Vận đơn là gì? Chức năng của vận đơn trong vận tải hàng hóa?

1. Vận đơn là gì?

Vận đơn là một loại chứng từ vận tải do người vận chuyển hoặc thuyền trưởng/đại lý của người vận chuyển ký phát sau khi hàng hóa đã xếp lên tàu hoặc hàng hóa đã được nhận và chờ xếp lên tàu.

Vận đơn trong tiếng Anh là “Bill of Lading”.

2. Chức năng vận đơn trong vận tải hàng hóa:

– Vận đơn chính là biên lai của người vận tải nhằm xác nhận đã nhận hàng chuyên chở. Khi vận đơn thực hiện chức năng này, đồng nghĩa với việc người vận chuyển sẽ chỉ giao hàng đến tay người nào có thể xuất trình vận đơn hợp lệ đã từng được ký kết tại cảng xếp hàng hóa.

– Vận đơn là bằng chứng giúp xác nhận hợp đồng vận tải đã được ký kết và chỉ rõ nội dung của hợp đồng đó. Nhờ đó mà xác định được quan hệ pháp lý giữa người vận tải và người chủ hàng. Trong đó, đặc biệt là quan hệ pháp lý giữa người vận tải và người nhận hàng. Vận đơn dùng làm căn cứ xác định số lượng hàng hóa đã được người bán gửi cho người mua, dựa vào đó để thống kê, ghi sổ và theo dõi việc thực hiện hợp đồng.

– Vận đơn là chứng từ xác nhận quyền sở hữu đối với những hàng hóa đã ghi trên vận đơn. Với chức năng này, vận đơn là một loại giấy tờ có giá trị, được dùng để cầm cố, mua bán, chuyển nhượng.

– Vận đơn dùng để làm căn cứ khai báo hải quan, làm thủ tục xuất nhập khẩu hàng hóa.

– Làm tài liệu kèm theo hóa đơn thương mại trong bộ chứng từ mà người bán gửi cho người mua (hoặc ngân hàng) để thanh toán tiền hàng.

3. Phân loại vận đơn:

Trong vận tải quốc tế, căn cứ vào nhiều yếu tố, người ta chia làm nhiều loại vận đơn khác nhau.

– Căn cứ vào quan hệ trong việc trả hàng của vận đơn:

+ Vận đơn chủ (Master Bill of lading): Là chứng từ thể hiện thông tin lô hàng vận chuyển giữa các đại lý vận tải, được phát hành bởi hãng vận chuyển có phương tiện như hãng hàng không, hãng tàu. Thông tin trên Master Bill of lading gồm:

Người gửi hàng/người nhận hàng: công ty vận chuyển (FWD);

Tên phương tiện vận chuyển, cảng đi/đến, số bill, tên hàng, số kiện, trọng lượng và khối lượng, ngày hàng lên phương tiện vận chuyển…..

+ Vận đơn thứ (House Bill of lading): Là chứng từ thể hiện thông tin lô hàng vận chuyển giữa người xuất khẩu và người nhập khẩu, được phát hành bởi công ty vận chuyển không có phương tiện, thường là công ty Forwarder phát hành. Thông tin trên HBL gồm:

Người gửi hàng/người nhận hàng: người XK và NK

Tên phương tiện vận chuyển, cảng đi/đến, số bill, tên hàng, số kiện, trọng lượng và khối lượng, ngày hàng lên phương tiện vận chuyển…..

– Căn cứ vào khả năng chuyển nhượng (hay còn gọi là khả năng lưu thông) của vận đơn, có ba loại:

+ Vận đơn theo lệnh (To Order B/L): là vận đơn mà tại ô “Người nhận hàng” (Consignee) không ghi tên người nhận hàng, mà ghi hai từ “Theo lệnh” (To order) hoặc theo lệnh của một người nào đó được người giao hàng (Shipper) chỉ định phát lệnh trả hàng

Ví dụ: “Theo lệnh của Ngân hàng Ngoại thương Việt Nam” (To order of the Bank for Foreign Trade of Vietnam). Trường hợp trên vận đơn chỉ ghi hai từ: “Theo lệnh” (To order), mà không ghi rõ theo lệnh của ai thì người giao hàng mặc nhiên là người có quyền phát lệnh trả hàng.

