Quyết định 1091/QĐ-UBND năm 2020 về Quy chế khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ tại Lưu trữ lịch sử tỉnh Khánh Hòa

QUYẾT ĐỊNH

BAN HÀNH QUY CHẾ KHAI THÁC, SỬ DỤNG TÀI LIỆU LƯU TRỮ TẠI LƯU TRỮ LỊCH SỬ TỈNH KHÁNH HÒA

CHỦ TỊCH ỦY BAN NHÂN DÂN TỈNH KHÁNH HÒA

Căn cứ Luật tổ chức Chính quyền địa phương ngày 19 tháng 6 năm 2015;

Căn cứ Luật Lưu trữ ngày 11 tháng 11 năm 2011;

Căn cứ Luật tiếp cận thông tin ngày 06 tháng 4 năm 2016;

Căn cứ Luật Bảo vệ bí mật nhà nước ngày 15 tháng 11 năm 2018;

Căn cứ Nghị định số 01/2013/NĐ-CP ngày 03 tháng 01 năm 2013 của Chính phủ Quy định chi tiết thi hành một số điều của Luật Lưu trữ;

Căn cứ Thông tư số 10/2014/TT-BNV ngày 01 tháng 10 năm 2014 của Bộ Nội vụ Quy định về việc sử dụng tài liệu tại Phòng đọc của các Lưu trữ lịch sử;

Căn cứ Thông tư số 05/2015/TT-BNV ngày 25 tháng 11 năm 2015 của Bộ Nội vụ Quy định Danh mục tài liệu hạn chế sử dụng tại Lưu trữ lịch sử;

Căn cứ Thông tư số 275/2016/TT-BTC ngày 14 tháng 11 năm 2016 của Bộ Tài chính Quy định mức thu, chế độ thu, nộp, quản lý và sử dụng phí sử dụng tài liệu lưu trữ;

Theo đề nghị của Giám đốc Sở Nội vụ tại Tờ trình số: 855/TTr-SNV ngày 17 tháng 4 năm 2020.

QUYẾT ĐỊNH:

Điều 1. Ban hành kèm theo Quyết định này Quy chế khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ tại Lưu trữ lịch sử tỉnh Khánh Hòa.

Điều 2. Quyết định này có hiệu lực kể từ ngày ký và thay thế Quyết định số 1766/QĐ-UBND ngày 03 tháng 7 năm 2015 của Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh Khánh Hòa ban hành Quy chế Khai thác, sử dụng tài liệu tại Lưu trữ lịch sử tỉnh.

Điều 3. Chánh Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh, Giám đốc Sở Nội vụ, Thủ trưởng các sở, ban, ngành thuộc tỉnh, Chủ tịch Ủy ban nhân dân các huyện, thị xã, thành phố và các cơ quan, đơn vị, tổ chức, cá nhân có liên quan chịu trách nhiệm thi hành Quyết định này./.

QUY CHẾ

KHAI THÁC, SỬ DỤNG TÀI LIỆU LƯU TRỮ TẠI LƯU TRỮ LỊCH SỬ TỈNH KHÁNH HÒA
(Kèm theo Quyết định số 1091/QĐ-UBND ngày 13/5/2020 của Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh Khánh Hòa)

Chương I

QUY ĐỊNH CHUNG

Điều 1. Phạm vi điều chỉnh, đối tượng áp dụng

1. Phạm vi điều chỉnh

a) Quy chế này quy định việc khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ tại Lưu trữ lịch sử tỉnh Khánh Hòa; quyền, nghĩa vụ của các cơ quan, tổ chức, cá nhân có liên quan trong việc thực hiện Quy chế này.

b) Việc khai thác, sử dụng tài liệu thuộc Danh mục tài liệu hạn chế sử dụng và Danh mục tài liệu có đóng dấu chỉ các mức độ Mật thực hiện theo Quy chế này và theo quy định của pháp luật về bảo vệ bí mật nhà nước.

2. Đối tượng áp dụng của Quy chế này gồm:

a) Cơ quan, tổ chức, cá nhân (bao gồm cả cơ quan, tổ chức, cá nhân nước ngoài) có nhu cầu khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ tại Lưu trữ lịch sử tỉnh để phục vụ công tác, nghiên cứu khoa học, lịch sử và các nhu cầu chính đáng khác (sau đây gọi là độc giả).

b) Cơ quan, cá nhân có thẩm quyền quản lý, cho phép khai thác, sử dụng tài liệu tại Lưu trữ lịch sử tỉnh.

Điều 2. Mục tiêu, nguyên tắc khai thác, sử dụng tài liệu

1. Việc khai thác, sử dụng tài liệu nhằm phát huy giá trị tài liệu, giữ gìn bí mật Nhà nước, đảm bảo an toàn tài liệu, đáp ứng nhu cầu công tác, nghiên cứu khoa học, lịch sử và các nhu cầu chính đáng khác của độc giả.

