Quyết định 540/QĐ-UBND năm 2020 về Quy chế khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ tại Lưu trữ lịch sử tỉnh Kon Tum

QUYẾT ĐỊNH

BAN HÀNH QUY CHẾ KHAI THÁC, SỬ DỤNG TÀI LIỆU LƯU TRỮ TẠI LƯU TRỮ LỊCH SỬ TỈNH KON TUM

CHỦ TỊCH ỦY BAN NHÂN DÂN TỈNH KON TUM

Căn cứ Luật Tổ chức chính quyền địa phương ngày 19 tháng 6 năm 2015; Luật Sửa đổi, bổ sung một số điều của Luật Tổ chức Chính phủ và Luật Tổ chức chính quyền địa phương ngày 22 tháng 11 năm 2019;

Căn cứ Luật Lưu trữ ngày 11 tháng 11 năm 2011;

Căn cứ Nghị định số 01/2013/NĐ-CP ngày 03 tháng 01 năm 2013 của Chính phủ quy định chi tiết thi hành một số điều của Luật Lưu trữ;

Căn cứ Nghị định số 26/2020/NĐ-CP ngày 28 tháng 2 năm 2020 của Chính phủ Quy định chi tiết một số điều của Luật Bảo vệ bí mật nhà nước;

Căn cứ Thông tư số 10/2014/TT-BNV ngày 01 tháng 10 năm 2014 của Bộ Nội vụ Quy định về việc sử dụng tài liệu tại phòng đọc của các Lưu trữ lịch sử;

Xét đề nghị của Giám đốc Sở Nội vụ tại Tờ trình số 208/TTr-SNV, ngày 29 tháng 6 năm 2020.

QUYẾT ĐỊNH:

Điều 1. Ban hành kèm theo Quyết định này Quy chế khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ tại Lưu trữ lịch sử tỉnh Kon Tum.

Điều 2. Quyết định này có hiệu lực thi hành kể từ ngày ký. Chi cục Văn thư - Lưu trữ, trực thuộc Sở Nội vụ có trách nhiệm tổ chức thực hiện Quy chế này theo đúng quy định của pháp luật.

Điều 3. Chánh Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh, Giám đốc Sở Nội vụ, Chi cục trưởng Chi cục Văn thư - Lưu trữ tỉnh Kon Tum và các tổ chức, cá nhân có liên quan chịu trách nhiệm thi hành Quyết định này./.

QUY CHẾ

KHAI THÁC, SỬ DỤNG TÀI LIỆU LƯU TRỮ TẠI LƯU TRỮ LỊCH SỬ TỈNH KON TUM
(Ban hành kèm theo Quyết định số   /QĐ-UBND ngày   tháng   năm 2020 của Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh Kon Tum)

Chương I

QUY ĐỊNH CHUNG

Điều 1. Phạm vi và đối tượng áp dụng

1. Quy chế này quy định việc khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ tại lưu trữ lịch sử tỉnh Kon Tum (Chi cục Văn thư - Lưu trữ thuộc Sở Nội vụ).

2. Quy chế này được áp dụng đối với các tổ chức, cá nhân có nhu cầu khi đến khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ tại Lưu trữ lịch sử tỉnh để phục vụ mục đích công tác, nghiên cứu khoa học và nhu cầu chính đáng khác.

3. Cơ quan trực tiếp bảo quản, quản lý, khai thác tài liệu lưu trữ là Chi cục Văn thư - Lưu trữ trực thuộc Sở Nội vụ.

Điều 2. Tài liệu lưu trữ

1. Tài liệu lưu trữ là bản gốc, bản chính được hình thành trong quá trình hoạt động của các cơ quan Nhà nước, tổ chức, cá nhân trên địa bàn tỉnh Kon Tum, có giá trị phục vụ hoạt động thực tiễn, nghiên cứu khoa học, lịch sử được quản lý tập trung tại Lưu trữ lịch sử tỉnh.

2. Tài liệu lưu trữ tỉnh Kon Tum thuộc thành phần của Phông Lưu trữ Nhà nước Việt Nam, được quản lý thống nhất theo quy định của pháp luật; không một cơ quan, tập thể, cá nhân nào được chiếm dụng làm của riêng; nghiêm cấm các hành vi xâm hại đến tài liệu lưu trữ như mua bán, trao đổi, tiêu hủy trái phép hoặc sử dụng vào mục đích trái với lợi ích của Nhà nước Việt Nam.

