Quyết định 1232/QĐ-UBND năm 2008 về Quy định tiếp nhận, giải quyết thủ tục hành chính theo cơ chế một cửa tại Sở Xây dựng tỉnh Thừa Thiên Huế

QUYẾT ĐỊNH

BAN HÀNH
QUY ĐỊNH TIẾP NHẬN, GIẢI QUYẾT THỦ TỤC HÀNH CHÍNH THEO CƠ CHẾ MỘT CỬA TẠI SỞ
XÂY DỰNG

CHỦ TỊCH ỦY BAN NHÂN DÂN TỈNH

Căn cứ Luật Tổ
chức Hội đồng Nhân dân và Uỷ ban Nhân dân ngày 26 tháng 11 năm 2003;

Căn cứ Quyết
định số 93/2007/QĐ-TTg ngày 22 tháng 6 năm 2007 của Thủ tướng Chính phủ ban
hành Quy chế thực hiện cơ chế một cửa, một cửa liên thông tại cơ quan hành
chính nhà nước ở địa phương;

Căn cứ Quyết
định số 1858/2006/QĐ-UBND ngày 9 tháng 8 năm 2006 của Ủy ban Nhân dân tỉnh về
việc ban hành Quy chế làm việc của Ủy ban Nhân dân tỉnh;

Căn cứ Quyết định
2421/2004/QĐ-UB ngày 23 tháng 7 năm 2004 của Ủy ban Nhân dân tỉnh về việc quy
định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và tổ chức bộ máy của Sở Xây dựng;

Căn cứ Quyết định
số 1930/QĐ-UBND ngày 31 tháng 8 năm 2007 của Ủy ban Nhân dân tỉnh ban hành Danh
mục thủ tục hành chính thuộc thẩm quyền tiếp nhận, giải quyết tại các cơ quan
hành chính trên địa bàn tỉnh Thừa Thiên Huế;

Xét đề nghị của
Giám đốc Sở Xây dựng tại Tờ trình số 249/TTr-SXD ngày 12 tháng 3 năm 2008 và
của Giám đốc Sở Nội vụ tại Công văn số 258/SNV-CCHC ngày 4 tháng 4 năm 2008,

QUYẾT ĐỊNH:

Điều 1. Ban hành kèm theo Quyết định này
Quy định tiếp nhận, giải quyết thủ tục hành chính theo cơ chế một cửa tại Sở
Xây dựng.

Điều 2. Quyết định này có hiệu lực kể từ
ngày ký.

Điều 3. Chánh Văn phòng Uỷ ban Nhân dân
tỉnh, Giám đốc Sở Xây dựng; Thủ trưởng các Sở, ban, ngành cấp tỉnh; Chủ tịch
UBND các huyện và thành phố Huế; các tổ chức, cá nhân liên quan chịu trách
nhiệm thi hành Quyết định này./.

QUY ĐỊNH

VỀ VIỆC TIẾP NHẬN, GIẢI QUYẾT THỦ TỤC HÀNH CHÍNH THEO CƠ CHẾ
MỘT CỬA TẠI SỞ XÂY DỰNG
(Ban hành kèm theo Quyết định số 1232/QĐ-UBND ngày 24 tháng 5 năm 2008 của Chủ
tịch Ủy ban Nhân dân tỉnh)

Chương I

CÁC QUY ĐỊNH CHUNG

Điều 1. Cơ
chế một cửa tại Sở Xây dựng

Cơ chế một cửa tại Sở Xây dựng
là cơ chế giải quyết công việc của tổ chức, cá nhân thuộc trách nhiệm, thẩm
quyền giải quyết của Sở; từ hướng dẫn - tiếp nhận hồ sơ, thụ lý hồ sơ đến giao
trả kết quả được thực hiện tại một đầu mối là “Bộ phận tiếp nhận và trả kết
quả” (sau đây gọi tắt là Bộ phận một cửa), do Giám đốc Sở Xây dựng thành lập.

Điều 2.
Mục đích yêu cầu

1. Công khai thủ tục hành chính;
giải quyết nhanh gọn các thủ tục hành chính thuộc thẩm quyền giải quyết của Sở
Xây dựng, đáp ứng một cách tốt nhất mọi nhu cầu hợp pháp của các tổ chức, cá
nhân theo đúng quy định của pháp luật; phục vụ phát triển kinh tế - xã hội của
địa phương.

