Thông thường, khi công chứng sẽ phải đến văn phòng công chứng hoặc cơ quan nhà nước có thẩm quyền để tiến hành công chứng. Vậy thì có những trường hợp nào không cần công chứng tại văn phòng công chứng? Cùng tìm hiểu bài viết dưới đây.
Mục lục bài viết
- 1 1. Những trường hợp không cần công chứng tại văn phòng công chứng:
- 2 2. Trình tự thủ tục thực hiện công chứng ngoài văn phòng công chứng:
- 3 3. Chi phí thực hiện công chứng ngoài văn phòng công chứng:
- 4 4. Ví dụ minh họa về áp dụng những quy định của pháp luật thực hiện việc công chứng ngoài văn phòng công chứng:
1. Những trường hợp không cần công chứng tại văn phòng công chứng:
Công chứng là hoạt động chứng nhận tính xác thực, hợp pháp của hợp đồng hay giao dịch, với mục đích là bảo đảm an toàn pháp lý cho các bên khi tham gia giao dịch, ký kết hợp đồng. Hợp đồng, giao dịch có công chứng được coi là hình thức mang tính xác thực cao nhất, thường những giao dịch, hợp đồng có tính chất phức tạp, dễ xảy ra tranh chấp sẽ được pháp luật quy định bắt buộc phải công chứng. Tuy nhiên, cũng có những trường hợp pháp luật quy định hợp đồng, giao dịch đó không bắt buộc phải công chứng nhưng cá nhân, tổ chức cảm thấy cần thiết nên tự nguyện yêu cầu công chứng.
Văn phòng công chứng là một tổ chức hành nghề công chứng, chỉ có duy nhất một trụ sở chính, pháp luật nghiêm cấm văn phòng công chứng mở thêm chi nhánh, văn phòng đại diện… ngoài trụ sở của văn phòng công chứng. Luật Công chứng bắt buộc hành vi công chứng phải được thực hiện tại tổ chức hành nghề công chứng, nhưng cũng có quy định về một số trường hợp ngoại lệ, đó là những trường hợp được phép công chứng ngoài trụ sở văn phòng công chứng.
Hành vi công chứng được diễn ra ngoài trụ sở của tổ chức hành nghề công chứng đối với những trường hợp sau:
+ Người yêu cầu công chứng là người già yếu, không thể đi lại được;
+ Người yêu cầu công chứng là người đang bị tạm giữ, tạm giam, đang thi hành án phạt tù;
+ Người yêu cầu công chứng có lý do chính đáng khác không thể đến trụ sở của tổ chức hành nghề công chứng.
Việc quy định những trường hợp ngoại lệ được phép công chứng tại nhà là hết sức linh hoạt, tạo điều kiện thuận lợi trong các trường hợp cá nhân có yêu cầu công chứng bị hạn chế, gặp khó khăn trong việc đi lại hoặc trong các trường hợp bất khả kháng với lý do chính đáng.
2. Trình tự thủ tục thực hiện công chứng ngoài văn phòng công chứng:
Bước 1: Công chứng viên tiếp nhận và thực hiện việc kiểm tra hồ sơ xin công chứng ngoài trụ sở. Hồ sơ công chứng được chia làm 2 trường hợp:
Trường hợp 1: Công chứng hợp đồng, giao dịch đã được soạn thảo sẵn gồm những giấy tờ như: Phiếu yêu cầu công chứng trong đó nêu rõ lý do yêu cầu công chứng ngoài trụ sở, dự thảo hợp đồng, giao dịch, bản sao giấy tờ tùy thân của người yêu cầu công chứng, và các loại giấy tờ về tài sản liên quan đến hợp đồng, giao dịch như bản sao giấy chứng nhận quyền sở hữu, quyền sử dụng đối với tài sản phải đăng ký theo quy định của pháp luật và bản sao giấy tờ khác có liên quan đến giao dịch, hợp đồng.
Lưu ý: Trường hợp này đã có sẵn hợp đồng, giao dịch thì công chứng viên phải kiểm tra dự thảo hợp đồng, giao dịch đó, nếu trong dự thảo mà đối tượng hợp đồng, giao dịch hay điều khoản vi phạm pháp luật, trái đạo đức xã hội thì công chứng viên phải chỉ rõ cho người yêu cầu công chứng để sửa chữa, nếu người yêu cầu không sửa thì công chứng viên có quyền từ chối.
Trường hợp 2: Công chứng hợp đồng, giao dịch do công chứng viên soạn thảo theo đề nghị của người yêu cầu công chứng gồm những loại giấy tờ như: trường hợp 1, nhưng sẽ không có trước dự thảo hợp đồng, giao dịch. Trường hợp này công chứng viên soạn thảo văn bản, hợp đồng theo yêu cầu của người yêu cầu công chứng.