Điều 3. Thành phần tài liệu Phông lưu trữ Nhà nước tỉnh Kon Tum

1. Thành phần tài liệu thuộc Phông Lưu trữ sau ngày 30 tháng 4 năm 1975:

a) Tài liệu thuộc Phông Hội đồng nhân dân và Văn phòng Đoàn Đại biểu Quốc hội tỉnh Kon Tum.

b) Tài liệu thuộc Phông Ủy ban nhân dân tỉnh Kon Tum.

c) Tài liệu thuộc Phông các cơ quan, tổ chức đã nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử (thuộc danh mục là nguồn nộp lưu) theo quy định.

2. Hồ sơ, kỷ vật của cán bộ đi B tỉnh Kon Tum trong thời kỳ chống Mỹ.

Điều 4. Các hình thức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ

1. Sử dụng tài liệu tại phòng đọc.

2. Xuất bản ấn phẩm lưu trữ.

3. Giới thiệu tài liệu lưu trữ trên phương tiện thông tin đại chúng.

4. Triển lãm, trưng bày, công bố tài liệu lưu trữ.

5. Trích dẫn tài liệu lưu trữ trong công trình nghiên cứu.

6. Cấp bản sao, bản chứng thực, bản trích sao tài liệu lưu trữ.

Chương II

THẨM QUYỀN CHO PHÉP KHAI THÁC, SỬ DỤNG TÀI LIỆU LƯU TRỮ

Điều 5. Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh

1. Người nước ngoài khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ đang bảo quản, quản lý tại Lưu trữ lịch sử tỉnh; mang bản sao tài liệu lưu trữ được sử dụng rộng rãi đang bảo quản tại Lưu trữ lịch sử tỉnh ra nước ngoài (trừ tài liệu lưu trữ “Mật, tối mật, tuyệt mật ”; tài liệu đặc biệt quý, hiếm của tỉnh) thuộc thẩm quyền cho phép của Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh.

2. Việc khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ đặc biệt quý, hiếm; tài liệu có mức độ “Tuyệt mật”, “Tối mật”; tài liệu lưu trữ có đóng dấu chỉ các mức độ mật chưa đến thời hạn giải mật; tài liệu hạn chế sử dụng đang bảo quản tại Lưu trữ lịch sử tỉnh phục vụ cho mục đích công vụ thuộc thẩm quyền cho phép của Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh.

Điều 6. Giám đốc Sở Nội vụ

Việc khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ tài liệu lưu trữ có mức độ mật đã quá hạn giải mã mật, tài liệu quý hiếm của tỉnh, tài liệu không thuộc quy định tại Điều 5 của Quy chế này thuộc thẩm quyền cho phép của Giám đốc Sở Nội vụ.

Điều 7. Chi cục trưởng Chi cục Văn thư - Lưu trữ

Việc khai thác, sử dụng các loại tài liệu lưu trữ sử dụng rộng rãi bảo quản tại Chi cục Văn thư - Lưu trữ tỉnh (trừ tài liệu lưu trữ thuộc Danh mục bí mật Nhà nước, tài liệu lưu trữ đặc biệt quý, hiếm được quy định tại Điều 5, Điều 6 của Quy chế này) thuộc thẩm quyền cho phép Chi cục trưởng Chi cục Văn thư - Lưu trữ.

Chương III

QUYỀN VÀ NGHĨA VỤ CỦA TỔ CHỨC, CÁ NHÂN TRONG VIỆC KHAI THÁC, SỬ DỤNG TÀI LIỆU LƯU TRỮ

Điều 8. Thủ tục khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ

1. Tổ chức, cá nhân khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ tại Chi cục Văn thư - Lưu trữ tỉnh để phục vụ cho nhiệm vụ công tác, mục đích công vụ phải có văn bản đề nghị hoặc giấy giới thiệu của cơ quan, tổ chức nơi công tác.