2. Không ngừng nâng cao chất
lượng giải quyết hồ sơ, đảm bảo thời hạn giao trả hồ sơ theo quy định; xác định
trách nhiệm của cán bộ công chức, viên chức trực tiếp tham gia giải quyết hồ
sơ; đảm bảo sự thống nhất đồng bộ từ khâu tiếp nhận đến giao trả kết quả tại Sở
Xây dựng áp dụng hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn TCVN ISO 9001-2000.

Điều 3.
Đối tượng và phạm vi áp dụng

Áp dụng thực hiện cho các loại
thủ tục hành chính thuộc thẩm quyền giải quyết của Sở Xây dựng và được thường
xuyên rà soát, bổ sung, điều chỉnh cho phù hợp với quy định của pháp luật và
yêu cầu về cải cách hành chính.

Điều 4. Thời
gian, địa điểm tiếp nhận hồ sơ và giao trả kết quả

Việc tiếp nhận hồ sơ và giao trả
kết quả được thực hiện tại Bộ phận một cửa của Sở Xây dựng. Thời gian tiếp nhận
và giao trả kết quả: buổi sáng từ 07 giờ 30 đến 11 giờ 00, chiều từ 14 giờ 00
đến 16 giờ 30 vào các ngày trong tuần, trừ các ngày lễ và Chủ nhật.

Điều 5. Yêu
cầu thủ tục hành chính đối với hồ sơ

1. Đảm bảo đầy đủ các loại văn
bản cho từng loại thủ tục theo quy định tại Phụ lục kèm theo Quyết định này và
các văn bản liên quan khác của Nhà nước - nếu có yêu cầu đặc biệt cho từng
trường hợp cụ thể.

2. Văn bản dự thảo của các
phòng, đơn vị (nếu có) phải được trình bày theo thể thức và kỹ thuật quy định
tại Thông tư 55/2005/TTLT-BNV-VPCP ngày 06 tháng 5 năm 2005 của Liên Bộ Nội vụ
- Văn phòng Chính phủ và các quy định khác của nhà nước có liên quan.

Chương II

QUY TRÌNH TIẾP NHẬN,
GIẢI QUYẾT HỒ SƠ VÀ GIAO TRẢ KẾT QUẢ

Điều 6. Quy
trình tiếp nhận hồ sơ

Tiếp nhận hồ sơ là quá trình
thành viên Bộ phận một cửa được phân công trực thực hiện các công việc sau:

1. Kiểm tra tính đầy đủ, hợp lệ
của hồ sơ:

+ Nếu hồ sơ không thuộc phạm vi
giải quyết thì hướng dẫn để tổ chức, cá nhân đến cơ quan có thẩm quyền giải
quyết.

+ Nếu hồ sơ chưa đầy đủ theo quy
định thì không tiếp nhận, đồng thời hướng dẫn cụ thể bằng phiếu hướng dẫn (theo
mẫu) để tổ chức, cá nhân bổ sung hoàn chỉnh. Việc hướng dẫn được thực hiện theo
nguyên tắc một lần, đầy đủ, đúng quy định đã niêm yết công khai.

2. Đối với các loại công việc
theo quy định giải quyết trong ngày làm việc ,không được ghi giấy hẹn thì tiếp
nhận và giải quyết ngay, sau đó trình lãnh đạo có thẩm quyền ký, trả kết quả
cho tổ chức, cá nhân; thu phí, lệ phí đối với những công việc được thu phí, lệ
phí theo quy định của pháp luật.

3. Đối với các loại công việc
theo quy định được ghi giấy hẹn thì tiếp nhận và viết giấy tiếp nhận hồ sơ, hẹn
ngày trả kết quả (thời hạn hẹn trả hồ sơ thực hiện theo Phụ lục kèm theo Quyết
định này); yêu cầu cá nhân, tổ chức ký vào phiếu tiếp nhận hồ sơ.

4. Chuyển hồ sơ và giấy tiếp
nhận hồ sơ cho bộ phận Văn thư vào sổ theo dõi văn bản đến.

5. Nhận lại hồ sơ từ bộ phận Văn
thư, chuyển hồ sơ cho phòng chuyên môn thụ lý giải quyết hồ sơ.

6. Ghi chép, cập nhật các nội
dung liên quan vào sổ và phần mềm theo dõi việc tiếp nhận - giao trả kết quả
theo quy trình sử dụng phần mềm (nếu có).

