Mỗi công ty đều có hệ thống các phòng, ban, bộ phận giữ vai trò và có nhiệm vụ riêng. Trong đó không thể thiếu những cá nhân trong tập thể có trách nhiệm thực hiện các công việc được giao. Một trong những vị trí quan trọng đó là trưởng phòng, tùy từng lĩnh vực mà sẽ có các vị trí trưởng phòng khác nhau.
Mục lục bài viết
1. Trưởng phòng là gì?
Nằm trong bộ phận quản lý của một doanh nghiệp, trưởng phòng đóng một vai trò rất quan trọng. Khi đảm nhận vị trí là một trưởng phòng, họ có trách nhiệm phân công, giám sát và điều chỉnh công việc của cả một phòng ban. Trong quá trình tư vấn thành lập doanh nghiệp cho khách hàng, chúng tôi nhận được nhiều thắc mắc liên quan đến vấn đề nhân sự của công ty, trong đó có thắc mắc về việc bổ nhiệm các chức vụ trong công ty như phó giám đốc, trưởng phòng.
Trưởng phòng là người đứng đầu phòng ban, bộ phận nào đó trong cơ quan, đơn vị, doanh nghiệp, trưởng phòng là người thực hiện các chức năng như điều hành, tổ chức, kiểm tra, … chính bộ phận mà mình quản lý và chịu trách nhiệm trước cấp trên.
Trưởng phòng trong tiếng Anh là Head of department
2. Mô tả công việc của một số vị trí trưởng phòng tiêu biểu:
2.1. Vị trí Trưởng phòng nhân sự:
Mục đích công việc của vị trí này là quản lý toàn bộ hoạt động nhân sự của công ty.
Nhiệm vụ cụ thể bao gồm:
1. Lập kế hoạch tuyển dụng, đào tạo, phát triển nguồn nhân lực định kỳ năm, quý, tháng.
2. Xây dựng chương trình phát triển nghề nghiệp cho CNV công ty.
3. Xây dựng chính sách thăng tiến và thay thế nhân sự.
4. Lập ngân sách nhân sự.
5. Hoạch định nguồn nhân lực nhằm phục vụ tốt cho sản xuất kinh doanh và chiến lược của công ty.
6. Xây dựng
7. Tổ chức và thực hiện công tác hành chánh theo chức năng nhiệm vụ và theo yêu cầu của Ban Giám đốc.
8. Xây dựng các quy định, lập kế hoạch liên quan đến việc sử dụng tài sản, trang thiết bị của công ty.
9. Xây dựng kế hoạch và tổ chức, giám sát việc thực hiện về an tinh trật tư, an toàn lao động, vệ sinh lao động và phòng chống cháy nổ.
10. Nghiên cứu, soạn thảo và trình duyệt các qui định áp dụng trong Công ty, xây dựng cơ cấu tổ chức của công ty – các bộ phận và tổ chức thực hiện. Đề xuất cơ cấu tổ chức, bộ máy điều hành của Công ty.Xây dựng hệ thống các qui chế, qui trình, qui định cho Công ty và giám sát việc chấp hành các nội qui đó.
11. Tham mưu cho BGĐ xây dựng có tính chất chiến lược bộ máy tổ chức hoạt động của công ty.
12. Tham mưu đề xuất cho BGĐ để xử lý các vấn đề thuộc lãnh vực Tổ chức-Hành chánh-Nhân sự.
13. Tham mưu cho BGĐ về việc xây dựng cơ cấu tổ chức, điều hành của công ty.
14. Tham mưu cho BGĐ về công tác đào tạo tuyển dụng trong công ty.
15. Tham mưu cho BGĐ về xây dựng các phương án về lương bổng, khen thưởng các chế độ phúc lợi cho người lao động.
16. Tham mưu cho BGĐ về công tác hành chánh của công ty.
17. Hỗ trợ Bộ phận khác trong việc quản lý nhân sự và là cầu nối giữa BGĐ và Người lao động trong Công ty. Hỗ trợ cho các bộ phận liên quan về công tác đào tạo nhân viên, cách thức tuyển dụng nhân sự… Hỗ trợ các bộ phận liên quan về công tác hành chánh.
2.2. Vị trí Trưởng phòng kinh doanh:
Trưởng phòng kinh doanh là người chịu trách nhiệm điều phối đội ngũ kinh doanh, xây dựng các kế hoạch kinh hoạch và điều chỉnh các kế hoạch đó phù hợp với chỉ định của các cấp trên nhằm đạt mục tiêu doanh số.
