Quy trình, trình tự các bước tổ chức đấu thầu mới nhất năm 2021. Trình tự các bước tổ chức đấu thầu chuẩn nhất: Mời thầu; Dự thầu; Mở thầu; Chấm thầu; Ký kết hợp đồng.
Mục lục
Đấu thầu là hoạt động
Quy trình được hiểu là trình tự, thứ tự, cách thức, thực hiện một hoạt động đã được quy định, mang tính chất bắt buộc, đáp ứng những mục tiêu cụ thể của hoạt động quản trị. Những hoạt động này bao gồm tất cả các dạng thức hoạt động (hoặc quá trình) trong đời sống xã hội của con người. Như vậy, quy trình, trình tự các bước tổ chức đấu thầu là trình tự cách thức được quy định cụ thể mang tính chất bắt buộc để lựa chọn nhà thầu theo yêu cầu của hợp đồng đấu thầu.
Quy trình, trình tự các bước tổ chức đấu thầu bao gồm 5 bước:
– Mời thầu;
– Dự thầu;
– Mở thầu;
– Chấm thầu;
– Ký kết hợp đồng.
Xem thêm: Điều kiện của tổ chức đấu thầu chuyên nghiệp
1. Mời thầu
Để tiến hành mời thầu, bên mời thầu tiến hành các công việc sau:
– Sơ tuyển nhà thầu: Theo điều 217 Luật Thương mại năm 2005 , bên mời thầu có thể tổ chức sơ tuyển các bên dự thầu nhằm lựa chọn những bên dự thầu có khả năng đáp ứng các điều kiện mà bên mời thầu đưa ra.
Việc sơ tuyển nhà thầu là nhằm đảm dảo rằng thư mời thầu sẽ được giới hạn trong phạm vi nhà thầu có đủ năng lực, kinh nghiệm thực hiện gói thầu.
– Chuẩn bị hồ sơ mời thầu: Hồ sơ mời thầu bao gồm các nội dung sau: thông báo mới thầu; các yêu cầu liên quan đến hàng hóa, dịch vụ được đấu thầu; phương pháp định giá, so sánh, xếp hạng, lựa chọn nhà thầu; những chỉ dẫn liên quan đến việc đấu thầu được quy định tại Điều 218
“Hồ sơ mời thầu bao gồm:
b) Các yêu cầu liên quan đến hàng hóa, dịch vụ được đấu thầu;
c) Phương pháp đánh giá, so sánh, xếp hạng và lựa chọn nhà thầu;
Xem thêm: Quy định về tổ chức đấu thầu giai đoạn một
d) Những chỉ dẫn khác liên quan đến việc đấu thầu.
2. Chi phí về việc cung cấp hồ sơ cho bên dự thầu do bên mời thầu quy định.”
Để đảm bảo tính minh bạch và cơ hội cạnh tranh tối đa cho các nhà thầu, Hồ sơ mời thầu cần phải rõ ràng.
Trường hợp bên mời thầu sửa đổi một số nội dung trong hồ sơ mời thầu, bên mời thầu sửa đổi một số nội dung trong hồ sơ mời thầu, bên mời thầu phải gửi nội dung đã sửa đổi bằng văn bản đến các bên dự thầu trước thời hạn cuối cùng nộp hồ sơ dự thầu ít nhất 10 ngày để các bên dự thầu có thời gian hoàn chỉnh thêm hồ sơ dự thầu của mình
Bên mời thầu có thể thu lệ phí
– Thông báo mời thầu được Điều 129 Luật Thương mại năm 2005:
“Thông báo mời thầu gồm các nội dung chủ yếu sau đây:
a) Tên, địa chỉ của bên mời thầu;
Xem thêm: Các trường hợp tổ chức đấu thầu quốc tế
b) Tóm tắt nội dung đấu thầu;
c) Thời hạn, địa điểm và thủ tục nhận hồ sơ mời thầu;
d) Thời hạn, địa điểm, thủ tục nộp hồ sơ dự thầu;
đ) Những chỉ dẫn để tìm hiểu hồ sơ mời thầu.
2. Bên mời thầu có trách nhiệm thông báo rộng rãi trên các phương tiện thông tin đại chúng đối với trường hợp đấu thầu rộng rãi hoặc gửi thông báo mời đăng ký dự thầu đến các nhà thầu đủ điều kiện trong trường hợp đấu thầu hạn chế.”
Để bảm đảm tính cạnh tranh trong đấu thầu mà tất cả các gói thầu khi tổ chức đấu thầu phải thoogn báo công khai, rộng rãi trên phương tiện thông tin đại chúng đối với trường hợp đấu thầu rộng rãi hoặc gửi thông báo mời đăng ký dự thầu đến các nhà thầu đủ điều kiện trong trường hợp đấu thầu hạn chế.
2. Dự thầu
Sau bước mời thầu là bước dự thầu được quy định từ Điều 220 đến Điều 223 Luật Thương mại năm 2005:
Bên mời thầu có trách nhiệm chỉ dẫn cho bên dự thầu về các điều kiện dự thầu, các thủ tục được áp dụng trong quá trình đấu thầu và giải đáp các câu hỏi của bên dự thầu.
