Đấu thầu là một quá trình chủ đầu tư lựa chọn được một nhà thầu đáp ứng yêu cầu của mình theo quy định của pháp luật. Vậy, khi tham gia đấu thầu phải tuân theo trình tự, thủ tục như thế nào? Đặc điểm của đấu thầu hàng hóa, dịch vụ?
Đấu thầu là một quá trình chủ đầu tư lựa chọn được một nhà thầu đáp ứng yêu cầu của mình theo quy định của pháp luật. Theo quy định của Luật thương mại, trình tự, thủ tục đấu thầu hàng hóa, dịch vụ được tiến hành như sau:
1. Trình tự thủ tục đấu thầu hàng hóa, dịch vụ
Bước 1: Mời thầu
Để tiến hành mời thầu bên mời thầu phải chuẩn bị các công việc sau:
Thứ nhất, sơ tuyển nhà thầu: theo Điều 217 Luật thương mại, bên mời thầu có thể tổ chức sơ tuyển các bên mời thầu nhằm lựa chọn những bên dự thầu có khả năng đáp ứng các điều kiện mà bên mời thầu đưa ra.
Việc sơ tuyển nhà thầu là nhằm bảo đảm rằng thư mời thầu sẽ được giới hạn trong phạm vi những nhà thầu có đủ năng lực, kinh nghiệm thực hiện gói thầu.
Thứ hai, chuẩn bị hồ sơ mời thầu. Khoản 1 Điều 218 Luật thương mại quy định, hồ sơ mời thầu bao gồm các nội dung sau:
Để đảm bảo tính minh bạch và cơ hội cạnh tranh tối đa cho các nhà thầu thì hồ sơ mời thầu cần phải rõ ràng.
Trường hợp bên mời thầu sửa đổi một số nội dung trong hồ sơ mời thầu, bên mời thầu phải gửi hồ sơ đã sửa đổi bằng văn bản đến tất cả các bên dự thầu trước thời hạn cuối cùng nộp hồ sơ dự thầu ít nhất là mười ngày để các bên dự thầu có điều kiện hoàn chỉnh thêm hồ sơ dự thầu của mình (khoản 3 Điều 228 Luật thương mại).
Bên mời thầu có thể thu lệ phí phát hành hồ sơ mời thầu. Chi phí về việc cung cấp hồ sơ cho bên dự thầu do bên mời thầu quy định (Điều 218 Luật thương mại).
Thứ ba, thông báo mời thầu. Để đảm bảo tính cạnh tranh trong đấu thầu mà tất cả các gói thầu khi tổ chức đấu thầu phải thông báo công khai và rộng rãi trên các phương tiện thông tin đại chúng đối với trường hợp đấu thầu rộng rãi hoặc gửi thông báo mời đăng ký dự thầu đến các nhà thầu đủ điều kiện trong trường hợp đấu thầu hạn chế ( Điều 219 Luật thương mại).
Bước 2: Dự thầu
Sau khi thông báo mời thầu, những nhà thầu quan tâm đến gói thầu hoặc đã ở trong danh sách sơ tuyển sẽ làm thủ tục dự thầu. Nhà thầu là những thương nhân có khả năng cung cấp dịch vụ, hàng hóa cho gói thầu ( Điều 214 Luật thương mại).
Hồ sơ dự thầu phải được nộp trực tiếp cho bên mời thầu hoặc được gửi bằng đường bưu điện theo địa chỉ ghi trong hồ sơ mời thầu trước thời điểm đóng dấu.
Khi dự thầu, bên dự thầu có thể phải nộp một khoản tiền bảo đảm dự thầu theo yêu cầu của bên mời thầu để bảo đảm hiệu lực của hồ sơ dự thầu. Bên mời thầu có thể yêu cầu bên dự thầu nộp tiền đặt cọc, ký quỹ hoặc bảo lãnh dự thầu do bên mời thầu quy định. Tỷ lệ tiền đặt cọc, ký quỹ dự thầu do bên dự thầu quy định nhưng không quá 3% tổng giá trị ước tính của hàng hóa, dịch vụ đấu thầu ( khoản 2 Điều 222 Luật thương mại). Trong trương hợp đặt cọc, ký quỹ thì tiền này được trả lại cho bên dự thầu không trúng thầu trong thời hạn bảy ngày làm việc, kể từ ngày công bố kết quả đấu thầu.
