Vấn đề trả lại hồ sơ xin việc cho người lao động sau khi chấm dứt hợp đồng lao động? Quy định của pháp luật về trả lại hồ sơ khi người lao động nghỉ việc?
Hồ sơ xin việc có thể được hiểu là một tập văn bản tài liệu tóm tắt về cá nhân xin việc, tốm tắt quá trình được giáo dục, đào tạo và liệt kê các kinh nghiệm làm việc được dùng để xin việc làm. Trong hồ sơ xin việc gồm có sơ yếu lý lịch của cá nhân, các văn bằng chứng chỉ liên quan đến quá trình học tập và rèn luyện của cá nhân xin việc. Hồ sơ xin việc trên thực tế có vai trò rất quan trọng để người sử dụng lao động có thể căn cứ vào đó để đánh giá xác thực về những ứng viên khi tuyển dụng nhân viên. Trong quá trình phỏng vấn xin việc nếu cá nhân ứng tuyển được nhận thì công ty sẽ giữ lại hồ sơ xin việc của cá nhân đó. Vậy trong trường hợp người lao động nghỉ việc thì có được trả lại hồ sơ xin việc không? Hãy cùng chúng tôi tìm hiểu trong bài viết dưới đây.
Cơ sở pháp lý:
– Nghị định 145/2020/NĐ-CP
– Nghị Định 28/2020/NĐ-CP
1. Vấn đề trả lại hồ sơ xin việc cho người lao động sau khi chấm dứt hợp đồng lao động
Theo quy định tại điểm a Khoản 3 Điều 48 Bộ luật lao động 2019 quy định về trách nhiệm khi chấm dứt hợp đồng lao động thì trách nhiệm của người sử dụng lao động được quy định như sau:
“3. Người sử dụng lao động có trách nhiệm sau đây:
a) Hoàn thành thủ tục xác nhận thời gian đóng bảo hiểm xã hội, bảo hiểm thất nghiệp và trả lại cùng với bản chính giấy tờ khác nếu người sử dụng lao động đã giữ của người lao động;”
Theo quy định trên thì pháp luật chỉ có quy định khi chấm dứt hợp đồng lao động người sử dụng lao động phải có trách nhiệm trả lại sổ bảo hiểm xã hội và những giấy tờ khác mà trong quá trình sử dụng lao động người sử dụng lao động đã giữ lại của người lao động, mà không có quy định cụ thể về các giấy tờ khác bao gồm những giấy tờ gì. Tuy nhiên, căn cứ vào các quy định về xử phạt hành chính trong lĩnh vực lao động thì pháp luật hiện nay chỉ có quy định về việc xử phạt hành vi giữ giấy tờ gốc của người lao động bao gồm các bản chính giấy tờ tùy thân, văn bằng, chứng chỉ của người lao động. Như vậy, có thể thấy khi chấm dứt hợp đồng lao động thì công ty không bắt buộc phải trả lại những loại giấy tờ là bản sao hồ sơ của người lao động.
Ngoài ra, theo quy định tại Nghị định 145/2020/NĐ-CP thì việc trả lại hồ sơ chỉ áp dụng đối với trường hợp người lao động không trúng tuyển hoặc không tham gia dự tuyển nên doanh nghiệp phải trả lại hồ sơ đăng ký dự tuyển mà quy định lại không áp dụng đối với người lao động chấm dứt hợp đồng lao động. Bên cạnh đó hồ sơ xin việc có thể thuộc nhóm hồ sơ, tài liệu chung (hay tài liệu lao động) cần được tổ chức kinh tế lưu trữ có thời hạn theo quy định của pháp luật.
Như vậy, ta có thể thấy đối với trường hợp người lao động không trúng tuyển thì công ty phải trả lại hồ sơ đăng ký dự tuyển cho người lao động nếu có yêu cầu. Còn đối với trường hợp người lao động chấm dứt hợp đồng thì người sử dụng lao động có trách nhiệm phải trả lại sổ bảo hiểm xã hội và những giấy tờ khác mà người sử dụng lao động đã giữ trong quá trình làm việc lại của người lao động. Bởi pháp luật hiện hành không quy định những giấy tờ khác bao gồm những gì nên việc trả lại hồ sơ xin việc khi người lao động nghỉ việc tùy thuộc vào doanh nghiệp mà người lao động làm việc. Trên thực tế, để quản lý quá trình sự dụng lao động thì công ty cần phải lưu trữ hồ sơ nhân sự nhằm mục đích phục vụ kiểm tra (nếu có), do đó, có rất ít công ty trả lại hồ sơ xin việc cho người lao động khi nghỉ việc.