2. Nghiêm cấm các hành vi khai thác, sử dụng tài liệu vào mục đích trái với lợi ích của Nhà nước, quyền và lợi ích hợp pháp của tổ chức, cá nhân liên quan.

3. Các nội dung liên quan đến khai thác, sử dụng tài liệu không được quy định tại Quy chế này được thực hiện theo các quy định pháp luật hiện hành.

4. Trường hợp các quy định, hướng dẫn của Trung ương liên quan đến nội dung Quy chế này có sự điều chỉnh, Giám đốc Sở Nội vụ báo cáo Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh xem xét, quyết định sửa đổi, bổ sung Quy chế cho phù hợp.

5. Việc cung cấp thông tin thuộc phạm vi bí mật nhà nước cho tổ chức, cá nhân nước ngoài phải tuân thủ theo các yêu cầu được quy định của pháp luật về bảo vệ bí mật nhà nước.

6. Đảm bảo phục vụ khai thác, sử dụng đúng đối tượng.

Điều 3. Các hình thức khai thác, sử dụng tài liệu

1. Sử dụng tài liệu tại Phòng đọc của Lưu trữ lịch sử.

2. Khai thác, sử dụng tài liệu trực tuyến.

3. Cấp bản sao, chứng thực tài liệu trực tuyến.

4. Xuất bản ấn phẩm lưu trữ.

5. Giới thiệu tài liệu trên phương tiện thông tin đại chúng, trang thông tin điện tử.

6. Triển lãm, trưng bày tài liệu.

7. Trích dẫn tài liệu trong công trình nghiên cứu.

Chương II

KHAI THÁC, SỬ DỤNG TÀI LIỆU

Điều 4. Thẩm quyền cho phép khai thác, sử dụng tài liệu

1. Thẩm quyền cho phép khai thác, sử dụng tài liệu

a) Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh

- Cho phép khai thác, sử dụng tài liệu thuộc Danh mục tài liệu đặc biệt quý, hiếm của tỉnh.

- Cho phép khai thác, sử dụng tài liệu do Ủy ban nhân dân tỉnh chỉ đạo Trung tâm Lưu trữ lịch sử lưu giữ ngoài Danh mục thành phần tài liệu nộp lưu.

- Cho phép khai thác, sử dụng văn bản, tài liệu thuộc Danh mục tài liệu có đóng dấu chỉ các mức độ Mật chưa đến thời hạn giải mật.

- Cho phép cơ quan, tổ chức, công dân nước ngoài khai thác và sử dụng tài liệu thuộc các mức độ Mật.

- Cho phép cơ quan, tổ chức, công dân mang bản sao tài liệu quý, hiếm khai thác ra nước ngoài và mang tài liệu ra khỏi Lưu trữ lịch sử để sử dụng trong nước.

b) Giám đốc Sở Nội vụ

- Cho phép khai thác, sử dụng tài liệu thuộc Danh mục tài liệu quý, hiếm của tỉnh.

- Cho phép khai thác, sử dụng tài liệu thuộc Danh mục tài liệu hạn chế sử dụng của tất cả các Phông tài liệu đang bảo quản tại Lưu trữ lịch sử.

- Cho phép khai thác, sử dụng tài liệu thuộc Danh mục tài liệu có đóng dấu chỉ các mức độ Mật đã quá thời hạn giải mật.

c) Chi Cục trưởng Chi cục Văn thư - Lưu trữ

- Cho phép cơ quan, tổ chức, cá nhân được khai thác, sử dụng tất cả các tài liệu bảo quản tại Lưu trữ lịch sử tỉnh, trừ các trường hợp quy định tại điểm a, b của điều này.

- Cho phép khai thác, sử dụng tài liệu thuộc Danh mục tài liệu có đóng dấu chỉ các mức độ Mật đã được giải mật.

- Cho phép khai thác, sử dụng tài liệu ký gửi của cá nhân, tổ chức khi được sự đồng ý của cá nhân, tổ chức ký gửi tài liệu.

d) Giám đốc Trung tâm Lưu trữ lịch sử

Trong quá trình thực hiện thủ tục tiếp nhận tài liệu nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử, Giám đốc Trung tâm Lưu trữ lịch sử cho phép sử dụng lại hồ sơ, tài liệu trong Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử đã được Giám đốc Sở Nội vụ phê duyệt theo nhu cầu của cơ quan, đơn vị.

2. Ủy quyền cho phép khai thác, sử dụng tài liệu

a) Người có thẩm quyền cho phép khai thác, sử dụng tài liệu trong phạm vi nào có thể giao cho cấp phó thực hiện để đảm bảo thời gian phục vụ khai thác, sử dụng tài liệu của độc giả theo quy định. Việc ủy quyền cho cấp phó thực hiện được quy định trong Quy chế làm việc của cơ quan.

b) Giám đốc Trung tâm Lưu trữ lịch sử có thể ủy quyền cho Phó Giám đốc thực hiện sao, chứng thực tài liệu trong thời gian vắng mặt; việc ủy quyền phải được thực hiện bằng văn bản ghi rõ thời hạn ủy quyền.

