Trình tự, thủ tục tiêu hủy biên lai điện tử mới nhất

1. Tiêu hủy biên lai là gì?

Khoản 2, Điều 39, Nghị định số 123/2020/NĐ-CP quy định rõ ràng về khái niệm và phương thức tiêu hủy biên lai, bao gồm hai trường hợp cụ thể như sau:

• Tiêu hủy biên lai tự in và biên lai đặt in: Biên lai tự in và biên lai đặt in cần được tiêu hủy bằng các phương pháp vật lý như đốt cháy, xé nhỏ, hoặc sử dụng máy hủy tài liệu. Mục đích của các biện pháp này là đảm bảo rằng biên lai đã bị hủy không thể được tái sử dụng hoặc khôi phục lại thông tin ban đầu.

• Tiêu hủy biên lai điện tử: Tiêu hủy biên lai điện tử là quá trình loại bỏ hoàn toàn biên lai điện tử khỏi hệ thống thông tin, sao cho chúng không thể truy cập hay tham chiếu được thông tin chứa trong đó. Doanh nghiệp được phép tự tiêu hủy biên lai điện tử sau khi chúng đã hết thời hạn lưu trữ theo quy định và không có quyết định khác từ Cơ quan nhà nước có thẩm quyền. Việc tiêu hủy biên lai điện tử phải được thực hiện một cách cẩn thận để không ảnh hưởng đến tính toàn vẹn của các biên lai điện tử khác vẫn còn giá trị. Đồng thời, hệ thống thông tin của doanh nghiệp phải tiếp tục hoạt động bình thường sau quá trình tiêu hủy này.

Các quy định này không chỉ nhằm bảo vệ thông tin và dữ liệu nhạy cảm mà còn giúp doanh nghiệp thực hiện đúng các quy định pháp luật, đảm bảo hoạt động quản lý và vận hành hệ thống thông tin một cách hiệu quả và an toàn.

2. Các trường hợp cần tiêu hủy biên lai:

Theo khoản 1 Điều 39 của Nghị định 123/2020/NĐ-CP, quy định về các trường hợp cần tiêu hủy biên lai bao gồm:

• Biên lai đặt in bị in sai, in trùng, in thừa: Những biên lai này phải được tiêu hủy trước khi thanh lý hợp đồng đặt in biên lai thu phí, lệ phí. Điều này nhằm đảm bảo rằng các biên lai in sai, in trùng, hoặc in thừa không bị sử dụng một cách không chính đáng và ngăn ngừa bất kỳ hành vi gian lận nào có thể xảy ra.

• Biên lai đã lập của các đơn vị kế toán: Các biên lai này được tiêu hủy theo quy định của pháp luật về kế toán. Việc tiêu hủy này thường diễn ra sau khi biên lai đã được sử dụng trong kế toán và không còn giá trị sử dụng nữa, đồng thời đảm bảo tuân thủ các quy định về bảo mật thông tin kế toán.

• Biên lai không tiếp tục sử dụng của tổ chức thu phí, lệ phí: Nếu tổ chức thu phí, lệ phí có những biên lai không còn sử dụng được nữa, họ phải thực hiện việc tiêu hủy những biên lai này. Điều này đảm bảo rằng các biên lai không sử dụng sẽ không bị lạm dụng hoặc gây nhầm lẫn trong quá trình quản lý và thu phí.

Lưu ý: Đối với các loại biên lai chưa lập nhưng lại là vật chứng trong các vụ án thì không được tiêu hủy mà phải được xử lý theo quy định của pháp luật. Việc này nhằm bảo đảm tính toàn vẹn và khả năng truy cứu chứng cứ trong quá trình điều tra và xét xử vụ án.

Những quy định trên đảm bảo việc quản lý và tiêu hủy biên lai được thực hiện một cách có hệ thống, minh bạch và tuân thủ pháp luật, giúp các tổ chức và doanh nghiệp tránh được những rủi ro pháp lý liên quan đến việc sử dụng và tiêu hủy biên lai.

 3. Trình tự, thủ tục tiêu hủy biên lai:

Bước 1: Thông báo cơ quan thuế trực tiếp về việc tiêu hủy biên lai

Tổ chức hoặc cá nhân cần thông báo cho cơ quan thuế quản lý trực tiếp về việc tiêu hủy biên lai. Kể từ ngày thông báo, trong vòng 30 ngày, tổ chức, cá nhân phải thực hiện việc tiêu hủy biên lai.

