Văn bản dịch thuật công chứng có thời hạn bao lâu?

1. Văn bản dịch thuật công chứng là gì? 

Dịch thuật công chứng sẽ bao gồm 2 công việc là dịch thuật và công chứng bản dịch. Theo đó, sẽ diễn ra quá trình dịch văn bản, tài liệu ngôn ngữ từ bản gốc sang ngôn ngữ đích và sau đó thực hiện công chứng bản dịch này chuẩn xác với nội dung và đúng pháp luật so với bản gốc. Dịch thuật công chứng có thể được thực hiện tại 3 tổ chức được cấp phép dịch thuật công chứng đó là: 

– Công ty dịch thuật chuyên dịch thuật đầy là những công ty chuyên về dịch thuật, có thể nhận làm cả dịch vụ công chứng tư pháp và công chứng tư nhân để công chứng bản dịch. 

– Văn phòng công chứng tư nhân chuyên công chứng tư nhân việc thực hiện dịch thuật sẽ dựa trên các công tác viên liên kết, thực hiện việc công chứng theo thủ tục công chứng tư nhân theo quy định. 

– Phòng công chứng (thuộc sở tư pháp các quận huyện) cũng tương tự như văn phòng công chứng là thực hiện dịch thuật sẽ phụ thuộc vào công tác viên liên kết, tuy nhiên lại thực hiện chức năng làm công chứng tư pháp. 

Tùy vào mục đích sử dụng bản công chứng dịch thuật, mà người yêu cầu có thể lựa chọn các tổ chức để thực hiện việc dịch thuật công chứng. Chẳng hạn như căn cứ vào nơi mà người yêu cầu dự định nộp hồ sơ vào yêu cầu bản dịch phải được chứng thực bởi cơ quan thì sẽ lựa chọn cơ quan đó để thực hiện phù hợp như một số đại sứ quán  quán yêu cầu bản dịch thuật công chứng nhà nước.

Trường hợp khách hàng chỉ muốn dịch thuật công chứng nhà nước (Tư pháp nhà nước) chứ không muốn thông qua các văn phòng công chứng thì tùy thuộc vào nhu cầu, mục đích của khách hàng hoặc nơi nộp hồ sơ chứ về giá trị pháp lý của các bản dịch thuật công chứng dù là nhà nước hay các văn phòng công chứng thì đều có giá trị như nhau. 

Dịch thuật công chứng theo quy định tại Điều 61 Văn bản hợp nhất 11/VBHN-VPQH 2023 hợp nhất Luật Công chứng thì người dịch thuật phải là là cộng tác viên của tổ chức hành nghề công chứng, chữ ký của biên dịch viên làm việc trong công ty với các đơn vị công chứng sẽ được đăng ký. Cộng tác viên phải đáp ứng điều kiện là người tốt nghiệp đại học ngoại ngữ hoặc đại học khác mà thông thạo thứ tiếng nước ngoài đó và phải chịu trách nhiệm đối với tổ chức hành nghề công chứng về tính chính xác, phù hợp của nội dung bản dịch do mình thực hiện. Cá nhân có thể tự dịch thuật tài liệu nhưng bản dịch thuật này tài liệu giấy tờ đã dịch sẽ không được các đơn vị công chứng tư nhân và tư pháp chấp nhận để công chứng. Như vậy nếu tự dịch thuật tài liệu, hồ sơ giấy tờ thì không thể tự công chứng được tại các đơn vị công chứng như Văn phòng công chứng tư nhân hay Phòng công chứng thuộc Sở Tư pháp các quận, huyện.

Trong một số trường hợp công chứng viên không được nhận và công chứng bản dịch, cụ thể đó là: 

+ Bản chính được cấp sai thẩm quyền hoặc không hợp lệ; bản chính giả. 

+ Giấy tờ, văn bản được yêu cầu dịch đã bị tẩy xóa, sửa chữa, thêm, bớt hoặc bị hư hỏng, cũ nát không thể xác định rõ nội dung. 

+ Giấy tờ, văn bản được yêu cầu dịch thuộc bí mật nhà nước; giấy tờ, văn bản bị cấm phổ biến theo quy định của pháp luật.

2. Văn bản dịch thuật công chứng có thời hạn bao lâu?

Theo quy định hiện hành không có quy định cụ thể về thời hạn có hiệu lực của một bản dịch thuật công chứng, chỉ nêu thời điểm bắt đầu có hiệu lực của văn bản công chứng. Nhưng qua thực tiễn thì thời hạn của bản dịch công chứng phụ thuộc vào thời hạn đã được quy định trên giấy tờ. 

Văn bản công chứng bắt đầu có hiệu lực từ ngày công chứng viên ký tên, đóng dấu của tổ chức hành nghề công chứng vào văn bản này, bản chính của văn bản công chứng (hợp đồng, giao dịch được công chứng) và các giấy tờ khác trong hồ sơ công chứng (giấy tờ về quyền nhân thân, giấy tờ về tài sản…) sẽ được lưu trữ ít nhất là 20 năm tại trụ sở của tổ chức hành nghề công chứng (văn phòng công chứng hoặc phòng công chứng).

Như vậy, không có quy định nào về thời hạn có hiệu lực của công chứng. Việc văn bản công chứng có thời hạn phụ thuộc vào thoả thuận của các bên trong nội dung văn bản hoặc có thể vô thời hạn nếu các bên không có thỏa thuân và pháp luật cũng không quy định khác. Một số loại văn bản dịch thuật công chứng mà phụ thuộc vào sự thỏa thuận của các bên như: Hợp đồng uỷ quyền có hiệu lực theo thoả thuận của các bên, trường hợp không có thoả thuận và pháp luật cũng không có quy định thì hiệu lực của hợp đồng uỷ quyền là 01 năm; hợp đồng thuê nhà thì thời hạn hợp đồng thuê nhà theo thoả thuận của các bên…

Bên cạnh đó, có thể xác định thời hạn của văn bản dịch thuật công chứng căn cứ vào hiệu lực của bản gốc. Chẳng hạn đối với các giấy tờ có giá trị vô thời hạn như bằng cấp,…thì bản dịch thuật công chứng cũng sẽ có giá trị vô thời hạn, trừ trường hợp các loại giấy tờ này bị thu hồi, hủy bỏ. Hay đối với các loại giấy tờ có thời hạn như căn cước công dân,…thì bản công chứng dịch thuật cũng có giá trị trong thời hạn các bản gốc giấy tờ này còn hạn sử dụng. Bên cạnh đó tùy thuộc vào nơi tiếp nhận hồ sơ mà có thể có những bản công chứng dịch thuật chỉ có giá trị trong thời hạn ngắn từ 3 tháng đến 6 thàng, sau thời hạn này thì hồ sơ cần được công chứng lại. 

Về thời hạn công chứng được xác định kể từ ngày thụ lý hồ sơ yêu cầu công chứng đến ngày trả kết quả công chứng, không quá 2 ngày làm việc, nếu phức tạp thì có thể gia hạn nhưng không quá 10 ngày, không tính thời gian xác minh, giám định nội dung liên quan đến hợp đồng, giao dịch, niêm yết việc thụ lý công chứng văn bản thỏa thuận phân chia di sản, văn bản khai nhận di sản, dịch giấy tờ, văn bản. 

3. Quy trình thực hiện dịch thuật công chứng tại tổ chức hành nghề công chứng: 

Công chứng dịch thuật sẽ được thực hiện theo quy trình như sau: 

Bước 1: Công chứng viên tiếp nhận bản chính giấy tờ, văn bản cần dịch, kiểm tra và giao cho người phiên dịch là cộng tác viên của tổ chức mình thực hiện, cần lưu ý đối với tài liệu nước ngoài phải được hợp pháp hóa lãnh sự tại cơ quan ngoại giao trước khi tiến hành dịch thuật và công chứng (ngoại trừ trường hợp văn bản, tài liệu của một số quốc gia được miễn hợp thức hóa theo quy định của Điều ước quốc tế mà Việt Nam và nước đó là thành viên). 

Bước 2: Người phiên dịch phải ký vào từng trang của bản dịch trước khi công chứng viên ghi lời chứng và ký vào từng trang của bản dịch.Từng trang của bản dịch phải được đóng dấu chữ “Bản dịch” vào chỗ trống phía trên bên phải; bản dịch phải được đính kèm với bản sao của bản chính và được đóng dấu giáp lai. Người dịch sẽ phải chịu trách nhiệm về tính chính xác của bản dịch. 

Bước 3: Bản dịch sẽ được chuyển lại cho các công chứng viên của tổ chức đó ra lời chứng và phải được đóng dấu của tổ chức hành nghề công chứng và giáp lai với bản sao của tài liệu gốc, bản chính của bản dịch. Việc ra lời chứng nhằm xác nhận về tính chính xác nội dung, hợp pháp về nội dung và hình thức của bản dịch. 

Lời chứng của công chứng viên đối với bản dịch phải ghi rõ đầy đủ các thông tin đó là:

+ Thời điểm, địa điểm công chứng, họ tên công chứng viên, tên tổ chức hành nghề công chứng.

+ Họ tên người phiên dịch.

+ Chứng nhận chữ ký trong bản dịch đúng là chữ ký của người phiên dịch.

+ Chứng nhận nội dung bản dịch là chính xác, không vi phạm pháp luật, không trái đạo đức xã hội; có chữ ký của công chứng viên và đóng dấu của tổ chức hành nghề công chứng.

Những văn bản sử dụng trong bài viết: 

Văn bản hợp nhất 11/VBHN-VPQH 2023 hợp nhất Luật Công chứng