– Các công việc chính
- Quản lý đội ngũ nhân viên kinh doanh nhằm đạt mục tiêu tăng trưởng và mục tiêu doanh số
- Vạch định và triển khai chiến lược kinh doanh giúp mở rộng tệp khách hàng và đảm bảo độ phủ của doanh nghiệp
- Chịu trách nhiệm tuyển dụng, phân bổ mục tiêu, đào tạo và theo dõi hiệu quả làm việc của đội ngũ nhân viên kinh doanh
- Xây dựng và phát triển các mối quan hệ khách hàng bền chặt lâu dài
- Xây dựng, tối ưu quy trình bán hàng từ bước lên kế hoạch đến khi chốt sales
- Báo cáo về các kết quả kinh doanh, doanh thu và chi phí; đưa ra các dự báo trước ban quản trị
- Xác định các thị trường tiềm năng cùng những biến động thị trường; đồng thời luôn cập nhật các tình hình của đối thủ và các sản phẩm mới
– KPI công việc
Doanh thu theo đầu người: Doanh thu trung bình mà mỗi nhân viên kinh doanh trong phòng đạt được
Tỉ lệ tăng trưởng doanh số hàng tháng (của phòng)
Tỉ lệ chuyển đổi từ lead sang khách hàng (của phòng)
Thời gian chuyển đổi từ lead sang khách hàng (của phòng)
Tỉ lệ khách hàng mua sản phẩm khác/tiếp tục sử dụng sản phẩm (của phòng)
Quy mô hợp đồng trung bình (theo thời gian/theo giá trị) (của phòng)
Tỉ lệ hoàn thành mục tiêu kinh doanh (của phòng)
Yêu cầu công việc
- Tốt nghiệp Đại học chuyên ngành Quản trị kinh doanh hoặc các ngành liên quan
- Từng có kinh nghiệm ở vị trí Nhân viên kinh doanh hoặc Giám đốc kinh doanh, có thành tích và thường xuyên đạt/vượt doanh số
- Có ý thức không ngừng nâng cao trình độ bằng việc tham gia các workshop, seminar, hội thảo,…
- Thành thạo kĩ năng giao tiếp, thuyết trình và tạo ảnh hưởng ở mọi mức độ tổ chức
- Nhạy bén với các cơ hội kinh doanh, có kiến thức chuyên sâu về ngành và sản phẩm
2.3. Vị trí trưởng phòng hành chính tổng hợp:
– Trưởng phòng hành chính tổng hợp là người phụ trách mảng hành chính trong doanh nghiệp bao gồm các vấn đề liên quan đến thủ tục, hồ sơ, chế độ, chính sách, cách thiết lập và quản lý các biểu mẫu lưu hành trong doanh nghiệp,… Ngoài ra, trưởng phòng hành chính tổng hợp cùng các nhân sự mình quản lý cần tham gia các hoạt động khác của phòng nhân sự.
– Các công việc chính
Phân công công việc, chịu trách nhiệm và giám sát toàn bộ công việc của phòng hành chính nhân sự từ cấp độ phòng ban tới từng cá nhân.
Tham gia các công việc chung về tuyển dụng, nâng lương, khen thưởng, kỷ luật, bảo hộ lao động, khoa học kỹ thuật ….. nhằm đảm bảo quyền lợi cho người lao động.
Tổ chức tuyển dụng, ký kết
Đảm bảo các thủ tục về bảo hiểm, phúc lợi, chế độ, chính sách … trong doanh nghiệp. Phối hợp thực hiện và áp dụng các chính sách này cùng các nhân sự trong phòng Hành chính.
Lưu trữ hồ sơ của nhân viên. Tra cứu thông tin về hồ sơ trong Database của doanh nghiệp khi cần thiết.
Xây dựng các văn bản có tính pháp quy, quy chế của công ty và áp dụng các biểu mẫu tương ứng cho các vấn đề phát sinh.
Các công việc khác theo yêu cầu của ban lãnh đạo.
