Ủy quyền khai nhận di sản thừa kế khi đang ở nước ngoài

1. Có được ủy quyền khai nhận di sản thừa kế khi đang ở nước ngoài không?

Trong thực tế, nhiều trường hợp người thuộc hàng thừa kế đang sinh sống, làm việc hoặc học tập ở nước ngoài nên không thể trực tiếp có mặt tại Việt Nam để thực hiện thủ tục khai nhận di sản thừa kế. Khi đó, vấn đề được nhiều người quan tâm là: Có thể ủy quyền cho người khác thay mình thực hiện thủ tục này không?

Khoản 3 Điều 141 Bộ luật Dân sự 2015 quy định rõ về việc ủy quyền khai nhận di sản thừa kế. Theo đó, một cá nhân/pháp nhân có thể đại diện cho nhiều cá nhân hoặc pháp nhân khác nhau nhưng không được nhân danh người được đại diện để xác lập, thực hiện giao dịch dân sự với chính mình hoặc với bên thứ ba mà mình cũng là người đại diện của người đó, trừ trường hợp pháp luật có quy định khác.

Và Điều 562 Bộ luật Dân sự năm 2015 quy định: Hợp đồng ủy quyền là sự thỏa thuận giữa các bên, theo đó bên được ủy quyền có nghĩa vụ thực hiện công việc nhân danh bên ủy quyền, bên ủy quyền chỉ phải trả thù lao nếu có thỏa thuận hoặc pháp luật có quy định.

Pháp luật dân sự hiện hành KHÔNG có bất kì điều luật cấm việc ủy quyền thực hiện các thủ tục liên quan đến thừa kế, bao gồm cả việc khai nhận di sản thừa kế. Vì vậy, người có quyền hưởng di sản hoàn toàn có thể lập hợp đồng ủy quyền cho người khác thay mình thực hiện các thủ tục cần thiết tại cơ quan có thẩm quyền.

Đối với trường hợp người thừa kế đang ở nước ngoài nếu không thể trực tiếp về Việt Nam để thực hiện thủ tục khai nhận di sản thì họ CÓ QUYỀN lập văn bản hoặc hợp đồng ủy quyền cho người thân hoặc cá nhân khác tại Việt Nam đại diện thực hiện việc khai nhận di sản thừa kế. Văn bản ủy quyền này thường được lập tại cơ quan đại diện ngoại giao hoặc lãnh sự của Việt Nam ở nước ngoài hoặc được công chứng tại nước sở tại và thực hiện thủ tục hợp pháp hóa lãnh sự theo quy định trước khi sử dụng tại Việt Nam.

Như vậy: Người đang ở nước ngoài vẫn có thể thực hiện quyền thừa kế của mình thông qua hình thức ủy quyền hợp pháp cho người khác thay mặt thực hiện thủ tục khai nhận di sản thừa kế tại Việt Nam. Điều này giúp bảo đảm quyền và lợi ích hợp pháp của người thừa kế, đồng thời tạo thuận lợi trong việc giải quyết các thủ tục thừa kế khi không thể trực tiếp có mặt.

2. Thủ tục ủy quyền khai nhận di sản thừa kế khi đang ở nước ngoài:

Trong nhiều trường hợp, người thừa kế đang sinh sống, học tập hoặc làm việc ở nước ngoài nên không thể trực tiếp về Việt Nam để tham gia thủ tục khai nhận hoặc thỏa thuận phân chia di sản thừa kế. Khi đó, người thừa kế có thể lập hợp đồng ủy quyền cho người khác tại Việt Nam thay mặt mình thực hiện các thủ tục liên quan. Tuy nhiên, việc ủy quyền này phải tuân thủ đúng quy định của pháp luật về chứng thực và công chứng.