Trường hợp hồ sơ yêu cầu công chứng đầy đủ, phù hợp với quy định của pháp luật thì thụ lý và ghi vào sổ công chứng.
Bước 2: Công chứng viên đến nơi công chứng ngoài trụ sở để thực hiện hoạt động công chứng theo phiếu hẹn và có những hoạt động sau:
+ Công chứng viên kiểm tra năng lực hành vi dân sự của người yêu cầu công chứng;
+ Công chứng viên hướng dẫn cho người yêu cầu công chứng tuân thủ đúng các quy định về thủ tục công chứng, các quy định về việc thực hiện hợp đồng, giao dịch và giải thích cho người yêu cầu công chứng hiểu rõ quyền, nghĩa vụ và lợi ích hợp pháp của họ, ý nghĩa và hậu quả pháp lý của việc tham gia hợp đồng, giao dịch;
+ Công chứng viên cho người yêu cầu công chứng tự đọc lại dự thảo văn bản công chứng, nếu nội dung văn bản thể hiện đúng ý chí của họ thì hướng dẫn họ ký, điểm chỉ vào văn bản.
Bước 3: Công chứng viên thực hiện việc ghi lời chứng và ký, đóng dấu vào hợp đồng, giao dịch:
Trong trường hợp người yêu cầu công chứng đồng ý toàn bộ nội dung trong dự thảo hợp đồng, giao dịch thì ký vào từng trang của hợp đồng, giao dịch. Công chứng viên thực hiện việc việc ghi lời chứng vào từng trang của hợp đồng, giao dịch.
Bước 4: Văn bản công chứng được đóng dấu và nộp phí công chứng, phí công chứng gồm thù lao công chứng và chi phí khác theo quy định tại Bộ phận thu phí của văn phòng công chứng, và công chứng viên có trách nhiệm phải giải thích rõ ràng về chi phí này cho người yêu cầu công chứng. Lưu ý: Trên phiếu yêu cầu công chứng ngoài trụ sở phải ghi rõ các thông tin: Lý do, địa điểm, thời gian yêu cầu công chứng vào Phiếu yêu cầu công chứng.
3. Chi phí thực hiện công chứng ngoài văn phòng công chứng:
Mức phí công chứng các loại hợp đồng, giao dịch theo quy định của pháp luật được xác định dựa trên giá trị tài sản, chẳng hạn như công chứng hợp đồng chuyển nhượng, tặng, cho, chia, tách, nhập, đổi, góp vốn bằng quyền sử dụng đất thì phí công chứng tính trên giá trị quyền sử dụng đất…hoặc không theo giá trị tài sản, nhưng được quy định cụ thể mức phí. Văn phòng công chứng dựa trên những quy định của pháp luật đó để niêm yết những nguyên tắc tính phí cụ thể, và cách tính này phải được giải thích rõ ràng tới người yêu cầu công chứng. Tuy nhiên việc công chứng ngoài trụ sở có thể phát sinh một số những chi phí khác cho văn phòng công chứng như chi phí đi lại của công chứng viên nên trong trường hợp này pháp luật cho phép người yêu cầu thực hiện công chứng ngoài trụ sở và văn phòng công chứng được phép thỏa thuận về chi phí thực hiện việc công chứng đó, nhưng việc thỏa thuận phải phù hợp với quy định của pháp luật.
4. Ví dụ minh họa về áp dụng những quy định của pháp luật thực hiện việc công chứng ngoài văn phòng công chứng:
4.1. Tình huống:
Ông Phạm Văn A là người khuyết tật, đã già yếu không đi lại được, ông A muốn lập di chúc để lại tài sản chia đều cho 5 người con. Tài sản của ông bao gồm 01 mảnh đất diện tích khoảng 300m2 ở quận Thanh Xuân, Hà Nội; 01 căn nhà diện tích khoảng 200m2 ở quận Cầu Giấy, Hà Nội. Ông A có thực hiện được hoạt động công chứng di chúc ngoài trụ sở được hay không? Nếu được thì quy trình như thế nào?
4.2. Giải quyết tình huống:
Cơ sở pháp lý:
– Luật Công chứng năm 2014
– Bộ Luật Dân sự năm 2015
– Luật Nhà ở năm 2014
– Luật Đất đai năm 2013.
+ Khoản 3, 4 Điều 122 Luật Nhà ở năm 2014 quy định: “ 3. Văn bản thừa kế nhà ở được công chứng hoặc chứng thực theo quy định của pháp luật về dân sự. 4. Việc công chứng hợp đồng về nhà ở được thực hiện tại tổ chức hành nghề công chứng; việc chứng thực hợp đồng về nhà ở được thực hiện tại Ủy ban nhân dân cấp xã nơi có nhà ở.”
