Quyết định 227/2006/QĐ-UBND Quy định về tổ chức cuộc họp trong hoạt động của cơ quan hành chính nhà nước trên địa bàn tỉnh Ninh Thuận

QUYẾT ĐỊNH

VỀ VIỆC BAN HÀNH QUY ĐỊNH VỀ TỔ CHỨC CÁC CUỘC
HỌP TRONG HOẠT ĐỘNG CỦA CÁC CƠ QUAN HÀNH CHÍNH NHÀ NƯỚC TRÊN ĐỊA BÀN TỈNH NINH
THUẬN.

ỦY BAN NHÂN
DÂN TỈNH NINH THUẬN

Căn cứ Luật Tổ
chức Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân;

Căn cứ Quyết định
số 159/2004/QĐ-UB ngày 16 tháng 7 năm 2004 của Ủy ban nhân dân tỉnh Ninh Thuận,
về việc ban hành Quy chế làm việc của Ủy ban nhân dân tỉnh nhiệm kỳ 2004 -
2009;

Căn cứ Quyết định
số 114/2006/QĐ-TTg ngày 25 tháng 5 năm 2006 của Thủ tướng Chính phủ, về việc
ban hành Quy định chế độ họp trong hoạt động của các cơ quan hành chính nhà nước;

Theo đề nghị của
Chánh Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh và báo cáo kết quả thẩm định văn bản số
543/BC-STP ngày 31 tháng 8 năm 2006 của Sở Tư pháp,

QUYẾT ĐỊNH:

Điều 1. Ban hành kèm theo Quyết định này Quy định về tổ chức các cuộc
họp trong hoạt động của các cơ quan hành chính nhà nước trên địa bàn tỉnh Ninh
Thuận.

Điều 2. Quyết định này có hiệu lực sau 10 ngày kể từ ngày ký. Thay
thế Quyết định số 172/2004/QĐ-UB ngày 08/9/2004 của Ủy ban nhân dân tỉnh Ninh
Thuận.

Điều 3. Chánh Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh, Giám đốc các Sở, Ban,
ngành; Chủ tịch Ủy ban nhân dân các huyện, thị xã và Thủ trưởng các cơ quan,
đơn vị có liên quan chịu trách nhiệm thi hành Quyết định này./.

QUY ĐỊNH

VỀ TỔ CHỨC CÁC CUỘC HỌP TRONG HOẠT ĐỘNG CỦA
CÁC CƠ QUAN HÀNH CHÍNH NHÀ NƯỚC TRÊN ĐỊA BÀN TỈNH NINH THUẬN
(Ban hành kèm theo Quyết định số: 227 /2006/QĐ-UBND ngày 06 tháng 9 năm 2006
của Ủy ban nhân dân tỉnh Ninh Thuận).

Chương I

NHỮNG QUY ĐỊNH
CHUNG

Điều 1. Phạm vi điều chỉnh

1. Quy định này điều
chỉnh việc tổ chức các cuộc họp trong hoạt động quản lý, điều hành của cơ quan
hành chính nhà nước trên địa bàn tỉnh.

2. Phiên họp của Ủy
ban nhân dân các cấp; hội nghị quốc tế, hội thảo, tọa đàm khoa học không thuộc
phạm vi điều chỉnh của Quy định này.

Điều 2. Đối tượng áp dụng

1. Chủ tịch Ủy ban
nhân dân tỉnh, Chủ tịch Ủy ban nhân dân huyện, thị xã; Chủ tịch Ủy ban nhân dân
xã, phường, thị trấn.

2. Cơ quan và Thủ
trưởng cơ quan thuộc Ủy ban nhân dân tỉnh, Ủy ban nhân dân huyện, thị xã (sau
đây gọi chung là Ủy ban nhân dân cấp huyện) và các tổ chức, đơn vị trực thuộc.

3. Các tổ chức tư
vấn, giúp việc, phối hợp liên ngành do Ủy ban nhân dân tỉnh và Ủy ban nhân dân
cấp huyện thành lập.

Điều 3. Giải thích từ ngữ

Trong Quy định
này, các từ ngữ dưới đây được hiểu như sau:

1. Họp là một hình
thức của hoạt động quản lý nhà nước, một cách thức giải quyết công việc, thông
qua đó thủ trưởng cơ quan hành chính nhà nước trực tiếp thực hiện sự lãnh đạo,
chỉ đạo, điều hành hoạt động trong việc giải quyết các công việc thuộc chức
năng, thẩm quyền của cơ quan mình theo quy định của pháp luật.

2. Họp xử lý công
việc là cuộc họp của Chủ tịch, Phó Chủ tịch Ủy ban nhân dân các cấp; của Thủ
trưởng, Phó Thủ trưởng cơ quan hành chính nhà nước để xử lý công việc thường
xuyên và những công việc phức tạp, cấp bách, liên quan đến nhiều ngành, nhiều
lĩnh vực.

3. Họp tham mưu,
tư vấn là cuộc họp để thủ trưởng cơ quan hành chính nhà nước nghe các ý kiến đề
xuất và kiến nghị của thủ trưởng các cơ quan, đơn vị cấp dưới, của các chuyên
gia, nhà khoa học nhằm có đủ thông tin, có thêm các cơ sở, căn cứ trước khi ra
quyết định theo chức năng, thẩm quyền.

4. Họp làm việc là
cuộc họp của cấp trên với thủ trưởng cơ quan, đơn vị cấp dưới để giải quyết những
công việc có tính chất quan trọng vượt quá thẩm quyền của cấp dưới hoặc để kiểm
tra trực tiếp tại chỗ về tình hình thực hiện các nhiệm vụ công tác của cấp dưới.

5. Họp chuyên môn
là cuộc họp để trao đổi, thảo luận những vấn đề thuộc về chuyên môn kỹ thuật,
nghiệp vụ nhằm xây dựng và hoàn thiện các dự án, đề án.

6. Họp giao ban là
cuộc họp của lãnh đạo cơ quan, đơn vị hành chính nhà nước để nắm tình hình triển
khai thực hiện nhiệm vụ công tác; trao đổi ý kiến và thực hiện chỉ đạo giải quyết
các công việc thường xuyên.