2. Quy định của pháp luật về trả lại hồ sơ khi người lao động nghỉ việc
2.1. Trả lại hồ sơ, giấy tờ khi người lao động nghỉ việc
Khoản 3 Điều 48
“3. Người sử dụng lao động có trách nhiệm sau đây:
a) Hoàn thành thủ tục xác nhận thời gian đóng bảo hiểm xã hội, bảo hiểm thất nghiệp và trả lại cùng với bản chính giấy tờ khác nếu người sử dụng lao động đã giữ của người lao động;
b) Cung cấp bản sao các tài liệu liên quan đến quá trình làm việc của người lao động nếu người lao động có yêu cầu. Chi phí sao, gửi tài liệu do người sử dụng lao động trả”.
Theo quy định trên, có thể thấy người sử dụng lao động có trách nhiệm phải trả lại giấy tờ nếu người sử dụng lao động giữ của người lao động. Trong trường hợp người lao động đơn phương chấm dứt hợp đồng lao động, thì người sử dụng lao động vẫn phải có trách nhiệm trả lại hồ sơ, giấy tờ có liên quan của người lao động đã nộp theo quy định. Nếu doanh nghiệp nào giữ giấy tờ, bằng cấp và sổ bảo hiểm của người lao động khi người lao động đã nghỉ việc được coi là trái với quy định của pháp luật.
Trong trường hợp nếu công ty không trả lại hồ sơ, văn bằng gốc cho người lao động thì người lao động có thể làm đơn khiếu nại gửi đến giám đốc công ty để giải quyết. Nếu sau khi gửi đơn khiếu nại mà vẫn không được giải quyết, người lao động có thể nộp đơn khiếu nại tới Phòng lao động thương binh xã hội để yêu Hòa giải viên lao động hòa giải. Trường hợp cuối cùng, người lao động có thể nộp đơn khởi kiện tới Tòa án nhân dân cấp huyện nơi công ty mình làm việc có trụ sở để yêu cầu được giải quyết quyền lợi.
2.2. Phạt doanh nghiệp khi không chịu trả hồ sơ cho người lao động
Theo quy định của pháp luật thì người sử dụng lao động phải có trách nhiệm hoàn trả toàn bộ hồ sơ cho người lao động bao gồm cả sổ bảo hiểm xã hội. Nếu doanh nghiệp có hành vi vi phạm thì phải chịu phạt theo quy định tại Khoản 1 và Khoản 3 Điều 11 Nghị Định 28/2020/NĐ-CP về vi phạm quy định về sửa đổi, bổ sung, chấm dứt hợp đồng lao động cụ thể như sau:
– Phạt tiền đối với người sử dụng lao động có một trong các hành vi sau: hành vi không hoàn thành thủ tục xác nhận và trả lại những giấy tờ khác có liên quan mà doanh nghiệp đã giữ của người lao động sau khi chấm dứt hợp đồng lao động theo quy định của pháp luật, mức phạt tiền cụ thể như sau:
+ Phạt tiền từ 1.000.000 đồng đến 2.000.000 đồng với hành vi vi phạm từ 01 người đến 10 người lao động;
+ Phạt tiền từ 2.000.000 đồng đến 5.000.000 đồng với hành vi vi phạm từ 11 người đến 50 người lao động;
+ Phạt tiền từ 5.000.000 đồng đến 10.000.000 đồng với hành vi vi phạm từ 51 người đến 100 người lao động;
+ Phạt tiền từ 10.000.000 đồng đến 15.000.000 đồng với hành vi vi phạm từ 101 người đến 300 người lao động;
+ Phạt tiền từ 15.000.000 đồng đến 20.000.000 đồng với hành vi vi phạm từ 301 người lao động trở lên.