2. Tổ chức, cá nhân xin cung cấp thông tin tài liệu lưu trữ gián tiếp hoặc từ xa vì mục đích công vụ phải có văn bản đề nghị của cơ quan, tổ chức nơi công tác; vì mục đích cá nhân phải có đơn xin cung cấp thông tin tài liệu lưu trữ có xác nhận của cơ quan, tổ chức nơi công tác hoặc của chính quyền địa phương nơi cư trú.

3. Tổ chức, cá nhân khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ vì mục đích cá nhân phải có đơn, có xác nhận của cơ quan, tổ chức nơi công tác hoặc chính quyền địa phương nơi cư trú; Giấy chứng minh nhân dân hoặc hộ chiếu (đối với người nước ngoài). Trường hợp nghiên cứu khoa học, nghiên cứu chuyên đề, làm luận văn, luận án tốt nghiệp thì phải kèm theo đề cương nghiên cứu.

Điều 9. Quyền và nghĩa vụ của cơ quan, tổ chức, cá nhân trong việc khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ

1. Khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ thuộc Phông Lưu trữ lịch sử tỉnh Kon Tum để phục vụ yêu cầu công tác, nghiên cứu khoa học và các nhu cầu chính đáng của mình theo đúng quy định pháp luật.

2. Khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ phải thực hiện nghiêm chỉnh quy định tại Quy chế này và các quy định của pháp luật.

Điều 10. Trách nhiệm của Chi cục Văn thư - Lưu trữ

1. Chi cục Văn thư - Lưu trữ tỉnh có trách nhiệm giúp Ủy ban nhân dân tỉnh tổ chức thu thập, bảo quản, phân loại, chỉnh lý, xác định giá trị, sắp xếp hồ sơ, tài liệu; tu bổ, phục chế; xây dựng công cụ tra cứu và tổ chức phục vụ khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ theo Quy chế này và các quy định của pháp luật.

2. Tổ chức công bố, niêm yết công khai thủ tục sử dụng tài liệu lưu trữ trên phương tiện thông tin đại chúng.

3. Tổ chức thực hiện khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ của cơ quan, tổ chức, cá nhân; trình cấp có thẩm quyền xem xét, cho phép khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ được quy định tại Điều 5, Điều 6 của Quy chế này hoặc giải quyết thuộc thẩm quyền và quy định của pháp luật.

4. Hướng dẫn, quản lý việc khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ; sao, chứng thực, sao chụp tài liệu lưu trữ theo Quy chế này và quy định của pháp luật.

5. Tổ chức, quản lý phòng đọc tài liệu đáp ứng nhu cầu khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ của các tổ chức, cá nhân.

6. Bảo quản, quản lý tài liệu lưu trữ của các tổ chức thuộc nguồn nộp lưu tài liệu vào Lưu trữ lịch sử tỉnh.

7. Xây dựng nội quy khai thác, sử dụng tài liệu tại phòng đọc.

Điều 11. Trách nhiệm của cơ quan, đơn vị liên quan

Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh phối hợp với Sở Nội vụ để tham mưu, xử lý trường hợp thuộc thẩm quyền giải quyết của Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh được quy định tại Điều 5 của Quy chế này và quy định của pháp luật.

Chương IV

HÌNH THỨC KHAI THÁC, SỬ DỤNG TÀI LIỆU LƯU TRỮ

Điều 12. Sử dụng tài liệu lưu trữ tại phòng đọc

1. Phòng đọc tại Chi cục Văn thư - Lưu trữ phải tổ chức khoa học, được trang bị phương tiện máy móc và công cụ tra cứu để phục vụ cho việc khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ.

2. Niêm yết nội quy, quy định, thời gian sử dụng tài liệu lưu trữ.

Điều 13. Công bố, thông báo, giới thiệu tài liệu lưu trữ

1. Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh cho phép công bố, thông báo, giới thiệu tài liệu lưu trữ sau khi phân tích, giải mã mức độ mật được sử dụng rộng rãi bảo quản tại Lưu trữ lịch sử tỉnh.

2. Chi cục trưởng Chi cục Văn thư - Lưu trữ giới thiệu tài liệu lưu trữ trên phương tiện thông tin đại chúng sau khi phân tích, giải mã mức độ mật và được Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh cho phép công bố, thông báo, giới thiệu được sử dụng rộng rãi đang bảo quản tại Lưu trữ lịch sử tỉnh.