7. Họp tập huấn,
triển khai (Hội nghị tập huấn, triển khai) là cuộc họp để quán triệt, thống nhất
nhận thức và hành động về nội dung và tinh thần các chủ trương, chính sách lớn,
quan trọng của Đảng và Nhà nước về quản lý, điều hành hoạt động kinh tế - xã hội.

8. Họp tổng kết (Hội
nghị tổng kết) hàng năm là cuộc họp để kiểm điểm, đánh giá tình hình và kết quả
thực hiện nhiệm vụ công tác hàng năm và bàn phương hướng nhiệm vụ công tác cho
năm tới của cơ quan, đơn vị hành chính nhà nước.

9. Họp sơ kết hoặc
tổng kết (Hội nghị sơ kết hoặc tổng kết) chuyên đề là cuộc họp để đánh giá tình
hình triển khai và kết quả thực hiện một chủ trương, chính sách quan trọng.

10. Người chủ trì
cuộc họp là người có thẩm quyền điều hành cuộc họp, đưa ra ý kiến kết luận cuộc
họp.

11. Người tham dự
cuộc họp là người được triệu tập, người được mời họp hoặc người đại diện cho cơ
quan, đơn vị được mời họp hoặc người được ủy quyền đi dự cuộc họp.

12. Cuộc họp của
Chủ tịch Ủy ban nhân dân là cuộc họp do Chủ tịch Ủy ban nhân dân hoặc Phó Chủ tịch
Ủy ban nhân dân chủ trì để chỉ đạo, phối hợp giải quyết những công việc thuộc
chức năng, thẩm quyền của Chủ tịch Ủy ban nhân dân theo quy định của pháp luật.

13. Cuộc họp của Giám
đốc Sở, ngành, Thủ trưởng cơ quan thuộc Ủy ban nhân dân tỉnh là cuộc họp do
Giám đốc Sở, ngành, Thủ trưởng, Phó Thủ trưởng cơ quan thuộc Ủy ban nhân dân tỉnh
chủ trì để chỉ đạo, điều hành giải quyết những công việc thuộc phạm vi chức
năng, nhiệm vụ, quyền hạn của Sở, ngành, cơ quan thuộc Ủy ban nhân dân tỉnh được
phân công và họp tư vấn các ngành có liên quan để đề xuất giải quyết khiếu nại,
tố cáo thuộc thẩm quyền của Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh.

Điều 4. Mục tiêu

Mục tiêu của Quy định
này là nhằm thực hành tiết kiệm, chống lãng phí, tiếp tục đổi mới, giảm bớt số
lượng, nâng cao chất lượng các cuộc họp trong hoạt động của các cơ quan hành
chính nhà nước ở các cấp, các ngành, nâng cao hiệu lực, hiệu quả sự chỉ đạo, điều
hành của thủ trưởng cơ quan hành chính nhà nước, đáp ứng yêu cầu của cải cách
hành chính.

Điều 5. Nguyên tắc tổ chức cuộc họp

1. Bảo đảm giải
quyết công việc đúng thẩm quyền và phạm vi trách nhiệm được phân công, cấp trên
không can thiệp và giải quyết công việc thuộc thẩm quyền của cấp dưới và cấp dưới
không đẩy công việc thuộc thẩm quyền lên cho cấp trên giải quyết.

2. Chỉ tiến hành
khi thực sự cần thiết để phục vụ cho công tác chỉ đạo, điều hành của thủ trưởng
cơ quan hành chính nhà nước trong việc thực hiện các nhiệm vụ công tác quan trọng.
Không dùng cuộc họp để thay cho việc ra các quyết định quản lý, điều hành.

3. Xác định rõ mục
đích, yêu cầu, nội dung, thành phần tham dự; đề cao và thực hiện nghiêm túc chế
độ trách nhiệm cá nhân trong phân công và xử lý công việc, bảo đảm tăng cường
hiệu lực, hiệu quả công tác chỉ đạo, điều hành tập trung thống nhất, thông suốt
của thủ trưởng cơ quan hành chính nhà nước.

4. Theo chương
trình kế hoạch; thực hiện cải tiến, đơn giản hóa quy định thủ tục tiến hành, được
bố trí hợp lý; bảo đảm chất lượng, hiệu quả, thiết thực, tiết kiệm, không hình
thức phô trương.

5. Thực hiện lồng
ghép các nội dung vấn đề, công việc cần xử lý; kết hợp các loại cuộc họp với
nhau trong việc tổ chức họp một cách hợp lý.

6. Phù hợp với
tính chất, yêu cầu và nội dung của vấn đề, công việc cần giải quyết; phù hợp với
tính chất và đặc điểm về tổ chức và hoạt động của từng loại cơ quan, đơn vị
hành chính nhà nước.

Điều 6. Trách nhiệm trong việc đẩy mạnh ứng dụng khoa học và công nghệ
vào việc đổi mới công tác chỉ đạo, điều hành để giảm bớt và nâng cao chất lượng,
hiệu quả các cuộc họp

Thủ trưởng cơ
quan, đơn vị hành chính nhà nước ở các cấp, các ngành có trách nhiệm tổ chức,
chỉ đạo nghiên cứu, triển khai ứng dụng khoa học và công nghệ, trước hết là
công nghệ thông tin, vào việc đổi mới công tác lãnh đạo, chỉ đạo, điều hành để
giảm bớt các cuộc họp; để không ngừng cải tiến nội dung, cách thức tiến hành,
nâng cao chất lượng và hiệu quả các cuộc họp.

Điều 7. Các trường hợp không tổ chức cuộc họp

1. Phổ biến, quán
triệt và triển khai thực hiện các văn bản quy phạm pháp luật, các văn bản chỉ đạo
của cấp trên.

Đối với những văn
bản quy định những chủ trương, chính sách lớn, quan trọng, những nhiệm vụ trọng
tâm, cấp bách về phát triển kinh tế- xã hội, thì khi cần thiết có thể tổ chức
cuộc họp để quán triệt, tập huấn nhằm thống nhất nhận thức và hành động trong
triển khai thực hiện.

