Quy định chung về chủ tài khoản? Ủy quyền chủ tài khoản thanh toán của doanh nghiệp? Mở tài khoản doanh nghiệp để làm gì?
Tài khoản thanh toán của doanh nghiệp được hiểu là tài khoản ngân hàng do tổ chức là pháp nhân, doanh nghiệp tư nhân… làm chủ. Tài khoản thanh toán của doanh nghiệp dùng để thanh toán các giao dịch của công ty, doanh nghiệp. Theo quy định tại Thông tư 02/2019/TT-NHNN thì tài khoản thanh toán của tổ chức là tài khoản do khách hàng là tổ chức thực hiện mở tại tổ chức cung ứng dịch vụ thanh toán. Chủ tài khoản thanh toán của tổ chức là tổ chức mở tài khoản thanh toán. Người đại diện theo pháp luật hoặc đại diện theo ủy quyền (gọi chung là người đại diện hợp pháp) của tổ chức mở tài khoản thanh toán có quyền thay mặt tổ chức đó thực hiện các giao dịch liên quan đến tài khoản thanh toán trong phạm vi đại diện. Trong đó, tổ chức thực hiện mở tài khoản thanh toán bao gồm cả doanh nghiệp hoạt động hợp pháp theo quy định của pháp luật Việt Nam. Trong bài viết dưới đây, chúng tôi xin chia sẻ tới bạn đọc quy định ủy quyền chủ tài khoản thanh toán của doanh nghiệp.
Căn cứ pháp lý: Thông tư 23/2014/TT-NHNN
1. Quy định chung về chủ tài khoản
Chủ tài khoản được hiểu là người đứng tên tạo lập tài khoản thanh toán đồng thời làm chủ sở hữu hay người đại diện chủ sở hữu thực hiện quyền sở hữu đối với tài khoản ở tổ chức quản lí tài khoản. Tổ chức, cơ quan, doanh nghiệp hoặc cá nhân thuộc tất cả các thành phần kinh tế theo quy định của pháp luật và các tổ chức, cá nhân ở nước ngoài có phương tiện tiền tệ được gửi vào tài khoản tại bất cứ nơi nào.
Chủ tài khoản hoặc người được chủ tài khoản ủy quyền có thể được hiểu là người kí phát các ủy nhiệm thu, chi để các tổ chức quản lí tài khoản thực hiện các khoản thanh toán (thu hộ hoặc chi hộ) từ tài khoản sử dụng trong thanh toán của tổ chức đó. Chủ tài khoản phải chịu trách nhiệm về khoản tiền có trên tài khoản và mục đích sử dụng khoản tiền trong tài khoản của mình trước pháp luật. Ngoài ra, chủ tài khoản cũng có quyền yêu cầu ngân hàng thực hiện ciệc trích chuyển trả một số tiền trong tài khoản của mình cho bất kì đối tượng nào có tài khoản ở ngân hàng và có quyền rút tiền trong tài khoản ngân hàng của mình để sử dụng cho nhu cầu sản xuất, kinh doanh cùng với các chi phí khác.
2. Ủy quyền chủ tài khoản thanh toán của doanh nghiệp
Dịch vụ thanh toán không dùng tiền mặt hay còn được gọi là dịch vụ thanh toán, bao gồm dịch vụ thanh toán qua tài khoản thanh toán và một số dịch vụ thanh toán không qua tài khoản thanh toán của khách hàng là cá nhân hoặc doanh nghiệp.
Theo quy định của pháp luật hiện hành, quy định về ủy quyền chủ tài khoản thanh toán của doanh nghiệp được áp dụng theo quy định tại Điều 4 Thông tư 23/2014/TT-NHNN ngày 19 tháng 08 năm 2014 quy định về nội dung ủy quyền thanh toán. Theo đó, nội dung ủy quyền chủ tài khoản thanh toán của daonh nghiệp được áp dụng như sau:
– Trong quá trình sử dụng tài khoản thanh toán, thì chủ tài khoản thanh toán là doanh nghiệp, kế toán trưởng hoặc người phụ trách kế toán (nếu có) được ủy quyền cho người khác thực hiện thanh toán bằng tài khoản thanh toán của doanh nghiệp.
– Việc ủy quyền trong sử dụng tài khoản thanh toán của doanh nghiệp phải được xác lập bằng văn bản và được thực hiện theo quy định của pháp luật về ủy quyền. Ngoài ra, việc ủy quyền trong sử dụng tài khoản thanh toán của doanh nghiệp phải được sự đồng ý bằng văn bản của doanh nghiệp mở tài khoản.