– Ngoài ra, pháp luật còn quy định các biện pháp khắc phục hậu quả đối với hành vi người lao động không hoàn thành thủ tục xác nhận và trả lại những giấy tờ khác có liên quan mà doanh nghiệp đã giữ của người lao động sau khi chấm dứt hợp đồng lao động theo quy định của pháp luật là buộc doanh nghiệp phải hoàn thành thủ tục xác nhận và trả lại những giấy tờ có liên quan khác đã giữ trong quá trình sử dụng lao động cho người lao động.
3. Tư vấn trường hợp cụ thể
Tóm tắt câu hỏi:
Tôi làm việc cho một công ty tư nhân được 4 năm thì xin nghỉ việc. Khi nghỉ việc tôi có báo trước cho công ty biết và sau đó 5 ngày thì tôi nghỉ việc. Công ty lấy lý do rằng do tôi đơn phương chấm dứt hợp đồng lao động đột ngột nên giữ lại giấy tờ, bằng cao đẳng và sổ bảo hiểm của tôi. Hiện nay tôi muốn đi xin việc nhưng rất khó khăn vì bằng cấp, giấy tờ không còn. Luật sư cho tôi hỏi trong trường hợp này công ty cũ của tôi có được phép giữ lại giấy tờ của tôi như vậy không? Nếu không thì tôi phải làm gì để lấy lại được giấy tờ, bằng cấp của mình?
Luật sư tư vấn:
Theo quy định của Bộ luật lao động 2019, khi chấm dứt hợp đồng lao động thì người lao động sẽ có các nghĩa vụ:
Điều 48. Trách nhiệm khi chấm dứt hợp đồng lao động
1. Trong thời hạn 14 ngày làm việc kể từ ngày chấm dứt hợp đồng lao động, hai bên có trách nhiệm thanh toán đầy đủ các khoản tiền có liên quan đến quyền lợi của mỗi bên, trừ trường hợp sau đây có thể kéo dài nhưng không được quá 30 ngày:
a) Người sử dụng lao động không phải là cá nhân chấm dứt hoạt động;
b) Người sử dụng lao động thay đổi cơ cấu, công nghệ hoặc vì lý do kinh tế;
c) Chia, tách, hợp nhất, sáp nhập; bán, cho thuê, chuyển đổi loại hình doanh nghiệp; chuyển nhượng quyền sở hữu, quyền sử dụng tài sản của doanh nghiệp, hợp tác xã;
d) Do thiên tai, hỏa hoạn, địch họa hoặc dịch bệnh nguy hiểm.
2. Tiền lương, bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp, trợ cấp thôi việc và các quyền lợi khác của người lao động theo thỏa ước lao động tập thể, hợp đồng lao động được ưu tiên thanh toán trong trường hợp doanh nghiệp, hợp tác xã bị chấm dứt hoạt động, bị giải thể, phá sản.
3. Người sử dụng lao động có trách nhiệm sau đây:
a) Hoàn thành thủ tục xác nhận thời gian đóng bảo hiểm xã hội, bảo hiểm thất nghiệp và trả lại cùng với bản chính giấy tờ khác nếu người sử dụng lao động đã giữ của người lao động;
b) Cung cấp bản sao các tài liệu liên quan đến quá trình làm việc của người lao động nếu người lao động có yêu cầu. Chi phí sao, gửi tài liệu do người sử dụng lao động trả.
Như vậy thì dù bạn đơn phương chấm dứt hợp đồng lao động, người sử dụng lao động vẫn phải trả lại sổ bảo hiểm xã hội và những giấy tờ khác của người lao động đã nộp. Việc công ty cũ của bạn giữ giấy tờ, bằng cấp và sổ bảo hiểm của bạn như vậy là trái với quy định pháp luật.
Trong trường hợp này, nếu công ty không trả lại văn bằng gốc cho bạn, bạn có thể làm đơn khiếu nại gửi đến giám đốc công ty. Nếu sau khi khiếu nại vẫn không được giải quyết, bạn có thể nộp đơn tới Phòng lao động thương binh xã hội để yêu Hòa giải viên lao động hòa giải. Cuối cùng, bạn có thể nộp đơn khởi kiện tới Tòa án nhân dân cấp huyện nơi công ty đó có trụ sở để yêu cầu được giải quyết quyền lợi.