2. Việc sơ kết kiểm
điểm, đánh giá tình hình và kết quả 6 tháng thực hiện chương trình, kế hoạch
nhiệm vụ công tác hàng năm của các Sở, ngành, chính quyền địa phương, cơ sở.

3. Giải quyết những
công việc thường xuyên trong tình hình có thiên tai, địch họa hoặc tình trạng
khẩn cấp.

4. Những việc cụ
thể đã được ủy quyền hoặc phân công, phân cấp rõ thẩm quyền và trách nhiệm cho
tổ chức hoặc cá nhân cấp dưới giải quyết.

5. Tổ chức lấy ý
kiến của lãnh đạo các cơ quan, đơn vị ở các cấp, các ngành tham gia xây dựng,
hoàn thiện các đề án, dự án, trừ trường hợp những đề án, dự án lớn, quan trọng
liên quan đến nhiều ngành, lĩnh vực thuộc phạm vi trách nhiệm quản lý của nhiều
cơ quan, đơn vị.

6. Cấp trên triệu
tập cấp dưới lên để trực tiếp phân công, chỉ đạo thực hiện các nhiệm vụ công
tác hoặc để nghe báo cáo tình hình thay cho việc thực hiện chế độ đi công tác địa
phương, cơ sở trực tiếp kiểm tra, giám sát theo quy định.

7. Trao đổi thông
tin hoặc giao lưu học tập kinh nghiệm giữa các cơ quan, đơn vị.

8. Giải quyết những
nội dung công việc mang tính chất chuyên môn, kỹ thuật hoặc để giải quyết những
công việc chuẩn bị trước cho việc tổ chức các cuộc họp, trừ trường hợp những cuộc
họp lớn, quan trọng.

9. Những việc đã
được pháp luật quy định giải quyết bằng các cách thức khác không cần thiết phải
thông qua cuộc họp.

Điều 8. Họp của tổ chức chính trị, tổ chức chính trị- xã hội, tổ chức
xã hội và tổ chức xã hội-nghề nghiệp trong cơ quan hành chính nhà nước

Tổ chức chính trị,
tổ chức chính trị - xã hội, tổ chức xã hội, tổ chức xã hội - nghề nghiệp trong
cơ quan, đơn vị hành chính nhà nước tổ chức các cuộc họp theo Điều lệ của tổ chức
mình và được bố trí hợp lý phù hợp với tính chất và đặc điểm về tổ chức và hoạt
động của mỗi cơ quan, đơn vị.

Điều 9. Phối hợp giữa cơ quan hành chính nhà nước với các cơ quan, tổ
chức khác của hệ thống chính trị trong việc tổ chức các cuộc họp

Các cơ quan hành
chính nhà nước có thẩm quyền ở các cấp phải thường xuyên phối hợp chặt chẽ với
cơ quan khác trong bộ máy nhà nước, cơ quan của Đảng Cộng sản Việt Nam, cơ quan
lãnh đạo của các tổ chức chính trị- xã hội cùng cấp trong việc xây dựng chương
trình, kế hoạch tổ chức các cuộc họp có liên quan một cách khoa học, hợp lý và
hiệu quả.

Chương II

QUY TRÌNH TỔ CHỨC
CUỘC HỌP

Điều 10. Xây dựng kế hoạch tổ chức các cuộc họp

1. Căn cứ vào
chương trình công tác hàng năm, hàng tháng của cơ quan mình và yêu cầu giải quyết
công việc, thủ trưởng cơ quan hành chính nhà nước chỉ đạo xây dựng và quyết định
kế hoạch tổ chức các cuộc họp lớn, quan trọng trong năm và hàng tháng; phân
công trách nhiệm cơ quan, đơn vị chuẩn bị nội dung, địa điểm và các vấn đề khác
liên quan đến việc tổ chức các cuộc họp đó.

Kế hoạch tổ chức
các cuộc họp trong năm và hàng tháng phải được thông báo trước cho các đối tượng
được triệu tập hoặc mời tham dự.

2. Các cuộc họp bất
thường chỉ được tổ chức để giải quyết những công việc đột xuất, khẩn cấp.

Điều 11. Chuẩn bị nội dung các cuộc họp

1. Nội dung các cuộc
họp phải được cơ quan, đơn vị được phân công chuẩn bị kỹ, đầy đủ, chu đáo, đúng
yêu cầu và thời gian.

2. Những vấn đề
liên quan đến nội dung cuộc họp và những nội dung, yêu cầu cần trao đổi, tham
khảo ý kiến tại cuộc họp phải được chuẩn bị đầy đủ trước thành văn bản.

Đối với những tài
liệu dài, có nhiều nội dung, thì ngoài bản chính còn phải chuẩn bị thêm bản tóm
tắt nội dung. Trong một số trường hợp cụ thể, để tăng chất lượng cuộc họp, người
chủ trì có thể chỉ đạo cơ quan, đơn vị được phân công chuẩn bị nội dung cuộc họp
gửi tài liệu cho các đại biểu dự họp nghiên cứu trước.

Điều 12. Giấy mời họp

1. Giấy mời họp
(hoặc văn bản hành chính khác như Thông báo, Công văn - gọi chung là giấy mời)
phải được ghi rõ những nội dung sau đây:

a) Người triệu tập
và chủ trì;

b) Thành phần tham
dự;

c) Người được triệu
tập; người được mời tham dự;

d) Nội dung cuộc họp;
thời gian, địa điểm họp;

đ) Những yêu cầu đối
với người được triệu tập hoặc được mời tham dự.

2. Giấy mời họp phải
được gửi trước ngày họp ít nhất là 3 ngày làm việc, kèm theo là tài liệu, văn bản,
nội dung, yêu cầu và những gợi ý liên quan đến nội dung cuộc họp, trừ trường hợp
các cuộc họp đột xuất.

3. Tùy tình hình cụ
thể và tính chất của cuộc họp, giấy mời họp được gửi qua đường bưu điện, gửi trực
tiếp cho cơ quan, qua fax, mail, mời trực tiếp qua điện thoại, … Trường hợp
hoãn họp, cơ quan phát hành giấy mời phải thông tin kịp thời cho các đại biểu mời
tham dự được biết.

