Kế hoạch 154/KH-UBND năm 2020 thực hiện Quyết định 458/QĐ-TTg phê duyệt Đề án “Lưu trữ tài liệu điện tử trong cơ quan nhà nước giai đoạn 2020-2025” do tỉnh Quảng Ngãi ban hành

KẾ HOẠCH

THỰC HIỆN QUYẾT ĐỊNH SỐ 458/QĐ-TTG NGÀY 03/4/2020 CỦA THỦ TƯỚNG CHÍNH PHỦ PHÊ DUYỆT ĐỀ ÁN “LƯU TRỮ TÀI LIỆU ĐIỆN TỬ CỦA CÁC CƠ QUAN NHÀ NƯỚC GIAI ĐOẠN 2020 - 2025”

Thực hiện Quyết định số 458/QĐ-TTg ngày 03/4/2020 của Thủ tướng Chính phủ phê duyệt Đề án “Lưu trữ tài liệu điện tử của các cơ quan nhà nước giai đoạn 2020 - 2025” (sau đây gọi tắt là Đề án); Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh Quảng Ngãi ban hành Kế hoạch triển khai thực hiện Đề án này trên địa bàn tỉnh Quảng Ngãi (sau đây gọi tắt là Kế hoạch) với những nội dung sau:

I. MỤC ĐÍCH, YÊU CẦU

1. Mục đích

a) Đẩy mạnh tuyên truyền, phổ biến, quán triệt các nội dung của Quyết định số 458/QĐ-TTg đến các cơ quan trên địa bàn tỉnh;

b) Tổ chức thực hiện có hiệu quả các nhiệm vụ và giải pháp đề ra tại Quyết định số 458/QĐ-TTg theo đúng tiến độ nhằm từng bước đạt được các mục tiêu của Kế hoạch;

c) Tăng cường nghiên cứu, ứng dụng công nghệ thông tin, kế thừa thành quả đạt được, khắc phục hạn chế, tồn tại của việc ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn thư, lưu trữ hiện nay nhằm tạo lập cơ sở dữ liệu lưu trữ tài liệu điện tử. Qua đó cải thiện điều kiện tiếp cận, sử dụng thông tin cho người dân, doanh nghiệp một cách thuận lợi, chính xác, đầy đủ, kịp thời;

d) Góp phần xây dựng chính quyền điện tử tại tỉnh Quảng Ngãi.

2. Yêu cầu

a) Xác định vai trò, trách nhiệm của từng cơ quan trong việc chỉ đạo, triển khai, hướng dẫn và thực hiện Kế hoạch trên địa bàn tỉnh;

b) Các cơ quan được giao nhiệm vụ phải triển khai thực hiện nghiêm túc các công việc của Kế hoạch, bảo đảm thực hiện đầy đủ, đồng bộ, hiệu quả, tiến độ và chất lượng;

c) Đảm bảo tính khả thi, phù hợp với điều kiện thực tế của tỉnh, đáp ứng yêu cầu nhiệm vụ chính trị và nhu cầu xã hội để tạo đồng thuận trong quá trình triển khai thực hiện.

II. MỤC TIÊU VÀ ĐỐI TƯỢNG THỰC HIỆN

1. Mục tiêu chung

a) Quản lý thống nhất, bảo quản an toàn và tổ chức sử dụng có hiệu quả tài liệu lưu trữ điện tử hình thành trong quá trình hoạt động của các cơ quan nhà nước;

b) Nâng cao hiệu quả hoạt động của các cơ quan nhà nước, tạo điều kiện thuận lợi cho tổ chức, người dân trong việc tiếp cận và sử dụng tài liệu lưu trữ của các cơ quan nhà nước.

2. Mục tiêu và các chỉ tiêu cụ thể

a) Xây dựng và thực hiện lưu trữ điện tử tại Lưu trữ cơ quan

- Bảo đảm tối thiểu 80% tài liệu lưu trữ hình thành từ năm 2021 về sau tại các cơ quan nhà nước trên địa bàn tỉnh Quảng Ngãi được tạo lập dạng điện tử theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử và lưu trữ điện tử (trừ nhũng trường hợp pháp luật có quy định khác hoặc do chưa có trang thiết bị phù hợp để quét (scan) đối với tài liệu giấy khổ lớn, chất liệu đặc thù hoặc do yếu tố kỹ thuật của các phần mềm chưa đáp ứng để tạo lập hồ sơ, tài liệu dạng điện tử), thực hiện thường xuyên hàng năm;

- Bảo đảm tối thiểu 90% Lưu trữ cơ quan đã tạo lập hồ sơ, tài liệu dạng điện tử theo đúng quy định của pháp luật thực hiện quy trình khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ trong môi trường mạng (trừ những trường hợp pháp luật có quy định khác), hoàn thành trong năm 2022 và thực hiện thường xuyên hàng năm;

- Đảm bảo tối thiểu 80% tài liệu lưu trữ điện tử hình thành trong các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu vào Trung tâm Lưu trữ lịch sử tỉnh có thời hạn bảo quản vĩnh viễn được trích xuất chuyển giao vào Trung tâm Lưu trữ lịch sử tỉnh trong thời hạn 03 năm kể từ khi tài liệu được tạo lập (trừ những trường hợp pháp luật có quy định khác), hoàn thành trong năm 2025.

b) Xây dựng và thực hiện lưu trữ điện tử tại Trung tâm Lưu trữ lịch sử tỉnh

- Đảm bảo Trung tâm Lưu trữ lịch sử tỉnh có giải pháp bảo quản 100% tài liệu lưu trữ điện tử có giá trị bảo quản vĩnh viễn, hoàn thành trong năm 2022;

- Đảm bảo Trung tâm Lưu trữ lịch sử tỉnh số hóa tối thiểu 30% tài liệu lưu trữ ở định dạng giấy có tần suất sử dụng cao, biên mục dữ liệu đặc tả đáp ứng yêu cầu phục vụ độc giả sử dụng tài liệu lưu trữ trực tuyến ở mức độ 4, hoàn thành trong năm 2022;

- Đảm bảo tối thiểu 80% tài liệu lưu trữ tại Trung tâm Lưu trữ lịch sử tỉnh không thuộc danh mục hạn chế sử dụng được xây dựng dữ liệu đặc tả và được tổ chức sử dụng trên môi trường mạng, hoàn thành trong năm 2022;

- Đảm bảo Trung tâm Lưu trữ lịch sử tỉnh có tài liệu lưu trữ điện tử được tích hợp vào Hệ thống quản lý cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ điện tử Phông Lưu trữ nhà nước, hoàn thành trong năm 2025.

c) Đào tạo, bồi dưỡng nguồn nhân lực có đủ năng lực, trình độ, kỹ năng đáp ứng yêu cầu quản lý và thực hiện các nghiệp vụ lưu trữ điện tử trong các cơ quan nhà nước, hoàn thành trong năm 2025.

3. Đối tượng thực hiện

a) Các sở, ban, ngành, đơn vị sự nghiệp, ban quản lý dự án trực thuộc Ủy ban nhân dân tỉnh và các đơn vị trực thuộc các sở;

b) Các hội được giao biên chế cấp tỉnh;

c) Các phòng chuyên môn, đơn vị sự nghiệp trực thuộc Ủy ban nhân dân huyện, thị xã, thành phố;

d) Ủy ban nhân dân các xã, phường, thị trấn;

đ) Khuyến khích các cơ quan, tổ chức khác căn cứ vào mục tiêu, nội dung của Đề án và quy định pháp luật có liên quan tổ chức quản lý tài liệu lưu trữ điện tử hiệu quả.

III. NỘI DUNG THỰC HIỆN VÀ THỜI GIAN THỰC HIỆN

1. Xây dựng và thực hiện lưu trữ điện tử tại Lưu trữ cơ quan

a) Trang bị hạ tầng kỹ thuật, trang thiết bị, hệ thống và giải pháp công nghệ đáp ứng yêu cầu lưu trữ an toàn và tổ chức sử dụng hiệu quả tài liệu điện tử hình thành trong quá trình hoạt động của các cơ quan;

b) Xây dựng Hệ thống quản lý tài liệu lưu trữ điện tử tại Lưu trữ cơ quan từ Hệ thống Quản lý văn bản và điều hành hoặc xây dựng mới; đáp ứng các yêu cầu tại Thông tư số 02/2019/TT-BNV ngày 24/01/2019 về quy định tiêu chuẩn dữ liệu thông tin đầu vào và yêu cầu bảo quản tài liệu lưu trữ điện tử tại Mục 3.4 Phần 3 Đề án được phê duyệt tại Quyết định số 458/QĐ-TTg và các quy định của pháp luật có liên quan; và bảo đảm giải pháp tích hợp, kết nối liên thông để trích xuất, nộp lưu tài liệu có thời hạn bảo quản vĩnh viễn vào Trung tâm Lưu trữ lịch sử tỉnh;

c) Thời gian hoàn thành:

- Quý IV năm 2021: Phê duyệt Kế hoạch thực hiện;

- Quý IV năm 2022: Thực hiện hoàn thành Kế hoạch.

2. Xây dựng và thực hiện lưu trữ điện tử tại Trung tâm Lưu trữ lịch sử tỉnh

a) Trang bị hạ tầng kỹ thuật, trang thiết bị, hệ thống và giải pháp công nghệ bảo đảm thực hiện các quy trình nghiệp vụ lưu trữ trong môi trường điện tử tại Trung tâm Lưu trữ lịch sử tỉnh;

b) Xây dựng Hệ thống quản lý tài liệu lưu trữ điện tử tại Trung tâm Lưu trữ lịch sử tỉnh đáp ứng yêu cầu tại Mục 3.5 Phần 3 Đề án được phê duyệt tại Quyết định số 458/QĐ-TTg và các quy định của pháp luật có liên quan; và lưu trữ an toàn, tổ chức sử dụng có hiệu quả tài liệu lưu trữ điện tử;

c) Triển khai các giải pháp bảo đảm giá trị pháp lý và xác thực tài liệu lưu trữ điện tử theo thời hạn bảo quản tài liệu;

d) Thời gian hoàn thành:

- Quý IV năm 2021: Phê duyệt Kế hoạch thực hiện;

- Quý IV năm 2022: Thực hiện hoàn thành Kế hoạch.

3. Xây dựng Kế hoạch xây dựng cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ điện tử

a) Lập Kế hoạch xây dựng cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ điện tử tại Lưu trữ cơ quan, đảm bảo hàng năm sẽ tích hợp vào Hệ thống quản lý tài liệu lưu trữ điện tử tại Trung tâm Lưu trữ lịch sử tỉnh;

b) Lập Kế hoạch xây dựng cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ điện tử tại Trung tâm Lưu trữ lịch sử tỉnh, đảm bảo hàng năm sẽ tích hợp vào Hệ thống quản lý tài liệu lưu trữ điện tử;

c) Hệ thống quản lý tài liệu lưu trữ điện tử tại Trung tâm Lưu trữ lịch sử tỉnh sẽ liên kết vào Kho quản lý dữ liệu điện tử của tỉnh (do Trung tâm Dữ liệu trực thuộc Sở Thông tin và Truyền thông quản lý) nhằm tích hợp và quản trị tập trung cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ điện tử. Đảm bảo đến năm 2025 thực hiện tích hợp lưu trữ điện tử của tỉnh vào Hệ thống quản lý cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ điện tử Phông Lưu trữ Nhà nước;

d) Thời gian hoàn thành:

- Quý III năm 2021: Phê duyệt Kế hoạch thực hiện;

- Quý IV năm 2025: Thực hiện hoàn thành Kế hoạch.

4. Xây dựng Kế hoạch đào tạo, bồi dưỡng nguồn nhân lực

a) Xây dựng Kế hoạch đào tạo, bồi dưỡng, tập huấn nguồn nhân lực của tỉnh triển khai thực hiện Quyết định số 458/QĐ-TTg, qua đó nâng cao nghiệp vụ cho công chức, viên chức để quản lý, thực hiện các nghiệp vụ chuyên môn, sử dụng Hệ thống quản lý tài liệu lưu trữ điện tử. Đảm bảo đến năm 2025, kết quả đào tạo nguồn nhân lực đang làm công tác tác lưu trữ tại các cơ quan đáp ứng yêu cầu quản lý tài liệu lưu trữ điện tử;

b) Thời gian hoàn thành:

- Quý I năm 2022: Phê duyệt Kế hoạch thực hiện;

- Quý IV năm 2024: Thực hiện hoàn thành Kế hoạch.

5. Xây dựng các văn bản quản lý tài liệu lưu trữ điện tử

a) Trên cơ sở các văn bản quy phạm pháp luật và hướng dẫn nghiệp vụ lưu trữ điện tử của các cấp có thẩm quyền, Ủy ban nhân dân tỉnh sẽ chỉ đạo các cơ quan tham mưu trình ban hành các văn bản quản lý tài liệu lưu trữ điện tử trên địa bàn tỉnh.

b) Thời gian hoàn thành: Thực hiện ngay sau khi có quy định, hướng dẫn của cơ quan có thẩm quyền.

IV. TỔ CHỨC THỰC HIỆN

1. Sở Nội vụ

a) Tham mưu Ủy ban nhân dân tỉnh thành lập Tổ công tác triển khai thực Quyết định số 458/QĐ-TTg gồm: Sở Nội vụ, Sở Thông tin và Truyền thông, Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh, Sở Kế hoạch và Đầu tư, Sở Tài chính, Công an tỉnh và các sở, ngành có liên quan;

b) Chủ trì xây dựng kế hoạch, dự trù kinh phí trình Ủy ban nhân dân tỉnh phê duyệt và triển khai các nội dung tại khoản 2, 3, 4, 5 Mục III Kế hoạch này; đảm bảo tiến độ, thời gian hoàn thành và đạt kết quả;

c) Phối hợp với Sở Thông tin và Truyền thông xây dựng và triển khai các nội dung tại khoản 1 Mục III Kế hoạch này;

d) Thực hiện tuyên truyền về lưu trữ tài liệu điện tử đến cơ quan, địa phương thuộc tỉnh; theo dõi, đôn đốc các cơ quan, địa phương được giao nhiệm vụ thực hiện các nội dung của Kế hoạch này;

đ) Hàng năm tổng hợp, báo cáo Ủy ban nhân dân tỉnh và cơ quan có thẩm quyền tiến độ thực hiện, khó khăn, vướng mắc và đề xuất, tham mưu sửa đổi, bổ sung Kế hoạch này cho phù hợp.

2. Sở Thông tin và Truyền thông

a) Chủ trì xây dựng kế hoạch, dự trù kinh phí trình Ủy ban nhân dân tỉnh phê duyệt và triển khai các nội dung tại khoản 1 Mục III Kế hoạch này; đảm bảo tiến độ, thời gian hoàn thành và kết quả;

b) Phối hợp với Sở Nội vụ xây dựng và triển khai các nội dung tại khoản 2, 3, 4, 5 Mục III Kế hoạch này;

c) Phối hợp với Sở Nội vụ trong việc bảo đảm an toàn thông tin và thực hiện sao lưu dữ liệu tài liệu điện tử định kỳ; bảo đảm dung lượng lưu trữ Kho quản lý dữ liệu điện tử của tỉnh để các cơ quan thực hiện số hóa tài liệu lưu trữ.

3. Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh

Phối hợp với Sở Nội vụ, Sở Thông tin và Truyền thông triển khai thực hiện Kế hoạch này.

4. Công an tỉnh

Phối hợp với Sở Nội vụ, Sở Thông tin và Truyền thông trong việc xây dựng các giải pháp an ninh và bảo mật Hệ thống quản lý tài liệu lưu trữ điện tử Lưu trữ cơ quan, Trung tâm Lưu trữ lịch sử tỉnh và Kho quản lý dữ liệu điện tử của tỉnh.

5. Sở Kế hoạch và Đầu tư

a) Tham mưu Ủy ban nhân dân tỉnh phân bổ kinh phí ngân sách của tỉnh để thực hiện các kế hoạch, dự án đầu tư liên quan đến quản lý tài liệu lưu trữ điện tử của các cơ quan nhà nước trên địa bàn tỉnh sử dụng vốn đầu tư công trong dự toán ngân sách nhà nước hàng năm;

b) Phối hợp với Sở Nội vụ, Sở Thông tin và Truyền thông rà soát các dự án đầu tư về công nghệ, cơ sở hạ tầng của các cơ quan nhà nước trên địa bàn tỉnh để trong quá trình triển khai thực hiện bảo đảm không bị chồng chéo với các dự án được phê duyệt hàng năm.

6. Sở Tài chính

Trên cơ sở dự toán của các cơ quan, Sở Tài chính tổng hợp, thẩm định, trình Ủy ban nhân dân tỉnh trình Hội đồng nhân dân tỉnh phê duyệt phân bổ dự toán ngân sách nhà nước hàng năm theo quy định của Luật Ngân sách nhà nước để các cơ quan thực hiện.

7. Các sở, ban ngành, Ủy ban nhân dân các huyện, thị xã, thành phố,

a) Phối hợp với Sở Nội vụ, Sở Thông tin và Truyền thông xây dựng Hệ thống quản lý tài liệu lưu trữ điện tử tại Lưu trữ cơ quan;

b) Chỉ đạo và tổ chức thực hiện việc tạo lập, phát hành văn bản; lập hồ sơ điện tử, giao nộp hồ sơ điện tử vào Lưu trữ cơ quan, Lưu trữ lịch sử tỉnh đúng quy định;

c) Bố trí công chức, viên chức làm công tác văn thư, lưu trữ, công nghệ thông tin đảm bảo đủ năng lực, trình độ, kỹ năng quản lý và thực hiện nghiêm túc nghiệp vụ văn thư, lưu trữ điện tử;

d) Xây dựng kế hoạch, dự toán kinh phí về: Các trang thiết bị cần thiết; chỉnh lý, xây dựng dữ liệu đặc tả hồ sơ, tài liệu; số hóa hồ sơ, tài liệu tại Lưu trữ cơ quan gửi cơ quan tài chính tổng hợp, thẩm định trình cấp có thẩm quyền phê duyệt phân bổ dự toán ngân sách nhà nước hàng năm đúng quy định của Luật Ngân sách nhà nước để thực hiện hoàn thành các chỉ tiêu đã đề ra tại điểm a khoản 2 Mục II Kế hoạch này.

đ) Báo cáo kết quả thực hiện theo nội dung, thời gian quy định và khó
khăn, vướng mắc (nếu có) về Sở Nội vụ để tổng hợp, báo cáo cấp có thẩm quyền đúng quy định.

Yêu cầu Thủ trưởng các cơ quan, đơn vị, địa phương nghiêm túc triển khai thực hiện./.