Vận đơn theo lệnh có thể chuyển nhượng được bằng cách người có quyền phát lệnh trả hàng ký hậu (ký ở mặt sau vận đơn). Nếu vận đơn không được ký hậu thì chỉ có người có quyền phát lệnh trả hàng mới có thể nhận được hàng từ người vận chuyển. Vận đơn theo lệnh thường áp dụng cho phương thức thanh toán LC.

+ Vận đơn đích danh (Straight B/L): Thể hiện thông tin người gửi hàng và người nhận hàng thực tế. Là vận đơn mà trên đó ghi rõ tên, địa chỉ của người nhận hàng. Chỉ có người nhận hàng có tên ghi trên vận đơn mới được nhận hàng. Vận đơn đích danh không thể chuyển nhượng được bằng cách ký hậu.

+ Vận đơn vô danh (Bearer B/L): Là vận đơn trên đó ô “Người nhận hàng” bỏ trống, không ghi gì. Người vận chuyển giao hàng cho bất kỳ người nào xuất trình vận đơn cho họ. Vận đơn vô danh được chuyển nhượng bằng cách trao tay.

– Căn cứ vào cách phê chú trên vận đơn:

+ Vận đơn hoàn hảo (Clean Billof Lading)

+ Vận đơn không hoàn hảo (Unclean Bill of Lading)

– Căn cứ vào cách chuyên chở người ta chia ra:

+ Vận đơn chở suốt (Through Bill of Lading)

+ Vận đơn đi thẳng (Direct B/L)

– Căn cứ vào thời gian cấp vận đơn và thời gian bốc hàng lên tàu:

+ Vận đơn đã xếp hàng (Shipped on Board B/L)

+ Vận đơn nhận hàng để xếp (Received for Shipment B/L)

Ngoài những vận đơn như đã nêu ở trên, 2 loại vận đơn sau đây cũng thường được nói đến đó là vận đơn đến chậm và vận đơn theo hợp đồng thuê tàu:

+ Vận đơn đến chậm (Stale B/L)

+ Vận đơn theo hợp đồng thuê tàu (Charter Party B/L)

– Switch bill of lading – 1 loại vận đơn đặc biệt

Switch bill of lading là một dạng vận đơn mà nó được chuyển đổi từ bộ vận đơn thực tế thành bộ vận đơn khác theo yêu cầu của người gửi hàng. Việc switch B/L này thường được sử dụng trong các trường hợp mua bán ba bên “Cross trade” hay còn gọi là “Triangle” nhằm mục đích thuận lợi cho việc thanh toán tiền hàng, che giấu xuất xứ hàng hóa, che giấu người bán hàng (thường là nhà sản xuất), đôi khi nó còn được dùng vào việc tránh thuế, hoặc tìm cách giảm thuế với hàng hóa xuất khẩu và hàng hóa nhập khẩu cũng như các qui định khác của các quốc gia mà hàng được luân chuyển.

Switch bill of lading thường sử dụng trong vận chuyển đường biển và không phải doanh nghiệp nào có dịch vụ xuất Switch bill of lading. Vì vậy, khi sử dụng loại vận đơn này, cần thỏa thuận rõ với đơn vị sản xuất thực tế.

