Quyết định 3079/QĐ-UBND năm 2020 về định mức kinh tế – kỹ thuật dịch vụ sự nghiệp công trong lĩnh vực lưu trữ tài liệu trên địa bàn tỉnh Yên Bái

QUYẾT ĐỊNH

VỀ VIỆC BAN HÀNH ĐỊNH MỨC KINH TẾ - KỸ THUẬT DỊCH VỤ SỰ NGHIỆP CÔNG TRONG LĨNH VỰC LƯU TRỮ TÀI LIỆU TRÊN ĐỊA BÀN TỈNH YÊN BÁI

ỦY BAN NHÂN DÂN TỈNH YÊN BÁI

Căn cứ Luật Tổ chức chính quyền địa phương ngày 19/6/2015;

Căn cứ Luật Lưu trữ ngày 11/11/2011;

Căn cứ Luật Ngân sách nhà nước ngày 25/6/2015;

Căn cứ Nghị định số 16/2015/NĐ-CP ngày 14/02/2015 của Chính phủ quy định cơ chế tự chủ của đơn vị sự nghiệp công lập;

Căn cứ Nghị định số 141/2016/NĐ-CP ngày 10/10/2016 của Chính phủ quy định cơ chế tự chủ của đơn vị sự nghiệp công lập trong lĩnh vực kinh tế và sự nghiệp khác;

Căn cứ Nghị định số 32/2019/NĐ-CP ngày 10/4/2019 của Chính phủ quy định giao nhiệm vụ, đặt hàng hoặc đấu thầu cung cấp sản phẩm, dịch vụ công sử dụng ngân sách nhà nước từ nguồn kinh phí chi thường xuyên;

Căn cứ Thông tư số 03/2010/TT-BNV ngày 29/4/2010 của Bộ Nội vụ quy định định mức kinh tế - kỹ thuật chỉnh lý tài liệu giấy;

Căn cứ Thông tư số 12/2010/TT-BNV ngày 26/11/2010 của Bộ Nội vụ hướng dẫn phương pháp xác định đơn giá chỉnh lý tài liệu giấy;

Căn cứ Thông tư số 15/2011/TT-BNV ngày 11/11/2011 của Bộ Nội vụ quy định định mức kinh tế - kỹ thuật vệ sinh kho bảo quản tài liệu lưu trữ và vệ sinh tài liệu lưu trữ nền giấy;

Căn cứ Thông tư số 08/2012/TT-BNV ngày 26/11/2012 của Bộ Nội vụ quy định định mức kinh tế - kỹ thuật lập danh mục hạn chế sử dụng của một phông lưu trữ và phục vụ độc giả tại phòng đọc;

Căn cứ Thông tư số 10/2012/TT-BNV ngày 14/12/2012 của Bộ Nội vụ quy định định mức kinh tế - kỹ thuật xử lý tài liệu hết giá trị;

Căn cứ Thông tư số 04/2014/TT-BNV ngày 23/6/2014 của Bộ Nội vụ quy định định mức kinh tế - kỹ thuật tạo lập cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ

Căn cứ Thông tư số 145/2017/TT-BTC ngày 29/12/2017 của Bộ Tài chính hướng dẫn cơ chế tài chính của đơn vị sự nghiệp công lập theo Nghị định số 141/2016/NĐ-CP ngày 10/10/2016 của Chính phủ quy định cơ chế tự chủ của đơn vị sự nghiệp công lập trong lĩnh vực sự nghiệp kinh tế và sự nghiệp khác;

Căn cứ Quyết định 3347/QĐ-UBND ngày 31/12/2019 của UBND tỉnh Yên Bái phê duyệt danh mục và phương thức giao nhiệm vụ, đặt hàng hoặc đau thầu với sản phẩm, dịch vụ công sử dụng kinh phí ngân sách nhà nước từ nguồn chi thường xuyên của tỉnh Yên Bái;

Theo đề nghị của Sở Nội vụ tại Tờ trình số 641/TTr-SNV ngày 24/11/2020.

QUYẾT ĐỊNH:

Điều 1. Ban hành kèm theo Quyết định này định mức kinh tế - kỹ thuật dịch vụ sự nghiệp công trong lĩnh vực lưu trữ tài liệu trên địa bàn tỉnh Yên Bái, bao gồm:

1. Quy định định mức kinh tế - kỹ thuật dịch vụ sự nghiệp công trong lĩnh vực lưu trữ tài liệu trên địa bàn tỉnh Yên Bái

2. Định mức kinh tế - kỹ thuật chỉnh lý tài liệu giấy: Phụ lục số 01.

3. Định mức kinh tế - kỹ thuật vệ sinh kho bảo quản tài liệu lưu trữ và vệ sinh tài liệu lưu trữ nền giấy: Phụ lục số 02.

4. Định mức kinh tế - kỹ thuật xử lý tài liệu hết giá trị: Phụ lục số 03.

5. Định mức kinh tế - kỹ thuật lập Danh mục tài liệu hạn chế sử dụng của một phông lưu trữ và phục vụ độc giả sử dụng tài liệu tại phòng đọc: Phụ lục số 04.

6. Định mức kinh tế - kỹ thuật tạo lập cơ sở dữ liệu; chuẩn hóa, chuyển đổi và số hóa tài liệu lưu trữ: Phụ lục số 05.