Việc tiêu hủy biên lai được thực hiện theo các phương thức sau:

• Đối với biên lai tự in và biên lai đặt in: Sử dụng các biện pháp như đốt cháy, cắt, xé nhỏ, hoặc các hình thức tiêu hủy khác đảm bảo biên lai sau khi tiêu hủy không thể khôi phục được thông tin, số liệu trên đó.

• Đối với biên lai điện tử: Sử dụng biện pháp làm cho biên lai điện tử không còn tồn tại trên hệ thống thông tin, đảm bảo không thể truy cập hoặc tham chiếu đến thông tin chứa trong biên lai điện tử.

Lưu ý: Nếu cơ quan thuế thông báo rằng biên lai hết giá trị sử dụng, tổ chức thu phí, lệ phí phải tiêu hủy biên lai và gửi thông báo kết quả tiêu hủy cho cơ quan thuế, bao gồm các nội dung: tên cơ quan thu phí, mã số thuế (nếu có), địa chỉ, phương pháp hủy biên lai, thời gian hủy, loại biên lai, ký hiệu mẫu biên lai, ký hiệu biên lai, số lượng biên lai từ số… đến số… Thời hạn tiêu hủy biên lai là chậm nhất 10 ngày kể từ ngày cơ quan thuế thông báo hết giá trị sử dụng.

Bước 2: Lập bảng kiểm kê biên lai cần tiêu hủy

Tổ chức thu phí, lệ phí phải lập bảng kiểm kê biên lai cần tiêu hủy. Bảng kiểm kê này cần ghi rõ tên biên lai, ký hiệu mẫu biên lai, ký hiệu biên lai, số lượng biên lai cần tiêu hủy (từ số… đến số… hoặc kê chi tiết từng số biên lai nếu biên lai cần tiêu hủy không liên tục).

Bước 3: Thành lập Hội đồng tiêu hủy biên lai

Tổ chức thu phí, lệ phí phải thành lập Hội đồng tiêu hủy biên lai. Hội đồng này phải bao gồm đại diện lãnh đạo và đại diện bộ phận kế toán của tổ chức thu các khoản thu khác thuộc ngân sách nhà nước. Các thành viên Hội đồng tiêu hủy biên lai phải ký vào biên bản tiêu hủy và chịu trách nhiệm trước pháp luật nếu có sai sót.

Bước 4: Lập hồ sơ tiêu hủy biên lai

Hồ sơ tiêu hủy biên lai bao gồm:

• Quyết định thành lập Hội đồng tiêu hủy biên lai

• Bảng kiểm kê biên lai cần tiêu hủy

• Biên bản tiêu hủy biên lai

• Thông báo kết quả tiêu hủy biên lai

Hồ sơ này phải được lưu tại tổ chức thu phí, lệ phí. Thông báo kết quả tiêu hủy biên lai (theo Mẫu số 02/HUY-BLG Phụ lục IA kèm theo Nghị định này) phải được lập thành 02 bản, một bản lưu tại tổ chức, một bản gửi đến cơ quan thuế quản lý trực tiếp chậm nhất không quá 05 ngày kể từ ngày tiêu hủy biên lai. Thông báo này phải bao gồm nội dung: loại, ký hiệu, số lượng biên lai tiêu hủy từ số… đến số…, lý do tiêu hủy, ngày giờ tiêu hủy, phương pháp tiêu hủy.

Lưu ý: Cơ quan thuế sẽ thực hiện tiêu hủy biên lai do Cục Thuế đặt in đã thông báo phát hành nhưng chưa bán và không tiếp tục sử dụng. Tổng cục Thuế có trách nhiệm hướng dẫn quy trình tiêu hủy biên lai do Cục Thuế đặt in.

Các văn bản pháp luật được sử dụng trong bài viết: 

• Nghị định 123/2020/NĐ-CP quy định về hóa đơn, chứng từ.

THAM KHẢO THÊM:

• Biên lai là gì? Biên lai có phải là hóa đơn không, khác gì với hóa đơn?
• Mẫu đơn đề nghị mua biên lai phí lệ phí chi tiết
• Mẫu thông báo phát hành biên lai thu tiền phí, lệ phí và hướng dẫn soạn thảo chi tiết