Trong thực tế cuộc sống có rất nhiều giấy tờ, hồ sơ chúng ta cần thiết phải xin trích lục. Ví dụ như trích lục khai sinh, trích lục khai tử, trích lục đăng ký nhận cha, mẹ, con,… Với quy định pháp luật, nhiều cá nhân, tổ chức chưa thực sự hiểu rõ trích lục là gì?
Mục lục bài viết
1. Trích lục là gì?
Tuy trích lục không được pháp luật giải thích từ ngữ nhưng có thể hiểu trích lục là hành động không được định nghĩa cụ thể trong các văn bản pháp luật, hiện nay chỉ có Điều 4
“9. Trích lục hộ tịch là văn bản do cơ quan nhà nước có thẩm quyền cấp nhằm chứng minh sự kiện hộ tịch của cá nhân đã đăng ký tại cơ quan đăng ký hộ tịch. Bản chính trích lục hộ tịch được cấp ngay sau khi sự kiện hộ tịch được đăng ký. Bản sao trích lục hộ tịch bao gồm bản sao trích lục hộ tịch được cấp từ Cơ sở dữ liệu hộ tịch và bản sao trích lục hộ tịch được chứng thực từ bản chính.”
Trong thực tế cuộc sống thì có rất nhiều giấy tờ, hồ sơ chúng ta cần thiết phải xin trích lục khi làm thủ tục hành chính – không chỉ riêng hộ tịch. Ví dụ: Giấy tờ đất, ghi chú ly hôn, hồ sơ hành chính bên cạnh những loại trích lục khai sinh, khai tử và kết hôn.
Dựa trên định nghĩa về “trích lục hộ tịch” thì trích lục được hiểu là việc cơ quan nhà nước có thẩm quyền cấp lại bản sao các giấy tờ, thông tin của cá nhân có yêu cầu. Bản sao trích lục có giá trị tương đương bản chính.
2. Giá trị pháp lý của bản trích lục:
Như đã trình bày ở trên, bản sao trích lục có 2 loại là bản sao trích lục được chứng thực từ bản chính và bản sao trích lục được cấp từ sổ gốc.
Theo quy định tại Khoản 1 Điều 3
Thêm vào đó là quy định tại khoản 2 Điều này quy định, bản sao được chứng thực từ bản chính có giá trị được sử dụng thay thế cho bản chính đã dùng để đối chiếu chứng thực trong các giao dịch, trừ các trường hợp pháp luật có quy định khác.
3. Hồ sơ xin trích lục:
Người có yêu cầu xin trích lục cần nộp những giấy tờ như sau:
- Tờ khai cấp bản sao trích lục hộ tịch theo mẫu đối với trường hợp người yêu cầu là cá nhân.
- Văn bản yêu cầu cấp bản sao trích lục hộ tịch nêu rõ lý do trong trường hợp người yêu cầu là cơ quan, tổ chức.
- Văn bản ủy quyền theo quy định của pháp luật trong trường hợp ủy quyền thực hiện yêu cầu cấp bản sao trích lục hộ tịch. Trường hợp người được ủy quyền là ông, bà, cha, mẹ, con, vợ, chồng, anh, chị, em ruột của người ủy quyền thì văn bản ủy quyền không phải công chứng, chứng thực, nhưng phải có giấy tờ chứng minh mối quan hệ với người ủy quyền.
Bên cạnh những giấy tờ cần nộp, người có yêu cầu trích lục cần xuất trình hộ chiếu hoặc chứng minh nhân dân hoặc thẻ căn cước công dân hoặc các giấy tờ khác có dán ảnh và thông tin cá nhân do cơ quan có thẩm quyền cấp, còn giá trị sử dụng để chứng minh về nhân thân của người có yêu cầu cấp bản sao trích lục hộ tịch ( trong trường hợp nộp hồ sơ trực tiếp). Trường hợp gửi hồ sơ qua hệ thống bưu chính thì phải gửi kèm theo bản sao có chứng thực giấy tờ phải xuất trình nêu trên.
4. Thẩm quyền xin trích lục:
Theo quy định tại Điều 63 của
Theo quy định Khoản 1 Điều 64 Luật Hộ tịch 2014 quy định như sau:
Người yêu cầu cung cấp bản sao trích lục hộ tịch trực tiếp hay thông qua người đại diện gửi tờ khai mẫu theo quy định cho Cơ quan quản lý Cơ sở dữ liệu hộ tịch.
Theo quy định Khoản 5 Điều 4 Luật Hộ tịch 2014 có giải thích như sau:
Cơ quan quản lý Cơ sở dữ liệu hộ tịch gồm có cơ quan đăng ký hộ tịch, Bộ Tư pháp, Bộ Ngoại giao và cơ quan khác được giao thẩm quyền theo đúng quy định của pháp luật.