Điều 7. Quy
trình chuyển hồ sơ

Ngay sau khi tiếp nhận hoặc vào
cuối mỗi buổi làm việc, Bộ phận một cửa có trách nhiệm chuyển hồ sơ đã nhận đến
phòng chuyên môn có liên quan để giải quyết. Thời gian Bộ phận một cửa chuyển
hồ sơ cho phòng chuyên môn và thời gian phòng chuyên môn trả lại kết quả giải
quyết hồ sơ cho Bộ phận một cửa phải thể hiện trong sổ theo dõi tiếp nhận và
trả kết quả và phiếu chuyển hồ sơ (theo mẫu).

Điều 8. Quy
trình giải quyết hồ sơ

1. Phòng chuyên môn thụ lý thực
hiện các công việc sau:

a) Kiểm tra nội dung hồ sơ do
thành viên trực Bộ phận một cửa chuyển giao theo Phiếu tiếp nhận và/hoặc Phiếu
chuyển hồ sơ;

b) Nghiên cứu, đề xuất phương án
giải quyết, báo cáo dự thảo văn bản giải quyết cho lãnh đạo Sở xem xét phê
duyệt.

Nếu hồ sơ có vướng mắc về nội
dung thủ tục phải báo cáo xin ý kiến chỉ đạo của lãnh đạo Sở. Trong thời hạn
tối đa 0,5 ngày làm việc kể từ ngày có ý kiến phải dự thảo văn bản trình lãnh
đạo Sở ký trả lời cho tổ chức, cá nhân yêu cầu điều chỉnh, bổ sung hồ sơ trước
khi tiến hành lại việc tiếp nhận hồ sơ.

Trường hợp hồ sơ có liên quan
đến trách nhiệm, quyền hạn của phòng chuyên môn khác thì cán bộ, công chức hoặc
phòng chuyên môn trực tiếp giải quyết hồ sơ chủ động phối hợp với cán bộ, công
chức hoặc phòng chuyên môn khác có liên quan cùng xử lý hồ sơ.

Đối với hồ sơ đòi hỏi có sự phối
hợp liên ngành của các cơ quan liên quan khác, phòng chuyên môn thụ lý tham mưu
cho Lãnh đạo Sở thực hiện việc phối hợp giải quyết theo hướng:

+ Phát hành văn bản để xin ý
kiến thống nhất trong việc thụ lý hồ sơ.

+ Tổ chức họp với các ngành để
lập biên bản về những nội dung thống nhất và kiến nghị đề xuất với cấp trên.

c) Trường hợp đến ngày hẹn trả
nhưng phòng chuyên môn chưa giải quyết xong hồ sơ thì phải lập Phiếu gia hạn
trả hồ sơ trình Chánh Văn phòng ký, chuyển cho Bộ phận một cửa để gửi cho tổ
chức, cá nhân có liên quan, nêu rõ lý do chậm trễ; thời gian gia hạn tùy tình
hình thực tế nhưng không được vượt quá thời gian giải quyết hồ sơ theo quy định
cho từng loại hồ sơ.

d) Phòng chuyên môn chuyển kết
quả giải quyết hồ sơ (hoặc Phiếu gia hạn trả hồ sơ trong trường hợp chưa có kết
quả) cho Bộ phận một cửa để giao trả cho tổ chức, cá nhân đảm bảo đúng thời
gian hẹn trả.

đ) Đối với các hồ sơ thuộc thẩm
quyền giải quyết của UBND tỉnh, phòng chuyên môn chuyển hồ sơ và văn bản tham
mưu đến Bộ phận một cửa của Sở để chuyển nộp cho Tổ một cửa của Văn phòng UBND
tỉnh.

2. Thời gian thụ lý cho từng
loại thủ tục quy định cụ thể tại Phụ lục ban hành kèm theo Quyết định này.

Điều 9. Quy
trình trả kết quả giải quyết hồ sơ

Trả kết quả giải quyết hồ sơ là
quá trình thành viên Bộ phận một cửa được phân công trực thực hiện các công
việc sau:

1. Trả kết quả giải quyết hồ sơ
hoặc phiếu gia hạn trả hồ sơ cho tổ chức, cá nhân theo đúng phiếu tiếp nhận hồ
sơ. Thu phí, lệ phí đối với những công việc được thu phí, lệ phí theo quy định
của pháp luật.