4. Nội dung của vận đơn:

Vận đơn có nhiều loại do nhiều hãng tàu phát hành nên nội dung vận đơn cũng khác nhau. Vận đơn được in thành mẫu, thường gồm 2 mặt, có nội dung chủ yếu như sau:

– Mặt thứ nhất thường gồm những nội dung:

+  Số vận đơn (number of bill of lading)

+ Người gửi hàng (shipper)

+ Người nhận hàng (consignee)

+ Địa chỉ thông báo (notify address)

+ Chủ tàu (shipowner)

+ Cờ tàu (flag)

+ Tên tàu (vessel hay name of ship)

+ Cảng xếp hàng (port of loading)

+ Cảng chuyển tải (via or transhipment port)

+ Nơi giao hàng (place of delivery)

+ Tên hàng (name of goods)

+ Kỹ mã hiệu (marks and numbers)

+ Cách đóng gói và mô tả hàng hóa (kind of packages and discriptions of goods)

+ Số kiện (number of packages)

+ Trọng lượng toàn bộ hay thể tích (total weight or mesurement)

+ Cước phí và chi chí (freight and charges)

+ Số bản vận đơn gốc (number of original bill of lading)

+ Thời gian và địa điểm cấp vận đơn (place and date of issue)

+ Chữ ký của người vận tải (thườnglà master’s signature)

Nội dung cuả mặt trước vận đơn do người xếp hàng điền vào trên cơ sở số liệu trên biên lai thuyền phó.

– Mặt thứ hai của vận đơn: Gồm những quy định có liên quan đến vận chuyển do hãng tàu in sẵn, người thuê tàu không có quyền bổ sung hay sửa đổi mà mặc nhiên phải chấp nhận nó. Mặt sau thường gồm các nội dung như:

+ Các định nghĩa

+ Điều khoản chung

+ Điều khoản trách nhiệm của người chuyên chở

+ Điều khoản xếp dỡ và giao nhận

+ Điều khoản cước phí và phụ phí

+ Điều khoản giới hạn trách nhiệm của người chuyên chở

+ Điều khoản miễn trách của người chuyên chở…

Mặt hai của vận đơn mặc dù là các điều khoản do các hãng tàu tự ý quy định, nhưng thường nội dung của nó phù hợp với quy định của các công ước, tập quán quốc tế vận chuyển hàng hóa bằng đường biển.

5. Một số vấn đề liên quan đến vận đơn:

5.1. Ký vận đơn:

Trên bề mặt của vận đơn ghi rõ tên của người chuyên chở và đã ký tên hoặc được chứng thực bởi người chuyên chở hoặc người đại lý đích danh hoặc đại diện của người chuyên chở; bởi thuyền trưởng hoặc một người đại lý đích danh hoặc đại diện của thuyền trưởng.

Bất cứ chữ ký hay chứng thực nào của người chuyên chở hoặc thuyền trưởng phải được nhận biết họ đích thực là người chuyên chở hoặc thuyền trưởng. Tùy từng trường hợp một người đại lý ký tên hoặc chứng thực cho người chuyên chở hoặc thuyền trưởng cũng phải ghi rõ tên và năng lực của họ, người chuyên chở hoặc thuyền trưởng mà người đại lý thay mặt để hành động.

Nếu L/C quy định “Vận đơn của người giao nhận cũng chấp nhận” hoặc sử dụng một nhóm từ tương tự thì người giao nhận có thể ký B/L với tư cách của người giao nhận mà không cần phải thể hiện anh ta là người chuyên chở hay đại lý của người chuyên chở đích danh, cũng không cần thiết phải nêu tên người chuyên chở.

5.2. Ghi chú đã bốc hàng:

Việc bốc hàng lên tàu hoặc giao hàng lên một con tàu đích danh có thể được chỉ ra bằng từ ngữ đã được in từ trước trên mặt vận tải đơn rằng hàng đã được bốc xong lên tàu hoặc giao trên một con tàu đích danh. Trường hợp này, ngày phát hành vận tải đơn được coi là ngày bốc hàng lên tàu và là ngày giao hàng.

Trong tất cả các trường hợp khác, bốc hàng lên một con tàu đích danh phải được chứng minh rằng sự ghi nhận trên vận tải đơn và ngày ghi nhận bốc hàng được coi là ngày giao hàng.