Xem thêm: Chuẩn bị, tổ chức đấu thầu giai đoạn hai
Sau khi có thông báo mời thầu, những nhà thầu quan tâm đến gói thầu hoặc đã ở trong danh sách sơ tuyển sẽ làm thủ tục dự thầu, nhà thầu là những thương nhân có khả năng cung cấp hàng hóa, dịch vụ cho gói thầu.
Hồ sơ dự thầu phải được nộp trực tiếp cho bên mời thầu hoặc gửi bằng đường bưu điện theo địa chỉ được ghi trong hồ sơ mời thầu trước thời điểm đóng thầu
Bên mời thầu có trách nhiệm chỉ dẫn cho bên dự thầu về các điều kiện dự thẩu, các thủ tục được áp dụng trong quá trình đấu thầu và giải đáp các câu hỏi của bên dự thầu quản lý hồ sơ dự thầu. Bên mời thầu phải bảo mật hồ sơ dự thầu.
Khi dự thầu, bên dự thầu có thể phải nộp 1 khoản tiền
Bên dự thầu không được nhận lại lại tiền đặt cọc, ký quỹ dự thầu trong trường hộ
3. Mở thầu
Căn cứ của bước mở thầu được quy định từ Điều 224 đến Điều 226 Luật Thương mại năm 2005.
Mở thầu là việc tổ chức mở hồ sơ dự thầu tại thời điểm đã được ấn định hoặc trong trường hợp không có thời điểm ấn định trước thì thời điểm mở thầu là ngay sau khi đóng thầu
Những hồ sơ dự thầu đúng hạn phải được bên mời thầu mở công khai, các bên dự thầu có quyền tham dự mở thầu. Những hồ sơ dự thầu nộp không đúng hạn không được chấp nhận và được trả lại cho bên dự thầu dưới dạng chưa mở, các bên dự thầu không được sửa hồ sơ sau khi mở thầu.
Những hồ sơ dự thầu đúng hạn phải được bên mời thầu mở công khai . Các bên dự thầu có quyền tham dự mở thầu. Bên mời thầu có thể yêu cầu bên dự thầu giải thích những nội dung cha rõ trong hồ sơ dự thầu. Việc giải thích hồ sơ dự thầu phải được lập thành văn bản. Khi mở thầu, bên mời thầu và bên dự thầu có mặt phải ký vào văn bản.
Biên bản mở thầu phải có nội dung sau đây: Tên hàng hóa, dịch vu; ngày, giờ, địa điểm mở thầu; tên, địa chỉ của bên mở thầu, dự thầu; giá bỏ thầu của bên dự thầu; các nội dung sửa đổi, bổ sung và các nội dung có liên quan nếu có.
4. Đánh gá, so sánh hồ sơ dự thầu
Đánh gá, so sánh hồ sơ dự thầu là bước thứ tư trong quy trình, trình tự các bước tổ chức đấu thầu được quy định tại Điều 227 và điều 228 Luật Thương mại năm 2005.
Hồ sơ dự thầu được đánh giá và so sánh theo từng địa chỉ làm căn cứ đánh giá hoàn thiện. Các tiêu chuẩn trên được đánh giá bằng phương pháp cho điểm theo thang điểm hoặc phương pháp khác được ấn định trước khi mở thầu.
Trong quá trình đánh giá, so sánh hồ sơ dự thầu, bên mời thầu có thể yêu cầu bên dự thầu giải thích rõ các vấn đề liên quan đến hồ sơ dự thầu. Yêu cầu bên mời thầu và ý kiến bên dự thầu phải lập thành văn bản. Trường hợp bên mời thầu sửa đổi 1 số nội dung hồ sơ dự thầu, bên mời thầu phải gửi nội dung đã sửa đổi bằng văn bản đến tất các các bên dự thầu trươc thời hạn cuối cùng nộp hồ sơ dự thầu ít nhất 10 ngày để các bên dự thầu có điều kiện hoàn chỉnh thêm hồ sơ dự thầu của mình
5. Xếp hàng, lựa chọn nhà thầu
Xếp hàng, lựa chọn nhà thầu được ghi nhận cụ thể tại Điều 229 Luật Thương mại năm 2005.
Căn cứ vào kết quả đánh giá hồ sơ dự thầu, bên mời thầu phải xếp hạng, lựa chọn các bên dự thầu theo phương pháp đã được ấn định. Trong trường hợp có nhiều bên tham gia dự thầu có số điểm, tiêu chuẩn trúng thầu ngang nhau thì bên mời thầu có quyền chọn nhà thầu.
6. Thông báo kết quả thầu và ký kết hợp đồng
Thông báo kết quả thầu và ký kết hợp đồng là bước cuối cùng trong quy trình, trình tự các bước tổ chức đấu thầu quy định tại Điều 230 Luật Thương mại năm 2005.
Ngay sau khi có kết quả đấu thầu, bên mời thầu có trách nhiệm thông báo kết quả đấu thầu cho bên dự thầu
Bên mời thầu tiến hành hoàn thiện và ký kết hợp đồng đối với các bên trúng thầu trên cơ sơ sau đây: kết quả đấu thầu; các yêu cầu trong hồ sơ mời thầu; nội dung nêu trong hồ sơ dự thầu
Các bên có thể thỏa thuận bên trúng thầu phải đặt cọc, ký quỹ hoặc bảo lãnh để đảm bảo thực hiện hợp đồng. Số tiền đặt cọc, ký quỹ do bên mời thầu quy định nhưng không quá 10% giá trị hợp đồng. Biện pháp