Cần lưu ý không phải mọi giấy ủy quyền đều có thể chỉ thực hiện thủ tục chứng thực chữ ký. Theo điểm d khoản 4 Điều 24 của Nghị định 23/2015/NĐ-CP, việc chứng thực chữ ký trên giấy ủy quyền chỉ được áp dụng khi việc ủy quyền không có thù lao, không có nghĩa vụ bồi thường của bên được ủy quyền và không liên quan đến việc chuyển quyền sở hữu tài sản hoặc quyền sử dụng bất động sản. Do đó, đối với trường hợp ủy quyền để thỏa thuận phân chia di sản thừa kế là quyền sử dụng đất hoặc quyền sở hữu nhà ở thì không thể chỉ chứng thực chữ ký trên giấy ủy quyền.

Bên cạnh đó, khoản 3 Điều 14 của Thông tư 01/2020/TT-BTP cũng quy định việc ủy quyền cho người khác tham gia phân chia, định đoạt quyền sử dụng đất không thuộc trường hợp được chứng thực chữ ký trên giấy ủy quyền. Vì vậy, các bên bắt buộc phải lập ”Hợp đồng ủy quyền” và thực hiện công chứng hoặc chứng thực hợp đồng ủy quyền theo quy định của pháp luật.

Đối chiếu với quy định của Điều 57 Luật Công chứng 2024, trong trường hợp bên ủy quyền và bên được ủy quyền không thể cùng đến một tổ chức hành nghề công chứng để ký kết hợp đồng ủy quyền, pháp luật cho phép thực hiện công chứng theo từng bên. Cụ thể, bên ủy quyền được yêu cầu công chứng viên của tổ chức hành nghề công chứng mà mình lựa chọn chứng nhận việc đề nghị ủy quyền trong hợp đồng ủy quyền; bên được ủy quyền được yêu cầu công chứng viên của tổ chức hành nghề công chứng mà mình lựa chọn chứng nhận tiếp vào bản gốc của hợp đồng ủy quyền đó để xác nhận việc chấp nhận ủy quyền, hoàn thành việc công chứng hợp đồng ủy quyền và gửi 01 bản gốc của văn bản công chứng đó cho tổ chức hành nghề công chứng mà bên ủy quyền đã công chứng để lưu hồ sơ công chứng.

Trường hợp người thừa kế đang ở nước ngoài, thủ tục ủy quyền thường được thực hiện theo các bước sau:

Bước 1: Chuẩn bị hồ sơ ủy quyền.

Người ủy quyền cần chuẩn bị một bộ hồ sơ bao gồm các giấy tờ cơ bản như:

• Bản sao hộ chiếu;
• Giấy tờ chứng minh nơi cư trú tại nước ngoài;
• Giấy tờ chứng minh quan hệ với người để lại di sản (như giấy khai sinh);
• Giấy chứng tử của người để lại di sản;
• Giấy tờ liên quan đến tài sản thừa kế (ví dụ giấy chứng nhận quyền sử dụng đất, quyền sở hữu nhà ở);
• Dự thảo hợp đồng ủy quyền và bản sao giấy tờ tùy thân của người được ủy quyền tại Việt Nam.

Bước 2: Công chứng hợp đồng ủy quyền tại cơ quan đại diện ngoại giao của Việt Nam.

Người ủy quyền mang hồ sơ đến Đại sứ quán hoặc Lãnh sự quán Việt Nam tại quốc gia đang cư trú để yêu cầu công chứng hợp đồng ủy quyền.

Cơ quan đại diện ngoại giao của Việt Nam ở nước ngoài có thẩm quyền thực hiện việc công chứng đối với các giao dịch dân sự của công dân Việt Nam. Sau khi được công chứng, hợp đồng ủy quyền sẽ được lập thành nhiều bản để sử dụng trong quá trình thực hiện thủ tục tại Việt Nam.

Bước 3: Gửi hợp đồng ủy quyền về Việt Nam để hoàn tất thủ tục công chứng.