Bên dự thầu không được nhận lại số tiền này trong trường hợp rút hồ sơ dự thầu sau thời điểm hết hạn nộp hồ sơ dự thầu, không ký hợp đồng hoặc từ chối thực hiện hợp đồng trong trường hợp trúng thầu. Bên nhận bảo lãnh cho bên dự thầu có nghĩa vụ bảo đảm dự thầu cho bên được bảo lãnh trong phạm vi giá trị tương đương với số tiền đặt cọc, ký quỹ.
Bước 3: Mở thầu
Mở thầu là việc tổ chức mở hồ sơ dự thầu tại thời điểm đã được ấn định hoặc trong trường hợp không có thời điểm được ấn định trước thì thời điểm mở thầu là ngay sau khi đóng thầu.
Những hồ sơ dự thầu nộp đúng hạn phải được bên mời thầu mở công khai. Các bên dự thầu có quyền tham dự mở thầu.
Những hồ sơ dự thầu nộp không đúng hạn không được chấp nhận và được trả lại cho bên dự thầu dưới dạng chưa mở. Các bên dự thầu không được sửa đổi hồ sơ dự thầu sau khi đã mở thầu.
Những hồ sơ dự thầu đúng hạn phải được bên mời thầu mở công khai. Các bên dự thầu có quyền tham dự mở thầu.
Khi mở thầu bên mời thầu và các bên dự thầu phải ký vào biên bản mở thầu.
Bước 4: Đánh giá và so sánh hồ sơ dự thầu
Hồ sơ dự thầu được đánh giá và so sánh theo từng tiêu chuẩn làm căn cứ để đánh giá toàn diện. Các tiêu chuẩn đánh giá hồ sơ dự thầu do bên mời thầu quy định.
Trong quá trình đánh giá và so sánh các hồ sơ dự thầu, bên mời thầu có thể yêu cầu bên dự thầu làm rõ các vấn đề có liên quan đến hồ sơ dự thầu. Yêu cầu của bên mời thầu và ý kiến trả lời của bên dự thầu phải được lập thành văn bản. Trường hợp bên mời thầu sửa đổi một số nội dung trong hồ sơ mời thầu, bên mời thầu phải gửi nội dung đã sửa đổi bằng văn bản đến tất cả các bên dự thầu trước thời hạn cuối cùng nộp hồ sơ dự thầu ít nhất là mười ngày để các bên dự thầu có điều kiện hoàn chỉnh thêm hồ sơ dự thầu của mình.
Bước 5: Xếp hạng và lựa chọn nhà thầu
Căn cứ vào kết quả đánh gá hồ sơ dự thầu, bên mời thầu phải xếp hạng và lựa chọn các bên dự thầu theo phương pháp đã được ấn định. Trong trường hợp có nhiều bên tham gia dự thầu có số điểm, tiêu chuẩn trúng thầu ngang nhau thì bên mời thầu có quyền lựa chọn nhà thầu.
Bước 6: Thông báo kết quả thầu và kí kết hợp đồng
Ngay sau khi có kết quả đấu thầu, bên mời thầu có trách nhiệm thông báo kết quả đấu thầu cho bên dự thầu.
Các bên có thể thỏa thuận bên trúng thầu phải dặt cọc, ký quỹ hoặc bảo lãnh để bảo đảm thực hiện hợp đồng. Số tiền này do bên mời thầu quy định nhưng không quá 10% giá trị hợp đồng. Biện pháp bảo đảm thực hiện hợp đồng có hiệu lực cho đến thời điểm bên trúng thầu hoàn thành nghĩa vụ hợp đồng. Trừ trường hợp có thỏa thuận khác. Bên trúng thầu không được nhận lại tiền ký quỹ, đặt cọc nếu từ chối thực hiện hợp đồng sau khi hợp đồng được giao kết. Sau khi nộp tiền đặt cọc, ký quỹ bảo đảm thực hiện hợp đồng, bên trúng thầu được hoàn trả tiền đặt cọc, ký quỹ dự thầu.