7. Phương pháp xác định đơn giá theo định mức kinh tế - kỹ thuật: Phụ lục số 06.

(Có các Phụ lục chi tiết kèm theo).

Điều 2. Tổ chức thực hiện

1. Giao Sở Nội vụ chủ trì, trên cơ sở định mức kinh tế - kỹ thuật được phê duyệt, căn cứ dự toán kinh phí đã thực hiện năm 2019, dự toán kinh phí giao năm 2020, chi phí thực tế của từng dịch vụ, xây dựng phương án giá, đơn giá các sản phẩm dịch vụ sự nghiệp công thuộc lĩnh vực lưu trữ tài liệu gửi Sở Tài chính thẩm định trình Ủy ban nhân dân tỉnh xem xét, quyết định.

2. Trong quá trình thực hiện, căn cứ tình hình thực tế khi xây dựng phương án giá, đơn giá các sản phẩm dịch vụ sự nghiệp công thuộc lĩnh vực lưu trữ tài liệu, Sở Nội vụ kịp thời báo cáo, đề xuất Ủy ban nhân dân tỉnh xem xét, quyết định sửa đổi, bổ sung định mức kinh tế - kỹ thuật áp dụng cho các dịch vụ sự nghiệp công phù hợp tình hình thực tế của địa phương.

Điều 3. Quyết định này có hiệu lực thi hành kể từ ngày ký.

Chánh Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh Yên Bái; Giám đốc các sở, ban, ngành; Chủ tịch Ủy ban nhân dân các huyện, thị xã, thành phố và Thủ trưởng các cơ quan, tổ chức có liên quan chịu trách nhiệm thi hành Quyết định này./.

QUY ĐỊNH

ĐỊNH MỨC KINH TẾ - KỸ THUẬT TRONG LĨNH VỰC LƯU TRỮ TRÊN ĐỊA BÀN TỈNH YÊN BÁI
(Ban hành kèm theo Quyết định số 3079/QĐ-UBND ngày 08/12/2020 của Ủy ban nhân dân tỉnh Yên Bái)

Chương I

QUY ĐỊNH CHUNG

Điều 1. Phạm vi điều chỉnh

Quy định này quy định định mức kinh tế - kỹ thuật: Chỉnh lý tài liệu giấy; Vệ sinh kho bảo quản tài liệu lưu trữ và vệ sinh tài liệu lưu trữ nền giấy; Xử lý tài liệu hết giá trị; Lập danh mục tài liệu hạn chế sử dụng của phông lưu trữ và phục vụ độc giả sử dụng tài liệu tại phòng đọc; Tạo lập cơ sở dữ liệu, chuẩn hóa, chuyển đổi và số hóa tài liệu lưu trữ.

Điều 2. Đối tượng áp dụng

Quy định này được áp dụng tại các cơ quan nhà nước, tổ chức xã hội, tổ chức xã hội - Nghề nghiệp, tổ chức kinh tế và đơn vị lực lượng vũ trang nhân dân; Lưu trữ lịch sử và lưu trữ cơ quan có sử dụng ngân sách nhà nước trên địa bàn tỉnh Yên Bái.

Các cơ quan, tổ chức khác có thể áp dụng quy định này.

Điều 3. Giải thích từ ngữ

1. Định mức kinh tế - kỹ thuật chỉnh lý tài liệu giấy bao gồm định mức lao động chỉnh lý tài liệu và định mức vật tư, văn phòng phẩm phục vụ công tác chỉnh lý tài liệu.

2. Định mức lao động chỉnh lý tài liệu giấy là thời gian lao động hao phí để chỉnh lý 01 mét giá tài liệu, được tính bằng tổng của định mức lao động trực tiếp, định mức lao động phục vụ và định mức lao động quản lý.

a) Định mức lao động trực tiếp (T_cn) là tổng thời gian lao động trực tiếp thực hiện các bước công việc của quy trình chỉnh lý tài liệu;

b) Định mức lao động phục vụ (T_pv) là tổng thời gian lao động thực hiện các công việc phục vụ chỉnh lý như phục vụ địa điểm chỉnh lý; bảo dưỡng máy móc; kiểm tra thiết bị, dụng cụ, nhà kho; vệ sinh nơi làm việc; bảo vệ;... được tính bằng 2% của thời gian lao động trực tiếp:

T_pv = T_cn x 2%;

c) Định mức lao động quản lý (T_ql) là tổng thời gian lao động quản lý quá trình chỉnh lý tài liệu, được tính bằng 5% của thời gian lao động trực tiếp và phục vụ:

T_ql = (T_cn + T_vp) x 5%.

3. Đơn vị tính: mét giá tài liệu ban đầu đưa ra chỉnh lý (viết tắt là m giá). Mét giá tài liệu là chiêu dài 01 mét tài liệu được xếp đứng, sát vào nhau trên giá (hoặc tủ); có thể quy đổi bằng 10 cặp, (hộp, bó) tài liệu, mỗi cặp (hộp, bó) có độ dày 10 cm.

4. Tài liệu rời lẻ là tài liệu chưa được lập hồ sơ còn trong tình trạng bó gói, lộn xộn.

5. Tài liệu đã lập hồ sơ sơ bộ là tài liệu đã được đưa về từng vấn đề, tương ứng với 01 hồ sơ nhưng chưa hoàn chỉnh theo yêu cầu của nghiệp vụ chỉnh lý tài liệu.

