Kế hoạch 19/KH-UBND năm 2021 thực hiện Quyết định 458/QĐ-TTg phê duyệt Đề án “Lưu trữ tài liệu điện tử của các cơ quan nhà nước giai đoạn 2020-2025” do tỉnh Ninh Bình ban hành

KẾ HOẠCH

THỰC HIỆN QUYẾT ĐỊNH SỐ 458/QĐ-TTG NGÀY 03/4/2020 CỦA THỦ TƯỚNG CHÍNH PHỦ PHÊ DUYỆT ĐỀ ÁN “LƯU TRỮ TÀI LIỆU ĐIỆN TỬ CỦA CÁC CƠ QUAN NHÀ NƯỚC GIAI ĐOẠN 2020 - 2025”

I. MỤC ĐÍCH, YÊU CẦU

1. Mục đích

a) Tổ chức thực hiện có hiệu quả các nhiệm vụ, giải pháp được đề ra tại Quyết định số 458/QĐ-TTg ngày 03/4/2020 của Thủ tướng Chính phủ theo đúng tiến độ nhằm từng bước đạt được các mục tiêu của Đề án.

b) Quản lý thống nhất, bảo quản an toàn và tổ chức sử dụng có hiệu quả tài liệu lưu trữ điện tử hình thành trong quá trình hoạt động của các cơ quan nhà nước.

c) Nâng cao hiệu quả hoạt động của các cơ quan nhà nước, tạo điều kiện thuận lợi cho người dân, doanh nghiệp trong việc tiếp cận và sử dụng tài liệu lưu trữ của các cơ quan nhà nước trên địa bàn tỉnh đảm bảo tính chính xác, đầy đủ, kịp thời, thường xuyên.

d) Hoàn thiện Hệ thống quản lý văn bản và điều hành hiện đang thực hiện tại các cơ quan, đơn vị, địa phương trên địa bàn tỉnh; bảo đảm thống nhất, đồng bộ, tiết kiệm, hiệu quả.

2. Yêu cầu

a) Xác định vai trò, trách nhiệm của các cơ quan, đơn vị, cá nhân trong việc chỉ đạo, triển khai, hướng dẫn và thực hiện Đề án.

b) Tăng cường sự phối hợp chặt chẽ giữa các cơ quan, đơn vị, tổ chức có liên quan trong quá trình triển khai Đề án.

c) Bảo đảm tính khả thi, phù hợp với điều kiện thực tế của tỉnh, đáp ứng yêu cầu nhiệm vụ chính trị và nhu cầu xã hội, tạo đồng thuận trong quá trình triển khai thực hiện.

d) Tiết kiệm, tận dụng tối đa cơ sở vật chất, hạ tầng kỹ thuật, trang thiết bị hiện có.

II. NHIỆM VỤ, GIẢI PHÁP

1. Triển khai, hoàn thiện các văn bản quy phạm pháp luật và văn bản hướng dẫn nghiệp vụ liên quan đến lưu trữ điện tử

a) Tăng cường triển khai, chỉ đạo tổ chức thực hiện các văn bản quy phạm pháp luật, các văn bản hướng dẫn nghiệp vụ liên quan đến lưu trữ điện tử do các cơ quan, ban ngành Trung ương ban hành đảm bảo đúng quy định.

b) Tiến hành rà soát, sửa đổi, bổ sung, thay thế, ban hành mới các quy định liên quan đến lưu trữ điện tử của tỉnh làm cơ sở triển khai thực hiện đồng bộ, thống nhất trong toàn tỉnh.

2. Xây dựng và thực hiện lưu trữ điện tử tại Lưu trữ cơ quan

a) Chỉnh lý tài liệu lưu trữ giấy còn tồn đọng và xây dựng cơ sở dữ liệu hồ sơ, tài liệu giấy đã được chỉnh lý hoàn chỉnh tại các cơ quan, đơn vị nhằm đáp ứng yêu cầu thực hiện quy trình khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ trong môi trường điện tử.

b) Trang bị hạ tầng kỹ thuật, trang thiết bị, hệ thống và giải pháp công nghệ đáp ứng yêu cầu lưu trữ an toàn và tổ chức sử dụng hiệu quả tài liệu điện tử hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan.

c) Xây dựng và hoàn thiện Hệ thống quản lý tài liệu lưu trữ điện tử tại Lưu trữ cơ quan đáp ứng các yêu cầu của pháp luật và bảo đảm giải pháp tích hợp, kết nối liên thông để trích xuất, nộp lưu tài liệu có thời hạn bảo quản vĩnh viễn vào Lưu trữ lịch sử đối với các cơ quan thuộc nguồn nộp lưu tài liệu vào Lưu trữ lịch sử tỉnh.

d) Triển khai thực hiện các quy trình nghiệp vụ lưu trữ trong môi trường điện tử tại Lưu trữ cơ quan đảm bảo tính chính xác, tin cậy, toàn vẹn dữ liệu và khả năng truy cập sử dụng tài liệu; quản lý an toàn tài liệu điện tử, phân quyền truy cập đối với từng loại hồ sơ ở cấp độ khác nhau.

3. Xây dựng và thực hiện lưu trữ điện tử tại Lưu trữ lịch sử tỉnh

a) Tiếp tục triển khai thực hiện Quyết định số 315/QĐ-UBND ngày 24/02/2020 của Uỷ ban nhân dân tỉnh Ninh Bình về việc phê duyệt Đề án “Tạo lập cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ lịch sử” bảo đảm kết quả, hoàn thành đúng thời hạn.

b) Trang bị hạ tầng kỹ thuật, trang thiết bị, hệ thống và giải pháp công nghệ bảo đảm thực hiện các quy trình nghiệp vụ lưu trữ trong môi trường điện tử; bảo đảm Hệ thống quản lý tài liệu lưu trữ điện tử tại Lưu trữ lịch sử đáp ứng các yêu cầu của pháp luật, lưu trữ an toàn, tổ chức sử dụng có hiệu quả.

c) Xây dựng Hệ thống quản lý cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ điện tử của tỉnh bảo đảm tích hợp được với cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ điện tử từ Hệ thống quản lý tài liệu lưu trữ điện tử của Lưu trữ quốc gia, đồng thời bảo đảm quản lý tập trung thống nhất tài liệu lưu trữ điện tử hình thành trong quá trình hoạt động của các cơ quan nhà nước trên địa bàn tỉnh.

d) Triển khai các giải pháp bảo đảm giá trị pháp lý và xác thực tài liệu lưu trữ điện tử theo thời hạn bảo quản tài liệu.

4. Đào tạo, bồi dưỡng nguồn nhân lực có đủ năng lực, trình độ, kỹ năng đáp ứng yêu cầu quản lý và thực hiện các nghiệp vụ lưu trữ điện tử trong các cơ quan nhà nước

a) Thực hiện các chương trình đào tạo, bồi dưỡng, tập huấn đội ngũ công chức, viên chức thực hiện nhiệm vụ quản lý tài liệu lưu trữ điện tử và nghiệp vụ lưu trữ điện tử.

b) Kiện toàn tổ chức bộ máy làm công tác lưu trữ đảm bảo đáp ứng được yêu cầu thực tiễn.

III. PHÂN CÔNG NHIỆM VỤ

1. Sở Nội vụ

a) Là đầu mối theo dõi, đôn đốc quá trình thực hiện Kế hoạch; tổng hợp kết quả, báo cáo Uỷ ban nhân dân tỉnh.

b) Chủ trì, phối hợp với các cơ quan, đơn vị

- Rà soát, tham mưu sửa đổi, bổ sung, thay thế, ban hành mới các quy định liên quan đến lưu trữ điện tử của tỉnh; triển khai, chỉ đạo, hướng dẫn tổ chức thực hiện các văn bản quy phạm pháp luật, các văn bản hướng dẫn nghiệp vụ liên quan đến lưu trữ điện tử.

- Tiếp tục chỉnh lý tài liệu giấy còn tồn đọng, xây dựng kế hoạch tạo lập cơ sở dữ liệu hồ sơ, tài liệu giấy đã được chỉnh lý hoàn chỉnh tại các cơ quan, đơn vị.

- Tham mưu xây dựng Hệ thống quản lý tài liệu điện tử bảo đảm đáp ứng các yêu cầu của pháp luật.

- Xây dựng quy trình trao đổi, lưu trữ, xử lý văn bản và quản lý tài liệu lưu trữ điện tử tại các cơ quan, đơn vị trên địa bàn tỉnh.

- Xây dựng và thực hiện chương trình đào tạo, bồi dưỡng đội ngũ công chức quản lý công tác văn thư, lưu trữ và công chức, viên chức thực hiện nghiệp vụ lưu trữ đáp ứng tiêu chuẩn vị trí việc làm.

- Kiểm tra, hướng dẫn việc thực hiện các quy định về lưu trữ điện tử tại các cơ quan, đơn vị đảm bảo việc thực hiện thống nhất đúng quy định.

- Triển khai thực hiện công tác tuyên truyền về lưu trữ điện tử.

c) Chỉ đạo Lưu trữ lịch sử:

- Xây dựng cơ sở dữ liệu đặc tả của tài liệu lưu trữ không thuộc danh mục hạn chế sử dụng tại Kho lưu trữ lịch sử tỉnh trên môi trường mạng.

- Thực hiện lộ trình tích hợp cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ điện tử vào Hệ thống quản lý cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ điện tử Phông Lưu trữ nhà nước.

2. Sở Thông tin và Truyền thông

a) Chủ trì, phối hợp với các cơ quan, đơn vị có liên quan nâng cấp tính năng lập Hồ sơ công việc và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan trên phần mềm Quản lý Văn bản và điều hành VNPT-iOffice đáp ứng yêu cầu lưu trữ hồ sơ điện tử theo quy định.

b) Phối hợp với Sở Nội vụ khảo sát, đánh giá hạ tầng kỹ thuật, công nghệ, giải pháp kết nối và năng lực thực hiện đối với các cơ quan, đơn vị trong tỉnh nhằm đảm bảo liên thông Hệ thống quản lý tài liệu lưu trữ điện tử giữa các cơ quan, tổ chức, đơn vị trên địa bàn tỉnh với Trung tâm Lưu trữ lịch sử tỉnh thuộc Chi cục Văn thư - Lưu trữ.

c) Chủ trì kiểm tra, rà soát các dự án số hóa tài liệu lưu trữ đang triển khai thực hiện tại các cơ quan, đơn vị bảo đảm, thiết thực, hiệu quả, không chồng lấn dữ liệu và thực hiện thống nhất với nội dung kế hoạch này.

d) Phối hợp với Sở Nội vụ xây dựng Hệ thống quản lý tài liệu lưu trữ điện tử, xây dựng cơ sở dữ liệu tài liệu điện tử đáp ứng các yêu cầu của pháp luật.

đ) Bảo đảm an toàn thông tin trong Hệ thống quản lý tài liệu lưu trữ điện tử.

3. Sở Kế hoạch và Đầu tư

a) Tham mưu cho Ủy ban nhân dân tỉnh phương án phân bổ vốn đầu tư công thực hiện các chương trình, dự án quản lý tài liệu lưu trữ điện tử của cơ quan nhà nước trên địa bàn tỉnh.

b) Rà soát các dự án đầu tư về công nghệ, cơ sở hạ tầng của các cơ quan nhà nước trên địa bàn tỉnh trong quá trình triển khai thực hiện Đề án, bảo đảm không bị chồng chéo nhiệm vụ lưu trữ tài liệu điện tử giữa các dự án được phê duyệt hằng năm.

4. Sở Tài chính

Căn cứ khả năng ngân sách, tham mưu cho Uỷ ban nhân dân tỉnh bố trí kinh phí thực hiện Kế hoạch theo quy định.

5. Các sở, ban, ngành, Ủy ban nhân dân các huyện, thành phố

a) Phối hợp với Sở Nội vụ chỉnh lý tài liệu tồn đọng và xây dựng cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ; thực hiện lập hồ sơ điện tử và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan trên Hệ thống quản lý văn bản và điều hành theo hướng dẫn.

b) Bảo đảm đầy đủ trang thiết bị, chỉ đạo triển khai ứng dụng Hệ thống quản lý tài liệu lưu trữ điện tử trong các cơ quan nhà nước theo nội dung của Kế hoạch và hướng dẫn của Sở Nội vụ.

c) Rà soát các dự án số hóa tài liệu lưu trữ đang triển khai thực hiện tại đơn vị bảo đảm, thiết thực, hiệu quả, không chồng lấn dữ liệu và thực hiện thống nhất với nội dung kế hoạch này

d) Thực hiện chương trình, kế hoạch đào tạo, bồi dưỡng, tập huấn cho công chức, viên chức làm công tác văn thư, lưu trữ đảm bảo đủ năng lực, kỹ năng quản lý và thực hiện nghiệp vụ văn thư, lưu trữ điện tử.

(Có Phụ lục về nhiệm vụ cụ thể của các cơ quan, đơn vị kèm theo)

IV. TỔ CHỨC THỰC HIỆN

a) Căn cứ chức năng, nhiệm vụ được giao và mô hình, cơ cấu tổ chức, bộ máy, đặc thù chuyên môn nghiệp vụ của đơn vị mình; các sở, ban, ngành, Ủy ban nhân dân các huyện, thành phố xây dựng kế hoạch chi tiết để tổ chức thực hiện đảm bảo kết quả, đúng lộ trình, tiến độ. Trong quá trình triển khai thực hiện, nếu có khó khăn, vướng mắc phát sinh, các cơ quan, đơn vị, địa phương kịp thời báo cáo Ủy ban nhân dân tỉnh (qua Sở Nội vụ).

b) Sở Nội vụ chủ trì, phối hợp với các cơ quan, đơn vị liên quan hướng dẫn, theo dõi, đôn đốc việc triển khai thực hiện Kế hoạch; tham mưu cho Ủy ban nhân dân tỉnh sơ kết, tổng kết, báo cáo việc quản lý tài liệu lưu trữ điện tử về Bộ Nội vụ theo quy định./.

PHỤ LỤC

NHIỆM VỤ CỤ THỂ CỦA CÁC CƠ QUAN, ĐƠN VỊ
(Ban hành kèm theo Kế hoạch số    /KH-UBND ngày    tháng 02 năm 2021 của Ủy ban nhân dân tỉnh Ninh Bình)