Điều 5. Thủ tục và trình tự khai thác, sử dụng tài liệu

1. Thủ tục đăng ký khai thác tài liệu

Độc giả đến khai thác tài liệu phải có Giấy chứng minh nhân dân hoặc Hộ chiếu (còn thời hạn sử dụng); trường hợp để phục vụ công tác phải có Giấy giới thiệu hoặc văn bản đề nghị của cơ quan, tổ chức nơi công tác.

2. Trình tự khai thác, sử dụng tài liệu tại Phòng đọc

a) Độc giả hoàn thành thủ tục, viên chức Trung tâm Lưu trữ lịch sử hướng dẫn độc giả tra tìm tài liệu, điền các thông tin vào Phiếu đăng ký sử dụng tài liệu theo mẫu tại Phụ lục I, Phiếu yêu cầu đọc tài liệu theo mẫu tại Phụ lục II nộp tại Bộ phận tiếp nhận hồ sơ.

b) Viên chức Trung tâm Lưu trữ lịch sử đăng ký vào Sổ đăng ký độc giả theo mẫu tại Phụ lục III và Sổ đăng ký phiếu yêu cầu đọc tài liệu theo mẫu tại Phụ lục IV, trình Giám đốc Trung tâm Lưu trữ lịch sử xác nhận và trình hồ sơ đề nghị sử dụng tài liệu của độc giả cho người có thẩm quyền phê duyệt theo quy định tại Điều 4 Quy chế này.

c) Sau khi hồ sơ đề nghị sử dụng tài liệu của độc giả được duyệt, viên chức Trung tâm Lưu trữ lịch sử tỉnh giao tài liệu cho độc giả sử dụng. Độc giả kiểm tra tài liệu và ký nhận vào Sổ giao nhận tài liệu theo mẫu tại Phụ lục V.

d) Trường hợp không tìm được tài liệu, Trung tâm Lưu trữ lịch sử tỉnh thông báo cho người khai thác biết kết quả theo quy định về giải quyết thủ tục hành chính.

3. Trình tự cấp bản sao, chứng thực tài liệu trực tuyến

a) Độc giả truy cập vào trang thông tin dịch vụ hành chính công trực tuyến tỉnh Khánh Hòa theo địa chỉ “hanhchinhcong.khanhhoa.gov.vn” hoặc trang thông tin điện tử Sở Nội vụ, địa chỉ “snv.khanhhoa.gov.vn” chọn biểu tượng nộp hồ sơ trực tuyến và điền đầy đủ thông tin vào Phiếu đăng ký sử dụng tài liệu theo mẫu tại Phụ lục I, Phiếu yêu cầu sao tài liệu theo mẫu tại Phụ lục số VI và Phiếu yêu cầu chứng thực tài liệu theo mẫu tại Phụ lục số VII (theo mẫu đính kèm) gửi Bộ phận tiếp nhận hồ sơ.

b) Hồ sơ, tài liệu sau khi cấp có thẩm quyền phê duyệt viên chức Trung tâm Lưu trữ lịch sử tỉnh tiến hành sao, chứng thực tài liệu và đăng ký vào Sổ đăng ký Phiếu yêu cầu sao tài liệu theo mẫu tại Phụ lục số VIII và Sổ đăng ký Phiếu yêu cầu chứng thực tài liệu theo mẫu tại Phụ lục số IX.

c) Bộ phận một cửa trả kết quả cho độc giả.

Điều 6. Thẻ độc giả

1. Độc giả sử dụng tài liệu tại Phòng đọc từ 05 ngày trở lên phải làm Thẻ độc giả theo mẫu tại Phụ lục X.

2. Thời hạn sử dụng Thẻ là 01 năm kể từ ngày cấp.

3. Độc giả làm thẻ xuất trình Giấy chứng minh nhân dân hoặc Hộ chiếu và nộp 02 ảnh (2x3).

Điều 7. Sử dụng công cụ tra cứu tại Phòng đọc

1. Độc giả được sử dụng các công cụ tra cứu theo hướng dẫn của Viên chức tại Phòng đọc.

2. Độc giả không được sao chụp nội dung thông tin trong công cụ tra cứu tài liệu.

Điều 8. Sử dụng tài liệu tại Phòng đọc

1. Mỗi lần đến đọc tài liệu, độc giả phải xuất trình Thẻ độc giả (đối với độc giả sử dụng tài liệu từ 05 ngày trở lên).

2. Số lượng tài liệu đưa ra phục vụ độc giả trong mỗi lần không quá 10 hồ sơ (đơn vị bảo quản).

3. Mỗi lần nhận tài liệu độc giả được sử dụng tại Phòng đọc tối đa là hai tuần. Độc giả đọc xong phải trả tài liệu cho Phòng đọc mới được nhận tài liệu lần tiếp theo.

4. Viên chức Trung tâm Lưu trữ lịch sử tỉnh giao hồ sơ, tài liệu cho độc giả phải ký vào Sổ giao, nhận tài liệu.

5. Đối với những tài liệu đã được số hóa chỉ phục vụ độc giả bản số hóa, không sử dụng bản chính, bản gốc.