6. Hệ số phức tạp là mức độ phức tạp của tài liệu đưa ra chỉnh lý, mức độ phức tạp phụ thuộc vào các yêu cầu cần phải tác động trong quá trình chỉnh lý. Việc đưa ra các hệ số phức tạp căn cứ vào:

a) Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của đơn vị hình thành phông (cơ quan, tổ chức);

b) Tính chất đa dạng, phức tạp của tài liệu và khối lượng tài liệu được sản sinh trong quá trình hoạt động của đơn vị hình thành phông (cơ quan, tổ chức);

c) Tỷ lệ tài liệu được giữ lại bảo quản vĩnh viễn và lâu dài;

d) Yêu cầu nghiệp vụ chuyên môn phải lập hồ sơ khi giải quyết công việc.

7. Tài liệu của cơ quan, tổ chức tương đương là tài liệu của cơ quan, tổ chức thuộc chế độ cũ tương ứng như tài liệu của Toàn quyền Đông dương, tài liệu của Thống sứ Bắc Kỳ, tài liệu của Phủ Thủ tướng Việt Nam Cộng hòa từ 1954 - 1975. Tương tự, tài liệu của cơ quan, tổ chức cấp tỉnh, cấp huyện của các chính quyền trước tương đương với tài liệu của cơ quan, tổ chức cấp tỉnh, huyện hiện nay.

8. Định mức kinh tế - kỹ thuật Vệ sinh kho bảo quản tài liệu lưu trữ

a) Định mức kinh tế - kỹ thuật Vệ sinh kho bảo quản tài liệu lưu trữ bao gồm định mức lao động chi tiết vệ sinh kho bảo quản tài liệu lưu trữ và định mức vật tư, công cụ, dụng cụ phục vụ vệ sinh kho bảo quản tài liệu lưu trữ.

b) Định mức lao động chi tiết vệ sinh kho bảo quản tài liệu lưu trữ là thời gian lao động hao phí để vệ sinh kho, được tính bằng tổng của định mức lao động trực tiếp, định mức lao động phục vụ và định mức lao động quản lý.

- Định mức lao động trực tiếp (T_cn) là tổng thời gian lao động trực tiếp thực hiện các bước công việc của quy trình vệ sinh kho bảo quản;

- Định mức lao động phục vụ (T_pv) là tổng thời gian lao động thực hiện các công việc phục vụ vệ sinh kho như kiểm tra thiết bị, dụng cụ vệ sinh, vệ sinh nơi làm việc ... được tính bằng 1% của thời gian lao động trực tiếp:

(T_pv) = (T_cn) x 1%;

- Định mức lao động quản lý (T_ql) là tổng thời gian lao động quản lý quá trình vệ sinh kho, được tính bằng 3% của thời gian lao động trực tiếp và phục vụ:

(T_ql) = (T_cn + T_pv) x 3%.

c) Đơn vị tính: 01m² kho (kho bảo quản tài liệu lưu trữ thuộc kho lưu trữ chuyên dụng) bao gồm: 01m² sàn kho + 01m² trần kho + 2,82m² tường kho + 1,35m² tường hành lang + 0,084m² cột trụ + 0,02m² cửa thoát hiểm + 0,008m² cửa chớp + 0,08m² cửa ra vào + 0,045m² cửa sổ + 0,1 thiết bị chiếu sáng + 0,04 thiết bị bảo vệ + 0,03 máy điều hòa + 0,01 máy hút ẩm + 0,01 quạt thông gió + 0,04 thiết bị báo cháy + 0,02 thiết bị chữa cháy + 0,72 giá để tài liệu + 28,8 hộp tài liệu (tương đương 3,6 mét giá tài liệu).

d) Kho bảo quản tài liệu lưu trữ thuộc kho lưu trữ chuyên dụng (kho được thiết kế có hành lang và 02 lớp tường bao quanh, yêu cầu về môi trường trong kho và thiết bị bảo vệ, bảo quản tài liệu theo điểm i và điểm k, khoản 1, mục II của Thông tư số 09/2007/TT-BNV ngày 26 tháng 11 năm 2007 của Bộ Nội vụ hướng dẫn về kho lưu trữ chuyên dụng), hệ số phức tạp (k) là 1,0; định mức lao động là 1,261 giờ công/m² kho.

đ) Kho thông thường (kho bảo quản tài liệu lưu trữ được thiết kế có một lớp tường bao quanh, cửa sổ và cửa ra vào bằng gỗ hoặc bằng kính, được trang bị các thiết bị bảo quản tài liệu lưu trữ như: máy điều hòa cục bộ, máy hút ẩm, quạt thông gió, thiết bị chiếu sáng, thiết bị báo cháy, thiết bị chữa cháy, giá, hộp để tài liệu), hệ số phức tạp (k) là 1,2; định mức lao động là 1,513 giờ công/m² kho.

e) Kho tạm (phòng làm việc được tận dụng để bảo quản tài liệu lưu trữ trong một thời gian nhất định, kho không kín, được trang bị các thiết bị bảo quản tài liệu lưu trữ như: máy điều hoà cục bộ, quạt trần, quạt thông gió, thiết bị chiếu sáng, giá, hộp để tài liệu), hệ số phức tạp (k) là 1,5; định mức lao động (giờ công) là 1,891 giờ công/m² kho.