Điều 13. Thành phần và số lượng người tham dự cuộc họp

1. Tùy theo tính
chất, nội dung, mục đích, yêu cầu của cuộc họp, người triệu tập cuộc họp phải
cân nhắc kỹ và quyết định thành phần, số lượng người tham dự cuộc họp cho phù hợp,
bảo đảm tiết kiệm và hiệu quả.

2. Thủ trưởng cơ
quan, đơn vị được mời họp phải cử người tham dự cuộc họp đúng thành phần, có đủ
thẩm quyền, năng lực, trình độ đáp ứng nội dung và yêu cầu của cuộc họp.

3. Trường hợp người
được triệu tập hoặc được mời là thủ trưởng cơ quan, đơn vị không thể tham dự cuộc
họp, thì có thể ủy quyền cho cấp dưới có đủ khả năng đáp ứng nội dung và yêu cầu
của cuộc họp đi họp thay.

Điều 14. Thời gian tiến hành cuộc họp

1. Thời gian tiến
hành một cuộc họp thuộc các loại cuộc họp dưới đây được quy định như sau:

a) Họp tham mưu,
tư vấn không quá một buổi làm việc;

b) Họp chuyên môn
từ 1 buổi làm việc đến 1 ngày, trường hợp đối với những đề án, dự án lớn, phức
tạp thì có thể kéo dài thời gian hơn, nhưng cũng không quá 2 ngày;

c) Họp tổng kết
công tác năm không quá 1 ngày;

d) Họp sơ kết, tổng
kết chuyên đề từ 1 đến 2 ngày tùy theo tính chất và nội dung của chuyên đề;

đ) Họp tập huấn,
triển khai nhiệm vụ công tác từ 1 đến 3 ngày tùy theo tính chất và nội dung vấn
đề.

2. Các loại cuộc họp
khác thì tùy theo tính chất và nội dung mà bố trí thời gian tiến hành hợp lý,
nhưng không quá 2 ngày.

3. Cuộc họp tổ chức
khai mạc đúng thời gian được ghi trong giấy mời. Quá thời gian khai mạc 15
phút, đại biểu đi trễ không được vào dự họp và phải chịu trách nhiệm về những vấn
đề có liên quan đến cuộc họp thuộc chức năng, nhiệm vụ của cơ quan, địa phương
mình.

Điều 15. Những yêu cầu về tiến hành cuộc họp

1. Mỗi cuộc họp có
thể kết hợp giải quyết nhiều nội dung, sử dụng nhiều hình thức và cách thức tiến
hành phù hợp với tính chất, yêu cầu của từng vấn đề và điều kiện hoàn cảnh cụ
thể để tiết kiệm thời gian, bảo đảm chất lượng và hiệu quả giải quyết công việc.

2. Người chủ trì
hoặc người được phân công chỉ trình bày tóm tắt ngắn gọn tư tưởng, nội dung cốt
lõi của đề án, dự án, vấn đề được đưa ra cuộc họp hoặc chỉ nêu những vấn đề còn
ý kiến khác nhau, không đọc toàn văn tài liệu, văn bản của cuộc họp, không
trình bày toàn bộ nội dung chi tiết vấn đề cần xử lý tại cuộc họp.

3. Việc phát biểu,
trao đổi ý kiến tại cuộc họp phải tập trung chủ yếu vào những vấn đề đang còn
những ý kiến khác nhau để đề xuất những biện pháp xử lý.

4. Ý kiến kết luận
của người chủ trì cuộc họp phải rõ ràng và cụ thể, thể hiện được đầy đủ tính chất,
nội dung và yêu cầu của cuộc họp.

Điều 16. Trách nhiệm của người chủ trì cuộc họp

1. Quán triệt mục
đích, yêu cầu, nội dung chương trình, thời gian và lịch trình của cuộc họp.

2. Xác định thời
gian tối đa cho mỗi người tham dự cuộc họp được trình bày ý kiến của mình một
cách hợp lý.

3. Điều khiển cuộc
họp theo đúng mục đích, yêu cầu đặt ra.

4. Có ý kiến kết
luận cuộc họp, trước khi kết thúc cuộc họp.

5. Ra văn bản
thông báo kết quả cuộc họp đến những cơ quan, đơn vị và cá nhân có liên quan.

Điều 17. Trách nhiệm của người tham dự cuộc họp

1. Nghiên cứu tài
liệu, văn bản của cuộc họp nhận được trước khi đến dự cuộc họp.

2. Chuẩn bị trước
ý kiến phát biểu tại cuộc họp.

3. Phải đi dự họp
đúng thành phần, đến họp đúng giờ và tham dự hết thời gian của cuộc họp. Chỉ
trong trường hợp vì những lý do đột xuất và được sự đồng ý của người chủ trì
thì người tham dự có thể rời cuộc họp trước khi cuộc họp kết thúc.

4. Trong khi dự họp,
không được làm việc riêng hoặc xử lý công việc không có liên quan đến nội dung
cuộc họp.

Tắt chuông điện
thoại. Không gọi hoặc nghe điện thoại trong phòng họp.

5. Trình bày ý kiến
tham gia hoặc tranh luận tại cuộc họp phải ngắn gọn, đi thẳng vào nội dung vấn
đề và không vượt quá thời gian mà người chủ trì cuộc họp cho phép.

6. Trong trường hợp
được cử đi họp thay, thì ý kiến của người họp thay có giá trị như ý kiến của
người cử đi họp; người đi họp thay phải báo cáo kết quả cuộc họp cho thủ trưởng
cơ quan, đơn vị đã cử mình đi họp.

Điều 18. Biên bản cuộc họp và thông báo kết quả cuộc họp

1. Nội dung diễn
biến của cuộc họp phải được ghi thành biên bản. Trong trường hợp cần thiết, thì
tổ chức ghi âm, ghi hình cuộc họp.

Biên bản cuộc họp
phải gồm những nội dung chính sau đây:

a) Người chủ trì
và danh sách những người tham dự có mặt tại cuộc họp;

b) Những vấn đề được
trình bày và thảo luận tại cuộc họp;

c) Ý kiến phát biểu
của những người tham dự cuộc họp;

d) Kết luận của chủ
tọa cuộc họp và các quyết định được đưa ra tại cuộc họp.