2. Yêu cầu tổ chức, cá nhân ký
nhận kết quả vào sổ theo dõi và thu hồi phiếu tiếp nhận hồ sơ.

3. Ghi chép và cập nhật kết quả
giải quyết hồ sơ vào sổ và phần mềm theo dõi việc tiếp nhận - giao trả kết quả
theo quy trình sử dụng phần mềm (nếu có).

Điều 10.
Lưu trữ hồ sơ

Việc lưu trữ hồ sơ thực hiện
theo quy định hiện hành về công tác lưu trữ của Nhà nước và của đơn vị.

Chương III

TỔ CHỨC THỰC HIỆN

Điều 11.
Trách nhiệm của Giám đốc Sở Xây dựng

1. Đầu tư, kiện toàn cơ sở vật
chất, trang thiết bị đảm bảo phục vụ hoạt động của Bộ phận một cửa; ban hành
các loại văn bản liên quan đến quá trình thực hiện cơ chế một cửa tại Sở Xây
dựng (phiếu tiếp nhận hồ sơ, phiếu gia hạn trả hồ sơ, phiếu hướng dẫn hồ sơ, Sổ
theo dõi tiếp nhận và trả hồ sơ,...).

2. Ban hành quy chế quy định cụ
thể trách nhiệm của các phòng chuyên môn, cá nhân cán bộ, công chức trong tiếp
nhận, chuyển hồ sơ, xử lý, trình ký, trả lại bộ phận một cửa; giải quyết hồ sơ
thủ tục hành chính của đơn vị.

3. Tổ chức niêm yết công khai
các thủ tục hành chính thực hiện tại bộ phận một cửa (danh mục hồ sơ, mức thu
phí, lệ phí và thời hạn giải quyết).

4. Tập huấn về nghiệp vụ và cách
giao tiếp với tổ chức, cá nhân trong quá trình giải quyết công việc đối với đội
ngũ cán bộ, công chức, viên chức trực tiếp làm việc ở bộ phận một cửa.

5. Thường xuyên nghiên cứu, rà
soát, đề xuất UBND tỉnh điều chỉnh, bổ sung kịp thời nội dung danh mục hồ sơ,
thời hạn giải quyết cho từng loại thủ tục hành chính phù hợp với quy định của
Nhà nước.

6. Theo dõi, chỉ đạo chặt chẽ
hoạt động của Bộ phận một cửa đảm bảo đúng theo quy định (bao gồm cả việc tiếp
nhận, xử lý các kiến nghị vướng mắc về quy định hành chính).

7. Định kỳ báo cáo UBND tỉnh và
Sở Nội vụ về tình hình tiếp nhận, giải quyết thủ tục hành chính theo cơ chế một
cửa (khó khăn, vướng mắc, kiến nghị, đề xuất) vào ngày 10 của tháng cuối quý và
ngày 5 tháng 11 hàng năm.

Điều 12.
Trách nhiệm của tổ chức, cá nhân liên quan

1. Thực hiện đúng và đầy đủ các
nội dung tại Quy định này.

2. Thực hiện việc nộp hồ sơ và
nhận kết quả đúng địa điểm, thời gian ghi ở phiếu tiếp nhận hồ sơ.

3. Thường xuyên phản ảnh cho
UBND tỉnh, Sở Xây dựng những vướng mắc để kịp thời xử lý, đảm bảo giải quyết
công việc nhanh chóng, đúng quy định của pháp luật./.

PHỤ LỤC

DANH MỤC THỦ TỤC HÀNH CHÍNH TIẾP
NHẬN, GIẢI QUYẾT THEO CƠ CHẾ MỘT CỬA TẠI SỞ XÂY DỰNG
(Ban hành kèm theo Quyết định số:
1232/QĐ-UBND, ngày 24 tháng 5 năm 2008 của Chủ tịch UBND tỉnh)

Ghi chú:

- "Bản
chính" được hiểu là các văn bản đã được đóng dấu của cơ quan, đơn vị
ban hành văn bản, có thể được làm thành nhiều bản có giá trị như nhau.

- " Bản
sao" là các văn bản sao chụp từ bản chính có chứng thực, hoặc sao y.

- " Bản
photo" là bản chụp lại các văn bản không cần chứng thực.