2. Đặc điểm của đấu thầu hàng hóa, dịch vụ
Có thể thấy, hoạt động đấu thầu hàng hóa, dịch vụ trong thương mại có những đặc điểm nổi bật sau:
* Trước hết, đấu thầu hàng hóa, dịch vụ là một hoạt động thương mại nên nó cũng có những đặc điểm chung với các hoạt động thương mại khác, đó là:
– Hoạt động đấu thầu hàng hóa, dịch vụ được thực hiện bởi những nhà thầu tham dự có tư cách pháp nhân;
– Hoạt động đấu thầu được thực hiện nhằm mục đích sinh lời;
– Đối tượng của đấu thầu hàng hóa, dịch vụ là các hàng hóa thương mại được phép lưu thông theo quy định của pháp luật;
– Quyền và nghĩa vụ của các bên tham gia quan hệ đấu thầu được xác lập theo những hình thức pháp lý nhất định do pháp luật quy định.
* Bên cạnh đó, đấu thầu hàng hóa, dịch vụ trong thương mại còn có những đặc trưng cơ bản như sau:
– Thứ nhất, đấu thầu hàng hóa, dịch vụ trong thương mại luôn gắn liền với quan hệ mua bán háng hóa, cung ứng dịch vụ thương mại. Đấu thầu chỉ được tổ chức khi một bên chủ thể có nhu cầu mua sắm hàng hóa hoặc sử dụng dịch vụ với mục đích lựa chọn người cung cấp hàng hóa, dịch vụ tốt nhất theo yêu cầu. Kết quả đấu thầu sẽ là cơ sở để các bên thương thảo
– Thứ hai, các bên trong quan hệ đấu thầu hàng hóa dịch vụ cũng chính là bên mua và bên bán hàng hóa, dịch vụ. Bên mời thầu có nhu cầu mua sắm hàng hóa, sử dụng dịch vụ, còn bên dự thầu là thương nhân có năng lực cung cấp hàng hóa, dịch vụ cho gói thầu. Nếu đấu thầu thành công, các bên ký kết được hợp đồng, thì bên dự thầu sẽ trở thành bên mua, bên mời thầu sẽ trở thành bên bán trong quan hệ mua bán hàng hóa, dịch vụ thương mại.
– Thứ ba, đấu thầu hàng hóa, dịch vụ là một quá trình mua bán hàng hóa, dịch vụ luôn có sự tham gia của một bên mời thầu và nhiều nhà thầu. Sở dĩ có đặc điểm này là vì xuất phát từ bản chất của đấu thầu là phương thức để giúp người mua lựa chọn người bán nên trong mỗi gói thầu phải tạo ra sự cạnh tranh càng lớn càng tốt giữa những người có năng lực bán hàng, thông qua đó, người mua có thể lựa chọn được người bán tốt nhất.
– Thứ tư, đấu thầu hàng hóa, dịch vụ được thực hiện dưới hình thức pháp lý là hồ sơ mời thầu và hồ sơ dự thầu. Hồ sơ mời thầu là văn bản do bên mời thầu lập ra, trong đó thể hiện đầy đủ những yêu cầu về mặt kỹ thuật, tài chính, thương mại… của hàng hóa, dịch vụ cần mua sắm, sử dụng và những điều kiện khác của gói thầu. Căn cứ vào hồ sơ dự thầu, bên mời thầu xem xét, lựa chọn người thắng cuộc để ký kết hợp đồng. Những hồ sơ này chính là những căn cứ pháp lý làm xác lập, thay đổi, chấm dứt quyền và nghĩa vụ giữa các bên trong quan hệ đấu thầu hàn hóa, dịch vụ.
– Thứ năm, đấu thầu hàng hóa, dịch vụ là một quá trình gồm nhiều giai đoạn. Muốn tiến hành hoạt động đấu thầu, các bên phải thực hiện qua nhiều giai đoạn mời thầu, dự thầu, mở thầu, xét thầu, xếp hạng và lựa chọn nhà thầu, công bố kết quả đấu thầu đến ký kết hợp đồng. Mỗi giai đoạn của quá trình đấu thầu đều hướng tới một mục tiêu khác nhau nhưng giữa chúng vẫn có mối liên hệ mật thiết, gắn bó.
