Trình tự, thủ tục đăng ký nội quy lao động mới nhất

Hầu hết các doanh nghiệp hiện nay đều có nội quy lao động của riêng mình. Nhằm đảm bảo sự tuân thủ pháp luật của các doanh nghiệp, thì pháp luật hiện hành đã quy định về việc người sử dụng lao động phải tiến hành đăng ký nội quy lao động tại các cơ quan có thẩm quyền. Hoạt động đăng ký nội quy lao động được tiến hành theo một trình tự, thủ tục nhất định. Bài viết dưới đây chúng tôi sẽ cung cấp các thông tin về trình tự, thủ tục đăng ký nội quy lao động.

Luật sư tư vấn pháp luật miễn phí qua điện thoại 24/7: 1900.6568

1. Về hoạt động đăng ký nội quy lao động 

Quản lý lao động có ý nghĩa to lớn đối với hoạt động lao động tác động, đặc biệt là đối với các hoạt động lao động mang tính chất tập thể, được thực hiện dưới dạng một chuỗi các hoạt động cá nhân đơn lẻ kết hợp. Quản lý lao động là sự tác động có tổ chức, có mục đích của cụ thể quản lý lên đối tượng quản lý phát sinh trong quá trình lao động nhằm phát huy hiệu quả nhất các nguồn lực để đạt được mục tiêu lao động đã đề ra. Quyền quản lý lao động được thực hiện bởi người sử dụng lao động. Người sử dụng lao động thiết lập một hệ thống kỷ luật lao động trong đơn vị của mình.

Ở Việt Nam, ban hành nội quy lao động để thực hiện quyền quản lý lao động trong đơn vị sử dụng lao động vừa là quyền và cũng là nghĩa vụ đối với người sử dụng lao động. Nội quy lao động chính là văn bản do người sử dụng lao động ban hành về các quy tắc xử sự mà người lao động có trách nhiệm bắt buộc phải tuân thủ khi tham gia quan hệ lao động, quy định về các hành vi kỷ luật lao động và cách thức xử lý và trách nhiệm vật chất.

Đăng ký nội quy lao động là hoạt động người sử dụng lao động gửi bản nội quy lao động mình đã ban hành tới cơ quan nhà nước có thẩm quyền để thực hiện việc đăng ký. Đăng ký nội quy lao động là một điều kiện để nội quy lao động có hiệu lực pháp luật. Bản thân nội quy lao động  luôn gắn liền với quyền và lợi ích hợp pháp của người lao động, nên nội quy lao động cần thiết phải được đăng ký tại cơ quan quản lý nhà nước về lao động cấp tỉnh để tiến hành việc kiểm tra, rà soát và tham chiếu tính hợp pháp để hạn chế tối đa sự lạm quyền của người sử dụng lao động. Quy định về việc đăng ký nội quy lao động không chỉ ngăn ngừa tình trạng người sử dụng lao động vì lợi ích của mình quy định những nội dung gây bất lợi cho người lao động mà còn nhằm tăng cường tinh thần trách nhiệm của người sử dụng lao động trong việc tuân thủ quy định pháp luật.

2. Trách nhiệm đăng ký nội quy lao động

Tại Khoản 1 Điều 119 Bộ luật Lao động năm 2019 quy định: “1. Người sử dụng lao động sử dụng từ 10 người lao động trở lên phải đăng ký nội quy lao động tại cơ quan chuyên môn về lao động thuộc Ủy ban nhân dân cấp tỉnh nơi người sử dụng lao động đăng ký kinh doanh.”.

Như vậy, theo quy định này thì người sử dụng lao động sử dụng từ 10 người lao động trở lên phải có nội quy lao động và thực hiện đăng ký nội quy lao động tại cơ quan nhà nước có thẩm quyền. Quy định này cũng không cấm người sử dụng lao động sử dụng 10 người lao động trở xuống ban hành nội quy lao động. Ban hành nội quy lao động là quyền sủ người sử dụng lao động, khi họ có nguyện vọng đăng ký nội quy lao động thì cơ quan chức năng không thể từ chối việc đăng ký nội quy lao động đó. 

Và cũng theo quy định tại Khoản 1 trên thì cơ quan có thẩm quyền tiến hành đăng ký nội quy lao động đó chính là “cơ quan chuyên môn về lao động thuộc Ủy ban nhân dân cấp tỉnh”, cơ quan chuyên môn về lao động được đề cập đến ở đây chính là Sở Lao động -Thương binh và Xã hội nơi đăng ký kinh doanh (hay nơi đặt trụ sở chính). Tuy nhiên, thẩm quyền đăng ký nội quy lao động này còn thuộc về một cơ quan nữa theo quy định tại Khoản 5 Điều 119 Bộ luật Lao động năm 2019:  

“5. Căn cứ điều kiện cụ thể, cơ quan chuyên môn về lao động thuộc Ủy ban nhân dân cấp tỉnh có thể ủy quyền cho cơ quan chuyên môn về lao động thuộc Ủy ban nhân dân cấp huyện thực hiện việc đăng ký nội quy lao động theo quy định tại Điều này.”

Căn cứ quy định trên thì Sở Lao động- Thương binh và Xã hội có thể ủy quyền việc đăng ký nội quy lao động cho Phòng Lao động – Thương binh và Xã hội nơi đặt trụ sở của doanh nghiệp.