9. Định mức kinh tế - kỹ thuật Vệ sinh tài liệu lưu trữ nền giấy

a) Định mức kinh tế - kỹ thuật Vệ sinh tài liệu lưu trữ nền giấy bao gồm định mức lao động vệ sinh tài liệu lưu trữ nền giấy và định mức vật tư, công cụ, dụng cụ phục vụ vệ sinh tài liệu lưu trữ nền giấy.

b) Định mức lao động vệ sinh tài liệu lưu trữ nền giấy là thời gian lao động hao phí để vệ sinh tài liệu, được tính bằng tổng của định mức lao động trực tiếp, định mức lao động phục vụ và định mức lao động quản lý.

- Định mức lao động trực tiếp (T_cn) là tổng thời gian lao động trực tiếp thực hiện các bước công việc của quy trình vệ sinh tài liệu lưu trữ nền giấy;

- Định mức lao động phục vụ (T_pv) là tổng thời gian lao động thực hiện các công việc phục vụ vệ sinh tài liệu lưu trữ nền giấy như đáp ứng các điều kiện làm việc của vệ sinh tài liệu lưu trữ nền giấy, bàn giao tài liệu giấy cần vệ sinh, vệ sinh nơi làm việc ... được tính bằng 1% của thời gian lao động trực tiếp:

(T_pv) = (T_cn) x 1%;

- Định mức lao động quản lý (T_ql) là tổng thời gian lao động quản lý quá trình vệ sinh tài liệu lưu trữ nền giấy, được tính bằng 3% của thời gian lao động trực tiếp và phục vụ:

(T_ql) = (T_cn + T_pv) x 3%.

c) Đơn vị tính: mét giá tài liệu. Mét giá tài liệu là chiều dài 01 mét tài liệu được xếp đứng, sát vào nhau trên giá bảo quản, có thể quy đổi bằng 10 cặp, (hộp, bó) tài liệu, mỗi cặp (hộp, bó) có độ dày 10cm.

d) Tài liệu lưu trữ nền giấy là tất cả các tài liệu có thông tin được thể hiện trên nên các loại giấy gồm: giấy dó, giấy pơluya, giấy in rônêô, giấy can, bản đồ và các loại giấy khác.

10. Định mức kinh tế - kỹ thuật xử lý tài liệu hết giá trị bao gồm định mức lao động; định mức vật tư, văn phòng phẩm thực hiện việc xử lý tài liệu hết thời hạn bảo quản trong kho và xử lý tài liệu không còn giá trị đã loại ra sau chỉnh lý.

11. Xử lý tài liệu hết thời hạn bảo quản trong kho là việc đánh giá lại giá trị tài liệu theo những nguyên tắc, phương pháp, tiêu chuẩn quy định của cơ quan có thẩm quyền để xác định những tài liệu hết giá trị lưu trữ và thực hiện loại hủy những tài liệu đó.

12. Xử lý tài liệu không còn giá trị đã loại ra sau chỉnh lý là việc đánh giá giá trị tài liệu theo những nguyên tắc, phương pháp, tiêu chuẩn quy định của cơ quan có thẩm quyền để xác định những tài liệu không còn giá trị lưu trữ và thực hiện loại hủy những tài liệu đó.

13. Định mức lao động trực tiếp (còn gọi là định mức lao động công nghệ - T_cn) là tổng thời gian lao động hao phí thực hiện các bước công việc của quy trình xử lý tài liệu hết giá trị trong điều kiện tổ chức, kỹ thuật xác định.

T_cn = T_tn + T_nn,nc + T_ck.

a) T_tn: Thời gian tác nghiệp là thời gian lao động trực tiếp sử dụng công cụ lao động tác động vào đối tượng lao động, gồm thời gian để người lao động thực hiện toàn bộ công việc của quy trình xử lý tài liệu hết giá trị.

b) T_nn,nc: Thời gian nghỉ ngơi, nhu cầu là thời gian để nghỉ ngơi và thực hiện nhu cầu tự nhiên của người lao động trong quá trình làm việc theo quy định của Bộ luật Lao động. Tổng thời gian nghỉ ngơi và thực hiện nhu cầu cần thiết cho một ngày làm việc là 30 phút.

c) T_ck: Thời gian chuẩn kết là thời gian chuẩn bị và kết thúc cho quá trình làm việc. T_ck được tính tối đa là 30 phút cho một ngày làm việc (480 phút).

14. Định mức lao động (T_sp) xử lý tài liệu hết thời hạn bảo quản trong kho và xử lý tài liệu không còn giá trị đã loại ra sau chỉnh lý là thời gian lao động hao phí để xử lý 01 mét giá tài liệu hoặc 01 mét tài liệu loại, được tính bằng tổng của định mức lao động trực tiếp, định mức lao động phục vụ và định mức lao động quản lý.

T_sp= T_cn + T_pv + T_ql

a) Định mức lao động phục vụ (T_pv) được tính bằng 2% của định mức lao động trực tiếp: (T_pv) = (T_cn) x 2%.

b) Định mức lao động quản lý (T_ql) được tính bằng 5% của định mức lao động trực tiếp và định mức lao động phục vụ: (T_ql) = (T_cn + T_pv) x 5%.