Đối chiếu những quy định trên, thẩm quyền cấp trích lục thuộc về Cơ quan quản lý Cơ sở dữ liệu hộ tịch.
Theo đó, cơ quan quản lý cơ sở dữ liệu hộ tịch gồm có Ủy ban nhân dân cấp xã và Ủy ban nhân dân cấp huyện, Bộ Tư pháp, Bộ Ngoại giao Cơ quan đại diện ngoại giao, Cơ quan đại diện lãnh sự của Việt Nam ở nước ngoài và cơ quan khác được giao thẩm quyền.
Như vậy, căn cứ vào quy định pháp luật hiện hành, thẩm quyền cấp bản sao trích lục hộ tịch không phụ thuộc vào việc nơi cư trú. Cá nhân có quyền yêu cầu cấp bản sao trích lục hộ tịch tại bất cứ Cơ quan quản lý Cơ sở dữ liệu hộ tịch nào.
5. Thẩm quyền cấp trích lục hộ tịch:
Theo quy định Điều 63 Luật Hộ tịch năm 2014 về thẩm quyền cấp bản sao trích lục hộ tịch về sự kiện hộ tịch không phụ thuộc vào nơi cư trú. Cá nhân có quyền yêu cầu Cơ quan quản lý Cơ sở dữ liệu hộ tịch cấp bản sao trích lục hộ tịch về sự kiện hộ tịch của mình đã được đăng ký.
Theo Khoản 1 Điều 64 Luật Hộ tịch 2014 quy định như sau:
Người yêu cầu cấp bản sao trích lục hộ tịch trực tiếp hoặc thông qua người đại diện gửi tờ khai theo mẫu quy định cho Cơ quan quản lý Cơ sở dữ liệu hộ tịch.
Theo Khoản 5 Điều 4 Luật Hộ tịch 2014 có giải thích như sau:
Cơ quan quản lý Cơ sở dữ liệu hộ tịch gồm cơ quan đăng ký hộ tịch, Bộ Tư pháp, Bộ Ngoại giao và cơ quan khác được giao thẩm quyền theo quy định của pháp luật.
Đối chiếu những quy định trên, thẩm quyền xin trích lục thuộc về Cơ quan quản lý Cơ sở dữ liệu hộ tịch.
Theo đó, cơ quan quản lý cơ sở dữ liệu hộ tịch gồm Ủy ban nhân dân cấp xã, Ủy ban nhân dân cấp huyện, Bộ Tư pháp, Cơ quan đại diện ngoại giao, Cơ quan đại diện lãnh sự của Việt Nam ở nước ngoài, Bộ Ngoại giao và cơ quan khác được giao thẩm quyền.
Như vậy, căn cứ theo quy định pháp luật hiện hành, thẩm quyền cấp bản sao trích lục hộ tịch không phụ thuộc vào nơi cư trú. Cá nhân có quyền yêu cầu cấp bản sao trích lục hộ tịch tại bất kỳ Cơ quan quản lý Cơ sở dữ liệu hộ tịch nào.
6. Trình tự các bước xin trích lục:
- Bước 1: Nộp hồ sơ xin trích lục tại cơ quan có thẩm quyền
Người có yêu cầu cấp bản sao trích lục hộ tịch không phụ thuộc vào nơi cư trú chuẩn bị hồ sơ như đã hướng dẫn trên, tiến hành nộp hồ sơ tại Cơ quan quản lý Cơ sở dữ liệu hộ tịch có thẩm quyền.
Đối với trường hợp cơ quan, tổ chức có thẩm quyền đề nghị cấp bản sao trích lục hộ tịch của cá nhân thì phải gửi văn bản yêu cầu nêu rõ lý do cho Cơ quan quản lý Cơ sở dữ liệu hộ tịch.
- Bước 2: Kiểm tra hồ sơ xin trích lục
Sau khi tiếp nhận hồ sơ xin trích lục, cán bộ tiếp nhận hồ sơ kiểm tra và đối chiếu thông tin trong tờ khai và tính hợp lệ của các giấy tờ liên quan.
Trường hợp hồ sơ hợp lệ, cán bộ tiếp nhận hồ sơ viết giấy tiếp nhận ghi rõ ngày, giờ trả kết quả. Những giấy tờ xuất trình khi xin trích lục, cán bộ tiếp nhận đối chiếu với thông tin trong Tờ khai cấp bản sao trích lục. Sau đó trả lại cho người xin trích lục và không được yêu cầu người xin trích lục nộp thêm bản sao giấy tờ đó. Cán bộ tiếp nhận có thể chụp 01 bản giấy tờ xuất trình hoặc ghi lại thông tin của giấy tờ xuất trình để lưu hồ sơ.
