văn phòng ảo giúp ích cho doanh nghiệp rất nhiều trong hoạt động của doanh nghiệp, do đó có thể tận dụng mô hình này để thay vị quản lý trụ sở thì quản lý con người là điều cần thiết hơn. Mỗi doanh nghiệp sẽ có một người đại diện pháp luật, chịu trách nhiệm với cơ quan Nhà nước về tình hình hoạt động của doanh nghiệp. Để tiếp cận một doanh nghiệp cơ quan quản lý nên tiếp cận và quản lý người đại diện pháp luật thay vì tìm cách quản lý trụ sở văn phòng ảo của họ, đây là một cách tiếp cận hữu hiệu.
Tuy nhiên, với sự phát triển của mô hình này quá mạnh và nhận được phản hồi tốt thì pháp luật vẫn đang tiến hành những thủ tục pháp lý cũng như sửa đổi để phù hợp hơn với nhu cầu hiện nay của các doanh nghiệp, nếu như doanh nghiệp có đăng ký kinh doanh hợp lệ, có giao dịch rõ ràng với khách hàng, theo đúng pháp luật thì không có khó khăn nào.
Qua phân tích có thể thấy văn phòng ảo sẽ phù hợp với những đối tượng sau: tùy thuộc vào cơ cấu tổ chức kinh doanh của mỗi công ty lớn hay nhỏ: Các doanh nghiệp vừa và nhỏ muốn mở rộng thị trường, muốn đặt văn phòng đại diện ở trung tâm thành phố; Các cá nhân hay một nhóm đang chuẩn bị hoặc muốn thành lập doanh nghiệp với chi phí rẻ; Các chuyên viên tư vấn hay các nhóm dự án ngắn hạn muốn tìm một văn phòng làm việc với đầy đủ tiện nghi; Các công ty nước ngoài đang muốn thăm dò thị trường Việt Nam trước khi chính thức triển khai những dự án lớn.
Văn bản pháp luật sử dụng trong bài viết:
