QUYẾT ĐỊNH

BAN HÀNH QUY ĐỊNH MẪU
SỔ ĐỊA CHÍNH; SỔ MỤC KÊ ĐẤT; SỔ CẤP GIẤY CHỨNG NHẬN QUYỀN SỬ DỤNG ĐẤT; SỔ THEO
DÕI BIẾN ĐỘNG ĐẤT ĐAI.

TỒNG CỤC TRƯỞNG TỒNG CỤC ĐỊA CHÍNH

-
Căn cứ Luật Đất đai ngày 14/07/1993
- Căn cứ Nghị định 34/ CP ngày 23/4/1994 của Chính phủ về chức năng, nhiệm vụ,
quyền hạn và tổ chức bộ máy của Tổng cục Địa chính.

QUYẾT ĐỊNH

Điều 1.- Nay
ban hành quy định mẫu các loại sổ sau đây để thực hiện đăng ký đất đai, cấp
giấy chứng nhận quyền sử dụng đất, lập hồ sơ địa chính.

1. Sổ địa chính

2. Sổ mục kê

3. Sổ cấp giấy chứng nhận quyền sử dụng đất

4. Sổ theo dõi biến động đất đai

Điều 2.- Các
mẫu sổ ban hành theo quyết định này được sử dụng thống nhất trong cả nước; thay
thế cho các mẫu sổ đã ban hành theo quyết định số 56-ĐKTK ngày 5/11/1981 và
thông tư 302 TT/ĐKTK ngày 28/10/1989 của Tổng cục Quản lý ruộng đất.

Điệu 3.- Chủ
tịch Ủy ban nhân dân dân, Thủ trưởng cơ quan Địa chính các cấp có trách nhiệm
tổ chức, chỉ đạo thực hiện quyết định này.

QUY ĐỊNH

VỀ MẪU SỔ ĐỊA CHÍNH,
SỔ MỤC KÊ ĐẤT, SỔ CẤP GIẤY CHỨNG NHẬN QUYỀN SỬ DỤNG ĐẤT, SỔ THEO DÕI BIẾN ĐỘNG
ĐẤT ĐAI
( Ban
hành theo quyết định số 499/QĐ-ĐC ngày 27/7/ 1995 của Tổng cục Địa chính )

I. SỐ ĐỊA CHÍNH

1- mục đích lập sổ:

Sổ địa chính được lập nhằm đăng ký toàn bộ
diện tích đất đai được Nhà nước giao quyền sử dụng cho các tổ chức, hộ gia
đình, cá nhân và diện tích các loại đất chưa giao, chưa cho thuê sử dụng; làm
cơ sở để Nhà nước thực hiện chức năng quản lý đất đai theo đúng pháp luật.

2- Nội dung sổ:

2.1. Bìa sổ:

2.1.1. Trang bìa ngoài (mặt trước) sổ, nội
dung gồm:

- Tên sổ: "Sổ địa chính"

- Tên xã, tên điểm dân cư, số thứ tự quyển
(ghi trên gáy sổ).

2.1.2. Trang bìa phụ: nội dung gồm:

- Quốc hiệu.

- Tên sổ: "Sổ địa chính"

- Nơi lập sổ gồm: Tên tỉnh ( thành phố trực
thuộc TW ); tên huyện ( quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh); tên xã; tên điểm
dân cư ( thôn, xóm, ấp..).

- Số hiệu quyển (số thứ tự quyển được lập
trong phạm vi mỗi xã ).

- Ngày, tháng, năm; chữ ký, đóng dấu xác nhận
của UBND xã.

- Ngày, tháng, năm; chữ ký, đóng dấu của Sở
Địa chính.

2.2. Trang Mục lục, nội dung gồm: Họ tên chủ
sử dụng đất đăng ký, số thứ tự tên chủ đăng ký, số hiệu trang mà chủ sử dụng
đăn ký trong sổ.

2.3. Trang Nội dung đăng ký đất, gồm các
phần:

2.3.1. Phần I: CHỦ SỬ DỤNG ĐẤT, nội dung gồm:

- Tên chủ sử dụng đất

- Năm sinh, (của chủ hộ gia đình, cá nhân )

- Họ tên vợ /chồng ( của chủ hộ gia đình )

- Nơi thường trú

- Số quản lý

2.3.2. Phần II: ĐĂNG KÝ SỬ DỤNG để thực hiện
các thông tin từng thửa đất được đăng ký. Nội dung thể hiện gồm các cột: ngày -
tháng - năm vào sổ, tờ bản đồ số, thửa số, địa danh thửa đất, diện tích, hạng
đất, mục đích sử dụng, thời hạn sử dụng, căn cứ pháp lý vào sổ, vào sổ cấp giấy
chứng nhận quyền sử dụng đất số, chủ sử dụng đất ký tên.

2.3.3. Phần III: Những ràng buộc quyền sử
dụng đất

2.3.4. Phần IV: Những thay đổi trong qúa
trình sử dụng

3. Lập sổ:

3.1 Nguyên tắc chung:

3.1.1. Sổ địa chính được lập trên cơ sở đơn
xin đăng ký quyền sử dụng đất đã được xét duyệt và cho phép sử dụng.

3.1.2. Sổ lập theo đơn vị xã, phường, thị
trấn (dưới đây gọi chung là xã ) trong phạm vi địa giới hành chính xã đã xác
định; do cán bộ địa chính xã chịu trách nhiệm thực hiện. Sổ phải được UBND xã
xác nhận và Sở Địa chính duyệt mới có giá trị pháp lý.

3.1.3. Sổ lập chung cho mọi loại đối tượng sử
dụng đất: đủ điều kiện được đăng ký đất đai,  cấp giấy chứng  nhận
quyền sử dụng đất ở vùng nông thôn.

Chủ sử dụng đất là tổ chức nằm trong phạm vi
toàn xã đăng ký chung cho một quyển; Hộ gia đình và cá nhân đăng ký vào quyển
của khu dân cư nơi họ thường trú, mỗi khu dân cư lập thành một hoặc nhiều
quyển, phụ thuộc vào số lượng của chủ sử dụng đất mỗi khu; Hộ gia đình, cá nhân
của các xóm, trại lẻ hoặc ở phân tán độc lập được đăng ký vào quyển của điểm
dân cư gần nhất nơi họ tham gia sinh hoạt; các hộ gia đình, cá nhân có đất phụ
canh trong xã, được đăng ký thành một phần riêng trong quyển sổ địa chính cuối
cùng của xã.

Những loại đất sau đây:

- Đất dùng vào mục đích công cộng chưa có chủ
sử dụng cụ thể đủ điều kiện đăng ký như: giao thông, thủy lợi, nghĩa trang-
nghĩa địa, đình, đền, miếu..

- Đất dành cho công ích xã.

- Các loại đất chưa giao, chưa cho thuê sử
dụng.

Do UBND xã trực tiếp đăng ký vào cuối quyển
dành cho các tổ chức.

3.1.4. Sổ được lập lần lượt cho từng chủ sử
dụng đất, mỗi chủ một trang, mỗi thửa một dòng; chủ sử dụng nhiều thửa được lập
nhiều trang, cuối trang ghi số của trang tiếp theo và đầu trang tiếp theo ghi:
tiếp theo trang số ...; trong mỗi trang sau mỗi lần đăng ký phải kẻ dòng ngăn
cách phía dưới thửa đăng ký cuối cùng .

3.1.5. Sổ lập thành 3 bộ, bộ gốc lưu tại Sở
Địa chính, 1 bộ lưu tại Phòng Địa chính cấp huyện, 1 bộ lưu tại UBND xã do cán
bộ địa chính trực tiếp quản lý.

3.2. Ghi nội dung sổ.

3.2.1. Trang nội dung đăng ký đất:

- Phần:: " CHỦ SỬ DỤNG  ĐẦT":

+ Mục "tên chủ sử dụng đất": Đối
với các tổ chức ghi tên của tổ chức theo quyết định thành lập. Đối với các loại
đất chưa có chủ sử dụng cụ thể đủ điều kiện đăng ký, do UBND xã quản lý và trực
tiếp đăng ký vào sổ thì ghi tên từng loại đất thay cho tên chủ sử dụng: giao
thông , thủy lợi, nghĩa trang - nghĩa địa; tên từng công trình công cộng khác,
đất dành cho nhu cầu công ích xã, tên loại đất chưa sử dụng.

Đối với hộ gia đình cần ghi rõ: Hộ ông (bà )
và tên của chủ hộ; tên chủ hộ gia đình, cá nhân ghi theo tên khai sinh.

+ Mục "Năm sinh": ghi theo khai
sinh và chỉ ghi đối với chủ hộ gia đình, cá nhân.

+ Mục "Họ tên vợ/chồng"ghi theo
khai sinh của vợ / chồng của chủ hộ gia đình hiện còn sống.

+ Mục "Nơi thường trú": ghi đầy đủ
tên tỉnh huyện, xã, thôn  ( ấp, xóm) đường phố, số nhà ..nơi đăng ký
thường trú của chủ sử dụng đất. Nếu nơi thường trú ở xã lập sổ thì chỉ ghi thêm
địa chỉ ngoài tên xã, huyện, tỉnh  đã ghi ở bìa sổ. Đối với tổ chức cá
nhân nước ngoài cần ghi thêm quốc tịch của tổ chức, cá nhân đó.

+ Mục "số quản lý" có thể ghi số
của một trong các loại số sau: số hộ khẩu, số chứng minh nhân dân của chủ hộ
gia đình, cá nhân hoặc số quản lý tên chủ sử dụng đất theo quy định thống nhất
của Sở Địa chính tỉnh.

- Phần "ĐĂNG KÝ SỬ DỤNG ĐẤT".

+ Cột 1: Ghi ngày, tháng, năm của mỗi lần
đăng ký vào sổ địa chính.

+ Cột 2 + 3: Ghi số hiệu tờ bản đồ địa chính
và số hiệu thửa đất, thửa có thêm số hiệu thửa phụ thì lần lượt: Ghi số hiệu
thửa chính và ghi số hiệu thửa phụ đặt trong ngoặc đơn.

+ Cột 4: Ghi địa danh thửa đất như: Tên xứ
đồng; tên thôn, xóm ấp nơi có thửa đất đó.

+ Cột 5: Ghi diện tích thửa đất theo đơn vị
mét vuông  (m2 ); thửa đất gộp nhiều mục đích sử dụng thì ghi triển khai
thêm diện tích theo từng mục đích sử dụng ở dòng dưới.

+ Cột 6: Ghi hạng đất tính thuế sử dụng đất
đã được duyệt.

+ Cột 7: Ghi mục đích sử dụng đất được đăng
ký theo yêu cầu quản lý thống nhất của Nhà nước. Mục đích sử dụng đất được ghi
bằng ký hiệu cho từng loại như sau:

+ Cột 8: Ghi ngày, tháng, năm hết hạn sử dụng
đất.

+ Cột 9: Ghi căn cứ pháp lý của việc đăng ký
vào sổ địa chính, số quyết định, ký hiệu cấp ký, năm ký quyết định.

Lần đăng ký ban đầu, căn cứ pháp lý là quyết
định cấp giấy chứng nhận quyền sử dụng đất; mọi trường hợp đăng ký biến động,
căn cứ pháp lý là quyết định của cấp có thẩm quyền cho phép thực hiện hành vi
biến động (giao, cho thuê đất, chuyển quyền sử dụng đất..)

+ Cột 10: Ghi số thứ tự vào sổ cấp giấy chứng
nhận.

+ Cột 11: Dành cho chủ sử dụng đất ký tên.
Mỗi lần đăng ký, khi nhận giấy chứng nhận quyền sử dụng đất, chủ sử dụng đất
phải ký tên vào dòng ghi thửa đất cuối cùng của mỗi lần đăng ký ( chỉ ký vào
quyển sổ lưu tại xã ).

- Phần: " NHỮNG RÀNG BUỘC QUYỀN SỬ DỤNG
ĐẤT": Ghi chú số hiệu thửa đất và nội dung ràng buộc về quyền và nghĩa vụ
của người sử dụng trên từng thửa đất (nếu có ).

- Phần: " NHỮNG THAY ĐỒI TRONG QÚA TRÌNH
SỬ DỤNG ".

Ghi chú những thay đổi trong qúa trình sử
dụng đất phải đăng ký biến động đất đai theo quy định của Nhà nước, nội dung
ghi như quy định ở Điểm I.3 - chỉnh lý sổ địa chính.

3.2.2. Trang mục lục tên chủ

- Quyển lập cho các tổ chức, trang mục lục
ghi theo thứ tự chủ sử dụng đăng ký vào sổ.

- Quyển lập cho các hộ gia đình, cá
nhân, trang mục lục lập chung cho tất cả các chủ sử dụng đất của từng khu dân
cư; tên chủ sử dụng đất trong mục lục được xếp theo vần A,B,C,..theo chữ đầu
của tên chủ; ghi hết mỗi vần  để cách số dòng tối thiểu bằng tổng số chủ
của vấn đề viết bổ sung sau này. Số thứ tự tên chủ được đánh liên tục từ 1 đến
hết trong mỗi vần.

3.3. Chỉnh lý sổ.

3.3.1. Mọi trường hợp chỉnh lý sổ địa
chính chỉ được thực hiện khi đã làm đúng các thủ tục đăng ký biến động đất đai
và được cơ quan Nhà nước có thẩm quyền cấp giấy chứng nhận quyền sử dụng đất
hoặc chứng nhận biến động trên giấy đã cấp.

3.3.2. Cách chỉnh lý từng loại biến
động quy định như sau:

- Khi chuyển quyền sử dụng toàn bộ
diện tích đã đăng ký cho chủ mới thì chủ mới được đăng ký ngay trên trang đã
đăng ký của chủ cũ bằng cách gạch tên chủ cũ và các nội dung thay đổi khác bằng
mực đỏ, ghi tên chủ mới và căn cứ pháp lý biến động: (số quyết định, ký hiệu cơ
quan ký, thời gian ký quyết định ) vào phần: (những thay đổi trong qúa trình sử
dụng ).

- Trường hợp chuyển quyền sử dụng từ
hộ gia đình, cá nhân sang các tổ chức hoặc ngược lại thì gạch chéo góc trang
bằng mực đỏ và đăng ký cho chủ mới vào quyển khác theo đúng nguyên tắc lập sổ;
ghi chú: số hiệu quyển, số trang đăng ký của chủ mới vào phần "những thay
đổi trong qúa trình sử dụng của trang biến động."

- Khi chuyển quyền sử dụng một phần
diện tích đã đăng ký cho chủ mới thì gạch dòng thửa biến động bằng mực đỏ và
ghi: số hiệu thửa biến động, lý do biến động, số hiệu quyển, số trang đăng ký
của chủ mới vào phần: " những thay đổi trong qúa trình sử dụng đất ".
Phần diện tích chuyển đi được đăng ký xuống dòng cuối của nội dung đăng ký sử
dụng đất thuộc trang đăng ký của chủ mới nhận; nếu chủ mới chưa có tên trong sổ
địa chính thì lập trang mới cho chủ mới và điền tên chủ mới vào trang mục lục.

- Khi có sự thay đổi hình thể thửa
đất, mục đích sử dụng, thời hạn sử dụng của thửa đất đã đăng ký thì gạch ngang
dòng bằng mực đỏ thửa thay đổi và ghi lại xuống dòng dưới cùng của trang chủ sử
dụng đã đăng ký, đồng thời ghi chú số hiệu thửa và căn cứ pháp lý biến động (số
quyết định, ký hiệu cơ quan ký, thời gian ký quyết định ) vào phần " những
thay đổi trong qúa trình sử dụng ".

- Khi có sự thay đổi riêng về thời hạn
sử dụng đất thì gạch thời hạn sử dụng cũ bằng mực đỏ và ghi lại thời hạn sử
dụng mới kèm theo căn cứ pháp lý vào phần ghi   " Những thay đổi
trong qúa trình sử dụng ".

4. Quy cách sổ.

4.1. Kích thước sổ địa chính: chiều
rộng 27 cm; chiều cao 38 cm.

4.2. Sổ đóng bằng bìa cứng, gáy và góc
sổ bọc vải xanh chéo, giấy bọc bìa màu nâu (cánh gián)

4.3. Sổ đóng bằng loại giấy trắng,
mỏng, dai (60 - 70 g/m2), được đóng theo thứ tự sau:

- Trang bìa phụ

- Trang quy định lập sổ (in tiếp theo
trang bìa phụ ).