6. Tài liệu đặc biệt quý, hiếm và quý, hiếm chỉ được sử dụng bản sao.

7. Tài liệu chưa đưa ra phục vụ khai thác, sử dụng trong trường hợp: Tài liệu có tình trạng vật lý yếu; tài liệu đang chỉnh lý, tu bổ phục chế, khử trùng, khử axit, số hóa, đóng quyển, biên tập để công bố ấn phẩm lưu trữ, phục vụ trưng bày, triển lãm.

Điều 9. Yêu cầu và thời gian cung cấp tài liệu cho độc giả

1. Thời gian phê duyệt và cung cấp tài liệu cho độc giả

a) Sử dụng tài liệu tại Phòng đọc

- Giải quyết trong 01 ngày làm việc kể từ khi nhận đầy đủ hồ sơ hợp lệ đối với trường hợp khai thác tài liệu thuộc thẩm quyền của Chi Cục trưởng Chi cục Văn thư - Lưu trữ.

- Không quá 03 ngày làm việc kể từ khi nhận đầy đủ hồ sơ hợp lệ đối với trường hợp khai thác tài liệu thuộc thẩm quyền của Giám đốc Sở Nội vụ.

- Không quá 04 ngày làm việc kể từ khi nhận đầy đủ hồ sơ hợp lệ đối với tài liệu thuộc thẩm quyền của Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh.

b) Cấp bản sao, chứng thực: Không quá 04 ngày làm việc kể từ khi nhận đủ hồ sơ hợp lệ.

2. Tài liệu thuộc thẩm quyền cho phép khai thác, sử dụng của Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh và hồ sơ, tài liệu nhà đất (phục vụ khai thác đúng đối tượng), độc giả phải trực tiếp đến trụ sở làm việc của Trung tâm Lưu trữ lịch sử để nhận kết quả.

3. Độc giả khai thác, sử dụng tài liệu được ủy quyền cho người khác đến nhận kết quả. Người được ủy quyền phải có Giấy ủy quyền có xác nhận của cơ quan hoặc chính quyền địa phương.

Điều 10. Lệ phí

1. Độc giả đóng các loại phí theo quy định của Bộ Tài chính gồm: làm Thẻ đọc, nghiên cứu tài liệu tại Trung tâm, cấp bản sao, chứng thực tài liệu. Riêng phí cấp bản sao, chứng thực tài liệu thanh toán trực tuyến theo hướng dẫn trên Trung tâm dịch vụ hành chính công trực tuyến của tỉnh.

2. Không thực hiện thu phí khai thác, sử dụng tài liệu đối với các trường hợp sau:

a) Các cá nhân, gia đình, dòng họ sử dụng tài liệu do chính mình đã tặng, cho, ký gửi vào Lưu trữ lịch sử;

b) Thân nhân (cha, mẹ đẻ; cha, mẹ nuôi; vợ, chồng; con đẻ, con nuôi) liệt sĩ, thương binh, bệnh binh, người hoạt động kháng chiến, người có công giúp đỡ cách mạng; người thờ cúng liệt sỹ (không phải thân nhân liệt sỹ) sử dụng tài liệu phục vụ cho việc giải quyết chế độ chính sách của chính mình;

c) Người hưởng chế độ hưu trí, mất sức lao động, tai nạn lao động hoặc người bị mắc bệnh nghề nghiệp hàng tháng sử dụng tài liệu cho việc giải quyết chế độ chính sách của chính mình theo quy định của Nhà nước.

3. Đối với học sinh, sinh viên, học viên cao học, nghiên cứu sinh, áp dụng mức thu bằng 50% phí sử dụng tài liệu theo quy định.

4. Các đối tượng miễn giảm khác theo quy định của pháp luật.

Điều 11. Sao tài liệu

1. Tài liệu được sao dưới các hình thức: Sao chụp, in từ bản số hóa nguyên văn toàn bộ hoặc một phần nội dung thông tin của văn bản, tài liệu từ nguyên bản tài liệu.

Bản sao tài liệu bao gồm: Bản sao không chứng thực và bản sao có chứng thực theo yêu cầu của độc giả.

2. Việc sao tài liệu do Trung tâm Lưu trữ lịch sử tỉnh thực hiện. Trang đầu tiên của bản sao đóng dấu bản sao vào chỗ trống phía trên bên phải theo mẫu quy định tại Phụ lục XI.

Điều 12. Chứng thực tài liệu

1. Hình thức chứng thực tài liệu bao gồm: Chứng thực bản sao nguyên văn toàn bộ văn bản, tài liệu và chứng thực bản sao một phần nội dung thông tin của văn bản, tài liệu.