2. Chậm nhất là 3
ngày làm việc sau ngày kết thúc cuộc họp, cơ quan, đơn vị được giao trách nhiệm
phải ra thông báo bằng văn bản kết quả cuộc họp, gửi cho các cơ quan, đơn vị,
cá nhân có liên quan biết, thực hiện.

Văn bản thông báo
kết quả cuộc họp bao gồm những nội dung chính sau đây:

a) Ý kiến kết luận
của người chủ trì cuộc họp về các vấn đề được đưa ra tại cuộc họp;

b) Quyết định của
người có thẩm quyền được đưa ra tại cuộc họp về việc giải quyết các vấn đề có
liên quan và phân công trách nhiệm tổ chức thực hiện.

3. Văn bản thông
báo kết quả cuộc họp không thay thế cho việc ra văn bản quy phạm pháp luật hoặc
văn bản cá biệt của thủ trưởng cơ quan hành chính nhà nước có thẩm quyền theo
quy định của pháp luật để giải quyết các vấn đề liên quan được quyết định tại
cuộc họp.

Điều 19. Trách nhiệm theo dõi, đôn đốc, kiểm tra việc thực hiện ý kiến
kết luận, chỉ đạo được đưa ra tại cuộc họp

Việc theo dõi, đôn
đốc, kiểm tra thực hiện ý kiến kết luận, chỉ đạo được đưa ra tại cuộc họp phải
được giao cho một cơ quan, đơn vị có thẩm quyền liên quan chịu trách nhiệm.

Chương III

CÁC CUỘC HỌP CỦA
CHỦ TỊCH ỦY BAN NHÂN DÂN TỈNH VÀ CỦA CHỦ TỊCH ỦY BAN NHÂN DÂN CẤP HUYỆN

Điều 20. Các loại cuộc họp của Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh và của Chủ
tịch Ủy ban nhân dân cấp huyện

1. Họp xử lý công
việc.

2. Họp giao ban của
Chủ tịch với các Phó Chủ tịch Ủy ban nhân dân cùng cấp.

3. Họp tham mưu,
tư vấn.

4. Họp làm việc.

5. Họp triển khai
nhiệm vụ công tác lớn, quan trọng.

6. Họp sơ kết, tổng
kết chuyên đề.

Điều 21. Cuộc họp của Chủ tịch với các Phó Chủ tịch Ủy ban nhân dân

1. Chủ tịch, Phó
Chủ tịch Ủy ban nhân dân tổ chức họp để xử lý công việc thường xuyên và những
công việc phức tạp, cấp bách, liên quan đến nhiều ngành, nhiều lĩnh vực.

2. Họp giao ban
hàng ngày giữa Chủ tịch và các Phó Chủ tịch Ủy ban nhân dân.

3. Họp giao ban
hàng tuần giữa Chủ tịch và các Phó Chủ tịch Ủy ban nhân dân.

4. Chánh Văn
phòng, Phó Văn phòng Ủy ban nhân dân được tham dự các cuộc họp quy định tại các
khoản 1, 2 và 3 điều này.

Điều 22. Cuộc họp, làm việc của Chủ tịch, Phó Chủ tịch Ủy ban nhân dân
tỉnh với Chủ tịch Ủy ban nhân dân huyện, thị xã; của Chủ tịch, Phó Chủ tịch Ủy
ban nhân dân với Thủ trưởng các cơ quan trực thuộc

1. Mỗi năm ít nhất
một lần, Chủ tịch Ủy ban nhân dân họp, làm việc với Thủ trưởng các cơ quan
chuyên môn, Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp dưới về tình hình thực hiện chủ
trương, kế hoạch phát triển kinh tế - xã hội và ngân sách của địa phương, sự chấp
hành chỉ đạo, điều hành của Ủy ban nhân dân, Chủ tịch Ủy ban nhân dân và thực
hiện Quy chế làm việc của Ủy ban nhân dân.

2. Sáu tháng ít nhất
một lần, Chủ tịch, Phó Chủ tịch Ủy ban nhân dân họp, làm việc với các cơ quan
chuyên môn thuộc lĩnh vực mình phụ trách để kiểm tra, nắm tình hình, đôn đốc thực
hiện chương trình công tác và chỉ đạo những vấn đề phát sinh đột xuất.

3. Khi cần thiết,
Chủ tịch Ủy ban nhân dân triệu tập Thủ trưởng một số cơ quan chuyên môn, Chủ tịch
Ủy ban nhân dân một số địa phương cấp dưới họp bàn giải quyết các vấn đề liên
quan đến các cơ quan, địa phương đó.

Điều 23. Việc tổ chức hội nghị triển khai nhiệm vụ công tác lớn, quan
trọng của Ủy ban nhân dân

1. Để tổ chức quán
triệt, triển khai những chủ trương, chính sách lớn, quan trọng của Đảng và Nhà
nước về quản lý, điều hành phát triển kinh tế- xã hội, Chủ tịch Ủy ban nhân dân
có thể quyết định tổ chức hội nghị có sự tham dự của lãnh đạo các ngành, chính
quyền địa phương.

2. Theo yêu cầu của
Chủ tịch Ủy ban nhân dân, Văn phòng Ủy ban nhân dân chủ trì hoặc phối hợp với
các ngành, chính quyền địa phương liên quan chuẩn bị địa điểm, nội dung, chương
trình của hội nghị.

3. Chánh Văn phòng
Ủy ban nhân dân tổng hợp kết quả của hội nghị và ra văn bản thông báo ý kiến chỉ
đạo của Chủ tịch Ủy ban nhân dân tại hội nghị; đôn đốc, kiểm tra việc thực hiện
ý kiến chỉ đạo của Chủ tịch Ủy ban nhân dân.

Điều 24. Việc tổ chức cuộc họp sơ kết, tổng kết chuyên đề của Ủy ban
nhân dân

1. Cuộc họp sơ kết,
tổng kết chuyên đề của Ủy ban nhân dân được tiến hành trong các trường hợp sau
đây:

a) Việc sơ kết, tổng
kết chuyên đề đã được quy định trong văn bản quy phạm pháp luật của Ủy ban nhân
dân về thực hiện những chủ trương, chính sách quan trọng;

b) Khi cần thiết để
đánh giá tình hình và kết quả sau một thời gian nhất định thực hiện thí điểm những
chủ trương, chính sách quản lý lớn, quan trọng theo quyết định của Chủ tịch Ủy
ban nhân dân.