- Trang mục lục tên chủ sử dụng: 4
trang

- Trang nội dung đăng ký: 200 trang,
được đánh số trang liên tục từ 1 đến 200 của mỗi quyển.

- Trang phân loại mục đích sử dụng
đất: in ở cuối sổ địa chính.

4.4. Chỉ đóng sổ là loại chỉ gai-ni
lông có độ bền cao.

II. SỐ MỤC KÊ ĐẤT.

1. Mục đích lập sổ.

Sổ mục kê đất được lập nhằn liệt kê
toàn bộ các thửa đất trong phạm vi địa giới hành chính mỗi xã, phường, thị trấn
về các nội dung: Tên chủ sử dụng, diện tích, loại đất để đáp ứng yêu cầu tổng
hợp thống kê diện tích đất đai, lập và tra cứu, sử dụng các tài liệu hồ sơ địa
chính một cách đầy đủ thuận tiện, chính xác (không bị trùng sót).

2. Nội dung sổ.

2.1. Bìa sổ

2.1.1. Trang bìa ngoài ( mặt trước )
sổ, nội dung gồm:

- Tên sổ: "Sổ mục kê đất".

- Tên xã, số thứ tự quyển ( ghi ở gáy
sổ )

2.1.2. Trang bìa phụ, nội dung gồm:

- Quốc hiệu

- Tên sổ: "Sổ mục kê đất".

- Nơi lập sổ gồm: tên xã, huyện, tỉnh.

- Số hiệu quyển sổ mục kê đất.

- Ngày, tháng, năm; chữ ký, đóng dấu
xác nhận của UBND xã.

- Ngày, tháng, năm; chữ ký, đóng dấu
duyệt của Sở Địa chính.

2.2. Trang liệt kê thửa đất, nội dung
gồm: số hiệu tờ bản đồ, số hiệu thửa đất, tên chủ sử dụng, loại đất, ghi chú,
cộng cuối trang.

2.3. Trang tổng hợp diện tích cuối sổ
để tổng hợp diện tích theo các loại đất và loại đối tượng sử dụng của các trang
liệt kê làm trung gian để tổng hợp lên biểu thống kê diện tích đất đai.

3. Lập sổ.

3.1. Nguyên tắc chung

3.1.1. Sổ được lập từ bản đồ địa chính
và các tài liệu điều tra đo đạc đã được hoàn chỉnh sau khi xét duyệt cấp giấy
chứng nhận và xử lý các trường hợp vi phạm chính sách đất đai.

3.1.2. Sổ lập theo thứ tự  từng
tờ bản đồ địa chính từng thửa đất của mỗi tờ bản đồ; mỗi thửa đất liệt kê một
dòng trên trang nội dung chính của sổ. Vào hết số thửa của mỗi tờ bản đồ để
cách số trang bằng 1 / 2 sổ trang đã vào của tờ bản đồ để chỉnh lý biến động
sau này. Nơi bản đồ địa chính có nhiều loại tỷ lệ thì tờ bản đồ tỷ lệ nhỏ vào
trước, tờ bản đồ tỷ lệ lớn hơn vào sau.

3.1.3. Sổ lập cho từng xã, phường, thị
trấn (dưới đây gọi chung là xã) theo địa giới đã xác định, do cán bộ địa chính
xã chịu trách nhiệm lập. Sổ phải được UBND xã xác nhận, Sở Địa chính duyệt mới
có gía trị pháp lý.

3.1.4. Sổ lập thành 3 bộ; bộ gốc lưu
tại Sở Địa chính; một bộ lưu tại phòng Địa chính cấp huyện; một bộ lưu tại trụ
sở UBND xã, do cán bộ địa chính xã trực tiếp quản lý.

3.2. Ghi nội dung sổ.

- Số hiệu tờ bản đồ được ghi ở đầu
từng trang sổ.

- Cột 1: Ghi số hiệu thửa đất theo thứ
tự từ thửa số 1 đến thửa số cuối cùng của mỗi tờ bản đồ.

- Cột 2: Ghi tên tổ chức; họ tên cá
nhân, chủ hộ gia đình được đăng ký quyền sử dụng đất (như tên đã ghi trong sổ
địa chính). Thửa đất gồm nhiều chủ sử dụng phải liệt kê lần lượt các tên chủ và
diện tích sử dụng của mỗi chủ ở dòng dưới. Thửa đất đo bao được đo vẽ chi tiết
ở tờ bản đồ tỷ lệ lớn hơn thì ở tờ bản đồ tỷ lệ nhỏ không ghi tên chủ, diện
tích, loại đất mà chỉ ghi số hiệu thửa đất đo bao và chú thích ở cột ghi chú
là: đo bao, theo tờ bản đồ số.

Các thửa đất sử dụng vào mục đích công
cộng, đất dành cho nhu cầu công ích của xã, đất chưa giao, chưa cho thuê sử
dụng do UBND xã trực tiếp đăng ký vào sổ địa chính thì ghi tên từng loại công
trình công cộng, đất dành cho công ích, đất chưa giao... thay cho tên sử dụng.
Đất giao thông, thủy lợi, sông suối không có số hiệu thửa thì tổng hợp diện
tích theo từng loại trong từng tờ bản đồ và ghi ở trang cuối khi vào sổ cho tờ
bản đồ đó.

- Cột 3: Ghi diện tích thửa đất theo
đơn vị mét vuông (m2);

- Các cột tiếp theo từ cột 4 đến cột
12 để ghi khai triển diện tích của thửa theo từng loại đất tương ứng với ký
hiệu đã ghi ở đầu cột. Trường hợp trên trang sổ đã lập có số loại đất cần ghi
lớn hơn số cột kẻ sẵn thì được phép kẻ thêm cột loại đất vào phần ghi chú.

- Cột 13: Ghi chú các thửa đất đo bao,
các số thửa đất bỏ, các thửa đất có chỉnh lý biến động. Nội dung ghi chú chỉnh
lý gồm có: thời gian (tháng/năm) chỉnh lý; số hiệu thửa đất và số trang ghi lại
thửa đất (nếu có).

3.3. Tổng hợp diện tích.

3.3.1 Tổng hợp cuối trang liệt kê thửa
đất:

- Cộng diện tích của tất cả các cột
vào dòng: cộng trang và kiểm tra cân đối.

- Liệt kê các loại đối tượng sử dụng
có trên trang sổ vào phần tổng hợp cuối trang theo thứ tự các cột của biểu
thống kê.

- Tổng hợp diện tích từng loại đất
theo từng loại đối tượng sử dụng.

3.3.2. Tổng hợp cuối sổ mục kê được
thực hiện theo thứ tự  từng loại đối tượng sử dụng. Diện tích các loại đất
tổng hợp cuối mỗi trang sổ được liệt kê 1 dòng trên trang tổng hợp cuối sổ,
liệt kê xong cho mỗi loại đối tượng của toàn xã phải tổng hợp diện tích rồi mới
liệt kê tiếp cho các loại đối tượng khác tiếp theo.

3.4. Chỉnh lý sổ.

3.4.1. Mọi trường hợp chỉnh lý sổ mục
kê chỉ được thực hiện sau khi đã làm các thủ tục đăng ký biến động đất đai và
chỉnh lý trên bản đồ địa chính.

3.4.2. Cách chỉnh lý sổ quy định như
sau:

- Các nội dung thay đổi phải được gạch
ngang bằng mực đỏ.

- Trường hợp chỉ thay đổi loại đất
được chỉnh lý bằng cách ghi chuyển cột loại đất trên cùng một dòng của thửa đất
đã ghi.

- Trường hợp thay đổi tên chủ sử dụng,
tăng giảm diện tích của thửa đất được chỉnh lý bằng cách ghi chuyển vị trí thửa
đất xuống các trang cuối cho mỗi tờ bản đồ và chú thích vào cột ghi chú của
dòng thửa đất đã thay đổi.

4. Quy cách sổ.

4.1. Kích thước sổ mục kê: chiều rộng
27 cm, chiều cao 38 cm.

4.2. Sổ đóng bằng bìa cứng, gáy và góc
sổ bọc vải xanh chéo, giấy bọc bìa màu xanh nhạt.

4.3. Sổ đóng bằng loại giấy trắng,
mỏng, dai( 60 - 70 g/m2),được đóng theo thứ tự sau:

- Trang bìa phụ

- Trang quy định lập sổ (in sau trang
bìa phụ ).

- Trang liệt kê thửa đất: 200 trang,
được đánh số trang liên tục từ 1 đến 200 của mỗi quyển.

- Trang tổng hợp cuối sổ gồm 16 trang.

- Trang quy định ký hiệu loại đất ghi
trong sổ.

4.4. Sổ đóng bằng chỉ gai-ni lông có
độ bền cao.

III. SỐ CẤP GIẤY
CHỨNG NHẬN QUYỀN SỬ DỤNG ĐẤT.

1. Mục đích lập sổ.

Sổ được lập để cơ quan cấp giấy chứng
nhận quyền sử dụng đất theo dõi việc xét duyệt, cấp giấy chứng nhận đến từng
chủ sử dụng đất; theo dõi và quản lý giấy chứng nhận đã cấp.

2. Nội dung sổ.

2.1. Bìa sổ

2.1.1. Trang bìa ngoài (mặt trước) sổ,
nội dung gồm:

- Tên sổ: "sổ cấp giấy chứng nhận
quyền sử dụng đất".

- Tên xã, số hiệu quyển (ghi ở gáy sổ)

2.1.2. Trang bìa phụ, nội dung gồm:

- Quốc hiệu

- Tên sổ: "sổ cấp giấy chứng nhận
quyền sử dụng đất".

- Tên địa danh gồm: Tên xã, huyện,
tỉnh

- Số hiệu quyển sổ cấp giấy chứng nhận
lập ở mỗi xã.

- Ngày, tháng, năm; chữ ký, đóng dấu
của Sở Địa chính.

2.2. Phần liệt kê các giấy chứng nhận
quyền sử dụng đất được cấp, nội dung gồm: Số thứ tự giấy cấp; tên chủ sử dụng
và nơi thường trú của chủ sử dụng được cấp giấy chứng nhận; diện tich được cấp,
tổng số thửa được cấp; số hiệu thửa đất kèm theo số hiệu tờ bản đồ được cấp;
căn cứ pháp lý cấp giấy chứng nhận; ghi chú.

3. Lập sổ.

3.1. Nguyên tắc chung.

3.1.1. Sổ lập để theo dõi riêng cho
từng xã, trên cơ sở giấy chứng nhận quyền sử dụng đất được cấp. Thứ tự vào sổ
liên tiếp theo thứ tự giấy chứng nhận được cấp. Ghi hết nội dung của mỗi số
giấy chứng nhận để cách 3 dòng rồi mới vào cho giấy chứng nhận tiếp theo.

3.1.2. Sở Địa chính chịu trách nhiệm
lập và giữ sổ cấp giấy chứng nhận quyền sử dụng đất cho các đối tượng thuộc
thẩm quyền cấp giấy chứng nhận của cấp tỉnh.

Phòng Địa chính huyện chịu trách nhiệm
lập và giữ sổ cấp giấy chứng nhận quyền sử dụng đất cho các đối tượng thuộc
thẩm quyền cấp giấy chứng nhận của cấp huyện.

3.2. Ghi nội dung sổ.

3.2.1. Trang bìa sổ: ghi đầy đủ tên
xã, huyện, tỉnh theo quy định, nếu tên đơn vị hành chính các cấp là: thị trấn,
phường, quận, thị xã... thì ghi cả tên gọi của cấp hành chính đó ( ví dụ: thị
trấn Châu Qùy, quận Hồng Bàng ...).

3.2.2. Trang liệt kê giấy chứng nhận
quyền sử dụng đất.

Cột 1: Ghi số thứ tự giấy chứng nhận
được cấp. Số thứ tự được đánh số từ liên tục từ 1 đến hết trong phạm vi từng
xã.

Cột 2: Ghi tên chủ sử dụng đất theo
tên chủ được cấp giấy chứng nhận. Nơi thường trú ghi ở dòng dưới tên chủ và chỉ
ghi địa chỉ cụ thể:  thôn, xóm, ấp, đường phố, số nhà... ngoài địa danh đã
ghi ở ngoài bìa sổ; Đối với các chủ sử dụng đất phụ canh phải ghi đầy đủ cả tên
xã, huyện, tỉnh...

Cột 3: Ghi tổng diện tích các thửa
được cấp giấy chứng nhận quyền sử dụng đất theo đơn vị mét vuông (m2).

Cột 4: Ghi tổng số thửa được cấp trên
giấy chứng nhận quyền sử dụng đất.

Cột 5: Ghi số hiệu từng thửa đất, số
hiệu tờ bản đồ có thửa đất trong ngoặc đơn. Trường hợp 1 tờ bản đồ có nhiều
thửa đất thì liệt kê hết số thửa của tờ rồi mới ghi số hiệu tờ bản đồ.

Cột 6: Ghi số quyết định, ký hiệu
quyết định và cấp ký quyết định, năm ký quyết định cấp giấy chứng nhận (đối với
lần đăng ký ban đầu ) hoặc các quyết định giao đất, cho thuê đất, cho chuyển
quyền sử dụng đất (đối với trường hợp cấp giấy chứng nhận quyền sử dụng đất sau
lần đăng ký đầu ).

Cột 7: Ghi chú các trường hợp hủy giấy
chứng nhận, chứng nhận biến động trên giấy đã cấp.

3.3. Chỉnh lý sổ.

3.3.1. Trường hợp giấy chứng nhận
không còn giá trị thì gạch ngang toàn bộ các nội dung của số giấy chứng 
nhận đã thay đổi và ghi chú căn cứ pháp lý hoặc lý do thay đổi vào cột 7.

Nếu đất đã cấp giấy có biến động được
cấp giấy chứng nhận mới thì ghi chú số giấy chứng nhận mới vào cột 7.

3.3.2. Trường hợp có biến động được
chứng nhận biến động ngay trên giấy chứng nhận đã cấp thì gạch ngang những nội
dung đã thay đổi bằng mực đỏ và ghi lại các nội dung mới xuống dòng dưới. Nếu
phần diện tích biến động được cấp giấy chứng nhận mới thì ghi chú vào cột 7 số
thửa và số giấy mới được cấp.

3.3.3. Giấy chứng nhận mới được cấp
trong qúa trình đăng ký biến động, được ghi vào cuối sổ tiếp theo số thứ tự
cuối cùng đã cấp của mỗi xã.

4. Quy cách sổ.

4.1. Kích thước sổ cấp giấy chứng
nhận: chiều rộng 27 cm, chiều cao 38 cm.

4.2. Sổ đóng bằng bìa cứng, gáy và góc
sổ bọc vải xanh chéo, giấy bọc bìa màu hồng nhạt.

4.3. Sổ đóng bằng loại giấy trắng,
mỏng, dai (60 - 70 g/m²  ) sổ đóng 200 trang dùng chung cho cả
2 cấp: huyện, tỉnh. Quy định lập sổ được in ngay sau trang bìa phụ.

4.4. Sổ đóng bằng chỉ gai- pha ni lông
có độ bền cao.

IV. SỐ THEO DÕI BIẾN
ĐỘNG ĐẦT ĐAI.

1. mục đích lập sổ.

Sổ được lập để theo dõi và quản lý
chặt chẽ tình hình thực hiện đăng ký biến động, chỉnh lý hồ sơ địa chính hàng
năm; và tổng hợp báo cáo thống kê diện tích đất đai theo định kỳ.

2. Nội dung sổ.

2.1. Bìa sổ.

2.1.1. Trang bìa ngoài (mặt trước) sổ
là tên sổ: "Sổ theo dõi biến động đất đai".

2.1.2. Trang bìa phụ, nội dung gồm:

- Quốc hiệu

- Tên sổ: "sổ theo dõi biến động
đất đai".

- Tên địa danh nơi lập sổ: Tên xã,
huyện, tỉnh.