2. Nội dung chứng thực tài liệu

a) Viên chức Trung tâm Lưu trữ lịch sử tỉnh xác nhận các thông tin về nguồn gốc, địa chỉ lưu trữ của tài liệu đang bảo quản tại Lưu trữ lịch sử tỉnh, gồm: Tờ số, số hồ sơ, số Mục lục hồ sơ, tên phông, số chứng thực được đăng ký trong Sổ chứng thực. Các thông tin về chứng thực tài liệu được thể hiện trên dấu Chứng thực theo mẫu quy định tại Phụ lục XI.

b) Viên chức Trung tâm Lưu trữ lịch sử tỉnh điền đầy đủ các thông tin vào Dấu chứng thực đóng trên bản sao, ghi ngày, tháng, năm chứng thực trình người đứng đầu Trung tâm Lưu trữ lịch sử ký xác nhận và đóng dấu của Trung tâm Lưu trữ lịch sử tỉnh.

c) Đối với văn bản, tài liệu có 02 tờ trở lên, sau khi chứng thực phải được đóng dấu giáp lai. Trung tâm Lưu trữ lịch sử lưu 01 bản chứng thực để làm căn cứ đối chiếu khi cần thiết.

3. Dấu chứng thực được đóng vào chỗ trống, phần cuối cùng của bản sao tài liệu.

4. Việc chứng thực tài liệu phải đảm bảo trung thực, khách quan, chính xác. Người chứng thực phải chịu trách nhiệm trước pháp luật về việc chứng thực.

5. Hồ sơ thực hiện chứng thực tài liệu được bảo quản ít nhất 20 năm, kể từ ngày chứng thực. Hồ sơ chứng thực tài liệu, gồm có:

- Phiếu Yêu cầu chứng thực tài liệu;

- Bản lưu, bản chứng thực tài liệu.

Điều 13. Xuất bản ấn phẩm lưu trữ và triển lãm, trưng bày tài liệu

1. Xuất bản ấn phẩm lưu trữ

a) Tài liệu thuộc thẩm quyền cho phép khai thác, sử dụng của Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh hay Giám đốc Sở Nội vụ, Giám đốc Trung tâm Lưu trữ lịch sử báo cáo Chi Cục trưởng Chi cục Văn thư - Lưu trữ trình đề cương ấn phẩm cho cấp có thẩm quyền tương ứng xem xét, phê duyệt bằng văn bản trước khi gửi hồ sơ qua Sở Thông tin và Truyền thông để được cấp giấy phép xuất bản.

b) Tài liệu thuộc thẩm quyền cho phép khai thác, sử dụng của Chi Cục trưởng Chi cục Văn thư - Lưu trữ, Giám đốc Trung tâm Lưu trữ lịch sử báo cáo Chi Cục trưởng và gửi hồ sơ đến Sở Thông tin và Truyền thông để xin cấp giấy phép xuất bản và chịu trách nhiệm xuất bản theo quy định của pháp luật.

2. Triển lãm, trưng bày tài liệu

a) Tài liệu thuộc thẩm quyền cho phép khai thác, sử dụng của Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh hay Giám đốc Sở Nội vụ, Giám đốc Trung tâm Lưu trữ lịch sử báo cáo Chi Cục trưởng Chi cục Văn thư - Lưu trữ trình Danh mục tài liệu cần trưng bày, triển lãm cho cấp có thẩm quyền tương ứng xem xét, phê duyệt bằng văn bản trước khi tổ chức thực hiện.

b) Đối với tài liệu thuộc thẩm quyền cho phép khai thác, sử dụng của Chi Cục trưởng Chi cục Văn thư - Lưu trữ, Giám đốc Trung tâm Lưu trữ chủ động chỉ đạo thực hiện và báo cáo kết quả về Chi cục Văn thư - Lưu trữ, Sở Nội vụ, Ủy ban nhân dân tỉnh.

Điều 14. Giới thiệu tài liệu trên phương tiện thông tin đại chúng, trang thông tin điện tử

1. Trung tâm Lưu trữ lịch sử chủ động giới thiệu tài liệu được người có thẩm quyền ủy quyền cho phép công bố để tạo điều kiện thuận lợi cho việc khai thác, sử dụng tài liệu của tổ chức và công dân.

2. Trung tâm Lưu trữ lịch sử chỉ giới thiệu trên phương tiện thông tin đại chúng, trang thông tin điện tử những nội dung thông tin chung về các phông tài liệu và những tài liệu được sử dụng rộng rãi.

Chương III

TỔ CHỨC THỰC HIỆN

Điều 15. Trách nhiệm của cơ quan, tổ chức

1. Trách nhiệm của Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh

a) Phối hợp với Sở Nội vụ tham mưu Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh giải quyết các trường hợp thuộc thẩm quyền bảo đảm thời hạn quy định.

b) Kiểm tra, rà soát, trình Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh ban hành Danh mục tài liệu quý, hiếm; Danh mục tài liệu hạn chế sử dụng và Danh mục tài liệu có đóng dấu chỉ các mức độ Mật.