15. Đơn vị sản phẩm

a) Đơn vị sản phẩm được chọn để xây dựng định mức lao động xử lý tài liệu hết thời hạn bảo quản trong kho là mét giá tài liệu.

b) Đơn vị sản phẩm được chọn để xây dựng định mức lao động xử lý tài liệu không còn giá trị đã loại ra sau chỉnh lý là mét tài liệu thực tế xử lý.

16. Định mức kinh tế - kỹ thuật Lập danh mục tài liệu hạn chế sử dụng của một phông lưu trữ

a) Định mức kinh tế-kỹ thuật Lập danh mục tài liệu hạn chế sử dụng (sau đây viết tắt là HCSD) của một phông lưu trữ bao gồm định mức lao động và định mức vật tư, văn phòng phẩm phục vụ việc Lập danh mục tài liệu HCSD của một phông lưu trữ.

b) Định mức lao động Lập danh mục tài liệu HCSD của một phông lưu trữ là thời gian lao động hao phí để thực hiện tất cả các công việc theo quy trình được tính bằng tổng của định mức lao động trực tiếp, định mức lao động phục vụ và định mức lao động quản lý.

Định mức lao động trực tiếp (còn gọi là định mức lao động công nghệ - T_cn) là tổng thời gian lao động trực tiếp thực hiện các bước công việc của quy trình lập danh mục tài liệu HCSD của một phông lưu trữ trong điều kiện tổ chức, kỹ thuật xác định.

Định mức lao động phục vụ (T_pv) được tính bằng 2% của định mức lao động trực tiếp: (T_pv) = (T_cn) x 2%.

Định mức lao động quản lý là (T_ql) được tính bằng 5% của định mức lao động trực tiếp và định mức lao động phục vụ: (T_ql) = (T_cn + T_pv) x 5%.

c) Đơn vị sản phẩm:

Định mức lao động các bước: Xây dựng các văn bản hướng dẫn lập danh mục tài liệu HCSD (bước 1); người có trách nhiệm thẩm tra dự thảo danh mục tài liệu hạn chế (bước 4); trình lãnh đạo danh mục tài liệu hạn chế sử dụng (bước 5); cơ quan quản lý Lưu trữ cấp trên thẩm định và ban hành danh mục tài liệu HCSD (bước 6) xác định cho 01 phông lưu trữ và phụ thuộc vào mức độ phức tạp và khối lượng tài liệu của phông lưu trữ, đơn vị tính là ngày công/phông. Ký hiệu tổng mức lao động các bước này là T_sp,1:

T_sp,1 =T₁ + T₄ + T₅ + T₆

Định mức lao động các bước: Lựa chọn thống kê tài liệu hạn chế sử dụng (bước 2); người lao động trực tiếp kiểm tra đối chiếu thực tế tài liệu và chỉnh sửa dự thảo danh mục tài liệu HCSD (bước 3) xác định cho 01 mét tài liệu và phụ thuộc vào mức độ phức tạp của phông lưu trữ, đơn vị tính là phút/mét tài liệu.

Định mức lao động của các bước 2 và bước 3 phải được chuyển đổi cho phông lưu trữ theo khối lượng tài liệu của phông, ký hiệu là T_sp,2 (ngày công/phông) theo công thức:

Trong đó: 480 phút là thời gian lao động của 01 ngày công.

17. Định mức kinh tế - kỹ thuật Phục vụ độc giả tại phòng đọc

a) Định mức kinh tế - kỹ thuật Phục vụ độc giả tại phòng đọc bao gồm định mức lao động và định mức vật tư, văn phòng phẩm thực hiện việc Phục vụ độc giả nghiên cứu tài liệu tại Phòng đọc và cấp bản sao, chứng thực lưu trữ.

b) Định mức lao động Phục vụ độc giả tại phòng đọc là thời gian lao động hao phí để thực hiện tất cả các công việc theo quy trình được tính bằng tổng của định mức lao động trực tiếp, định mức lao động phục vụ và định mức lao động quản lý.

Định mức lao động trực tiếp (còn gọi là định mức lao động công nghệ - T_cn) là tổng thời gian lao động hao phí thực hiện các bước công việc của Quy trình Phục vụ độc giả tại phòng đọc trong điều kiện tổ chức, kỹ thuật xác định.

Định mức lao động phục vụ (T_pv) được tính bằng 2% của định mức lao động trực tiếp: (T_pv) = (T_cn) x 2%.

Định mức lao động quản lý là (T_ql) được tính bằng 5% của định mức lao động trực tiếp và định mức lao động phục vụ: (T_ql) = (T_cn + T_pv) x 5%.

c) Đơn vị sản phẩm

Đơn vị sản phẩm của định mức lao động Phục vụ độc giả nghiên cứu tài liệu tại phòng đọc là hồ sơ.

Đơn vị sản phẩm của định mức lao động cấp bản sao, chứng thực lưu trữ là trang tài liệu.

d) Hệ số phức tạp của tài liệu (k)

Hệ số đối với tài liệu lưu trữ hành chính (khổ A4) (k_o) là 1,0.

Hệ số đối với tài liệu lưu trữ bằng tiếng nước ngoài (k₁) là 1,2.

Đối với tài liệu lưu trữ có tình trạng vật lý kém (k₂), hệ số phức tạp theo từng giai đoạn như sau: Tài liệu từ năm 1954 trở về trước: 1,2; Tài liệu từ sau năm 1954 đến năm 1975: 1,1.

