Skip to content
 1900.6568

Trụ sở chính: Số 89, phố Tô Vĩnh Diện, phường Khương Trung, quận Thanh Xuân, thành phố Hà Nội

  • DMCA.com Protection Status
Home

  • Trang chủ
  • Về Luật Dương Gia
  • Lãnh đạo công ty
  • Đội ngũ Luật sư
  • Chi nhánh 3 miền
    • Trụ sở chính tại Hà Nội
    • Chi nhánh tại Đà Nẵng
    • Chi nhánh tại TPHCM
  • Pháp luật
  • Văn bản
  • Giáo dục
  • Bạn cần biết
  • Liên hệ Luật sư
    • Luật sư gọi lại tư vấn
    • Chat Zalo
    • Chat Facebook

Home

Đóng thanh tìm kiếm

  • Trang chủ
  • Đặt câu hỏi
  • Đặt lịch hẹn
  • Gửi báo giá
  • 1900.6568
Trang chủ Pháp luật

Văn bản điện tử là gì? Sự khác nhau giữa văn bản điện tử và văn bản giấy?

  • 20/06/202420/06/2024
  • bởi Luật sư Nguyễn Văn Dương
  • Luật sư Nguyễn Văn Dương
    20/06/2024
    Theo dõi chúng tôi trên Google News

    Văn bản điện tử là phần mềm đang được sử dụng khá rộng rãi hiện nay. Chỉ cần có mạng Internet và thiết bị để soạn thảo, kết nối thì mọi cá nhân, tổ chức trên phạm vi toàn cầu có thể truyền thông tin, tài liệu cho nhau. Vậy văn bản điện tử là gì? Văn bản điện tử và văn bản giấy khác nhau như thế nào?

      Mục lục bài viết

      • 1 1. Văn bản điện tử là gì?
      • 2 2. Văn bản điện tử có đặc điểm gì?
      • 3 3. Sự khác nhau giữa văn bản điện tử và văn bản giấy:
      • 4 4. Sự xuất hiện của chữ ký điện tử – xác minh văn bản điện tử:

      1. Văn bản điện tử là gì?

      Căn cứ theo Theo khoản 4 Điều 3 Nghị định 30/2020/NĐ-CP thì văn bản điện tử là văn bản dưới dạng thông điệp dữ liệu được tạo lập hoặc được số hóa từ văn bản giấy và trình bày đúng thể thức, kỹ thuật, định dạng theo quy định.

      Nói cách khác, văn bản điện tử được hiểu là những văn bản được thể hiện thông qua dữ liệu điện tử được lập trình sẵn trên các thiết bị như máy tính, điện thoại. Văn bản điện tử được tạo ra dưới dạng trực tuyến hoặc được scan từ các giấy tờ giấy sang dạng hình ảnh hoặc dưới dạng .doc hoặc dạng .pdf. Về nội dung của văn điện tử phải y nguyên như như văn bản giấy.

      2. Văn bản điện tử có đặc điểm gì?

      Hiện nay, văn bản điện tử được mọi người sử dụng một cách phổ biến. Nội dung của văn bản điện tử và đảm bảo giống với nội dung trên văn bản giấy, có sự cố định, thống nhất giữa các thông tin. Ưu điểm lớn nhất của văn bản điện tử là thuận tiện, dễ dàng sử dụng, có thể tiết kiệm thời gian và chi phí về giấy. Đặc biệt, trên văn bản điện tử, người sử dụng dễ dàng chỉnh sửa nội dung văn bản khi gặp sai sót. Đây là điều mà văn bản giấy không đáp ứng được.

      3. Sự khác nhau giữa văn bản điện tử và văn bản giấy:

      Văn bản điện tử ra đời đã giúp cho hoạt động quản lý của các cơ quan nhà nước, doanh nghiệp và sự liên hệ, truyền đạt thông tin giữa các cá nhân, tổ chức trở nên dễ dàng, thuận tiện hơn. Sau đây là những ưu điểm vượt trội của văn bản điện tử so với văn bản giấy:

      • Sự chu chuyển nhanh chóng trong môi trường điện tử: Đây là ưu điểm vượt trội nhất của văn bản điện tử đối với văn bản giấy. Chỉ cần có mạng Internet và thiết bị để soạn thảo, kết nối thì mọi cá nhân, tổ chức trên phạm vi toàn cầu có thể truyền thông tin, tài liệu cho nhau mà không cần lo đến vấn đề khoảng cách. Sự chu chuyển nhanh chóng của văn bản điện tử đồng nghĩa với sự kịp thời gần như ngay lập tức của các thông tin. Điều này giúp cho việc tiếp nhận và sử lý thông tin trở nên dễ dàng và tiết kiệm nhiều thời gian hơn.
      • Chỉnh sửa văn bản đơn giản và nhanh chóng cũng là một ưu thế của tài liệu điện tử: nếu trước đây, với tài liệu truyền thống trên nền giấy, việc sửa lại một văn bản thường mất nhiều thời gian và công sức (thường phải chép lại toàn bộ trang tài liệu cần sửa) thì ngày nay, việc soạn thảo văn bản trên máy tính điện tử cho phép chỉnh sửa nội dung đơn giản và nhanh chóng. Tuy nhiên, đây vừa là ưu thế của tài liệu điện tử vừa là thách thức đối với nền hành chính và công tác lưu trữ. Ở một mức độ nào đó, sử dụng tài liệu điện tử trong hoạt động quản lý cho phép bảo đảm an toàn thông tin, bằng cách sử dụng chữ ký số, hạn chế đối tượng tiếp cận tài liệu (bằng cách đặt mã số), đặt chế độ kiểm tra tính toàn vẹn của dữ liệu. Ngoài ra, việc sử dụng văn bản điện tử cho phép làm việc cùng lúc với nhiều văn bản khác nhau và duy trì lịch sử làm việc với văn bản.
      • Bảo đảm việc quản lý văn bản từ khi chúng được sản sinh ra đến khi chuyển giao vào lưu trữ. Việc lưu trữ tài liệu điện tử giảm thiểu phần lớn không gian và kho tàng so với tài liệu giấy. Trang bị hệ thống chu chuyển văn bản điện tử cho phép tiết kiệm phần lớn chi phí văn phòng phẩm cho việc in ấn, photocopy, tiết kiệm thời gian và tiền bạc cho vận chuyển văn bản bằng đường bưu điện, tiết kiệm sức lao động và tăng hiệu suất lao động, bảo đảm an toàn tài liệu.
      • Trong cùng một cơ quan, tổ chức, đơn vị, khi chu chuyển văn bản điện tử, các cá nhân trong cùng một cơ quan đơn vị sẽ được đặt trong một môi trường thông tin chung, nhiều người sẽ có thể tham gia để giải quyết công việc Điều này bảo đảm sự thông suốt và thống nhất trong quá trình xử lý văn bản. Ngoài ra, việc sử dụng văn bản điện tử thông qua internet và hộp thư điện tử bảo đảm sự liên kết với các hệ thống bên ngoài.
      • Quá trình xử lý văn bản điện tử trở nên nhanh chóng, thuận tiện và theo một hệ thống nhất định: Việc tìm kiếm văn bản và thông tin văn bản mang tính hệ thống rất cao vì được thực hiện thông qua hệ thống tra tìm tự động. Kết quả tra tìm thường cho ra một hệ thống văn bản có cùng dạng thông tin. Việc sử dụng văn bản điện tử và lưu giữ trong môi trường điện tử cũng giảm thiểu khả năng thất lạc văn bản, điều có thể dễ dàng xảy ra đối với tài liệu giấy.
      • Văn bản điện tử khắc phục được một số những hạn chế của văn bản giấy đặc biệt là ở tốc độ gửi và nhận thông tin, đã làm giảm bớt những công đoạn thủ công, tiết kiệm rất nhiều chi phí có liên quan và tạo môi trường làm việc điện tử rộng khắp, là tiền đề quan trọng trong việc xây dựng chính phủ điện tử.

      4. Sự xuất hiện của chữ ký điện tử – xác minh văn bản điện tử:

      Để đảm bảo tính và tính toàn vẹn, tính nguyên gốc của thông tin trong văn bản điện tử (do việc dàng thay đổi nội dung thông tin trong tài liệu điện tử mà không để lại dấu vết, vấn đề xác định tác giả.v.v..) người ta sử dụng giải pháp kỹ thuật là chữ ký điện tử. Theo Khoản 11 Điều 3 – Luật Giao dịch điện tử: “Chữ ký điện tử là chữ ký được tạo lập dưới dạng dữ liệu điện tử gắn liền hoặc kết hợp một cách lô gíc với thông điệp dữ liệu để xác nhận chủ thể ký và khẳng định sự chấp thuận của chủ thể đó đối với thông điệp dữ liệu.”.

      Để đảm bảo tính chính xác thông tin trong văn bản điện tử (do việc thay đổi thông tin dễ dàng) người ta sử dụng kỹ thuật phân tích cũng như phần mềm ứng dụng để tạo ra chữ ký điện tử. Với mục đích xác thực danh tính cũng như xác nhận các giao dịch điện tử, giúp cho các hoạt động liên quan đến văn bản điện tử được minh bạch và các doanh nghiệp xác minh được danh tính của bản thân. Chữ ký điện tử xác định được nguồn gốc của văn bản điện tử.

      Đây là một bước ngoặc trong lịch sử phát triển của công nghệ số. Bằng phương thức điện tử và dưới phương pháp tạo lập từ dạng từ, chữ số, ký hiệu, âm thanh hoặc các hình thức đa dạng khác, gắng liền hoặc kết hợp với thông điệp dữ liệu một cách logic với thông điệp và có khả năng nhận biết và xác nhận người ký trên văn bản điện tử.

      Trên mỗi chữ ký số đều được mã hóa mang thông tin người ký, cùng những tài liệu liên quan để chứng thực chữ ký. Chữ ký điện tử giúp bảo mật thông tin nếu không được sự cho phép của người ký. Chữ ký số không thể làm giả vì mỗi chữ ký số được tạo ra đều dựa trên người xác nhận chữ ký.

      Về bản chất, chữ ký điện tử là chương trình phần mềm điện tử được tạo ra bằng sự biến đổi một thông điệp dữ liệu sử dụng hệ thống mật mã không đối xứng theo đó người đó có được thông điệp dữ liệu ban đầu và khóa công khai của người ký có thể xác định được chính xác.

      Tuy nhiên, chữ ký điện tử đang gặp nhiều thách thức cũng như những khả năng bảo mật không cao:

      – Tính bảo mật không cao như văn bản giấy bởi chữ ký bằng tay được thực hiện trên giấy, được ký trực tiếp và luôn đi kèm với vật mang tin, chữ ký tay không thể chuyển giao cho người khác. Còn chữ ký số là một bộ mật mã được cấp cho người sử dụng, đây là phần mềm máy tính không phụ thuộc vào vật mang tin. Khi sử dụng, chữ ký số tách biệt khỏi chủ nhân của chữ ký. Nói cách khác, chủ nhân của chữ ký số không phải là người duy nhất có được mật mã của chữ ký.

      – Sự lệ thuộc vào máy móc và chương trình phần mềm bởi để kiểm tra tính xác thực của văn bản, chữ ký cần có hệ thống máy tính và phần mềm tương thích.

      – Vấn đề bản gốc, bản chính: Nếu đối với tài liệu giấy, chữ ký được ký một lần và chỉ có một bản duy nhất (được coi là bản gốc). Bản gốc được ký bằng chữ ký tay sẽ không thể cùng lúc ở hai chỗ khác nhau. Có thể tin tưởng rằng, nếu bản gốc duy nhất mất đi thì sẽ không thể có bản thứ hai giống hệt như vậy. Nhưng với văn bản điện tử đã được ký bằng chữ ký số, người ta có thể copy lại và bản copy từ bản chính và bản copy từ bản copy không có gì khác biệt so với bản chính duy nhất được ký. Khái niệm bản gốc, bản chính trong văn bản hành chính sẽ phải xem xét lại đối với văn bản điện tử. Bên cạnh đó, thời hạn của chữ ký điện tử cũng là những vấn đề về mặt kỹ thuật và pháp lý cần tiếp tục nghiên cứu, có các quy định làm rõ.

      Các văn bản pháp luật có liên quan đến bài viết:

      • Luật Giao dịch điện tử năm 2023;

      Duong Gia Facebook Duong Gia Tiktok Duong Gia Youtube Duong Gia Google

        Liên hệ với Luật sư để được hỗ trợ:

      •   Tư vấn pháp luật qua Email
         Tư vấn nhanh với Luật sư
      -
      CÙNG CHUYÊN MỤC
      • Nhiệm vụ, quyền hạn của Giám đốc Công an tỉnh, thành phố
      • Phân cấp quản lý ngân sách nhà nước là gì? Ý nghĩa phân cấp?
      • Lệ phí trước bạ nhà đất là gì? Lệ phí trước bạ nhà đất ai trả?
      • Mẫu giấy biên nhận tiền bằng tiếng Anh, song ngữ Anh – Việt
      • Quy trình giám định pháp y tâm thần? Phải giám định ở đâu?
      • Thủ tục cấp phép tổ chức đào tạo, bồi dưỡng ngoại ngữ tin học
      • Hệ thống pháp luật quốc tế là gì? Pháp luật quốc tế bao gồm?
      • Kinh nghiệm quản lý đất đai, bất động sản ở một số nước
      • Mục tiêu và nhiệm vụ của chính sách xây dựng pháp luật
      • Hệ thống pháp luật và hoạt động lập pháp của CHDCND Lào
      • Quân chủ chuyên chế là gì? Chính thể quân chủ chuyên chế?
      • So sánh án lệ Việt Nam và án lệ các nước Common law
      BÀI VIẾT MỚI NHẤT
      • Viết đoạn văn đóng vai lão Hạc kể lại câu chuyện bán chó
      • Cảm nhận về Hạnh phúc của một tang gia (Vũ Trọng Phụng)
      • Đổi mới phương pháp giáo dục pháp luật học sinh, sinh viên?
      • Soạn bài Hội thổi cơm thi ở Đồng Vân – Lớp 6 Chân trời sáng tạo
      • Đóng vai Giôn-xi kể lại câu chuyện Chiếc lá cuối cùng
      • Nam Á có mấy miền địa hình? Nêu rõ đặc điểm các miền?
      • Toán Vừa gà vừa chó bó lại cho tròn 36 con 100 chân chẵn
      • Thuyết minh về tác phẩm Bình Ngô đại cáo chọn lọc siêu hay
      • Cảm nhận về nhân vật bà cụ Tứ trong truyện ngắn Vợ nhặt
      • Viết 4-5 câu kể về buổi đi chơi cùng người thân ý nghĩa
      • Như thế nào được coi là người tham gia giao thông có văn hóa?
      • Kết bài Bài ca ngất ngưởng (Nguyễn Công Trứ) hay nhất
      LIÊN KẾT NỘI BỘ
      • Tư vấn pháp luật
      • Tư vấn luật tại TPHCM
      • Tư vấn luật tại Hà Nội
      • Tư vấn luật tại Đà Nẵng
      • Tư vấn pháp luật qua Email
      • Tư vấn pháp luật qua Zalo
      • Tư vấn luật qua Facebook
      • Tư vấn luật ly hôn
      • Tư vấn luật giao thông
      • Tư vấn luật hành chính
      • Tư vấn pháp luật hình sự
      • Tư vấn luật nghĩa vụ quân sự
      • Tư vấn pháp luật thuế
      • Tư vấn pháp luật đấu thầu
      • Tư vấn luật hôn nhân gia đình
      • Tư vấn pháp luật lao động
      • Tư vấn pháp luật dân sự
      • Tư vấn pháp luật đất đai
      • Tư vấn luật doanh nghiệp
      • Tư vấn pháp luật thừa kế
      • Tư vấn pháp luật xây dựng
      • Tư vấn luật bảo hiểm y tế
      • Tư vấn pháp luật đầu tư
      • Tư vấn luật bảo hiểm xã hội
      • Tư vấn luật sở hữu trí tuệ
      LIÊN KẾT NỘI BỘ
      • Tư vấn pháp luật
      • Tư vấn luật tại TPHCM
      • Tư vấn luật tại Hà Nội
      • Tư vấn luật tại Đà Nẵng
      • Tư vấn pháp luật qua Email
      • Tư vấn pháp luật qua Zalo
      • Tư vấn luật qua Facebook
      • Tư vấn luật ly hôn
      • Tư vấn luật giao thông
      • Tư vấn luật hành chính
      • Tư vấn pháp luật hình sự
      • Tư vấn luật nghĩa vụ quân sự
      • Tư vấn pháp luật thuế
      • Tư vấn pháp luật đấu thầu
      • Tư vấn luật hôn nhân gia đình
      • Tư vấn pháp luật lao động
      • Tư vấn pháp luật dân sự
      • Tư vấn pháp luật đất đai
      • Tư vấn luật doanh nghiệp
      • Tư vấn pháp luật thừa kế
      • Tư vấn pháp luật xây dựng
      • Tư vấn luật bảo hiểm y tế
      • Tư vấn pháp luật đầu tư
      • Tư vấn luật bảo hiểm xã hội
      • Tư vấn luật sở hữu trí tuệ
      Dịch vụ luật sư uy tín toàn quốc


      Tìm kiếm

      Duong Gia Logo

      •   ĐẶT CÂU HỎI TRỰC TUYẾN
         ĐẶT LỊCH HẸN LUẬT SƯ

      VĂN PHÒNG HÀ NỘI:

      Địa chỉ: 89 Tô Vĩnh Diện, phường Khương Trung, quận Thanh Xuân, thành phố Hà Nội, Việt Nam

       Điện thoại: 1900.6568

       Email: dichvu@luatduonggia.vn

      VĂN PHÒNG MIỀN TRUNG:

      Địa chỉ: 141 Diệp Minh Châu, phường Hoà Xuân, quận Cẩm Lệ, thành phố Đà Nẵng, Việt Nam

       Điện thoại: 1900.6568

       Email: danang@luatduonggia.vn

      VĂN PHÒNG MIỀN NAM:

      Địa chỉ: 227 Nguyễn Thái Bình, phường 4, quận Tân Bình, thành phố Hồ Chí Minh, Việt Nam

       Điện thoại: 1900.6568

        Email: luatsu@luatduonggia.vn

      Bản quyền thuộc về Luật Dương Gia | Nghiêm cấm tái bản khi chưa được sự đồng ý bằng văn bản!

      Chính sách quyền riêng tư của Luật Dương Gia

      • Chatzalo Chat Zalo
      • Chat Facebook Chat Facebook
      • Chỉ đường picachu Chỉ đường
      • location Đặt câu hỏi
      • gọi ngay
        1900.6568
      • Chat Zalo
      Chỉ đường
      Trụ sở chính tại Hà NộiTrụ sở chính tại Hà Nội
      Văn phòng tại Đà NẵngVăn phòng tại Đà Nẵng
      Văn phòng tại TPHCMVăn phòng tại TPHCM
      Gọi luật sư Gọi luật sư Yêu cầu dịch vụ Yêu cầu dịch vụ
      • Gọi ngay
      • Chỉ đường

        • HÀ NỘI
        • ĐÀ NẴNG
        • TP.HCM
      • Đặt câu hỏi
      • Trang chủ