2. Thủ trưởng các
ngành, cơ quan thuộc Ủy ban nhân dân có liên quan có thể được Chủ tịch Ủy ban
nhân dân ủy nhiệm chủ trì tổ chức cuộc họp sơ kết, tổng kết chuyên đề của Ủy
ban nhân dân và báo cáo kết quả cuộc họp bằng văn bản cho Chủ tịch Ủy ban nhân
dân.

Điều 25. Cuộc họp để xử lý những vấn đề quan trọng liên ngành vượt quá
thẩm quyền giải quyết của Thủ trưởng cơ quan thuộc Ủy ban nhân dân

1. Thủ trưởng cơ
quan chuyên môn thuộc Ủy ban nhân dân tỉnh, cấp huyện có thể đề nghị tổ chức cuộc
họp làm việc của Chủ tịch Ủy ban nhân dân cùng cấp với Thủ trưởng các cơ quan
có liên quan để điều phối giải quyết những vấn đề quan trọng liên ngành vượt
quá thẩm quyền của cơ quan chuyên môn.

2. Chánh Văn phòng
Ủy ban nhân dân tỉnh, cấp huyện có thể được Chủ tịch Ủy ban nhân dân cùng cấp ủy
quyền chủ trì các cuộc họp theo quy định tại các khoản 1 Điều này; báo cáo Chủ
tịch Ủy ban nhân dân bằng văn bản về kết quả cuộc họp.

Điều 26. Văn phòng Ủy ban nhân dân đề nghị tổ chức cuộc họp của Chủ tịch
Ủy ban nhân dân

1. Để giúp Chủ tịch
Ủy ban nhân dân thực hiện sự lãnh đạo, chỉ đạo, điều hành trong việc giải quyết
những công việc thuộc chức năng, thẩm quyền, Chánh Văn phòng Ủy ban nhân dân có
thể đề xuất với Chủ tịch Ủy ban nhân dân, các Phó Chủ tịch Ủy ban nhân dân xem
xét quyết định tổ chức cuộc họp tham mưu, tư vấn hoặc họp làm việc của Chủ tịch
Ủy ban nhân dân.

2. Cuộc họp tại
khoản 1 Điều này có thể do Chánh Văn phòng Ủy ban nhân dân chủ trì theo sự ủy
quyền của Chủ tịch Ủy ban nhân dân.

Điều 27. Trách nhiệm của Chánh Văn phòng Ủy ban nhân dân đối với các cuộc
họp của Chủ tịch Ủy ban nhân dân cùng cấp

1. Xây dựng kế hoạch
tổ chức các cuộc họp của Chủ tịch Ủy ban nhân dân, các Phó Chủ tịch Ủy ban nhân
dân hàng năm, hàng quý, hàng tháng và hàng tuần trình Chủ tịch Ủy ban nhân dân
cùng cấp quyết định.

2. Thẩm tra về sự
cần thiết và nội dung cuộc họp làm việc nói tại khoản 1 Điều 25 của Quy định
này.

3. Bố trí, sắp xếp
các cuộc họp một cách hợp lý, trình Chủ tịch Ủy ban nhân dân, Phó Chủ tịch Ủy
ban nhân dân quyết định.

4. Gửi giấy mời họp
đến các cơ quan và cá nhân đúng thành phần theo chỉ đạo của lãnh đạo Ủy ban
nhân dân.

5. Đôn đốc, hướng
dẫn cơ quan chuyên môn thuộc Ủy ban nhân dân cùng cấp được phân công chuẩn bị đầy
đủ, đúng yêu cầu quy định các tài liệu, văn bản thuộc nội dung của cuộc họp và
gửi trước ngày họp ít nhất 3 ngày làm việc (trừ các cuộc họp đột xuất).

6. Thẩm tra các đề
án, dự án hoặc vấn đề, công việc thuộc nội dung cuộc họp; tóm tắt các vấn đề
thuộc nội dung cuộc họp, xác định những vấn đề còn có ý kiến khác nhau và đề xuất
hướng xử lý.

7. Tham dự hoặc cử
cấp dưới tham dự cuộc họp.

8. Tổ chức ghi
biên bản, ghi âm nội dung cuộc họp.

9. Thông báo bằng
văn bản ý kiến kết luận chỉ đạo của người chủ trì cuộc họp.

10. Kiểm tra, đôn
đốc các cơ quan thực hiện ý kiến kết luận, chỉ đạo tại cuộc họp.

Điều 28. Không chỉ đạo việc tổ chức hội nghị tập huấn, triển khai nhiệm
vụ công tác

1. Chủ tịch Ủy ban
nhân dân tỉnh, Thủ trưởng các cơ quan thuộc Ủy ban nhân dân tỉnh không chỉ đạo
Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp huyện tổ chức hội nghị tập huấn, triển khai nhiệm
vụ công tác thuộc phạm vi và trách nhiệm quản lý của Ủy ban nhân dân cấp huyện.

2. Chủ tịch Ủy ban
nhân dân cấp huyện không chỉ đạo Chủ tịch Ủy ban nhân dân xã, phường, thị trấn
tổ chức hội nghị tập huấn, triển khai nhiệm vụ công tác thuộc phạm vi và trách
nhiệm quản lý của Ủy ban nhân dân xã, phường, thị trấn.

Điều 29. Không tổ chức cuộc họp giao ban thường kỳ của Chủ tịch Ủy ban
nhân dân cấp trên với Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp dưới

1. Chủ tịch Ủy ban
nhân dân tỉnh không tổ chức cuộc họp giao ban thường kỳ với Chủ tịch Ủy ban
nhân dân cấp huyện.

2. Chủ tịch Ủy ban
nhân dân cấp huyện không tổ chức cuộc họp giao ban thường kỳ với Chủ tịch Ủy
ban nhân dân xã, phường, thị trấn.