Đối với các trường hợp mà người sử dụng lao động có các chi nhánh, đơn vị, cơ sở sản xuất, kinh doanh đặt ở nhiều địa bàn khác nhau thì người sử dụng lao động không phải thực hiện thủ tục đăng ký nội quy lao động tại các cơ quan chuyên môn về lao động tại từng tỉnh nơi có chi nhánh, đơn vị,… mà người sử dụng lao động chỉ cần tiến hành gửi nội quy lao động đã được đăng ký tại cơ quan chuyên môn về lao động thuộc Ủy ban nhân dân cấp tỉnh tại nơi đặt trụ sở chính đến cơ quan chuyên môn về lao động thuộc Ủy ban nhân dân cấp tỉnh nơi đặt chi nhánh, đơn vị, cơ sở sản xuất, kinh doanh.

3. Trình tự, thủ tục đăng ký nội quy lao động

Thời hạn để người sử dụng lao động tiến hành đăng ký nội quy lao động đó chính là 10 ngày kể từ khi người sử dụng lao động ban hành nội quy lao động. Khi đó, người sử dụng lao động gửi hồ sơ đăng ký nội quy lao động đến Sở Lao động- Thương binh và Xã hội nơi đăng ký kinh doanh. Hồ sơ đăng ký nội quy lao động gồm các giấy tờ theo quy định tại Điều 120 Bộ luật Lao động năm 2019 như sau:

“Điều 120. Hồ sơ đăng ký nội quy lao động

Hồ sơ đăng ký nội quy lao động bao gồm:

1. Văn bản đề nghị đăng ký nội quy lao động;

2. Nội quy lao động;

3. Văn bản góp ý của tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở đối với nơi có tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở;

4. Các văn bản của người sử dụng lao động có quy định liên quan đến kỷ luật lao động và trách nhiệm vật chất (nếu có).”

Việc chuẩn bị hồ sơ phải được thực hiện đầy đủ sẽ tạo điều kiện để việc nộp hồ sơ và nhận hồ sơ được thực hiện nhanh chóng. Khi nộp đủ hồ sơ đăng ký kinh doanh thì người sử dụng lao động sẽ được nhận giấy xác nhận về việc đã nhận hồ sơ đăng ký nội quy lao động từ cơ quan chuyên môn thuộc Ủy ban nhân dân tỉnh về việc đã nộp hồ sơ đầy đủ.

Sau khi nhận hồ sơ đăng ký nội quy lao động thì cơ quan nhận hồ sơ tiến hành xem xét, kiểm tra nội quy lao động. Nếu nội dung nội quy lao động có quy định trái với pháp luật thì cơ quan chuyên môn về lao động thuộc Ủy ban nhân dân cấp tỉnh nhận hồ sơ tiến hành thông báo, hướng dẫn người sử dụng lao động sửa đổi, bổ sung và đăng ký lại. Thời hạn để tiến hành kiểm tra, xem xét, thông báo về việc sửa đổi, bổ sung đó là 07 ngày làm việc kể từ ngày cơ quan đó nhận được hồ sơ đăng ký nội quy lao động. Nhận được thông báo sửa đổi, bổ sung thì người sử dụng lao động phải tiến hành sửa đổi, bổ sung nội quy lao động đó. Sau khi sửa đổi bổ sung thì tiến hành nội lại hồ sơ đăng ký nội quy lao động theo thủ tục ban đầu.

Nếu nội quy lao động đăng ký phù hợp với quy định pháp luật thì cơ quan quản lý Nhà nước về lao động cấp tỉnh thông báo cho người sử dụng lao động là nội quy lao động phù hợp với quy định pháp luật. Người sử dụng lao động thông báo về nội quy lao động và những nội dung chính phải được niêm yết ở những nơi cần thiết tại nơi làm việc. 

Nội quy lao động có hiệu lực sau 15 ngày kể từ ngày cơ quan nhà nước chuyên môn về lao động thuộc Ủy ban nhân dân cấp tỉnh nhận được đầy đủ hồ sơ đăng ký nội quy lao động hoặc đăng ký lại nội quy lao động. Như vậy, trong trường hợp không cần sửa đổi, bổ sung nội quy lao động thì nội quy lao động có hiệu lực ngay, đây là trường hợp đương nhiên có hiệu lực của nội quy lao động. Còn nếu nội quy lao động phải sửa đổi, bổ sung thì thời điểm phát sinh hiệu lực của nội quy lao động sẽ kéo dài hơn và nếu người sử dụng lao động đăng ký lại mà nội quy không phải sửa đổi, bổ sung thì thời hạn có hiệu lực sẽ giống như trường hợp thứ nhất. 

Trường hợp người sử dụng lao động sử dụng dưới 10 người lao động ban hành nội quy lao động bằng văn bản thì hiệu lực do người sử dụng lao động quyết định trong nội quy lao động.

Nội quy lao động có hiệu lực trong phạm vi toàn doanh nghiệp, đối với từng người lao động và người sử dụng lao động. Người lao động trong đơn vị doanh nghiệp dù làm công việc gì, ở bộ phận nào trong phạm vi lãnh thổ đều phải tuân thủ nội quy lao động do người sử dụng lao động ban hành. Đồng thời, người sử dụng lao động phải tôn trọng và thực hiện đúng những nội quy mình đã đưa ra trong nội quy lao động.