– Để ủy quyền trong sử dụng tài khoản thanh toán của doanh nghiệp, chủ tài khoản thanh toán của doanh nghiệp phải gửi tổ chức cung ứng dịch vụ thanh toán nơi mở tài khoản văn bản ủy quyền thanh toán kèm bản đăng ký mẫu chữ ký và bản sao giấy chứng minh nhân dân hoặc hộ chiếu còn thời hạn của người được ủy quyền (trong trường hợp bản sao không có chứng thực thì phải xuất trình cho tổ chức cung ứng dịch vụ thanh toán bản chính để đối chiếu).
Như vậy, chủ sở hữu doanh nghiệp hoặc kế toán trưởng của doanh nghiệp được phép ủy quyền cho người khác về sử dụng tài khoản thanh toán của doanh nghiệp theo quy định của pháp luật hiện hành.
Ngoài ra, chủ tài khoản thanh toán được phép ủy quyền cho người khác sử dụng tài khoản thanh toán của mình. Việc ủy quyền trong sử dụng tài khoản thanh toán phải được xác lập bằng văn bản và được thực hiện theo quy định của pháp luật về ủy quyền. Để ủy quyền trong sử dụng tài khoản thanh toán doanh nghiệp thì chủ tài khoản doanh nghiệp phải gửi ngân hàng văn bản ủy quyền kèm theo bản đăng ký mẫu chữ ký và bản sao giấy chứng minh nhân dân hoặc hộ chiếu còn thời hạn của người được ủy quyền (trong trường hợp bản sao không có chứng thực thì phải xuất trình bản chính để ngân hàng đối chiếu).
Pháp luật hiện nay không quy định hợp đồng ủy quyền hay văn bản ủy quyền đại diện của pháp nhân bắt buộc phải được công chứng hoặc chứng thực. Do đó, ngân hàng có thể chấp nhận việc ủy quyền giao dịch của chủ tài khoản theo nhiều cách thức khác nhau, điển hình là 3 cách thức sau:
– Khách hàng là cá nhân và người được ủy quyền thực hiện hoạt động ký văn bản ủy quyền trước mặt giao dịch viên ngân hàng. Khi đó ngân hàng có thể xác định được người ủy quyền chính là khách hàng giao dịch đó.
– Khách hàng là pháp nhân gửi văn bản ủy quyền đến ngân hàng, mà không cần phải công chứng hoặc chứng thực. Khi đó, ngân hàng sẽ căn cứ vào mẫu chữ ký và con dấu của pháp nhân đã đãng ký tại ngân hàng để đối chiếu, xác định văn bản ủy quyền có hợp pháp hay không.
– Khách hàng là cá nhân hoặc pháp nhân gửi văn bản ủy quyền có công chứng hoặc chứng thực đến ngân hàng nơi mở tài khoản. Khi đó ngân hàng sẽ căn cứ vào cả chữ ký, con dấu đã đăng ký và chữ ký, con dấu của đơn vị công chứng, chứng thực để xác định văn bản ủy quyền có hợp pháp hay không.
Đối với trường hợp đại diện theo ủy quyền thì phải thực hiện theo hợp đồng ủy quyền. Đối với trường hợp đại diện của pháp nhân thì phải thực hiện theo quy định về đại diện pháp nhân. Thời hạn đại diện được xác định theo văn bản ủy quyền hoặc theo quyết định của cơ quan có thẩm quyền, theo điều lệ của pháp nhân hoặc theo quy định của pháp luật có liên quan. Nếu không được xác định thời hạn ủy quyền cụ thể thì thời hạn ủy quyền và đại diện đều là 01 năm. Trong mọi trường hợp ủy quyền, nếu ngân hàng xác định sai người ủy quyền thì ngân hàng phải chịu mọi rủi ro.
3. Mở tài khoản doanh nghiệp để làm gì?
3.1. Mở tài khoản doanh nghiệp để tiện lợi khi giao dịch, làm việc
Chữ ký số và tài khoản ngân hàng cho doanh nghiệp hay công ty có vai trò rất quan trọng. Bởi doanh nghiệp cần sử dụng chữ ký số và tài khoản ngân hàng cho doanh nghiệp khi nộp thuế môn bài bằng phương pháp nộp thuế điện tử, hoàn thiện hồ sơ thuế ban đầu, đặt in hóa đơn giấy, mua hóa đơn điện tử…
Hiện nay, chưa có quy định cụ thể nào bắt buộc doanh nghiệp phải mở tài khoản ngân hàng cho doanh nghiệp. Tuy nhiên trên thực tế, tài khoản doanh nghiệp được sử dụng trong nhiều việc bắt buộc như nộp thuế môn bài điện tử. Do đó, dù pháp luật hiện nay không quy định bắt buộc các doanh nghiệp phải mở tài khoản ngân hàng, nhưng tài khoản của doanh nghiệp không thể không có.
