Hiện nay, bên cạnh việc đáp ứng nhu cầu sử dụng vốn tài chính của người sử dụng, các giao dịch tài chính còn ảnh hưởng trực tiếp đến quyền và lợi ích kinh tế của các cá nhân liên quan. Xoay quanh lĩnh vực tài chính, ngân hàng có rất nhiều sự kiện, vấn đề phát sinh liên quan. Các vấn đề này phát sinh dựa trên nhu cầu thực tiễn của con người. Một trong số đó là ủy nhiệm thu. Vậy ủy nhiệm thu là gì? Quy trình thủ tục thanh toán ủy nhiệm thu ra sao? Bài viết dưới đây sẽ phân tích, làm rõ vấn đề này.
Mục lục bài viết
1. Ủy nhiệm thu là gì?
Ủy nhiệm thu thực tế là một khái niệm khá mới mẻ và xa lạ với một số người. Bởi lẽ, tên gọi này mang tính chung quát cao. Nhiều người thắc mắc rằng: Ủy nhiệm thu là gì? Ủy nhiệm để thu thập vấn đề gì? Hay ủy nhiệm để thu nguồn chi phí nhất định nào? Song, xét về thuật ngữ chung, ủy nhiệm thu là một khái niệm chuyên biệt, được sử dụng trong lĩnh vực tài chính ngân hàng, để chỉ các hoạt động xoay quanh lĩnh vực này.
Ủy nhiệm thu (sau đây gọi chung là dịch vụ thanh toán ủy nhiệm thu) là việc ngân hàng thực hiện theo đề nghị của bên thụ hưởng thu hộ một số tiền nhất định trên tài khoản thanh toán của bên trả tiền để chuyển cho bên thụ hưởng trên cơ sở thỏa thuận bằng văn bản về việc ủy nhiệm thu giữa bên trả tiền và bên thụ hưởng nội dung này được quy định cụ thể tại Thông tư số 46/2014/TT-NHNN.
Về cơ bản, ta có thể hiểu Ủy nhiệm thu là dịch vụ thanh toán nhờ thu, ủy nhiệm thu của ngân hàng thực hiện theo đề nghị của bên thụ hưởng thu hộ với số tiền nhất định ở trên tài khoản thanh toán của bên trả tiền được chuyển cho người thụ hưởng. Giao dịch ngân hàng là một loại hình dịch vụ quen thuộc, gắn bó chặt chẽ với đời sống của người dân: Nhu cầu sinh sống, kinh doanh sản xuất. Hiện nay, do số lượng người dân sử dụng các loại hình tài chính ngân hàng lớn, nên các ngân hàng cùng cơ quan Nhà nước đã đưa ra những phương hướng hỗ trợ kịp thời, giúp hoạt động giao dịch tài chính ngân hàng diễn ra một khách quan, ổn định và rõ ràng hơn.
Trước đây, khi thực hiện bất kỳ hình thức giao dịch nào: Chuyển tiền, rút tiền, thanh toán các khoản vay,.. người dân phải trải qua rất nhiều thủ tục. Các thủ tục rắc rối giúp người dân bị loạn khi tham gia hoạt động này. Đặc biệt, khi tham gia thanh toán các khoản vay, người dân thường phải trực tiếp thực hiện. Điều này ảnh hưởng đến thời gian, công sức của con người. Hiện nay, trong thời kỳ xã hội phát triển ngày nay, hoạt động giao dịch tài chính ngày càng được đơn giản hóa qua hình thức công nghệ số. Đặc biệt, Nhà nước còn chấp nhận hình thức ủy quyền thu. Ủy quyền thu là một hình thức giao dịch. Hình thức giao dịch này dựa trên cơ sở thỏa thuận bằng văn bản về ủy nhiệm thu giữa bên trả tiền và bên thụ hưởng.