2. Trách nhiệm của Sở Nội vụ

a) Trình cấp có thẩm quyền xem xét, phê duyệt yêu cầu khai thác và sử dụng tài liệu của độc giả (trong trường hợp không thuộc thẩm quyền).

b) Ký duyệt phiếu đăng ký sử dụng tài liệu đối với những trường hợp thuộc thẩm quyền.

c) Chỉ đạo Chi cục Văn thư - Lưu trữ tổ chức, quản lý Kho lưu trữ lịch sử tỉnh, đảm bảo thực hiện tốt việc khai thác và sử dụng tài liệu đúng quy định.

d) Chỉ đạo Chi cục Văn thư - Lưu trữ xây dựng Danh mục tài liệu quý, hiếm; Danh mục tài liệu hạn chế sử dụng và Danh mục tài liệu đến thời hạn giải Mật bảo quản tại Lưu trữ lịch sử tỉnh trình Ủy ban nhân dân tỉnh phê duyệt.

3. Trách nhiệm của Chi cục Văn thư - Lưu trữ

a) Trình cấp có thẩm quyền xem xét, cho phép khai thác, sử dụng tài liệu của người có nhu cầu theo thẩm quyền quy định tại Quy chế này.

b) Ký phê duyệt các loại phiếu yêu cầu khai thác, sử dụng tài liệu của người khai thác theo thẩm quyền.

c) Chỉ đạo Trung tâm Lưu trữ lịch sử tổ chức thực hiện số hóa và quản lý cơ sở dữ liệu tài liệu đảm bảo phục vụ tốt việc khai thác, sử dụng tài liệu.

4. Trách nhiệm của Trung tâm Lưu trữ lịch sử

a) Tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu theo đúng Quy chế.

b) Chỉ đạo và chịu trách nhiệm về việc thu, chi và nộp lệ phí theo quy định của pháp luật.

c) Bảo đảm trang thiết bị phục vụ cho việc khai thác, sử dụng tài liệu. Tăng cường ứng dụng công nghệ thông tin cho hoạt động phục vụ độc giả.

d) Quản lý tài liệu của các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu tài liệu vào Lưu trữ lịch sử tỉnh và các thành phần tài liệu khác đang bảo quản tại Lưu trữ lịch sử.

e) Quản lý, bảo quản các công cụ tra cứu, cơ sở dữ liệu tại Lưu trữ lịch sử.

g) Tổ chức công bố, niêm yết, công khai thủ tục, thời gian, sử dụng tài liệu tại cơ quan và trên các phương tiện thông tin đại chúng.

h) Ban hành Nội quy khai thác, sử dụng tài liệu tại Phòng đọc.

i) Ký chứng thực tài liệu theo yêu cầu của độc giả.

k) Lập bản sao bảo hiểm tài liệu khi được cấp có thẩm quyền cho phép trước khi đưa ra nước ngoài.

l) Lập biên bản và quy định thời gian giao trả tài liệu đối với các cơ quan, đơn vị có nhu cầu sử dụng lại tài liệu trong quá trình thực hiện thủ tục tiếp nhận tài liệu nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử.

n) Định kỳ hàng năm rà soát, báo cáo Chi cục Văn thư - Lưu trữ, trình Giám đốc Sở Nội vụ, trình Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh phê duyệt Danh mục tài liệu hạn chế sử dụng và Danh mục tài liệu đến hạn giải mật.

Điều 16. Trách nhiệm của độc giả

1. Độc giả đến khai thác tài liệu có trách nhiệm thực hiện nghiêm quy chế này, nội quy phòng đọc và các quy định của pháp luật có liên quan.

2. Nộp phí sử dụng tài liệu theo quy định của pháp luật.

3. Không được phép chụp ảnh tài liệu; tẩy xóa, viết, đánh dấu, vẽ lên tài liệu; làm nhàu, gấp, xé rách, làm bẩn, làm đảo lộn trật tự tài liệu trong hồ sơ trong quá trình sử dụng tài liệu.

4. Bảo vệ an toàn tài liệu, nếu có hành vi gây thiệt hại về tài sản, làm hư hỏng tài liệu phải chịu trách nhiệm theo quy định của pháp luật hiện hành.

5. Chỉ dẫn số lưu trữ, độ gốc của tài liệu và cơ quan, tổ chức quản lý tài liệu; tôn trọng tính nguyên bản tài liệu khi công bố, giới thiệu, trích dẫn tài liệu.

6. Hoàn trả nguyên vẹn tài liệu được cơ quan nhà nước có thẩm quyền cho phép mang ra khỏi Lưu trữ lịch sử để phục vụ công tác, nghiên cứu khoa học và các nhu cầu chính đáng khác.

7. Đối với tài liệu riêng được UBND tỉnh công nhận quý, hiếm đã đăng ký tại Trung tâm Lưu trữ lịch sử trước khi đưa ra nước ngoài phải giao tài liệu đó cho Trung tâm Lưu trữ lịch sử lập bản sao bảo hiểm theo quy định.

Điều 17. Điều khoản thi hành

1. Các cơ quan, đơn vị, tổ chức, cá nhân có thẩm quyền quản lý việc khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ tại Lưu trữ lịch sử tỉnh Khánh Hòa và độc giả chịu trách nhiệm thực hiện theo đúng Quy chế này.