+ Điểm c, d Khoản 3 Điều 167
+ Điều 635 Bộ luật Dân sự 2015: “Người lập di chúc có thể yêu cầu công chứng hoặc chứng thực bản di chúc”.
Với quy định trên, việc công chứng là không bắt buộc trong mọi trường hợp, ông A hoàn toàn có quyền lựa chọn việc công chứng hay không công chứng di chúc.
Trong trường hợp này nếu ông A tự nguyện lựa chọn công chứng di chúc thì ông A hoàn toàn có thể yêu cầu thực hiện việc công chứng ngoài trụ sở, bởi lẽ ông A thuộc trường hợp là người yêu cầu công chứng là người già yếu, không thể đi lại được.
Trình tự thực hiện như sau:
Bước 1: Tiếp nhận và kiểm tra hồ sơ
Hồ sơ yêu cầu công chứng được thành lập thành 1 bộ, gồm:
+ Phiếu yêu cầu công chứng:
++Thông tin về họ tên, địa chỉ người yêu cầu công chứng, lý do công chứng ngoài trụ sở nội dung cần công chứng, danh mục giấy tờ gửi kèm theo;
++Tên tổ chức hành nghề công chứng, họ và tên người tiếp nhận hồ sơ yêu cầu công chứng, thời điểm tiếp nhận hồ sơ;
++ Giấy tờ chứng minh quyền sử dụng đất, quyền sở hữu tài sản của người để lại di sản cụ thể là ông A; giấy tờ chứng minh quan hệ giữa ông A và người được hưởng di sản theo quy định của pháp luật về thừa kế; bản sao di chúc (theo Khoản 2 Điều 57).
+ Dự thảo di chúc;
+ Bản sao giấy tờ tùy thân của các con ông A;
+ Bản sao giấy tờ khác có liên quan đến hợp đồng, giao dịch mà pháp luật quy định phải có;
+ Công chứng viên kiểm tra
++ Trường hợp hồ sơ yêu cầu công chứng đầy đủ, phù hợp thì thụ lý và ghi vào sổ công chứng.
Bước 2: Công chứng viên đến nơi công chứng ngoài trụ sở để thực hiện hoạt động công chứng theo phiếu hẹn và có những hoạt động sau:
+ Công chứng viên kiểm tra giấy tờ trong hồ sơ yêu cầu công chứng, yêu cầu xuất trình bản chính các loại giấy tờ để đối chiếu, kiểm tra.Theo khoản 3 Điều 57 Luật Công chứng năm 2014 thì Công chứng viên phải kiểm tra, xác định ông A có đúng là người có quyền sử dụng đất, quyền sở hữu tài sản đối với mảnh đất và căn nhà hay không?
+ Trường hợp thấy hồ sơ yêu cầu công chứng của ông A có vấn đề chưa rõ, có sự cưỡng ép hay đe dọa, có sự nghi ngờ về năng lực hành vi dân sự của ông A hoặc có căn cứ cho rằng việc để lại di sản và hưởng di sản là không đúng pháp luật thì công chứng viên đề nghị người yêu cầu công chứng làm rõ hoặc theo đề nghị của người yêu cầu công chứng, công chứng viên tiến hành xác minh hoặc yêu cầu giám định; trường hợp không làm rõ được thì từ chối yêu cầu công chứng.
+ Ông A tự đọc lại dự thảo hợp đồng, giao dịch hoặc công chứng viên đọc cho ông A nghe theo đề nghị.
– Bước 3: Công chứng viên thực hiện việc ghi lời chứng và ký, đóng dấu vào di chúc
+ Nếu hai con ông A đồng ý toàn bộ nội dung trong văn bản thỏa thuận phân chia di sản thì ký vào từng trang văn bản và phải ký trước mặt công chứng viên.
+ Trường hợp hai con ông A không ký được do khuyết tật mất 01 ngón tay thì trong trường hợp này có thể điểm chỉ. Khi điểm chỉ, phải sử dụng ngón trỏ phải; nếu không điểm chỉ được bằng ngón trỏ phải thì điểm chỉ bằng ngón trỏ trái; trường hợp không thể điểm chỉ bằng cả 2 ngón trỏ thì điểm chỉ bằng ngón khác và phải ghi rõ việc điểm chỉ bằng ngón nào, của bàn tay nào.
– Bước 4: Nộp phí
Khi tiến hành công chứng văn bản thỏa thuận phân chia di sản thì ông A có nghĩa vụ nộp phí công chứng theo mức phí được pháp luật quy định và thù lao công chứng phát sinh trong quá trình công chứng.
Các văn bản pháp luật sử dụng trong văn bản:
– Luật công chứng 2014;
–