2.2. Phần liệt kê các trường hợp biến
động gồm có các cột nội dung: số thứ tự trường hợp biến động; ngày, tháng, năm
vào sổ theo dõi; số hiệu tờ bản đồ và số hiệu thửa đất có biến động; tên chủ sử
dụng đất trước khi biến động và nơi thường trú của chủ sử dụng; loại đất trước
khi biến động; diện tích biến động, các nội dung biến động khác.

3. Lập sổ.

3.1. Nguyên tắc chung.

3.1.1. Sổ được lập ngay sau khi kết
thúc đăng ký đất đai ban đầu.

3.1.2. Việc lập sổ được thực hiện trên
cơ sở kết qủa đăng ký biến động đất đai vào sổ địa chính và chỉnh lý bản đồ địa
chính .

3.1.3. Sổ lập cho từng xã, mỗi xã lập
1 bộ lưu tại UBND xã, do cán bộ địa chính xã lập và quản lý.

3.2. Ghi nội dung sổ.

- Cột 1: Ghi số thứ tự từng trường hợp
đăng ký biến động; số thứ tự được ghi liên tục qua các năm.

- Cột 2: Ghi ngày, tháng, năm đăng ký
vào sổ địa chính những biến động đã được đăng ký.

- Cột 3, 4: Ghi số hiệu tờ bản đồ địa
chính và số hiệu thửa đất biến động; trường hợp có biến  động hình thể, số
hiệu thửa đất ghi theo số hiệu thửa đất trước khi biến động.

- Cột 5: Ghi tên chủ sử dụng đất đã
đăng ký trước khi biến động theo tên đăng ký trên sổ địa chính và nơi thường
chú của chủ sử dụng đất.

Trường hợp chưa có chủ sử dụng đất thì
ghi: chưa giao sử dụng

Trường hợp đất đang sử dụng vào mục
đích công cộng  không xác định được chủ sử dụng cụ thể thì ghi theo mục
đích sử dụng hoặc tên công trình như đã ghi trên sổ địa chính.

- Cột 6: Ghi loại đất của thửa trước
khi biến động.

- Cột 7: Ghi diện tích biến động của
từng thửa đất theo đơn vị mét vuông (m2).

- Cột 8: Ghi các nội dung biến động
khác, theo từng loại hình thức biến động, nội dung cần ghi như sau:

+ Trường hợp thay đổi tên chủ sử dụng
đất phải ghi rõ tên chủ sử dụng đất mới được đăng ký, nơi thường trú và các nội
dung biến động khác ( nếu có ).

+ Trường hợp thay đổi mục đích sử dụng
phải ghi rõ loại đất mới chuyển loại và thời hạn sử dụng đất mới thay đổi ( nếu
có ).

+ Trường hợp thay đổi thời hạn sử dụng
phải ghi rõ thời gian hết sử dụng đất mới thay đổi.

4. Quy cách sổ.

4.1. Kích thước sổ theo dõi biến dộng
đất đai: chiều rộng 27 cm, chiều cao 38 cm.

4.2. Sổ đóng bằng bìa cứng, gáy và góc
sổ bọc vải xanh chéo, giấy bọc bìa màu vàng chanh.

4.3. Giấy đóng sổ bằng loại giấy
trắng, mỏng, dai (60 - 70 g/m²  ) với số lượng  200 trang
( không kể bìa ); quy định lập sổ được in sẵn ở sau trang bìa phụ.

4.4. Sổ đóng bằng loại chỉ gai pha ni
lông có độ bền cao.

SỔ

ĐỊA CHÍNH

Ban hành theo Quyết
định số: 499 QĐ/ĐC ngày 27/07/1995 của Tổng cục Địa chính

Mẫu số: 01

(0,27 × 0,38 ) m

SỔ

ĐỊA CHÍNH

HƯỚNG DẪN
LẬP SỐ ĐỊA CHÍNH

I. NGUYÊN TẮC LẬP VÀ
GIỮ SỐ.

1. Sổ được lập trên cơ sở đơn xin đăng ký quyền
sử dụng đất đã được xét duyệt và cho phép sử dụng.

2. Sổ lập theo đơn vị xã, phường, thị trấn (
dưới đây gọi chung là xã ) trong phạm vi địa giới hành chính xã đã xác định; do
cán bộ địa chính chịu trách nhiệm thực hiện; chỉ sau khi được UBND xã xác nhận,
Sở Địa chính duyệt mới có giá trị pháp lý.

3. Sổ lập chung cho các loại đối tượng đủ
điều kiện được đăng ký đất đai, cấp giấy chứng  nhận quyền sử dụng đất.
Các cơ quan Nhà nước, tổ chức kinh tế, tổ chức chính trị xã hội, đơn vị vũ
trang nhân dân đăng ký chung 1 quyển. Các hộ gia đình và cá nhân đăng ký vào
quyển của khu dân cư nơi họ thường trú, mỗi khu dân cư lập thành một hoặc nhiều
quyển, phụ thuộc vào số lượng của chủ sử dụng đất ở mỗi khu; các hộ gia đình,
cá nhân ở các xóm trại lẻ hoặc ở phân tán độc lập được đăng ký vào quyển của
điểm dân cư gần nhất nơi họ tham gia sinh hoạt; các hộ gia đình, cá nhân sử
dụng đất phụ canh trong xã, được đăng ký thành một phần riêng trong quyển sổ
địa chính cuối cùng của xã.

UBND xã  trực tiếp đăng ký vào cuối sổ
địa chính,quyển dành cho các tổ chức những loại đất sau đây:

- Đất dùng vào mục đích công cộng chưa có chủ
sử dụng cụ thể đủ điều kiện đăng ký như: giao thông, thủy lợi, nghĩa trang,
đình, đền, ..

- Đất dành cho công ích xã.

-  Đất chưa giao, chưa cho thuê sử dụng.

4. Sổ được đăng ký lần lượt cho từng chủ sử
dụng đất, mỗi chủ đăng ký vào một trang, mỗi thửa đất một dòng; chủ sử dụng
nhiều thửa đăng ký một trang không hết thì đăng ký vào nhiều trang, cuối trang
ghi số số trang tiếp theo, đầu trang tiếp theo ghi  (tiếp theo trang số
...). Trong mỗi trang, sau mỗi lần đăng ký phải kẻ dòng ngăn cách phía dưới
thửa đăng ký cuối cùng .

5. Sổ lập thành 3 bộ: bộ gốc lưu tại
Sở Địa chính, 1 bộ lưu tại Phòng Địa chính cấp huyện; 1 bộ lưu tại UBND xã do
cán bộ địa chính trực tiếp quản lý.

II. CÁCH GHI SỐ.

1. Trang nội dung
đăng ký đất.

PHẨN I: " CHỦ SỬ DỤNG ĐẤT":

- Mục "Tên chủ sử dụng đất": Đối
với các tổ chức phải ghi tên theo quyết định thành lập; Đối với đất do UBND xã
trực tiếp đăng ký thì ghi theo tên từng loại đất thay cho tên chủ sử dụng: giao
thông , thủy lợi; nghĩa trang - nghĩa địa; tên công trình công cộng khác; đất
dành cho công ích xã; tên loại đất chưa sử dụng.

Đối với hộ gia đình, cá nhân cần ghi rõ họ
tên theo khai sinh; riêng hộ gia đình phải ghi: Hộ ông (bà ) và tên của chủ hộ.

- Mục "Năm sinh": Ghi theo khai
sinh và chỉ ghi đối với chủ hộ gia đình, cá nhân.

- Mục "Họ tên vợ/chồng"ghi theo
khai sinh và chỉ ghi đối với vợ/chồng của chủ hộ gia đình hiện đang còn sống.

- Mục "Nơi thường trú": ghi đầy đủ
tên tỉnh huyện, xã, thôn ( ấp, xóm), trại, đường phố, số nhà ..nơi thường trú
của chủ sử dụng đất. Nếu nơi thường trú ở xã lập sổ thì chỉ ghi thêm địa chỉ
ngoài tên tỉnh, huyện, xã đã ghi ở bìa sổ. Đối với tổ chức, cá nhân nước ngoài
cần ghi thêm quốc tịch của tổ chức, cá nhân đó.

- Mục " số quản lý ": Có thể ghi số
của một trong các loại sau: số hộ khẩu, số chứng minh nhân dân của chủ hộ gia
đình, cá nhân hoặc số quản lý tên chủ sử dụng đất. Số quản lý phải ghi thống
nhất trong tỉnh theo quy định của Sở Địa chính.

PHẨN II: ĐĂNG KÝ SỬ DỤNG ĐẤT.

- Cột 1: Ghi ngày, tháng, năm của mỗi lần đăng
ký vào sổ địa chính.

- Cột 2 + 3: Ghi số hiệu tờ bản đồ địa chính
và số hiệu thửa đất; thửa có thêm số hiệu thửa phụ thì lần lượt : Ghi số
hiệu thửa chính và ghi số hiệu thửa phụ đặt trong ngoặc đơn. Ví dụ thửa số 30
của bản đồ có 10 chủ sử dụng thì số thửa của chủ sử dụng thứ 10 được ghi là: 30
(10).

- Cột 4: Ghi địa danh thửa đất như: Tên xứ
đồng, hoặc tên thôn,( xóm, ấp, bản) - nơi có thửa đất đó.

- Cột 5: Ghi diện tích thửa đất, theo đơn vị
mét vuông  (m2 ); thửa đất gộp nhiều mục đích sử dụng thì ghi khai triển
diện tích ở dòng dưới theo từng mục đích sử dụng.

- Cột 6: Ghi hạng đất tính thuế sử dụng đất
đã được duyệt.

- Cột 7: Ghi mục đích sử dụng đất bằng ký
hiệu theo quy định ở trang cuối sổ.

- Cột 8: Ghi ngày, tháng, năm hết hạn sử dụng
đất.

- Cột 9: Ghi căn cứ pháp lý của việc đăng ký
vào sổ địa chính: số quyết định, ký hiệu cơ quan ký quyết định, năm ký quyết
định. Lần đăng ký ban đầu, căn cứ pháp lý là quyết định cấp giấy chứng nhận
quyền sử dụng đất; mọi trường hợp đăng ký biến động, căn cứ pháp lý là quyết
định của cấp có thẩm quyền cho phép thực hiện hành vi biến động ( giao đất, cho
thuê đất, chuyển quyền sử dụng đất..)

- Cột 10: Ghi số thứ tự vào sổ cấp giấy chứng
nhận quyền sử dụng đất.

- Cột 11: Dành cho chủ sử dụng đất ký tên.
Mỗi lần đăng ký, chủ sử dụng đất phải ký tên vào dòng ghi thửa đất cuối cùng và
thực hiện khi đến nhận giấy chứng nhận ( chỉ ký vào quyển sổ lưu ở xã ).

- Phần III: " NHỮNG RÀNG BUỘC QUYỀN
SỬ DỤNG ĐẤT": Ghi chú số hiệu thửa đất và nội dung ràng buộc về quyền,
nghĩa vụ của người sử dụng trên từng thửa đất (nếu có ) như: Những giới hạn
quyền sử dụng đối với diện tích sử dụng chung như: tường chung, lối đi chung
..;Giới hạn những người đồng sử dụng trong hộ gia đình...

- Phần IV: " NHỮNG THAY ĐỔI
TRONG QÚA TRÌNH SỬ DỤNG ": Ghi chú những thay đổi trong qúa trình sử
dụng đất phải đăng ký biến động đất đai theo quy định của Nhà nước. Nội dung
ghi chú như quy định ở Điểm IV - chỉnh lý biến động.

2. Trang "Mục lục tên chủ": Được lập để tra cứu
tên chủ sử dụng đất. Quyển lập cho các cơ quan, tổ chức, trang mục lục ghi theo
thứ tự chủ sử dụng đăng ký vào sổ. Quyển lập cho các cá nhân, hộ gia
đình,  trang mục lục lập chung cho tất cả các chủ sử dụng đất của từng khu
dân cư; tên chủ sử dụng xếp theo vần A,B,C,..theo chữ đầu của tên chủ để ghi
vào mục lục; ghi hết mỗi vần để cách số dòng bằng tổng số chủ đã vào sổ của vấn
đề viết bổ sung sau này. Số thứ tự tên chủ được đánh số liên tục từ 1 đến hết
trong mỗi phần.

IV. CHỈNH LÝ SỔ.

1. Mọi trường hợp chỉnh lý sổ chỉ được
thực hiện sau khi đã làm đúng thủ tục đăng ký biến động đất đai và được cơ quan
Nhà nước có thẩm quyền cấp giấy chứng nhận quyền sử dụng đất hoặc chứng nhận
biến động trên giấy chứng nhận đã cấp.

2. Cách chỉnh lý từng loại biến động:

- Khi chuyển quyền sử dụng toàn bộ diện
tích đăng ký cho chủ mới thì chủ mới được đăng ký ngay trên trang của chủ cũ
bằng cách gạch tên chủ cũ và các nội dung thay đổi bằng mực đỏ, ghi tên chủ mới
và căn cứ pháp lý chuyển quyền: ( số quyết định, ký hiệu cơ quan ký quyết định,
ngày, tháng, năm ký quyết định ) vào phần: (Những thay đổi trong qúa trình sử
dụng). Trường hợp chuyển quyền sử dụng từ cá nhân sang tổ chức và ngược lại thì
gạch chéo góc trang bằng mực đỏ và đăng ký cho chủ mới vào quyển khác theo điểm
3 - nguyên tắc lập sổ. Số hiệu quyển và số trang đăng ký của chủ mới được ghi
vào phần " những thay đổi trong qúa trình sử dụng" trên trang có biến
động của chủ cũ.

- Khi chuyển quyền sử dụng một phần
diện tích đã đăng ký cho chủ mới thì gạch dòng thửa chuyển đi bằng mực đỏ và
ghi chú số hiệu thửa biến động, lý do biến động, số quyển, số trang đăng ký của
chủ mới vào phần: "những thay đổi trong qúa trình sử dụng". Thửa
chuyển đi được đăng ký xuống dòng dưới cùng thuộc trang đăng ký của chủ mới
nhận, nếu chủ mới chưa có tên trong sổ địa chính thì lập trang mới cho chủ mới
và điền tên chủ mới vào trang mục lục.

- Khi có sự thay đổi hình thể thửa
đất, mục đích sử dụng, thời hạn sử dụng của thửa đất thì gạch ngang dòng thửa
thay đổi bằng mực đỏ và ghi lại xuống dòng dưới của trang thuộc chủ sử dụng đã
đăng ký; đồng thời ghi chú số hiệu thửa và căn cứ pháp lý biến động (số quyết
định, ký hiệu cơ quan ký, ngày, tháng, năm ký quyết định) vào phần " những
thay đổi trong qúa trình sử dụng ".

- Khi có sự thay đổi riêng về thời hạn
sử dụng đất thì gạch thời hạn sử dụng cũ bằng mực đỏ và ghi lại thời hạn sử
dụng mới kèm theo căn cứ pháp lý vào phần ghi "Những thay đổi trong
qúa trình sử dụng".

MỤC LỤC TÊN CHỦ

Tiếp theo trang số:
.....                                                                               
Trang số:

Chuyển tiếp trang số:....

PHÂN LOẠI MỤC ĐÍCH SỬ
DỤNG ĐẤT VÀ KÝ HIỆU QUY ƯỚC GHI TRONG SỐ ĐỊA CHÍNH

SỔ

MỤC KÊ ĐẤT

Ban hành theo Quyết
định số: 499 QĐ/ĐC ngày 27/07/1995 của Tổng cục Địa chính

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ
NGHĨA VIỆT NAM

Độc lập - Tự do -
Hạnh phúc

---------------------------

Mẫu số: 02

________

(0.27 x 0.38) m

Sổ

MỤC
KÊ ĐẤT

HƯỚNG DẪN
LẬP SỔ MỤC KÊ ĐẤT

I. NGUYÊN TẮC LẬP VÀ
GIỮ SỐ.

1. Sổ được lập từ bản đồ địa chính và
các tài liệu điều tra đo đạc đã  được chỉnh lý sau khi xét duyệt cấp giấy
chứng nhận và xử lý các trường hợp vi phạm pháp luật đất đai.