Ngoài ra, tài khoản doanh nghiệp còn có các vai trò sau:
– Thể hiện được tính chuyên nghiệp của doanh nghiệp trước khách hàng và đối thủ cạnh tranh.
– Thuận tiện hơn trong giao dịch với khách hàng, đồng thời tiết kiệm thời gian và chi phí đi lại.
– Chứng minh hợp lệ đối với hóa đơn mua bán hàng hóa, dịch vụ từng lần có giá trị thanh toán trên 20 triệu đồng.
3.2. Mở tài khoản doanh nghiệp để đủ điều kiện khấu trừ thuế thu nhập doanh nghiệp
Theo Luật Thuế thu nhập doanh nghiệp, thì trong thuế thu nhập của một doanh nghiệp sẽ có những khoản thu nhập không được khấu trừ và những khoản thu nhập được khấu trừ. Các khoản thu nhập của doanh nghiệp không được khấu trừ khi xác định thu nhập chịu thuế được quy định trong Điều 2 và Điều 9 của Luật Thuế thu nhập doanh nghiệp sửa đổi năm 2013.
Còn quy định về khoản chi được khấu trừ khi tính thuế thu nhập doanh nghiệp thì được quy định tại Khoản 1 Điều 6
– Khoản chi thực tế của doanh nghiệp phát sinh liên quan đến hoạt động sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp; các khoản chi cho hoạt động giáo dục nghề nghiệp; các khoản chi thực hiện nhiệm vụ quốc phòng, an ninh của doanh nghiệp theo quy định của pháp luật hiện hành.
– Khoản chi của doanh nghiệp có đủ hóa đơn chứng từ theo quy định của pháp luật. Đối với hóa đơn mua hàng hóa, dịch vụ từng lần có giá trị từ 20 triệu đồng trở lên thì phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt (nghĩa là phải giao dịch bằng tài khoản thanh toán của doanh nghiệp). Trừ những trường hợp không bắt buộc phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt theo quy định của pháp luật hiện hành.
3.3. Mở tài khoản doanh nghiệp để đủ điều kiện khấu trừ thuế giá trị gia tăng
Theo quy định của Thông tư 173/2016 sửa đổi, bổ sung Thông tư 219/2013/TT-BTC và
+ Chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt đối với hàng hóa, dịch vụ mua vào (bao gồm cả hàng hóa nhập khẩu) của doanh nghiệp có giá trị từ hai mươi triệu đồng trở lên, trừ trường hợp tổng giá trị hàng hóa, dịch vụ mua vào từng lần theo hóa đơn dưới hai mươi triệu đồng theo giá đã có thuế giá trị gia tăng.
Chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt bao gồm chứng từ thanh toán qua ngân hàng và chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt khác có liên quan theo quy định của pháp luật.
+ Chứng từ thanh toán qua ngân hàng có thể được hiểu là chứng từ chứng minh việc chuyển tiền từ tài khoản ngân hàng của bên mua sang tài khoản ngân hàng của bên bán. Các tài khoản này được mở tại các tổ chức cung ứng dịch vụ thanh toán theo các hình thức thanh toán phù hợp với quy định của pháp luật hiện hành.
Nếu doanh nghiệp muốn được khấu trừ các khoản chi phí khi xác định thuế thu nhập doanh nghiệp hoặc thuế giá trị gia tăng đầu vào thì những giao dịch có tổng giá trị trên 20 triệu đồng của doanh nghiệp cần phải thực hiện qua giao dịch chuyển khoản của ngân hàng. Do đó, việc lập tài khoản thanh toán của doanh nghiệp là rất cần thiết. Doanh nghiệp cần thông báo thông tin về tất cả tài khoản giao dịch lên Sở Kế hoạch và Đầu tư theo quy định của pháp luật để tránh bị phạt về hành vi chậm thông báo thay đổi thông tin tài khoản ngân hàng của doanh nghiệp.