Chương IV

CÁC CUỘC HỌP CỦA
THỦ TRƯỞNG CƠ QUAN THUỘC ỦY BAN NHÂN DÂN TỈNH VÀ ỦY BAN NHÂN DÂN CẤP HUYỆN

Điều 30. Các loại cuộc họp của Thủ trưởng cơ quan thuộc Ủy ban nhân dân

1. Họp giao ban của
Thủ trưởng với các Phó Thủ trưởng cơ quan thuộc Ủy ban nhân dân và người đứng đầu
các đơn vị trực thuộc.

2. Họp tham mưu.

3. Họp làm việc.

4. Họp (hội nghị)
triển khai nhiệm vụ công tác.

5. Họp (hội nghị)
sơ kết, tổng kết chuyên đề.

6. Họp (hội nghị)
tổng kết năm.

Điều 31. Việc tổ chức hội nghị triển khai nhiệm vụ công tác, cuộc họp tập
huấn

1. Khi thực sự cần
thiết phải tổ chức hội nghị để quán triệt, tổ chức triển khai trên phạm vi toàn
tỉnh, huyện, thị xã những chủ trương, chính sách lớn, quan trọng và cấp bách của
Đảng và Nhà nước thuộc ngành, lĩnh vực quản lý được phân công, thì Thủ trưởng
cơ quan thuộc Ủy ban nhân dân phải có văn bản trình và được sự đồng ý của Chủ tịch
Ủy ban nhân dân về mục tiêu, yêu cầu, nội dung, thành phần tham dự, thời gian
và địa điểm tổ chức hội nghị.

Dự kiến tổ chức hội
nghị phải được đưa vào chương trình, kế hoạch tổ chức các cuộc họp của ngành,
cơ quan thuộc Ủy ban nhân dân ngay từ đầu năm và gửi trước cho những cơ quan, tổ
chức, cá nhân được triệu tập hoặc được mời ít nhất là 5 ngày trước khi tổ chức
hội nghị.

2. Thủ trưởng cơ
quan chuyên môn thuộc Ủy ban nhân dân cấp tỉnh triệu tập cuộc họp tập huấn, triển
khai có mời Chủ tịch hoặc Phó Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp huyện, thủ trưởng
các cơ quan chuyên môn khác cùng cấp tham dự thì phải được sự đồng ý trước của
Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp tỉnh.

3. Thủ trưởng cơ
quan chuyên môn thuộc Ủy ban nhân dân cấp huyện triệu tập cuộc họp tập huấn,
triển khai có mời Chủ tịch hoặc Phó Chủ tịch Ủy ban nhân dân xã, phường, thị trấn,
thủ trưởng các cơ quan chuyên môn khác cùng cấp tham dự thì phải được sự đồng ý
trước của Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp huyện.

Điều 32. Việc tổ chức hội nghị sơ kết, tổng kết chuyên đề của cơ quan
thuộc tỉnh

1. Chỉ được tổ chức
hội nghị sơ kết, tổng kết chuyên đề khi có quy định hoặc chỉ đạo của Ủy ban
nhân dân tỉnh, Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh đối với vấn đề quản lý cần phải tổ
chức hội nghị sơ kết, tổng kết chuyên đề.

Trong trường hợp
không có quy định hoặc sự chỉ đạo của Ủy ban nhân dân tỉnh, Chủ tịch Ủy ban
nhân dân tỉnh mà thấy cần thiết phải tổ chức hội nghị sơ kết, tổng kết đối với
một vấn đề quản lý quan trọng thuộc phạm vi ngành, lĩnh vực quản lý được phân
công, thì Giám đốc Sở, ngành, Thủ trưởng cơ quan thuộc Ủy ban nhân dân tỉnh có
văn bản trình Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh xem xét, quyết định về mục tiêu,
yêu cầu, nội dung, thành phần tham dự, thời gian, địa điểm tiến hành hội nghị.

2. Việc tổ chức hội
nghị phải được đưa vào chương trình, kế hoạch tổ chức các cuộc họp của Sở,
ngành, Thủ trưởng cơ quan thuộc Ủy ban nhân dân tỉnh ngay từ đầu năm và gửi trước
cho những cơ quan, tổ chức, cá nhân được triệu tập hoặc được mời ít nhất là 3
ngày trước khi tổ chức hội nghị.

Điều 33. Việc tổ chức họp sơ kết, tổng kết của các cơ quan chuyên môn
thuộc Ủy ban nhân dân

1. Cơ quan chuyên
môn thuộc Ủy ban nhân dân tỉnh không triệu tập cuộc họp (hội nghị) toàn ngành để
sơ kết, tổng kết thực hiện nhiệm vụ công tác 6 tháng và hàng năm.

Trường hợp cơ quan
chuyên môn thuộc Ủy ban nhân dân tỉnh thấy cần thiết phải triệu tập cuộc họp
toàn ngành để tổng kết thực hiện nhiệm vụ công tác năm, thì phải có văn bản
trình và được sự đồng ý trước của Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh về nội dung,
thành phần, thời gian, địa điểm tổ chức cuộc họp.

2. Việc tổ chức cuộc
họp tổng kết công tác hàng năm của cơ quan chuyên môn thuộc Ủy ban nhân dân cấp
huyện có mời lãnh đạo cơ quan chuyên môn cấp trên, lãnh đạo cơ quan chuyên môn
thuộc Ủy ban nhân dân cùng cấp và lãnh đạo, cán bộ, công chức chuyên môn của Ủy
ban nhân dân xã, phường, thị trấn tham dự, thì phải xin phép và được sự đồng ý
trước của Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp huyện.

Điều 34. Trách nhiệm của Chánh Văn phòng Sở, ngành, cơ quan thuộc Ủy
ban nhân dân tỉnh đối với cuộc họp của Giám đốc Sở, ngành, Thủ trưởng cơ quan
thuộc Ủy ban nhân dân tỉnh

1. Xây dựng kế hoạch
tổ chức các cuộc họp hàng năm, hàng quý, hàng tháng, hàng tuần trình Giám đốc Sở,
ngành, Thủ trưởng cơ quan thuộc Ủy ban nhân dân tỉnh quyết định.