2. Sổ lập theo thứ tự  từng tờ
bản đồ địa chính, từng thửa đất;  mỗi thửa đất ghi một dòng trên trang nội
dung chính của sổ. Vào hết số thửa của mỗi tờ bản đồ để cách số trang bằng 1 /
2 số trang đã vào sổ của tờ bản đồ để chỉnh lý biến động sau này. Nơi bản đồ
địa chính có nhiều loại tỷ lệ thì tờ bản đồ tỷ lệ nhỏ vào trước, tờ bản đồ tỷ
lệ lớn hơn vào sau.

3. Sổ lập cho từng xã, phường, thị
trấn (dưới đây gọi chung là xã) theo địa giới đã xác định; do cán bộ địa chính
xã chịu trách nhiệm lập; sổ phải được UBND xã xác nhận, Sở Địa chính duyệt mới
có gía trị pháp lý.

4. Sổ lập thành 3 bộ; bộ gốc lưu tại
Sở Địa chính; một bộ lưu tại phòng Địa chính cấp huyện; một bộ lưu tại trụ sở
UBND xã, do cán bộ địa chính xã trực tiếp quản lý.

II. CÁCH GHI SỐ.

Trang nội dung vào
sổ.

- Số hiệu tờ bản đồ được ghi ở đầu mỗi
trang sổ.

- Cột 1: Ghi số hiệu thửa đất theo thứ
tự từ thửa số 1 đến thửa  cuối cùng của mỗi tờ bản đồ.

- Cột 2: Ghi tên tổ chức sử dụng
đất  (như tên đã đăng ký trong sổ địa chính). Thửa đất gộp nhiều chủ sử
dụng phải liệt kê lần lượt các tên chủ sử dụng và diện tích sử dụng của mỗi chủ
ở dòng dưới ( mỗi chủ một dòng ). Thửa đo bao được đo vẽ chi tiết ở tờ bản đồ
tỷ lệ lớn hơn thì ở tờ bản đồ tỷ lệ nhỏ không ghi tên chủ, diện tích, loại đất
mà chỉ ghi số hiệu thửa đất đo bao và chú thích ở cột ghi chú là: đo bao, theo
bản đồ số...

Các thửa đất do UBND xã trực tiếp đăng
ký vào sổ địa chính: đất sử dụng vào mục đích công cộng chưa có chủ sử dụng cụ
thể đủ điều kiện đăng ký, đất dành cho công ích xã, đất chưa giao, chưa cho
thuê sử dụng thì ghi thay cho tên chủ sử dụng bằng tên từng loại công trình
công cộng, đất dành cho công ích, đất chưa giao. Đất giao thông, thủy lợi, sông
suối không có số hiệu thửa thì tổng hợp diện tích theo từng loại đất trong từng
tờ bản đồ và ghi ở trang cuối khi vào sổ cho mỗi tờ bản đồ đó.

- Cột 3: Ghi diện tích thửa đất theo
đơn vị mét vuông (m2);

- Các cột tiếp theo từ cột 4 đến cột
12: Để ghi lại diện tích của thửa theo từng loại đất tương ứng với ký hiệu loại
đất đã ghi ở đầu cột, ký hiệu loại đất ghi theo quy định ở trang cuối sổ và chỉ
ghi khi trên trang sổ đã vào có loại đất cần ghi. Trường hợp trên trang sổ đã
lập có số loại đất cần ghi lớn hơn số cột đã kẻ sẵn thì được phép kẻ bổ sung
cột trong phần dành để ghi chú.

- Cột 13: Ghi chú thích các thửa đất
đo bao, các số thửa đất bỏ, các thửa đất có chỉnh lý biến động.

Đối với thửa chỉnh lý thì ghi chú đã
chỉnh lý biến động ( được viết tắt là CLBĐ ) và thời gian ( tháng / năm ) chỉnh
lý; nếu thửa chỉnh lý được viết lại ở trang cuối cho mỗi tờ bản đồ thì ghi chú
số hiệu thửa và số trang mà thửa mới chuyển sang ở dòng thửa chỉnh lý.

III.  TỒNG HỢP
DIỆN TÍCH.

1. Phần tổng hợp cuối
trang được thực hiện như sau:

+ Cộng diện tích của tất cả các cột
vào dòng: "cộng trang" và kiểm tra cân đối.

+ Liệt kê theo thứ tự các cột của biểu
thống kê tên các loại đối tượng sử dụng và đất chưa giao - chưa cho thuê sử
dụng có trên trang sổ đã lập vào mục: loại đối tượng; mỗi loại đối tượng ghi
một dòng.

+ Tổng hợp diện tích từng loại đất
theo thứ tự từng loại đối tượng sử dụng và kiểm tra cân đối lại.

2. Trang tổng hợp
cuối sổ:
Được thực hiện theo thứ tự: - Ghi tên loại đối tượng có trong sổ đã lập cần
tổng hợp thống kê vào đầu trang; liệt kê diện của đối tượng cần tổng hợp đã
cộng cuối mỗi trang sổ vào 1 dòng của trang tổng hợp theo từng loại đất tương
ứng với ký hiệu ghi ở đầu cột; sau khi liệt kê hết cho các trang nội dung vào sổ
phải tổng hợp diện tích có ở các cột loại đất của đối tượng sử dụng đã liệt kê
và kiểm tra cân đối rồi mới tổng hợp tiếp cho đối tượng khác.

Các loại đối tuợng sử dụng đất tổng
hợp theo thứ tự các cột của biểu thống kê đất đai.

IV. CHỈNH LÝ SỐ MỤC
KÊ.

1. Mọi trường hợp chỉnh lý sổ 
chỉ được thực hiện sau khi đã làm các thủ tục đăng ký biến động đất đai và
chỉnh lý trên bản đồ địa chính.

2. Cách chỉnh lý sổ quy định như sau:

+ Các nội dung thay đổi phải được gạch
ngang bằng mực đỏ.

+Trường hợp chỉ thay đổi loại đất được
chỉnh lý bằng cách ghi chuyển cột loại đất trên cùng một dòng của thửa đất đã
ghi.

+ Trường hợp thay đổi tên chủ sử dụng,
tăng giảm diện tích của thửa đất được chỉnh lý bằng cách ghi chuyển vị trí
thửa  xuống các trang cuối cho mỗi tờ bản đồ và chú thích vào cột ghi chú
của dòng thửa đất đã thay đổi.

Tờ bản đồ số:

TỒNG HỢP DIỆN TÍCH
CÁC TRANG SỐ MỤC KÊ ĐẦT

Loại đối tượng:

KÝ HIỆU LỌAI ĐẤT VIẾT TRONG SỐ MỤC KÊ ĐẤT

SỔ

CẤP GIẤY CHỨNG NHẬN

QUYỀN SỬ DỤNG ĐẤT

Ban hành theo Quyết
định số: 499 QĐ/ĐC ngày 27/07/1995 của Tổng cục Địa chính

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ
NGHĨA VIỆT NAM

Độc lập - Tự do -
Hạnh phúc

---------------------------

Mẫu số: 03

________

(0.27 x 0.38) m

SỐ

CẤP GIẤY CHỨNG NHẬN

QUYỀN SỬ DỤNG ĐẤT

Quyển số:

HƯỚNG DẪN LẬP SỐ CÂP
GIẤY CHỨNG NHẬN QUYỀN SỬ DỤNG ĐẤT

I. NGUYÊN TẮC LẬP,
GIỮ SỐ:

1. Sổ lập để theo dõi
riêng cho từng đơn vị hành chính xã (thị trấn, phường ), trên cơ sở giấy chứng
nhận quyền sử dụng đất được cấp. Thứ tự vào sổ liên tiếp theo thứ tự giấy chứng
nhận đươc cấp.  Ghi hết nội dung của mỗi giấy chứng nhận để cách 3 dòng
rồi mới vào cho giấy chứng nhận tiếp theo.

2. Sở Địa chính tỉnh, thành phố trực
thuộc Trung ương chịu trách nhiệm lập và giữ sổ cấp giấy chứng nhận cho các đối
tượng thuộc thẩm quyền của cấp tỉnh.

Phòng Địa chính huyện chịu trách nhiệm
lập và giữ sổ cấp giấy chứng nhận cho các đối tượng thuộc thẩm quyền của cấp
huyện.