3. Hàng năm, rà soát, thông báo tài liệu lưu trữ thuộc Danh mục tài liệu có đóng dấu chỉ các mức độ “Mật” đã được giải mật.

Điều 14. Triển lãm, trưng bày tài liệu lưu trữ

1. Chi cục Văn thư - Lưu trữ tỉnh xây dựng kế hoạch triển lãm chuyên đề, trưng bày tài liệu lưu trữ nhằm phục vụ cho các mục đích tuyên truyền vào các ngày lễ lớn của dân tộc theo kế hoạch chung của Ủy ban nhân dân tỉnh.

2. Phối hợp với các cơ quan, tổ chức liên quan xây dựng các gian triển lãm tài liệu lưu trữ theo yêu cầu.

Điều 15. Sao tài liệu lưu trữ, chứng thực lưu trữ

1. Người có thẩm quyền cho phép khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ trong phạm vi nào thì cho phép sao tài liệu lưu trữ và chứng thực lưu trữ trong phạm vi đó.

2. Trường hợp bản sao tài liệu lưu trữ quý, hiếm mang ra nước ngoài phải được sự đồng ý bằng văn bản của Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh.

3. Chi cục Văn thư - Lưu trữ tỉnh thực hiện việc sao tài liệu lưu trữ, chứng thực lưu trữ sau khi được sự chấp thuận của cấp có thẩm quyền và theo quy định của pháp luật; đồng thời, phải chịu trách nhiệm pháp lý về bản sao tài liệu lưu trữ, bản chứng thực lưu trữ.

4. Bản sao tài liệu lưu trữ, bản chứng thực lưu trữ có giá trị pháp lý như tài liệu lưu trữ gốc trong các quan hệ, giao dịch.

Điều 16. Thời hạn giải quyết khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ

1. Đối với tài liệu lưu trữ thuộc thẩm quyền của Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh, giải quyết không quá 06 ngày làm việc kể từ khi nhận đủ hồ sơ hợp lệ.

2. Đối với tài liệu lưu trữ thuộc thẩm quyền của Giám đốc Sở Nội vụ, giải quyết không quá 04 ngày làm việc kể từ khi nhận đủ hồ sơ hợp lệ.

3. Đối với tài liệu lưu trữ thuộc thẩm quyền của Chi cục trưởng Chi cục Văn thư - Lưu trữ, giải quyết không quá 01 ngày làm việc kể từ khi nhận đủ hồ sơ hợp lệ.

Chương V

KHEN THƯỞNG, XỬ LÝ VI PHẠM

Điều 17. Khen thưởng

Trong việc quản lý, sử dụng tài liệu lưu trữ tại Chi cục Văn thư - Lưu trữ tỉnh, các tổ chức, cá nhân có một trong những thành tích sau đây sẽ được khen thưởng theo quy định của pháp luật:

1. Có thành tích hoàn thành xuất sắc các nhiệm vụ thu thập, quản lý, bảo quản an toàn; khai thác, sử dụng có hiệu quả tài liệu lưu trữ.

2. Phát hiện, tố giác kịp thời các hành vi chiếm đoạt, làm lộ bí mật, làm hư hại, làm mất, sửa chữa, làm sai lệch nội dung, mua bán, chuyển giao, tiêu hủy trái phép tài liệu lưu trữ; sử dụng tài liệu lưu trữ không đúng mục đích theo quy định của pháp luật.

Điều 18. Xử lý vi phạm

Tổ chức, cá nhân vi phạm các quy định của Quy chế này và các quy định khác của pháp luật về sử dụng tài liệu lưu trữ, tùy theo tính chất, mức độ vi phạm sẽ bị xử lý kỷ luật, xử phạt vi phạm hành chính hoặc truy cứu trách nhiệm hình sự theo quy định của pháp luật.

Chương VI

ĐIỀU KHOẢN THI HÀNH

Điều 19. Tổ chức thực hiện

1. Tổ chức, cá nhân có nhu cầu khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ tại Chi cục Văn thư - Lưu trữ phải thực hiện nghiêm chỉnh quy định trong Quy chế này và quy định của pháp luật.