2. Hồ sơ, mẫu chứng từ ủy nhiệm thu:
Theo quy định tại Khoản 1, Điều 9 Thông tư
– Chữ nhờ thu (hoặc ủy nhiệm thu), số chứng từ;
– Ngày, tháng, năm lập chứng từ ủy nhiệm thu;
– Tên, địa chỉ, số hiệu tài khoản thanh toán của bên thụ hưởng;
– Tên ngân hàng phục vụ bên thụ hưởng;
– Tên, địa chỉ, số hiệu tài khoản thanh toán của bên trả tiền;
– Tên ngân hàng phục vụ bên trả tiền;
– Số hợp đồng (hoặc đơn đặt hàng, thỏa thuận) làm căn cứ để nhờ thu, số lượng chứng từ kèm theo;
– Nội dung thanh toán;
– Số tiền nhờ thu bằng chữ và bằng số;
– Ngày, tháng, năm ngân hàng phục vụ bên trả tiền thanh toán;
– Ngày, tháng, năm ngân hàng phục vụ bên thụ hưởng nhận được khoản thanh toán;
– Chữ ký (chữ ký tay đối với chứng từ giấy và chữ ký điện tử đối với chứng từ điện tử) của chủ tài khoản hoặc người được chủ tài khoản ủy quyền và chữ ký những người có liên quan đến chứng từ theo quy định của pháp luật; dấu đơn vị (nếu có).
Chỉ khi đảm bảo đầy đủ các giấy tờ liên quan nêu trên, văn bản ủy nhiệm thu mới có hiệu lực về mặt pháp luật.
3. Quy trình thanh toán ủy nhiệm thu:
Khoản 2, Điều 9 Thông tư 46/2014/TT-NHNN quy trình thanh toán ủy nhiệm thu như sau:
3.1. Lập, giao nhận ủy nhiệm thu:
Bên thụ hưởng lập ủy nhiệm thu, chuẩn bị những
Sau khi nhận những giấy tờ liên quan từ bên thụ hưởng, ngân hàng sẽ tiếp nhận và hướng dẫn đối tượng này thực hiện các bước đăng ký theo quy định của pháp luật cũng như phía bên ngân hàng.
3.2. Kiểm soát ủy nhiệm thu:
+ Khi nhận được ủy nhiệm thu và các chứng từ kèm theo của khách hàng, ngân hàng phải kiểm soát chặt chẽ đảm bảo tính hợp pháp, hợp lệ của ủy nhiệm thu theo đúng quy định về chế độ chứng từ kế toán ngân hàng. Trong trường kiểm tra giấy tờ, phát hiện ủy nhiệm thu không hợp pháp, hợp lệ thì ngân hàng báo cho khách hàng để chỉnh sửa, bổ sung hoặc trả lại cho khách hàng.
+ Khi nhận được hồ sơ thanh toán ủy nhiệm thu, ngân hàng tiến hành kiểm soát ủy nhiệm thu hợp pháp và kiểm tra số dư trên tài khoản thanh toán và khả năng thanh toán của bên trả tiền. Trong trường hợp ủy nhiệm thu có sai sót, ngân hàng phục vụ bên trả tiền gửi yêu cầu tra soát hoặc trả lại ủy nhiệm thu cho ngân hàng phục vụ bên thụ hưởng hoặc bên thụ hưởng.
3.3. Xử lý chứng từ và hạch toán:
+ Đối với trường hợp bên trả tiền có tài khoản thanh toán tại ngân hàng phục vụ bên thụ hưởng:
Trong trường hợp bên trả tiền đã ủy quyền cho ngân hàng được quyền tự động trích nợ tài khoản thanh toán của bên trả tiền để thanh toán ủy nhiệm thu: Nếu bên trả tiền đảm bảo khả năng thanh toán,ngân hàng phải hạch toán vào tài khoản thanh toán của bên trả tiền, bên thụ hưởng và báo nợ cho bên trả tiền, báo Có cho bên thụ hưởng. Nếu bên trả tiền không đảm bảo khả năng thanh toán, ngân hàng phải báo cho bên trả tiền, bên thụ hưởng biết và trả lại ủy nhiệm thu cho bên thụ hưởng hoặc tiếp tục lưu giữ ủy nhiệm thu đến khi bên trả tiền đảm bảo khả năng thanh toán và tiến hành xử lý như trên.
Trong trường hợp bên trả tiền chưa ủy quyền cho ngân hàng được quyền tự động trích nợ tài khoản thanh toán của bên trả tiền để thanh toán ủy nhiệm thu, ngân hàng phải thông báo ủy nhiệm thu cho bên trả tiền. Nếu bên trả tiền chấp thuận ủy quyền trích nợ tài khoản thanh toán, ngân hàng tiến hành xử lý hạch toán vào tài khoản thanh toán của bên trả tiền, bên thụ hưởng và báo Nợ cho bên trả tiền, báo Có cho bên thụ hưởng. Nếu bên trả tiền không chấp thuận ủy quyền trích nợ, ngân hàng thông báo ngay và gửi trả ủy nhiệm thu cho bên thụ hưởng.
+ Đối với trường hợp bên trả tiền không có tài khoản thanh toán tại ngân hàng phục vụ bên thụ hưởng:
Sau khi kiểm soát ủy nhiệm thu hợp pháp, hợp lệ, ngân hàng phục vụ bên thụ hưởng có hình thức theo dõi phù hợp chứng từ đã được xử lý và gửi đi cho ngân hàng phục vụ bên trả tiền.
Khi nhận được ủy nhiệm thu và các chứng từ kèm, ngân hàng phục vụ bên trả tiền kiểm tra thỏa thuận ủy quyền trích nợ tài khoản thanh toán và tiến hành xử lý, hạch toán vào tài khoản thanh toán bên trả tiền như trường hợp bên trả tiền có tài khoản thanh toán tại ngân hàng phục vụ bên thụ hưởng. Cùng với đó, chủ thể này phải lập lệnh chuyển tiền gửi ngân hàng phục vụ bên thụ hưởng theo hệ thống thanh toán thích hợp.
Khi nhận được lệnh chuyển tiền do ngân hàng phục vụ bên trả tiền chuyển đến, ngân hàng phục vụ bên thụ hưởng căn cứ lệnh chuyển tiền để hạch toán vào tài khoản thích hợp và báo có cho bên thụ hưởng.
3.4. Ngân hàng thực hiện báo Nợ, báo Có:
Ngân hàng thực hiện báo Nợ, báo có đầy đủ, kịp thời cho khách hàng theo phương thức, thời điểm báo Nợ, báo Có đã được thỏa thuận giữa ngân hàng và khách hàng phù hợp với quy định của pháp luật.
Như vậy, khi đảm bảo tuân thủ các bước nêu trên theo quy định của Nhà nước và pháp luật, hoạt động ủy nhiệm thu sẽ đảm bảo tính pháp lý về mặt pháp luật, góp phần bảo vệ quyền và lợi ích hợp pháp của các chủ thể liên quan.
4. Ý nghĩa của ủy nhiệm thu:
Ủy nhiệm thu là một hoạt động phổ biến, gắn bó mật thiết chặt chẽ liên quan đến các giao dịch ngân hàng. Cá nhân sẽ ủy quyền cho ngân hàng thu giúp mình khoản tiền nhất định. Hai bên sẽ thỏa thuận bằng văn bản với nhau về khoản thù lao. Hoạt động ủy nhiệm thu có vai trò, ý nghĩa đặc biệt quan trọng. Cụ thể như sau:
– Ủy nhiệm thu giúp các cá nhân có nhu cầu lấy lại nguồn tiền đã cho vay trước đó từ một cá nhân, tổ chức nhất định mà không cần tốn quá nhiều công sức, thời gian. Điều này giúp đảm bảo quyền lợi hợp pháp của các cá nhân, tổ chức liên quan.
– Ủy nhiệm thu giúp tạo nên sự liên kết hợp pháp chặt chẽ giữa cá nhân và ngân hàng. Theo đó, phía bên ngân hàng sau khi nắm bắt được bản chất của giao dịch, số tiền cần thu, họ sẽ xác lập văn bản với bên có nhu cầu để thực hiện hoạt động thu tiền. Điều này góp phần sâu sắc trong việc tạo dựng sự ổn định của giá trị giao dịch, tránh được những rủi ro không mong muốn xảy ra. Bởi, khi ngân hàng đứng ra thu hộ, bên có nghĩa vụ trả tiền phải thực hiện tốt trách nhiệm của mình.
– Hoạt động ủy nhiệm thu giúp công tác quản lý của Nhà nước với các giao dịch dân sự giữa cá nhân với cá nhân, cá nhân với tổ chức, tổ chức với tổ chức được cụ thể, rõ ràng hơn.
Các văn bản pháp luật sử dụng trong bài viết:
– Thông tư 46/2014/TT-NHNN hướng dẫn về dịch vụ thanh toán không dùng tiền mặt do Thống đốc Ngân hàng Nhà nước ban hành