2. Cơ quan, đơn vị, tổ chức, cá nhân thực hiện khai thác, sử dụng tài liệu nếu làm trái Quy chế này thì tùy theo mức độ vi phạm sẽ bị xử lý theo quy định pháp luật.

3. Trong quá trình thực hiện nếu có vấn đề vướng mắc phát sinh, các cơ quan, đơn vị, tổ chức, cá nhân có văn bản gửi về Sở Nội vụ để xem xét, giải quyết theo thẩm quyền./.

PHỤ LỤC I

PHIẾU ĐĂNG KÝ SỬ DỤNG TÀI LIỆU
(Kèm theo Quyết định số    /QĐ-UBND ngày  /  /2020 của Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh Khánh Hòa)

CHI CỤC VĂN THƯ - LƯU TRỮ TỈNH KHÁNH HÒA

TRUNG TÂM LƯU TRỮ LỊCH SỬ
---------------

PHIẾU ĐĂNG KÝ SỬ DỤNG TÀI LIỆU

Kính gửi:……………………………….

Họ và tên độc giả: ………………………………………………………………………………

Ngày, tháng, năm sinh: …………………………………………………………………………

Quốc tịch: …………………………………………………………………………………………

Số chứng minh nhân dân/Số hộ chiếu: ………………………………………………………..

Cơ quan công tác: ………………………………………………………………………………..

………………………………………………………………………………………………………

Địa chỉ liên hệ: …………………………………………………………………………………….

………………………………………………………………………………………………………

Số điện thoại: ……………………………………………………………………………………..

Email: ………………………………………………………………………………………………

Mục đích khai thác, sử dụng tài liệu: …………………………………………………………..

………………………………………………………………………………………………………

Chủ đề nghiên cứu: ………………………………………………………………………………

………………………………………………………………………………………………………

………………………………………………………………………………………………………

………………………………………………………………………………………………………

………………………………………………………………………………………………………

………………………………………………………………………………………………………

Thời gian nghiên cứu: ……………………………………………………………………………

Tôi xin thực hiện nghiêm túc nội quy, quy chế của cơ quan lưu trữ và những quy định của pháp luật hiện hành về bảo vệ, khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ./.

PHỤ LỤC II

PHIẾU YÊU CẦU ĐỌC TÀI LIỆU
(Kèm theo Quyết định số    /QĐ-UBND ngày  /  /2020 của Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh Khánh Hòa)

CHI CỤC VĂN THƯ - LƯU TRỮ TỈNH KHÁNH HÒA

TRUNG TÂM LƯU TRỮ LỊCH SỬ
--------------

PHIẾU YÊU CẦU ĐỌC TÀI LIỆU

Số: ………………

Họ và tên độc giả: ……………………………………………………………………………………

Số CMND/Số Hộ chiếu:………………………………………………………………………………

Chủ đề nghiên cứu:…………………………………………………………………………………..

PHỤ LỤC III

SỔ ĐĂNG KÝ ĐỘC GIẢ
(Kèm theo Quyết định số    /QĐ-UBND ngày  /  /2020 của Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh Khánh Hòa)

1. Quy cách Sổ

a) Khổ giấy A4 (210cm x 290cm).

b) Kiểu trình bày ngang.

2. Cấu tạo Sổ

a) Tờ bìa, gồm các thông tin:

- Tên cơ quan:

Dòng trên: CHI CỤC VĂN THƯ - LƯU TRỮ TỈNH KHÁNH HÒA.

Dòng dưới: TRUNG TÂM LƯU TRỮ LỊCH SỬ.

- Tên sổ: SỔ ĐĂNG KÝ ĐỘC GIẢ.

- Địa danh và thời gian sử dụng sổ.

b) Phần đăng ký, gồm 8 cột:

PHỤ LỤC IV

SỔ ĐĂNG KÝ PHIẾU YÊU CẦU ĐỌC TÀI LIỆU
(Kèm theo Quyết định số    /QĐ-UBND ngày  /  /2020 của Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh Khánh Hòa)

1. Quy cách Sổ

a) Khổ giấy A4 (210cm x 290cm).

b) Kiểu trình bày ngang.

2. Cấu tạo Sổ

a) Tờ bìa, gồm:

- Tên cơ quan:

Dòng trên: CHI CỤC VĂN THƯ - LƯU TRỮ TỈNH KHÁNH HÒA.

Dòng dưới: TRUNG TÂM LƯU TRỮ LỊCH SỬ.

- Tên sổ: SỔ ĐĂNG KÝ PHIẾU YÊU CẦU ĐỌC TÀI LIỆU.

- Địa danh và thời gian sử dụng sổ.

b) Phần đăng ký, gồm 6 cột:

PHỤ LỤC V

SỔ GIAO NHẬN TÀI LIỆU
(Kèm theo Quyết định số    /QĐ-UBND ngày  /  /2020 của Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh Khánh Hòa)

1. Quy cách Sổ

a) Khổ giấy A4 (210cm x 290cm).

b) Kiểu trình bày ngang.