Đối với tài liệu lưu trữ bản vẽ khổ lớn hơn A3 (k₃): Tài liệu khổ A1, A2: 1,15; Tài liệu khổ A0: 1,3.

Đối với trường hợp tài liệu lưu trữ có nhiều hệ số phức tạp thì k được tính bằng tổng các hệ số phức tạp đó.

18. Tạo lập cơ sở dữ liệu (CSDL) là quá trình thu thập, chuyển đổi các tài liệu/dữ liệu gốc sang các đơn vị dữ liệu số để lưu trữ dưới dạng điện tử và nhập các thông tin cần thiết vào CSDL theo thiết kế, yêu cầu của các phần mềm quản lý CSDL tài liệu lưu trữ.

19. Dữ liệu tài liệu lưu trữ ở dạng thô là dữ liệu ở dạng số được chuyển từ tài liệu lưu trữ bằng phương pháp chụp, quét ảnh để lưu trữ trên máy tính cùng với dữ liệu tài liệu lưu trữ khác.

20. Dữ liệu đặc tả là những thông tin mô tả các đặc tính của dữ liệu như nội dung, định dạng, chất lượng, điều kiện và các đặc tính khác nhằm tạo thuận lợi cho quá trình tìm kiếm, truy nhập, quản lý và lưu trữ dữ liệu.

21. Xây dựng dữ liệu đặc tả là công việc xây dựng các trường thông tin và nội dung các trường thông tin mô tả về dữ liệu được số hóa trong CSDL phục vụ tìm kiếm, khai thác, sử dụng nội dung dữ liệu, đáp ứng mục tiêu và yêu cầu sử dụng dữ liệu.

22. Phiếu tin là biểu mẫu được thiết kế trên cơ sở thông tin đầu vào của CSDL.

23. Nhập dữ liệu là công việc đưa các dữ liệu vào CSDL để quản lý và khai thác, sử dụng.

24. Chuẩn hóa và chuyển đổi dữ liệu là công việc chuyển đổi dữ liệu dạng số sang dạng có cùng cấu trúc thiết kế với CSDL.

25. Định mức kinh tế kỹ thuật tạo lập CSDL tài liệu lưu trữ là quy định các mức hao phí cần thiết về lao động, thiết bị, vật tư văn phòng phẩm để hoàn thành một đơn vị khối lượng công việc liên quan tới tạo lập CSDL tài liệu lưu trữ đã chỉnh lý.

Điều 4. Thành phần cơ bản và lộ trình xây dựng, ban hành định mức kinh tế - kỹ thuật

1. Thành phần định mức kinh tế - kỹ thuật về dịch vụ sự nghiệp công sử dụng ngân sách nhà nước bao gồm ba định mức thành phần cơ bản: định mức lao động, định mức vật tư và định mức máy móc, thiết bị.

a) Định mức lao động là mức tiêu hao lao động cần thiết của người lao động theo chuyên môn, nghiệp vụ để hoàn thành việc thực hiện một dịch vụ sự nghiệp công đạt được các tiêu chí, tiêu chuẩn do cơ quan có thẩm quyền ban hành.

b) Định mức vật tư là mức tiêu hao từng loại nguyên, nhiên vật liệu cần thiết để hoàn thành việc thực hiện một dịch vụ sự nghiệp công đạt được các tiêu chí, tiêu chuẩn do cơ quan có thẩm quyền ban hành.

c) Định mức máy móc, thiết bị là thời gian sử dụng cần thiết đối với từng loại máy móc, thiết bị để hoàn thành việc thực hiện một dịch vụ sự nghiệp công đạt được các tiêu chí, tiêu chuẩn do cơ quan có thẩm quyền ban hành.

2. Phương pháp xác định đơn giá theo định mức kinh tế - kỹ thuật trong lĩnh vực lưu trữ quy định tại Phụ lục số 06 kèm theo Quy định này.

Chương II

NỘI DUNG ĐỊNH MỨC KINH TẾ - KỸ THUẬT TRONG LĨNH VỰC LƯU TRỮ

Điều 5. Định mức kinh tế - kỹ thuật chỉnh lý tài liệu giấy

1. Định mức lao động chỉnh lý tài liệu giấy

a) Định mức lao động chỉnh lý đối với phông, nhóm tài liệu đã lập sơ bộ quy định tại Biểu 01, mục I, Phụ lục số 01 kèm theo;

b) Định mức lao động chỉnh lý đối với phông, nhóm tài liệu rời lẻ quy định tại Biểu 02, mục I, Phụ lục số 01 kèm theo;

c) Định mức lao động các bước công việc chỉnh lý tài liệu đã lập sơ bộ theo hệ số phức tạp của tài liệu quy định tại Biểu 03, mục I, Phụ lục số 01 kèm theo.

d) Định mức lao động các bước công việc chỉnh lý tài liệu rời lẻ theo hệ số phức tạp của tài liệu quy định tại Biểu 04, mục I, Phụ lục số 01 kèm theo

2. Định mức vật tư, văn phòng phẩm phục vụ chỉnh lý tài liệu

Định mức vật tư, văn phòng phẩm phục vụ chỉnh lý tài liệu quy định tại mục II, Phụ lục số 01 kèm theo.