II. CÁCH GHI SỐ:

1. Trang bìa sổ: ghi đầy đủ tên xã,
huyện, tỉnh nơi lập sổ.

Nếu tên đơn vị hành chính ở các cấp là
thị trấn, phường, quận, thị xã, thành phố thì ghi cả tên gọi của cấp hành chính
đó (ví dụ: thị trấn Châu Qùy, quận Hồng Bàng...).

2. Trang liệt kê giấy
chứng nhận quyền sử dụng đất được cấp:

Cột 1: Ghi số thứ tự giấy chứng nhận
được cấp. Số thứ tự được đánh số liên tục từ 1 đến hết trong phạm vi từng xã,
thị trấn, phường.

Cột 2: Ghi tên chủ sử dụng đất và nơi
thường trú theo tên chủ và nơi thường trú trên giấy chứng nhận. Riêng nơi
thường trú chỉ ghi địa chỉ cụ thể là thôn, xóm, ấp, đường phố, số nhà... ngoài
địa danh đã ghi ở ngoài bìa sổ. Đối với các chủ sử dụng đất thường trú ở địa
phương khác phải ghi đầy đủ cả tên xã, huyện, tỉnh..

Cột 3: Ghi tổng diện tích được cấp
giấy chứng nhận theo đơn vị mét vuông (m2 ).

Cột 4: Ghi tổng số thửa được cấp giấy
chứng nhận quyền sử dụng đất.

Cột 5: Ghi số hiệu từng thửa đất, số
hiệu tờ bản đồ có thửa đất được cấp giấy chứng nhận ( ghi trong ngoặc đơn). Ví
dụ chủ sử dụng được cấp các thửa: 5, 6, 7, 10 thuộc tờ bản đồ 12; cách ghi như
sau: 5, 6, 7, 10 (12);...

Cột 6: Ghi số quyết định, ký hiệu cơ
quan ký quyết định, năm ký quyết định cấp giấy chứng nhận (đối với lần đăng ký
ban đầu ) hoặc các quyết định giao đất, cho thuê đất, quyết định chuyển quyền
sử dụng đất,... (với mọi trường hợp cấp giấy chứng nhận quyền sử dụng đất sau
lần đăng ký ban đầu ).

Cột 7: Ghi chú các trường hợp hủy giấy
chứng nhận, chứng nhận biến động trên giấy đã cấp hoặc thay giấy chứng nhận
mới.

III. CHỈNH LÝ SỐ:

1. Trường hợp giấy chứng nhận quyền sử
dụng đất không còn giá trị thì gạch ngang toàn bộ các nội dung của số giấy
chứng  nhận đã thay đổi bằng mực đỏ và ghi chú căn cứ pháp lý hoặc lý do
thay đổi vào cột ghi chú. Nếu thửa đất đã cấp giấy chứng nhận có biến động được
cấp giấy chứng nhận mới thì ghi chú vào cột 7: số thứ tự vào sổ cấp giấy chứng
nhận của giấy chứng nhận mới đã cấp.

2. Trường hợp có biến động được cấp
chứng nhận biến động trên giấy chứng nhận quyền sử dụng đất đã cấp thì chỉ gạch
ngang những nội dung có thay đổi bằng mực đỏ và ghi lại các nội dung mới xuống
dòng dưới;  Phần diện tích biến động được cấp giấy chứng nhận mới thì ghi
chú vào cột 7: số thửa đất và số thứ tự vào sổ cấp giấy chứng nhận của giấy
chứng nhận mới được cấp.

3. Giấy chứng nhận mới được cấp trong
qúa trình đăng ký biến động được vào cuối sổ tiếp theo số thứ tự cuối cùng đã
cấp của mỗi xã.

Trang số:

SỔ THEO DÕI

BIẾN ĐỘNG ĐẤT ĐAI

Ban hành theo Quyết
định số: 499 QĐ/ĐC ngày 27/07/1995 của Tổng cục Địa chính

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ
NGHĨA VIỆT NAM

Độc lập - Tự do -
Hạnh phúc

---------------------------

Mẫu số: 04

________

(0.27 x 0.38) m

SỐ THEO DÕI

BIẾN ĐỘNG ĐẤT ĐAI

HƯỚNG DẪN LẬP SỐ THEO
DÕI BIẾN ĐỘNG ĐẤT ĐAI

I. NGUYÊN TẮC LẬP VÀ
QUẢN LÝ SỐ.

1. Sổ được lập ngay sau khi kết thúc
đăng ký đất đai ban đầu.

2. Việc lập sổ được thực hiện trên cơ
sở kết qủa đăng ký biến động đất đai vào sổ địa chính và bản đồ địa chính đã
chỉnh lý biến động.

3. Sổ lập cho từng xã, phường, thị
trấn ( dưới đây gọi là xã ) theo địa giới hành chính đã xác định. Thứ tự vào sổ
theo thứ tự  thời gian đăng ký biến động.

4. Sổ lập 1 bộ lưu tại UBND xã, do cán
bộ địa chính xã lập và quản lý.

II. CÁCH GHI SỐ.

- Cột 1: Ghi số thứ tự từng trường hợp
đăng ký biến động; số thứ tự được ghi liên tục qua các năm từ số 1 đến hết
trong từng xã.

- Cột 2: Ghi ngày, tháng, năm đăng ký
biến động vào sổ địa chính.

- Cột 3, 4: Ghi số hiệu tờ bản đồ địa
chính và số hiệu thửa đất có biến động; trường hợp có biến  động hình thể
phải đánh lại số thửa trên bản đồ,  số hiệu thửa đất ghi theo số hiệu thửa
trước khi biến động; Trường hợp có nhiều thửa đất cùng biến động phải liệt kê
mỗi số hiệu thửa 1 dòng.

- Cột 5: Ghi tên chủ sử dụng đất đã
đăng ký trước khi làm biến động theo tên đăng ký trên sổ địa chính và nơi
thường chú của chủ sử dụng đất.

Trường hợp chưa có chủ sử dụng thì
ghi: chưa giao sử dụng

Trường hợp đất đang sử dụng vào mục
đích công cộng  không xác định được chủ sử dụng cụ thể thì ghi tên từng
công trình công cộng thay cho tên chủ sử dụng đất như đã ghi trên sổ địa chính.

- Cột 6: Ghi loại đất của thửa trước
khi biến động bằng ký hiệu quy định in ở cuối sổ mạc kê đất.

- Cột 7: Ghi diện tích biến động của
từng thửa đất theo đơn vị mét vuông (m2).

- Cột 8: Ghi các nội dung biến động
khác, theo từng loại hình thức biến động, nội dung cần ghi như sau:

+ Trường hợp thay đổi tên chủ sử dụng
đất phải ghi rõ tên chủ sử dụng đất mới được đăng ký, nơi thường trú và các nội
dung biến động khác ( nếu có ).

+ Trường hợp thay đổi mục đích sử dụng
phải ghi rõ loại đất mới chuyển loại và thời hạn sử dụng đất mới thay đổi 
nếu có.

+ Trường hợp thay đổi
thời hạn sử dụng phải ghi rõ thời gian hết sử dụng đất theo quyết định mới của
cấp có thẩm quyền.

+ Trường hợp thửa đất
biến động hình thể được đánh lại số thửa mới thì ghi rõ số hiệu thửa đất mới.

Ví dụ ngày 31. 5.
1995 UBND tỉnh có quyết định thu hồi đất của ông A: Thửa số 2: 200 m²
đất ở; ông B: thửa số 7- 500 m² đất trồng cây lâu năm tại thôn Đông
xã Nam Hồng - Nam Ninh - Nam Hà để giao cho Xí nghiệp ô tô xây dựng nhà máy
theo quyết định số 365 QĐ/UB với thời hạn sử dụng đất là 50 năm. Cách ghi như
sau:

Các cột 3, 4, 5, 6, 7
lần lượt kê số tờ bản đồ, số thửa đất có biến động ( thửa số 2, 7 ) tên chủ sử
dụng và nơi thường trú ( ông A và ông B thôn Đông ); loại đất trước khi biến
động của 2 thửa; diện tích biến động của 2 thửa .

Cột 8 ghi như sau:
Thu hồi, cho XN ô tô ở số 5 đường Giải phóng - Hà Nội thuê, đến 31. 5. 2045 để
xây dựng nhà máy. Thửa đất mới có số hiệu là: 505.

Trang số: