Trình tự thủ tục đăng ký thực hiện hoạt động khuyến mại

1. Đăng ký hoạt động khuyến mại:

Thủ tục được hiểu là cách thức tiến hành một công việc và nội dung, trình tự nhất định theo quy định của Nhà nước. Đăng ký hoạt động khuyến mại là hoạt động do các thương nhân thực hiện trong những trường hợp luật định, là một hoạt động hành chính nhằm nhận được sự cho phép tổ chức hoạt động khuyến mại của cơ quan Nhà nước có thẩm quyền.

Vậy trường hợp nào cần thực hiện đăng ký hoạt động khuyến mại thì tại Khoản 1 Điều 19 Nghị định số 81/2018/NĐ- CP ngày 22 tháng 05 năm 2018 do Chính phủ ban hành quy định chi tiết Luật thương mại về hoạt động xúc tiến thương mại quy định như sau:

“1. Thương nhân thực hiện thủ tục hành chính đăng ký hoạt động khuyến mại và phải được cơ quan quản lý nhà nước có thẩm quyền xác nhận trước khi thực hiện chương trình khuyến mại theo hình thức quy định tại Điều 13 Nghị định này và các hình thức khác theo quy định tại Khoản 9 Điều 92 Luật thương mại.”

Theo đó, hình thức khuyến mại mà cần phải tiến hành đăng ký đó chính là hình thức bán hàng, cung ứng dịch vụ kèm theo việc tham dự các chương trình mang tính may rủi mà việc tham gia chương trình gắn liền với việc mua hàng hóa, dịch vụ và việc trúng thưởng dựa trên sự may mắn của người tham gia theo thể lệ và giải thưởng đã công bố (chương trình khuyến mại mang tính may rủi).  Hình thức khuyến mại bán hàng, cung ứng dịch vụ kèm theo việc tham dự các chương trình may rủi gồm: các hình thức phiếu tham gia bốc thăm, xổ số để trao giải thường, bật nắp chai trúng thưởng, thẻ cào,… Đây là hình thức tạo được sức hấp dẫn đối với người tiêu dùng vì đã đánh trúng tâm lý thử vận may của người tiêu dùng và giải thưởng càng lớn, sự hấp dẫn ngày càng cao, hiệu quả khuyến mại càng cao việc tiêu thụ sản phẩm, sử dụng dịch vụ càng lớn. 

Hình thức khuyến mại này chưa đựng yếu tố thụ động, may rủi của khách hàng trong việc nhận những lợi ích do thương nhân tặng, ngược lại thương nhân khuyến mại rất chủ động trong việc chuẩn bị cơ cấu giải thưởng, số lượng, giá trị giải thưởng. Nên nhiều thương nhân khuyến mại dễ lợi dụng hình thức may rủi, tạo gian dối về giải thưởng. Do đó, pháp luật quy định cần phải tiến hành hoạt động đăng ký tại cơ quan nhà nước có thẩm quyền.

Còn các hình thức khuyến mại theo Khoản 9 Điều 92 Luật Thương mại năm 2005, thì đây là các hình thức khuyến mại mới xuất hiện, nên cần phải có sự kiểm tra, đánh giá về tính chất, sự phù hợp pháp luật trong việc khuyến mại, tránh các trường hợp thương nhân lợi dụng để tạo ra các chương trình khuyến mại không đáp ứng yêu cầu pháp luật thậm chí là vi phạm pháp luật về xúc tiến thương mại.

Nội dung của hoạt động đăng ký thực hiện hoạt động khuyến mại được quy định tại Khoản 5 Điều 19 Nghị định số 81/2018/NĐ- CP ngày 22 tháng 05 năm 2018 do Chính phủ ban hành quy định chi tiết Luật thương mại về hoạt động xúc tiến thương mại gồm các nội dung sau: “Tên thương nhân thực hiện khuyến mại; Tên chương trình khuyến mại; Địa bàn thực hiện khuyến mại (các tỉnh, thành phố nơi thương nhân thực hiện khuyến mại); Hình thức khuyến mại; Hàng hóa, dịch vụ được khuyến mại; Hàng hóa, dịch vụ dùng để khuyến mại (giải thưởng, quà tặng); Thời gian thực hiện khuyến mại; Khách hàng của chương trình khuyến mại (đối tượng hưởng khuyến mại); Cơ cấu giải thưởng và tổng giá trị giải thưởng của chương trình khuyến mại; Nội dung chi tiết chương trình khuyến mại (thể lệ chương trình khuyến mại);  Trường hợp nhiều thương nhân cùng phối hợp thực hiện chương trình khuyến mại thì nội dung đăng ký phải nêu rõ tên của các thương nhân cùng thực hiện, nội dung tham gia cụ thể và trách nhiệm cụ thể của từng thương nhân tham gia thực hiện trong chương trình.” Dễ dàng nhận thấy nội dung đăng ký này thể hiện các thông tin mấu chốt của hoạt động khuyến mại, trên cơ sở đó mà các cơ quan có thẩm quyền xem xét và quyết định cho phép thực hiện khuyến mại và các thương nhân thực hiện khuyến mại phải tổ chức khuyến mại theo nội dung đã đăng ký này. 

2. Chủ thể trong đăng ký thực hiện hoạt động khuyến mại:

Chủ thể phải thực hiện đăng ký hoạt động khuyến mại đó chính là thương nhân khuyến mại- người cung cấp các hàng hóa, dịch vụ cho quá trình kinh doanh. Các thương nhân có thể tự mình thực hiện tổ chức khuyến mại hoặc thuê thương nhân khác khuyến mại cho hàng hóa, dịch vụ của mình. Thương nhân thực hiện khuyến mại cho hàng hóa, dịch vụ mà mình kinh doanh trên cơ sở quyền tự do kinh doanh, tự do xúc tiến thương mại trong khuôn khổ của pháp luật. Và khi thuộc trường hợp phải tiến hành đăng ký hoạt động khuyến mại thì các chủ thể này phải thực hiện hoạt động đăng ký tại cơ quan có thẩm quyền.

Cơ quan có thẩm quyền đăng ký thực hiện khuyến mại đó chính là Sở Công Thương và Bộ Công Thương. Cụ thể thì  đối với chương trình khuyến mại mang tính may rủi thực hiện trên địa bàn một tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương thì cơ quan có thẩm quyền đăng ký là Sở Công Thương còn đối với chương trình khuyến mại mang tính may rủi thực hiện trên địa bàn từ 2 tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương trở lên và chương trình khuyến mại theo các hình thức khác thì cơ quan có thẩm quyền đăng ký đó chính là Bộ Công Thương.

3. Trình tự, thủ tục đăng ký thực hiện hoạt động khuyến mại:

Để đăng ký thực hiện hoạt động khuyến mại tại các cơ quan nhà nước có thẩm quyền thì thương nhân khuyến mại phải tiến hành chuẩn bị hồ sơ và nộp hồ sơ đến cơ quan có thẩm quyền đó.  Thương nhân khuyến mại có thể nộp hồ sơ bằng cách nộp trực tiếp hồ sơ hoặc gửi hồ qua đường bưu điện đến cơ quan quản lý nhà nước có thẩm quyền; và còn một phương thức khác để nộp hồ sơ đó chính là sử dụng hệ thống dịch vụ công trực tuyến do cơ quan quản lý nhà nước có thẩm quyền cung cấp.

Theo quy định tại Khoản 4 Điều 19 Nghị định số 81/2018/NĐ- CP quy định thì hồ sơ đăng ký thực hiện chương trình khuyến mại bao gồm các văn bản: 01 bản Đăng ký thực hiện chương trình khuyến mại ; 01 bản Thể lệ chương trình khuyến mại; Mẫu bằng chứng xác định trúng thưởng hoặc mô tả chi tiết về bằng chứng xác định trúng thưởng; và 01 Bản sao không cần chứng thực giấy tờ về chất lượng của hàng hóa khuyến mại theo quy định của pháp luật.

Cơ quan quản lý nhà nước về thương mại có thẩm quyền, tức Sở Công Thương hoặc Bộ Công Thương tiến hành  xem xét, trả lời xác nhận hoặc không xác nhận việc đăng ký thực hiện chương trình khuyến mại của thương nhân. Việc xác nhận hoặc không xác nhận được ban hành bằng văn bản và trong trường hợp không xác nhận, phải nêu rõ lý do tại sao không xác nhận theo quy định của pháp luật. Nội dung xác nhận hoặc không xác nhận thực hiện theo mẫu được ban hành. Thời hạn để thực hiện hoạt động này là  05 ngày làm việc kể từ ngày các cơ quan này nhận được hồ sơ từ thương nhân. Thời điểm bắt đầu tính thời hạn đó được xác định theo ngày nhận ghi trên vận đơn bưu điện  hoặc các hình thức có giá trị tương đương trong trường hợp thương nhân gửi hồ sơ đăng ký qua đường bưu điện, hoặc đối với trường hợp nộp hồ sơ trực tiếp tại các cơ quan thì thời điểm xác định thời hạn đó chính là ngày ghi trên giấy tiếp nhận hồ sơ của cơ quan đó; và thời điểm đó có thể ngày ghi nhận trên hệ thống trong trường hợp thương nhân nộp hồ sơ đăng ký qua hệ thống dịch vụ công trực tuyến do cơ quan cung cấp. 

Sau khi xác nhận đăng ký thực hiện khuyến mại cho thương nhân, thì Bộ Công Thương có trách nhiệm cung cấp nội dung chương trình đã được xác nhận cho Sở Công Thương nơi thương nhân tổ chức khuyến mại để phối hợp quản lý trong trường hợp Bộ Công thương thực hiện xác nhận. 

Sau khi được cơ quan có thẩm quyền xác nhận thì những thông tin về chương trình khuyến mại mà thương nhân đã đăng ký và được xác nhận phải được cơ quan quản lý nhà nước công khai bằng các hình thức phù hợp và thời điểm công khai thì không sớm hơn thời gian bắt đầu của chương trình khuyến mại. Các hình thức công khai ở đây có thể là văn bản, hoặc công khai trên trang tin điện tử hoặc các hình thức khác có tác dụng tương đương,… Nội dung công khai bao gồm: Tên thương nhân thực hiện; Nội dung chi tiết chương trình khuyến mại; Thời gian thực hiện khuyến mại; Địa bàn thực hiện khuyến mại. (Khoản 8 Điều 19 Nghị định số 81/2018/NĐ- CP)

4. Chi hoa hồng không phải hình thức khuyến mại không?

Tóm tắt câu hỏi:

Kính chào quý luật sư, Hiện nay công ty tôi muốn thực hiện chương trình khuyến mại về việc tặng quà (phiếu siêu thị) cho khách hàng khi khách hàng bán được sản phẩm của công ty. Nộp đăng ký tại Sở công thương HCM, tuy nhiên sở từ chối tiếp nhận, lý do: “Chi hoa hồng không phải hình thức khuyến mại”. Vậy xin cho hỏi là công ty tôi có được thực hiện chương trình đã nêu hay không? Mong nhận được phản hồi sớm của quý luật sư. Trân trọng cảm ơn

Luật sư tư vấn:

Khuyến mại là hoạt động xúc tiến thương mại của thương nhân nhằm xúc tiến việc mua bán hàng hoá, cung ứng dịch vụ bằng cách dành cho khách hàng những lợi ích nhất định.

Chi hoa hồng là khoản không phải thưởng, phụ thuộc trực tiếp vào doanh thu bán hàng.

Theo thông tin bạn cung cấp thì công ty bạn muốn thực hiện chương trình khuyến mại về việc tặng quà (phiếu siêu thị) cho khách hàng khi khách hàng bán được sản phẩm của công ty vì vậy không phải là là các hình thức khuyến mại theo quy định tại Điều 92 Luật thương mại năm 2005 như sau:

“1. Đưa hàng hoá mẫu, cung ứng dịch vụ mẫu để khách hàng dùng thử không phải trả tiền.

2. Tặng hàng hoá cho khách hàng, cung ứng dịch vụ không thu tiền.

3. Bán hàng, cung ứng dịch vụ với giá thấp hơn giá bán hàng, giá cung ứng dịch vụ trước đó, được áp dụng trong thời gian khuyến mại đã đăng ký hoặc thông báo. Trường hợp hàng hóa, dịch vụ thuộc diện Nhà nước quản lý giá thì việc khuyến mại theo hình thức này được thực hiện theo quy định của Chính phủ.

4. Bán hàng, cung ứng dịch vụ có kèm theo phiếu mua hàng, phiếu sử dụng dịch vụ để khách hàng được hưởng một hay một số lợi ích nhất định.

5. Bán hàng, cung ứng dịch vụ có kèm phiếu dự thi cho khách hàng để chọn người trao thưởng theo thể lệ và giải thưởng đã công bố.

6. Bán hàng, cung ứng dịch vụ kèm theo việc tham dự các chương trình mang tính may rủi mà việc tham gia chương trình gắn liền với việc mua hàng hóa, dịch vụ và việc trúng thưởng dựa trên sự may mắn của người tham gia theo thể lệ và giải thưởng đã công bố.

7. Tổ chức chương trình khách hàng thường xuyên, theo đó việc tặng thưởng cho khách hàng căn cứ trên số lượng hoặc trị giá mua hàng hóa, dịch vụ mà khách hàng thực hiện được thể hiện dưới hình thức thẻ khách hàng, phiếu ghi nhận sự mua hàng hoá, dịch vụ hoặc các hình thức khác.

8. Tổ chức cho khách hàng tham gia các chương trình văn hóa, nghệ thuật, giải trí và các sự kiện khác vì mục đích khuyến mại.

9. Các hình thức khuyến mại khác nếu được cơ quan quản lý nhà nước về thương mại chấp thuận.”

Nếu công ty vẫn muốn thực hiện chương trình khuyến mại thì phải thuộc một trong các trường hợp nêu trên như giảm giá hàng hóa, hay tặng quà. Công ty bạn chỉ cần gửi thông báo bằng văn bản đến sở công thương để thực hiện các chương trình khuyến mại.

Do đó có thể lựa chọn hình thức khuyến mại như sau:

+ Cho khách hàng dùng thử hàng hóa, dịch vụ

+ Tặng quà khi khách hàng mua hàng hóa, dịch vụ

+ Giảm giá

+ Tặng kèm phiếu mua hàng hóa, dịch vụ

+ Tặng kèm phiếu dự thi để chọn người trao thưởng

+ Tổ chức chương trình khách hàng thường xuyên.

+ Tổ chức cho khách hàng tham gia các sự kiện văn hóa, nghệ thuật, giải trí…

Công ty bạn khi thực hiện chương trình khuyến mại phải tiến hành thông báo hoặc đăng ký tại sở công thương nơi doanh nghiệp tổ chức chương trình bao gồm những hồ sơ sau:

+ Thông báo thực hiện khuyến mại theo mẫu

+ Bảo sao giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh

+ Hình ảnh hàng hóa khuyến mại

+ Hình ảnh hàng hóa để khuyến mại.

* Cơ sở pháp lý:

– Luật Thương mại năm 2005;

– Nghị định số 81/2018/NĐ- CP ngày 22 tháng 05 năm 2018 do Chính phủ ban hành quy định chi tiết Luật thương mại về hoạt động xúc tiến thương mại.