2. Thẩm định sự cần
thiết tổ chức cuộc họp do thủ trưởng đơn vị chuyên môn thuộc Sở, ngành, cơ quan
thuộc Ủy ban nhân dân tỉnh đề nghị.

3. Chủ trì các cuộc
họp tham mưu, họp làm việc với thủ trưởng các đơn vị chuyên môn thuộc Sở,
ngành, cơ quan thuộc Ủy ban nhân dân tỉnh theo sự ủy quyền của Giám đốc Sở,
ngành, Thủ trưởng cơ quan thuộc Ủy ban nhân dân tỉnh.

4. Bố trí, sắp xếp,
tổ chức các cuộc họp một cách hợp lý.

5. Đôn đốc các đơn
vị được phân công chuẩn bị các tài liệu, văn bản thuộc nội dung cuộc họp đầy đủ,
đúng yêu cầu quy định.

6. Tham dự hoặc cử
cấp dưới tham dự cuộc họp.

7. Tổ chức ghi
biên bản, ghi âm nội dung cuộc họp.

8. Thông báo bằng
văn bản ý kiến kết luận, chỉ đạo của người chủ trì cuộc họp.

9. Kiểm tra, đôn đốc,
nắm tình hình và kết quả thực hiện ý kiến kết luận, chỉ đạo tại cuộc họp.

Chương V

CÁC QUY ĐỊNH
KHÁC

Điều 35. Xây dựng chương trình công tác khoa học, hợp lý để giảm bớt việc
tổ chức các cuộc họp

1. Trên cơ sở chức
năng, thẩm quyền theo quy định, thủ trưởng cơ quan hành chính nhà nước ở các cấp,
các ngành có trách nhiệm chỉ đạo xây dựng chương trình công tác hàng năm, hàng
quý và hàng tháng của cơ quan mình bảo đảm khoa học, hợp lý, phù hợp với yêu cầu
quản lý, điều hành và khả năng, năng lực trình độ thực tế của bộ máy giúp việc.

2. Tăng cường kỷ
luật, kỷ cương hành chính trong việc quản lý, thực hiện chương trình công tác.
Chỉ trong trường hợp thật cần thiết thì mới điều chỉnh chương trình công tác.

Điều 36. Yêu cầu đối với việc tổ chức cuộc họp của các cơ quan, đơn vị
hành chính nhà nước có quan hệ trực tiếp giải quyết công việc của cá nhân, tổ
chức

1. Các cơ quan,
đơn vị hành chính nhà nước có quan hệ trực tiếp giải quyết công việc hàng ngày
của cá nhân, tổ chức không được vì tổ chức các cuộc họp của cơ quan, đơn vị mà
làm chậm trễ, gây khó khăn, phiền hà cho việc tiếp nhận và xử lý công việc của
cá nhân, tổ chức theo quy định của pháp luật.

2. Thủ trưởng cơ
quan, đơn vị hành chính nhà nước không được sử dụng thời gian thực hiện chế độ
tiếp công dân, trực tiếp xử lý khiếu kiện của công dân theo quy định của pháp
luật để chủ trì hoặc tham dự các cuộc họp.

Điều 37. Cấm kết hợp tổ chức cuộc họp với việc tham quan, nghỉ mát

1. Nghiêm cấm việc
kết hợp tổ chức cuộc họp với tham quan, nghỉ mát hoặc dùng hình thức họp để tổ
chức vui chơi, giải trí cho cán bộ, công chức, viên chức.

2. Người đứng đầu
cơ quan, đơn vị hành chính nhà nước đứng ra tổ chức triệu tập cuộc họp phải chịu
trách nhiệm cá nhân về việc đã để xẩy ra tình trạng nói tại khoản 1 Điều này.

Điều 38. Thực hiện chế độ kiểm tra thường xuyên, giải quyết công việc tại
chỗ của thủ trưởng cơ quan hành chính nhà nước đối với cấp dưới để giảm bớt các
cuộc họp xử lý các vụ việc phát sinh

1. Thủ trưởng các
cơ quan hành chính nhà nước cấp trên không được sử dụng hình thức cuộc họp để
nghe báo cáo tình hình thực hiện nhiệm vụ công tác của cấp dưới thay thế cho việc
kiểm tra trực tiếp đối với các cơ quan, đơn vị cấp dưới và cơ sở.

2. Thủ trưởng cơ
quan hành chính nhà nước ở các cấp, các ngành phải dành thời gian thích đáng và
có chương trình kế hoạch cụ thể để thực hiện chế độ kiểm tra thường xuyên hoạt
động của các cơ quan, đơn vị cấp dưới trong việc thực hiện các quy định của
pháp luật, các văn bản của cấp trên, trực tiếp chỉ đạo xử lý tại chỗ những công
việc phát sinh có liên quan thuộc thẩm quyền.

Chương VI

ĐIỀU KHOẢN THI
HÀNH

Điều 39. Trách nhiệm quản lý chế độ họp trong các cơ quan hành chính
nhà nước

1. Trách nhiệm của
Chánh Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh:

a) Tổ chức thực hiện
các quy định về tổ chức cuộc họp của Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh thuộc phạm
vi thẩm quyền được giao;

b) Phối hợp với
Giám đốc Sở Nội vụ hướng dẫn, đôn đốc kiểm tra các Sở, ngành, Ủy ban nhân dân
các cấp trong việc thực hiện Quy định này.

2. Trách nhiệm của
Thủ trưởng cơ quan hành chính nhà nước các cấp:

a) Chỉ đạo việc thực
hiện nghiêm túc các quy định về tổ chức các cuộc họp trong hoạt động của cơ
quan, đơn vị mình;

b) Thi hành các biện
pháp cải cách tổ chức bộ máy, đổi mới sự chỉ đạo điều hành để giảm bớt, cải tiến,
nâng cao chất lượng, hiệu quả các cuộc họp.

Điều 40. Hiệu lực thi hành

1. Quy định này có
hiệu lực thi hành theo hiệu lực thi hành của Quyết định ban hành.

2. Các quy định
trước đây về họp trong hoạt động của các cơ quan hành chính nhà nước trái với
Quy định này đều bãi bỏ./.