2. Cấu tạo Sổ

a) Tờ bìa, gồm các thông tin:

- Tên cơ quan:

Dòng trên: CHI CỤC VĂN THƯ - LƯU TRỮ TỈNH KHÁNH HÒA.

Dòng dưới: TRUNG TÂM LƯU TRỮ LỊCH SỬ.

- Tên sổ:

Dòng trên: SỔ GIAO NHẬN TÀI LIỆU.

Dòng dưới: Giữa Phòng đọc và độc giả.

- Địa danh và thời gian sử dụng sổ.

b) Phần đăng ký, gồm 9 cột:

PHỤ LỤC VI

PHIẾU YÊU CẦU SAO TÀI LIỆU
(Kèm theo Quyết định số    /QĐ-UBND ngày  /  /2020 của Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh Khánh Hòa)

CHI CỤC VĂN THƯ - LƯU TRỮ TỈNH KHÁNH HÒA

TRUNG TÂM LƯU TRỮ LỊCH SỬ
-------------

PHIẾU YÊU CẦU SAO TÀI LIỆU

Số:………….

Họ và tên độc giả: …………………………………………………………………………………..

Số CMND/Số Hộ chiếu:……………………………………………………………………………..

PHỤ LỤC VII

PHIẾU YÊU CẦU CHỨNG THỰC TÀI LIỆU
(Kèm theo Quyết định số    /QĐ-UBND ngày  /  /2020 của Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh Khánh Hòa)

CHI CỤC VĂN THƯ - LƯU TRỮ TỈNH KHÁNH HÒA

TRUNG TÂM LƯU TRỮ LỊCH SỬ
--------------

PHIẾU YÊU CẦU CHỨNG THỰC TÀI LIỆU

Số: ………………

Họ và tên độc giả: ……………………………………………………………………………………

Số CMND/ Số Hộ chiếu:……………………………………………………………………………..

PHỤ LỤC VIII

SỔ ĐĂNG KÝ PHIẾU YÊU CẦU SAO TÀI LIỆU
(Kèm theo Quyết định số    /QĐ-UBND ngày  /  /2020 của Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh Khánh Hòa)

1. Quy cách Sổ

a) Khổ giấy A4 (210cm x 290cm).

b) Kiểu trình bày ngang.

2. Cấu tạo Sổ

a) Tờ bìa, gồm:

- Tên cơ quan:

Dòng trên: CHI CỤC VĂN THƯ - LƯU TRỮ TỈNH KHÁNH HÒA.

Dòng dưới: TRUNG TÂM LƯU TRỮ LỊCH SỬ.

- Tên sổ: SỔ ĐĂNG KÝ PHIẾU YÊU CẦU SAO CHỤP TÀI LIỆU.

- Địa danh và thời gian sử dụng sổ.

b) Phần đăng ký, gồm 6 cột:

PHỤ LỤC IX

SỔ ĐĂNG KÝ CHỨNG THỰC TÀI LIỆU
(Kèm theo Quyết định số    /QĐ-UBND ngày  /  /2020 của Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh Khánh Hòa)

1. Quy cách Sổ

a) Khổ giấy A4 (210cm x 290cm).

b) Kiểu trình bày ngang.

2. Cấu tạo Sổ

a) Tờ bìa, gồm:

- Tên cơ quan:

Dòng trên: CHI CỤC VĂN THƯ - LƯU TRỮ TỈNH KHÁNH HÒA.

Dòng dưới: TRUNG TÂM LƯU TRỮ LỊCH SỬ.

- Tên sổ: SỔ ĐĂNG KÝ CHỨNG THỰC TÀI LIỆU.

- Địa danh và thời gian sử dụng sổ.

b) Phần đăng ký, gồm 6 cột:

PHỤ LỤC X

THẺ ĐỘC GIẢ
(Kèm theo Quyết định số    /QĐ-UBND ngày  /  /2020 của Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh Khánh Hòa)

1. Hình dạng: Hình chữ nhật.

2. Kích thước:

- Dài: 90 mm

- Rộng: 60mm

3. Các thông tin trên thẻ và kỹ thuật trình bày (theo mẫu).

PHỤ LỤC XI

MẪU DẤU CHỨNG THỰC, DẤU SAO TÀI LIỆU
(Kèm theo Quyết định số    /QĐ-UBND ngày  /  /2020 của Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh Khánh Hòa)

1. Dấu chứng thực tài liệu

a) Hình dạng: Hình chữ nhật.

b) Kích thước: Dài: 80mm; rộng: 40mm.

c) Các thông tin trên Dấu chứng thực bản sao từ nguyên bản tài liệu lưu trữ

d) Các thông tin trên Dấu chứng thục bản sao một phần của tài liệu

2. Dấu bản sao

a) Hình dạng: Hình chữ nhật

b) Kích thước: Dài: 25mm; rộng: 10mm.