Trường hợp nếu hồ sơ chưa hợp lệ, cán bộ tiếp nhận có trách nhiệm phải hướng dẫn người xin trích lục bổ sung, hoàn thiện hồ sơ theo quy định pháp luật. Trong trường hợp, không thể bổ sung, hoàn thiện hồ sơ ngay thì cán bộ tiếp nhận hồ sơ xin trích lục phải lập thành văn bản nêu rõ loại giấy tờ, nội dung cần hoàn thiện. Đồng thời, cán bộ tiếp nhận phải ký, ghi rõ họ, chữ đệm, tên của mình.
Đối với những hồ sơ xin trích lục sau khi đã được hướng dẫn mà không được bổ sung đầy đủ, hoàn thiện thì cán bộ tiếp nhận có quyền từ chối tiếp nhận hồ sơ xin trích lục. Tuy nhiên, việc từ chối tiếp nhận hồ sơ phải được thể hiện bằng văn bản, trong đó ghi rõ lý do từ chối. Người tiếp nhận ký và ghi rõ họ, chữ đệm, tên của mình.
- Bước 3: Tiến hành cấp bản sao trích lục theo yêu cầu
Sau khi hồ sơ xin trích lục đầy đủ và phù hợp quy định pháp luật, công chức làm công tác hộ tịch căn cứ vào Cơ sở dữ liệu hộ tịch, ghi nội dung bản sao trích lục hộ tịch cho người có yêu cầu. Đồng thời báo cáo Thủ trưởng cơ quan quản lý cơ sở dữ liệu hộ tịch ký cấp bản sao trích lục cho người yêu cầu cấp bản sao trích lục hộ tịch.
7. Mẫu hồ sơ cấp bản sao trích lục hộ tịch:
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập – Tự do – Hạnh phúc
TỜ KHAI
CẤP BẢN SAO TRÍCH LỤC HỘ TỊCH
Kính gửi: (1)…………………
Họ, chữ đệm, tên người yêu cầu: …………………
Nơi cư trú: (2)………………
Giấy tờ tùy thân: (3)………………
Quan hệ với người được cấp bản sao Trích lục hộ tịch: ……………
Đề nghị cơ quan cấp bản sao trích lục(4) …………. cho người có tên dưới đây:
Họ, chữ đệm, tên: ……………….. Giới tính: ………
Ngày, tháng, năm sinh: …………………..
Dân tộc: ……………. Quốc tịch: ………….
Nơi cư trú: (2)……………….
Giấy tờ tùy thân: (3) …………………
Số định danh cá nhân (nếu có): ……………….
Đã đăng ký tại: (5) ……………..
….. ngày …… tháng …….. năm ……..
Theo (6)………. số……… Quyển số: (7)…………
Tôi cam đoan những nội dung khai trên đây là đúng sự thật và chịu trách nhiệm trước pháp luật về cam đoan của mình
Làm tại: ………. , ngày …… tháng …… năm …..
Người yêu cầu
(Ký và ghi rõ họ, chữ đệm, tên)
…………
Chú thích:
(1) Ghi rõ tên cơ quan thực hiện việc cấp bản sao trích lục hộ tịch là cơ quan, tổ chức đang quản lý sổ gốc như Ủy ban nhân dân cấp xã, phường, thị trấn
(2) Ghi theo địa chỉ đăng ký thường trú;
– Nếu không có nơi đăng ký thường trú thì ghi theo địa chỉ đăng ký tạm trú;
– Nếu không có nơi đăng ký thường trú và nơi đăng ký tạm trú thì ghi theo địa chỉ đang nơi sinh sống.
Ví dụ: SN xx, đường yy, phường zz, thành phố A, tỉnh B.
(3) Ghi thông tin về giấy tờ tùy thân như: Hộ chiếu, chứng minh nhân dân hoặc giấy tờ hợp lệ thay thế
Ví dụ: Chứng minh nhân dân số 0010891235 do Công an thành phố Hà Nội cấp ngày 20/10/2004.
(4) Ghi rõ loại việc hộ tịch đã đăng ký trước đây.
Ví dụ: Đăng ký khai sinh, đăng ký kết hôn
(5) Ghi rõ tên cơ quan đã đăng ký hộ tịch trước đây.
Ví dụ: Ủy ban nhân dân phường zz, thành phố A, tỉnh B
(6) Ghi rõ loại giấy tờ hộ tịch đã được cấp trước đây.
Ví dụ: Giấy khai sinh
(7) Chỉ khai khi biết rõ.