– KPI công việc
Tỷ lệ giải quyết vấn đề ngay từ lần gọi đầu tiên (First Contact Resolution – FCR)
Tỷ lệ yêu cầu, đề xuất được giải quyết
Chỉ số hài lòng của nhân viên (Employee Satisfaction Index)
Mức độ cam kết của nhân viên (Employee Engagement Level)
2.4. Vị trí trưởng phòng đào tạo:
Trưởng phòng đào tạo là người tổ chức và quản lý các chương trình đào tạo, tập huấn trong một tổ chức, doanh nghiệp nhằm mục đích nâng cao kỹ năng cho nhân viên. Tùy thuộc vào quy mô của doanh nghiệp, họ sẽ lãnh đạo một nhóm tập huấn viên hoặc chính bản thân họ sẽ thực hiện việc đào tạo.
Một trưởng phòng đào tạo giỏi sẽ đảm bảo được nhân viên trong công ty có đầy đủ khả năng để thực hiện các công việc hướng tới đạt được mục tiêu chung.
Đối với vị trí này, ứng viên tối thiểu cần có bằng đại học trong lĩnh vực nhân sự, đào tạo và phát triển hoặc quản trị kinh doanh. Những chứng chỉ liên quan hoặc bằng cấp chuyên sâu hơn sẽ là những lợi thế. Ngoài ra, ứng viên cũng cần có kinh nghiệm đáng kể trong vị trí tương tự hoặc công việc tương đương.
– Công việc của trưởng phòng đào tạo
+ Xây dựng các chương trình đào tạo mới
Thông qua việc phân tích nghề nghiệp, hướng phát triển nghề nghiệp, đánh giá năng lực nhân viên hiện tại, thảo luận với các quản lý trực tiếp, nhân viên và giám đốc, trưởng phòng đào tạo sẽ nhận định và phát triển các chương trình đào tạo mới. Chương trình đào tạo có thể là phát triển kỹ năng mới hoặc nâng cao những kỹ năng cũ, bổ sung kiến thức, các công nghệ mới có thể áp dụng vào công việc,… tùy theo nhu cầu.
Trưởng phòng đào tạo có nhiệm vụ tìm hiểu và cập nhật các phương pháp đào tạo mới để nâng cao hiệu quả đào tạo. Họ cũng sẽ lên trước lịch đào tạo trong năm cho doanh nghiệp, bao gồm sắp xếp thời gian,
+ Tổ chức thực hiện chương trình đào tạo
Trưởng phòng đào tạo có nhiệm vụ tổ chức tập huấn đào tạo nhân viên mới và nhân viên cũ để nâng cao năng lực nghiệp vụ.
Trưởng phòng đào tạo cũng sẽ là người xây dựng hoặc tổ chức xây dựng các công cụ dành cho đào tạo như tài liệu tập huấn, các bài phát biểu, bài kiểm tra đầu vào đầu ra đối với nhân viên. Đối với những tài liệu tập huấn được cung cấp bởi các bên thứ ba, trưởng phòng đào tạo sẽ rà soát để tìm ra các điểm chưa phù hợp cần sửa.
Khi tổ chức các chương trình đào tạo, trưởng phòng đào tạo cũng sẽ quan tâm tới các vấn đề hậu cần kỹ thuật như các trang thiết bị dùng cho tập huấn. Các công tác chuẩn bị khác như nơi tổ chức tập huấn (có thể là ngay tại doanh nghiệp hoặc tại một địa điểm bên ngoài), phương tiện đi lại, đồ dùng hậu cầu khác có thể không phải do trưởng phòng đào tạo chuẩn bị nhưng sẽ là người duyệt thông qua.
Trưởng phòng đào tạo có thể là người trực tiếp đào tạo, quản lý những tập huấn viên của bộ phận hoặc tìm kiếm những tập huấn viên phù hợp từ bên ngoài.
Ngoài ra, vị trí này còn có trách nhiệm thảo luận với các lãnh đạo để tìm ra các vấn đề trong đào tạo, các vấn đề cấu trúc và các điểm cần thay đổi cho phù hợp với từng bộ phận.
Như vậy, sử dụng chuyên môn lãnh đạo và quản lý, trưởng bộ phận hướng dẫn và động viên người lao động trong một bộ phận. Họ có thể điều phối các hoạt động làm việc và thuê nhân công mới, trong số các nhiệm vụ khác. Làm việc với các nhà quản lý và giám đốc điều hành khác, họ xác định các mục tiêu tài chính hàng năm của bộ phận và đảm bảo thành công của bộ phận. Những công nhân này là cần thiết trong gần như mọi ngành công nghiệp và thường phải có một nền giáo dục và kinh nghiệm làm việc tiên tiến.