Nếu vận tải đơn nơi nhận hàng hoặc nơi nhận hàng để gửi khác với cảng bốc hàng việc ghi chú hàng đã bốc lên tàu cũng phải ghi rõ cảng bốc qui định trên Tín dụng và tên tàu nhận hàng, thậm chí ngay cả khi hàng hóa đã được bốc xong trên con tàu được ghi tên trên vận tải đơn. Điều khoản này cũng được áp dụng ngay cả khi trên vận tải đơn đã in trước chữ hàng đã bốc xong lên tàu.

5.3. Cảng bốc hàng và dỡ hàng:

Một khi cảng bốc hàng chỉ định theo yêu cầu của L/C phải thể hiện ở ô cảng bốc hàng trên B/L, thì có thể nó lại được ghi vào ô “Nơi nhận hàng” hoặc tương tự nếu biết rõ ràng là hàng hóa đã được vận chuyển từ nơi nhận hàng đó bằng tàu biển và với điều kiện là có ghi chú chứng minh rằng hàng hóa đã được bốc lên tàu tại cảng quy định ở “Nơi nhận hàng” hoặc tương tự.

Một khi cảng dỡ hàng chỉ định theo yêu cầu của L/C phải thể hiện ở ô cảng bốc hàng trên B/L, thì có thể nó lại được ghi vào ô “Nơi đến cuối cùng” hoặc tương tự nếu biết rõ ràng là hàng hóa đã được vận chuyển đến nơi đến cuối cùng bằng tàu biển và với điều kiện là có ghi chú chứng minh rằng cảng dỡ hàng là cảng quy định ở “Nơi đến cuối cùng” hoặc tương tự.

5.4. Chuyển tải hàng hóa:

Chuyển tải có nghĩa là dỡ hàng xuống và bốc dỡ hàng từ con tàu này sang con tàu khác từ một hành trình vận tải biển từ cảng bốc tới cảng dỡ hàng quy định trong tín dụng. Trừ khi các điều kiện ghi trong tín dụng cấm chuyển tải, các Ngân hàng sẽ chấp nhận các vận tải đơn có ghi hàng hóa sẽ được chuyển tải, miễn là toàn bộ hành trình chuyên chở đường biển chỉ dùng cùng một vận tải đơn.

5.5. Mô tả hàng hóa:

Mô tả hàng hóa trên bill có thể thể hiện một cách chung chung không mâu thuẫn với mô tả trong L/C.

5.6. Các sửa chữa và thay đổi trên vận đơn:

Những sửa chữa và thay đổi trên B/L phải được xác nhận. Những xác nhận như thế phải được thể hiện là so người chuyên chở, thuyền trưởng hoặc bất kỳ người đại lý nào của họ thực hiện

Các bản sao lưu không lưu thông được của B/L không cần phải có chữ ký hoặc xác nhận bất cứ những thay đổi hoặc sửa chữa nào có thể đã dược thực hiện trên bản gốc.

5.7. Cước phí và phụ phí:

– Nếu L/C yêu cầu B/L phải ghi rõ cước phí PP hay CC thì B/L phải ghi chú cho phù hợp.

– Những người yêu cầu và các ngân hàng phát hành phải ghi rõ ràng các yêu cầu của các chứng từ để thể hiện là cước phí trả trước hay trả sau.

– Nếu L/C quy định không chấp nhận các phụ phí thì B/L không được thể hiện là phụ phí đã hoặc sẽ có. Việc thể hiện như vậy có thể nói một cách rõ ràng về phụ phí hoặc có thể sử dụng các thuật ngữ mà đề cập các chi phí gắn liền với việc xếp dỡ hàng hóa như: Miễn xếp (FI), miễn dỡ (FO), miễn xếp dỡ (FIO), miễn xếp dỡ và sắp xếp (FIOS).