Điều 6. Định mức kinh tế-kỹ thuật Vệ sinh kho bảo quản tài liệu lưu trữ

1. Định mức lao động chi tiết vệ sinh 01m² kho bảo quản tài liệu lưu trữ theo hệ số phức tạp của loại kho quy định tại Biểu 01, mục I, Phụ lục số 02 kèm theo.

2. Định mức vật tư, công cụ, dụng cụ phục vụ vệ sinh 01m² kho bảo quản tài liệu lưu trữ quy định tại Biểu 01, mục II, Phụ lục số 02 kèm theo. Định mức vật tư, công cụ, dụng cụ phục vụ vệ sinh được tính theo chu kỳ vệ sinh kho là 6 tháng/lần.

Điều 7. Định mức kinh tế - kỹ thuật Vệ sinh tài liệu lưu trữ nền giấy

1. Định mức lao động chi tiết vệ sinh 01 mét giá tài liệu lưu trữ nền giấy quy định tại Biểu 02, mục I, Phụ lục số 02 kèm theo.

2. Định mức vật tư, công cụ, dụng cụ phục vụ vệ sinh 01 mét giá tài liệu lưu trữ nền giấy quy định tại Biểu 02, mục II, tại Phụ lục số 02 kèm theo. Định mức vật tư, trang thiết bị phục vụ vệ sinh được tính theo chu kỳ vệ sinh tài liệu lưu trữ nền giấy là 10 năm/lần

Điều 8. Định mức kinh tế - kỹ thuật xử lý tài liệu hết giá trị

1. Định mức lao động xử lý tài liệu hết thời hạn bảo quản trong kho quy định tại Biểu 01, mục I, Phụ lục số 03 kèm theo.

2. Định mức lao động xử lý tài liệu loại ra sau chỉnh lý quy định tại Biểu 02, mục I, Phụ lục số 03 kèm theo.

3. Định mức vật tư, văn phòng phẩm xử lý tài liệu hết giá trị quy định tại Mục II, Phụ lục số 03 kèm theo.

Điều 9. Định mức kinh tế - kỹ thuật Lập danh mục tài liệu hạn chế sử dụng của một phông lưu trữ

1. Định mức lao động Lập danh mục tài liệu hạn chế sử dụng (sau đây viết tắt là HCSD) của một phông lưu trữ có hệ số khối lượng 1,0 và hệ số phức tạp 1,0 quy định tại Biểu 01, Mục I, Phụ lục số 04 kèm theo.

2. Định mức lao động xây dựng các văn bản tạo lập Danh mục tài liệu HCSD của một phông lưu trữ theo hệ số khối lượng của tài liệu và hệ số phức tạp khác 1,0 được xác định bằng tổng định mức lao động của các bước 1, 4, 5, 6 (T_sp,1) và tổng định mức lao động của các bước 2, 3 (T_sp,2): T_sp = T_sp,1 + T_sp,2

a) Tổng định mức lao động của các bước 1, 4, 5, 6 (T_sp,1) quy định tại Biểu 02, Mục I, Phụ lục số 04 kèm theo.

b) Định mức lao động của các bước 2, 3 (T_sp,2) tính cho 01 mét tài liệu quy định tại Biểu 03, Mục I, Phụ lục số 04 kèm theo.

3. Định mức vật tư, văn phòng phẩm Lập danh mục tài liệu HCSD của một phông lưu trữ quy định tại Biểu 01, Mục II, Phụ lục số 04 kèm theo.

Điều 10. Định mức kinh tế - kỹ thuật phục vụ độc giả tại phòng đọc

1. Định mức lao động phục vụ độc giả nghiên cứu tài liệu tại phòng đọc quy định tại Biểu 04, Mục I, Phụ lục số 04 kèm theo.

2. Định mức lao động cấp bản sao, chứng thực lưu trữ quy định tại Biểu 05, Mục I, Phụ lục số 04 kèm theo.

3. Định mức vật tư, văn phòng phẩm phục vụ độc giả tại phòng đọc quy định tại Biểu 02, Mục II Phụ lục số 04 kèm theo.

Điều 11. Nội dung định mức kinh tế - kỹ thuật tạo lập cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ

1. Định mức lao động tạo lập cơ sở dữ liệu (sau đây viết tắt là CSDL) đối với tài liệu chưa biên mục phiếu tin và chưa số hóa quy định tại Biểu 01, Mục I, Phụ lục số 05 kèm theo.

2. Định mức lao động chuẩn hóa, chuyển đổi dữ liệu và số hóa tài liệu lưu trữ đối với tài liệu đã biên mục phiếu tin và chưa số hóa tài liệu quy định tại Biểu 02, Mục I, Phụ lục số 05 kèm theo.

3. Định mức lao động chuẩn hóa và chuyển đổi dữ liệu tài liệu lưu trữ đối với tài liệu đã biên mục phiếu tin và đã số hóa quy định tại Biểu 03, Mục I, Phụ lục số 05 kèm theo.

4. Định mức lao động các công việc xây dựng các văn bản, tài liệu hướng dẫn tạo lập CSDL tài liệu lưu trữ theo khối lượng của một phông lưu trữ quy định tại Biểu 04, Mục I, Phụ lục số 05 kèm theo.