Sau khi hoàn tất việc công chứng tại cơ quan đại diện ngoại giao, người ủy quyền gửi các bản hợp đồng ủy quyền về cho người được ủy quyền tại Việt Nam. Người được ủy quyền sau đó mang các bản hợp đồng này đến Tổ chức hành nghề công chứng nơi mình cư trú để ký tiếp vào bản gốc hợp đồng ủy quyền theo thủ tục công chứng nối hoặc ký thụ ủy.

Khi hoàn tất bước này, hợp đồng ủy quyền sẽ có giá trị pháp lý đầy đủ và người được ủy quyền có thể thay mặt người thừa kế ở nước ngoài thực hiện các thủ tục khai nhận hoặc thỏa thuận phân chia di sản thừa kế tại Tổ chức hành nghề công chứng hoặc cơ quan có thẩm quyền khác tại Việt Nam.

3. Có được ủy quyền khai nhận di sản thừa kế cho các đồng thừa kế khác không?

Trong thực tế, khi nhiều người cùng thuộc hàng thừa kế, một số người không thể trực tiếp tham gia thủ tục khai nhận hoặc thỏa thuận phân chia di sản nên muốn ủy quyền cho một đồng thừa kế khác thay mặt mình thực hiện. Tuy nhiên, việc ủy quyền này không phải lúc nào cũng được pháp luật cho phép.

Theo Điều 141 của Bộ luật Dân sự 2015, một cá nhân có thể đại diện cho nhiều cá nhân khác nhau nhưng không được nhân danh người được đại diện để xác lập hoặc thực hiện giao dịch dân sự với chính mình hoặc với bên thứ ba mà mình cũng là người đại diện của người đó, ngoại trừ trường hợp pháp luật có quy định khác. Quy định này nhằm tránh tình trạng xung đột lợi ích trong các giao dịch dân sự.

Trong thủ tục thừa kế, việc lập văn bản thỏa thuận phân chia di sản là một giao dịch dân sự giữa các đồng thừa kế với nhau. Vì vậy, nếu một người thừa kế ủy quyền cho một đồng thừa kế khác tham gia ký văn bản thỏa thuận phân chia di sản thì người được ủy quyền sẽ đồng thời tham gia giao dịch với hai tư cách: Vừa là người có quyền lợi trực tiếp trong khối di sản, vừa là người đại diện theo ủy quyền của người thừa kế khác. Trường hợp này được xem là một người vừa nhân danh bản thân mình vừa nhân danh người được ủy quyền để thực hiện cùng một giao dịch dân sự, và điều này không phù hợp với quy định của pháp luật cũng như không đảm bảo tính vô tư khách quan.

Ví dụ: Trong trường hợp có 04 anh em cùng là đồng thừa kế di sản của cha mẹ, nếu một người đang làm việc ở nước ngoài muốn ủy quyền cho một trong ba người còn lại tại Việt Nam thay mình tham gia ký văn bản thỏa thuận phân chia di sản thì người được ủy quyền sẽ đồng thời đại diện cho chính mình và đại diện cho người ở nước ngoài trong cùng một giao dịch. Điều này sẽ vi phạm quy định về đại diện theo ủy quyền theo pháp luật dân sự.

Như vậy: Người thừa kế KHÔNG được ủy quyền cho các đồng thừa kế khác để tham gia lập văn bản thỏa thuận phân chia di sản. Thay vào đó, họ phải ủy quyền cho một người khác không thuộc hàng thừa kế (bạn bè thân thiết…) để đại diện thực hiện thủ tục khai nhận hoặc thỏa thuận phân chia di sản theo đúng quy định của pháp luật.

THAM KHẢO THÊM:

• Luật sư tư vấn phân chia thừa kế, khai nhận di sản thừa kế
• Hồ sơ, trình tự thủ tục khai nhận di sản thừa kế theo di chúc
• Mức lệ phí công chứng văn bản khai nhận di sản thừa kế