2. Giám đốc Sở Nội vụ có trách nhiệm theo dõi, kiểm tra việc thực hiện Quy chế này.

3. Chi cục trưởng Chi cục Văn thư - Lưu trữ chịu trách nhiệm phổ biến, xây dựng Nội quy khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ, tổ chức thực hiện đúng quy định trong Quy chế này và quy định của pháp luật.

4. Trong quá trình thực hiện, nếu có phát sinh vướng mắc cần sửa đổi, bổ sung các tổ chức, cá nhân phản ảnh về Sở Nội vụ để tổng hợp nghiên cứu, trình Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh xem xét sửa đổi, bổ sung cho phù hợp với tình hình thực tế và đúng quy định của pháp luật./.

PHỤ LỤC I

PHIẾU YÊU CẦU KHAI THÁC, SỬ DỤNG TÀI LIỆU LƯU TRỮ TẠI PHÒNG ĐỌC
(Kèm theo Quyết định số   /QĐ-UBND ngày   tháng   năm 2020 của Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh Kon Tum)

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
-----------

PHIẾU YÊU CẦU

Khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ tại Phòng đọc

Họ và tên độc giả: ……………………………………….......………….…

Ngày, tháng, năm sinh: ………………………………….......……………

Số Chứng minh nhân dân/hộ chiếu: ……………………….......……………

Nơi cấp: ………………………… Ngày cấp: ………………..………………

Cơ quan công tác/học tập: …………………………………….…………….

Địa chỉ liên hệ: …………………………….....……………………………….

Số điện thoại: …………………………………………………………………

Mục đích khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ: ………………………………………………………….

…………………………………………………………………………………………

Tài liệu cần khai thác, sử dụng (Tên, số, ký hiệu, ngày tháng văn bản, cơ quan ban hành, trích yếu nội dung tài liệu): ..................................................................................................................

…………………...........…….........................................................................................................

....................................................................................................................………………..

Hình thức khai thác, sử dụng (chứng thực, bản sao, photo, đọc tại chỗ tài liệu lưu trữ): …………………………… Số lượng: ………….………………….

Tôi xin cam đoan thực hiện nghiêm nội quy, quy chế và nộp phí khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ theo quy định của pháp luật./.

PHỤ LỤC II

MẪU GIẤY ỦY QUYỀN
(Kèm theo Quyết định số   /QĐ-UBND ngày   tháng   năm 2020 _{của Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh Kon Tum)}

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
----------------

GIẤY ỦY QUYỀN

Khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ

…………..., ngày ...... tháng ...... năm 20....... ; chúng tôi gồm có:

1. Bên ủy quyền

Họ và tên: ………………………………………………………………….

Số CMND/Hộ chiếu: .……….. Ngày cấp: ………….. Nơi cấp: ……….....

Quốc tịch: ………………………………………….....…………………....

Địa chỉ liên hệ: ………………………………………………………….....

2. Bên được ủy quyền

Ông (Bà): ………………………………………………………………….

CMND/Hộ chiếu: ………… Ngày cấp: .………….. Nơi cấp: …………....

Quốc tịch: ……………………………………………………………….....

Địa chỉ liên hệ: …………………………………………………………….

3. Nội dung ủy quyền

Bên được ủy quyền thay mặt bên ủy quyền đến Chi cục Văn thư - Lưu trữ để lấy tài liệu lưu trữ về nội dung: …………………………………………….mà bên ủy quyền đã xin khai thác, sử dụng vào ngày ……. tháng …… năm ….........

4. Cam kết

- Hai bên cam kết hoàn toàn chịu trách nhiệm trước pháp luật về mọi thông tin ủy quyền ở trên;

- Mọi tranh chấp phát sinh giữa bên ủy quyền và bên được ủy quyền do hai bên tự giải quyết;

- Bên được ủy quyền không được ủy quyền cho người khác.

Thời gian ủy quyền: Trong 30 ngày kể từ ngày ký.

Giấy ủy quyền trên được lập thành .......... bản, mỗi bên giữ ......... bản./.

XÁC NHẬN CỦA CƠ QUAN (CHÍNH QUYỀN ĐỊA PHƯƠNG)

…….........................................................................................................................

.................................................................................................................................

.........................................................................................................................