5. Định mức lao động đối với bước công việc số hóa tài liệu trong trường hợp tài liệu có tình trạng vật lý kém và khô giấy của tài liệu khác khổ A4, được tính tăng với hệ số k so với định mức lao động quy định tại khoản 1, khoản 2 Điều này, cụ thể như sau:

a) Đối với tài liệu có tình trạng vật lý kém (nấm, mốc, ố vàng, chữ mờ, rách, thủng, dính bết): k₁ = 1,2;

b) Đối với tài liệu có kích thước khác A4: k₂.

- Tài liệu khổ A3: (k₂) = 2;

- Tài liệu khổ A2: (k₂) = 4;

- Tài liệu khổ A1: (k₂) = 8;

- Tài liệu khổ A₀: (k₂) = 16.

6. Định mức trang thiết bị, vật tư văn phòng phẩm tạo lập CSDL tài liệu lưu trữ quy định tại Mục II, Phụ lục số 05 kèm theo.

Điều 12. Phương pháp xác định đơn tiền công lao động, vật tư, văn phòng phẩm theo định mức kinh tế - kỹ thuật trong lĩnh vực lưu trữ quy định tại Phụ lục số 06 kèm theo Quy định này.

Chương III

TỔ CHỨC THỰC HIỆN

Điều 13. Trách nhiệm thi hành

1. Thủ trưởng các cơ quan, sở, ban, ngành; Chủ tịch Ủy ban nhân dân các huyện, thị xã, thành phố; Chủ tịch Ủy ban nhân dân các xã, phường, thị trấn và các tổ chức, cá nhân có liên quan chịu trách nhiệm thi hành Quy định này.

2. Trong quá trình thực hiện nếu có vướng mắc phát sinh các cơ quan, đơn vị có văn bản gửi về Ủy ban nhân dân tỉnh (qua Sở Nội vụ) để tổng hợp, trình Ủy ban nhân dân tỉnh xem xét, bổ sung, sửa đổi theo quy định./.

PHỤ LỤC SỐ 01

ĐỊNH MỨC KINH TẾ - KỸ THUẬT CHỈNH LÝ TÀI LIỆU GIẤY TRONG LĨNH VỰC LƯU TRỮ CỦA TỈNH YÊN BÁI
(Ban hành kèm theo Quyết định số 3079/QĐ-UBND ngày 08/12/2020 của Ủy ban nhân dân tỉnh Yên Bái)

I. ĐỊNH MỨC LAO ĐỘNG:

Biểu 1. Định mức lao động chỉnh lý đối với phông, nhóm tài liệu đã lập sơ bộ

Đơn vị tính: Mét giá tài liệu ban đầu đưa ra chỉnh lý

Biểu 2. Định mức lao động chỉnh lý đối với Phông, nhóm tài liệu rời lẻ

Đơn vị tính: Mét giá tài liệu ban đầu đưa ra chỉnh lý

Biểu 3. Định mức lao động các bước công việc chỉnh lý tài liệu đã lập hồ sơ sơ bộ theo hệ số phức tạp của tài liệu

Đơn vị tính: Phút/mét giá tài liệu

Biểu 4. Định mức lao động chi tiết các bước công việc chỉnh lý tài liệu rời lẻ theo hệ số phức tạp của tài liệu

Đơn vị tính: Phút/mét giá tài liệu

II. ĐỊNH MỨC VẬT TƯ, VĂN PHÒNG PHẨM CHỈNH LÝ 01 MÉT GIÁ TÀI LIỆU

PHỤ LỤC SỐ 02

ĐỊNH MỨC KINH TẾ - KỸ THUẬT VỆ SINH KHO BẢO QUẢN TÀI LIỆU LƯU TRỮ TRONG LĨNH VỰC LƯU TRỮ CỦA TỈNH YÊN BÁI
(Ban hành kèm theo Quyết định số 3079/QĐ-UBND ngày 08/12/2020 của Ủy ban nhân dân tỉnh Yên Bái)

I. ĐỊNH MỨC LAO ĐỘNG:

Biểu 01. Định mức lao động vệ sinh kho bảo quản tài liệu lưu trữ

Đơn vị tính: 01m² kho

Biểu 02. Định mức lao động vệ sinh nền giấy tài liệu lưu trữ

Đơn vị tính: 01 mét giá tài liệu

II. ĐỊNH MỨC VẬT TƯ, CÔNG CỤ, DỤNG CỤ PHỤC VỤ VỆ SINH KHO VÀ TÀI LIỆU

Biểu 01. Định mức vật tư, công cụ, dụng cụ vệ sinh 01 m² kho bảo quản tài liệu lưu trữ

Biểu 02. Vật tư, công cụ, dụng cụ phục vụ vệ sinh nền giấy cho 01 mét giá tài liệu

PHỤ LỤC SỐ 03

ĐỊNH MỨC KINH TẾ - KỸ THUẬT XỬ LÝ TÀI LIỆU HẾT GIÁ TRỊ TRONG LĨNH VỰC LƯU TRỮ CỦA TỈNH YÊN BÁI
(Ban hành kèm theo Quyết định số 3079/QĐ-UBND ngày 08/12/2020 của Ủy ban nhân dân tỉnh Yên Bái)

I. ĐỊNH MỨC LAO ĐỘNG:

Biểu 01. Định mức lao động xử lý tài liệu hết giá trị bảo quản trong kho lưu trữ

Đơn vị sản phẩm: Phút/mét