Tống đạt là một thuật ngữ ít được sử dụng trong thực tế cuộc sống nhưng lại phổ biến trong lĩnh vực pháp lý tại Việt Nam. Vậy tống đạt là gì? Quy định mới về tống đạt văn bản tố tụng?
Mục lục bài viết
1. Tống đạt là gì?
Khi tham gia vào một quá trình tố tụng, rất nhiều khi ta phải tiếp nhận những văn bản của cơ quan nhà nước. Ví dụ: Khi là bị đơn trong một vụ án dân sự, chúng ta sẽ nhận được văn bản
Tống đạt văn bản được hiểu là việc bàn giao văn bản của cơ quan tiến hành tố tụng (như tòa án, Viện kiểm sát) hay cơ quan thi hành án … cho đương sự một cách chính thức và mang tính chất áp đặt để các bên buộc phải biết tình trạng pháp lý của mình trong một vụ việc cụ thể. Việc nói “áp đặt” ở đây có nghĩa là người nhận văn bản được tống đạt phải có trách nhiệm để tiếp nhận (dù muốn hay không) theo một cách bắt buộc.
Tống đạt là sự dịch chuyển tài liệu nhưng chỉ được áp dụng với chủ thể là văn bản tố tụng, văn bản tố tụng được hiểu là:
- Bản án của tòa án;
- Quyết định của tòa án;
- Giấy báo, giấy triệu tập, giấy mời của tòa án;
- Giấy mời, biên bản của cơ quan thi hành án;
- Quyết định, kết luận của cơ quan tố tụng (Cơ quan điều tra, Viện kiểm sát…)
- …
Vì vậy, việc tống đạt văn bản tố tụng phải do những người có thẩm quyền thực hiện như: Thẩm phán, thư ký tòa án, Uỷ ban nhân dân cấp xã nơi người đó cư trú, nhân viên bưu điện và đơn vị thừa phát lại.
Ví dụ:
Cũng chính vì ý nghĩa quan trọng của việc tống đạt nên luật qui định người có nghĩa vụ thực hiện việc tống đạt văn bản tố tụng nếu không làm đúng trách nhiệm của mình thì tuỳ theo tính chất, mức độ vi phạm mà bị xử lý kỷ luật, xử phạt hành chính hoặc bị truy cứu trách nhiệm hình sự; nếu gây thiệt hại thì phải bồi thường theo quy định của pháp luật.
Ví dụ : ông C là thư ký tòa án được phân công tống đạt quyết định triệu tập nhân chứng tham gia một vụ án hình sự. Ông C thay vì phải giao trực tiếp cho đương sự lại nhờ một người khác giao dùm. Kết quả là nhân chứng không nhận được Giấy triệu tập và không tham gia phiên tòa. Phiên Tòa phải hoãn xử. Trường hợp này ông C có thể sẽ bị xử lý kỷ luật.
Tống đạt (hay nói một cách đầy đủ hơn là “tống đạt văn bản tố tụng”) là việc giao văn bản của cơ quan tiến hành tố tụng (tòa án, Viện kiểm sát) hay cơ quan thi hành án … – cho đương sự một cách chính thức và mang tính chất áp đặt.
Đối với việc tống đạt qua đường bưu điện Điều 173 BLTTDS năm 2015 quy định các phương thức cấp, tống đạt, thông báo văn bản tố tụng:
Việc cấp, tống đạt, thông báo văn bản tố tụng được thực hiện bằng các phương thức sau đây:
– Cấp, tống đạt, thông báo trực tiếp, qua dịch vụ bưu chính hoặc người thứ ba được ủy quyền thực hiện việc cấp, tống đạt, thông báo;
– Cấp, tống đạt, thông báo bằng phương tiện điện tử theo yêu cầu của đương sự hoặc người tham gia tố tụng khác phù hợp với quy định của pháp luật về giao dịch điện tử;
– Niêm yết công khai;
– Thông báo trên các phương tiện thông tin đại chúng;
– Cấp, tống đạt, thông báo bằng phương thức khác theo quy định tại Chương XXXVIII của Bộ luật này.
Như vậy, do BLTTDS không quy định rõ trình tự, thủ tục tiến hành nên thực tiễn các Tòa án gặp nhiều khó khăn trong quá trình thực hiện. Hiện nay, việc tống đạt văn bản tố tụng qua bưu điện qua hai hình thức: Tống đạt thường và chuyển phát nhanh. Trong mỗi hình thức được chia ra hai cách thức là không hồi báo và có hồi báo.
Tuy nhiên, các văn bản thể hiện việc chuyển giao giữa Tòa án và bưu điện không có phần nội dung để Tòa án có thể ghi số hiệu, ngày tháng ban hành văn bản cũng như ghi thời gian triệu tập, mời đương sự, người tham gia tố tụng khác và càng không có mục nhân viên bưu điện phải giao tận tay cho người được tống đạt.
Hơn nữa, việc tống đạt thường được chuyển qua nhiều đầu mối nên người giao tận tay cho người được tống đạt văn bản tố tụng không phải là người nhận văn bản từ cán bộ Tòa án ban đầu. Chính vì vậy, các văn bản chỉ chuyển đến địa chỉ mà Tòa án đã xác định trên bao thư còn việc người có tên trên bao thư ký nhận hay không, không được nhân viên bưu điện quan tâm.
Cho nên, rất nhiều trường hợp người khác sẽ nhận thay nhưng nhân viên bưu điện không ghi rõ người nhận là ai, quan hệ như thế nào với người được tống đạt. Điều này dẫn đến trường hợp, khi đến thời gian mở phiên họp kiểm tra việc giao nộp, tiếp cận, công khai chứng cứ và hòa giải, đối chất và đưa ra xét xử… nếu đương sự được triệu tập không đến thì rất khó đảm bảo thủ tục tống đạt của Tòa án có hợp lệ hay không.
2. Quy định của pháp luật về tống đạt văn bản tố tụng:
– Về tính hợp lệ của việc tống đạt văn bản tố tụng theo khoản 1 Điều 174 BLTTDS quy định: “ việc cấp, tống đạt hoặc thông báo văn bản tố tụng được thực hiện theo quy định của BLTTDS thì được coi là hợp lệ”. Tuy nhiên, trong một số trường hợp do không quy định chế độ kiểm tra việc chuyển giao cho người được tống đạt từ người trung gian dễ dẫn đến việc người trung gian không giao hoặc giao không đúng thời hạn cho người được tống đạt dẫn đến việc người được tống đạt không thể biết việc Tòa án triệu tập mình để tham gia tố tụng.
Theo Điều 172 BLTTDS quy định, nhân viên tổ chức dịch vụ bưu chính thực hiện việc cấp, tống đạt, thông báo văn bản tố tụng. Tuy nhiên, điều luật không quy định cụ thể nghĩa vụ của họ trong việc nhận tống đạt văn bản tố tụng.
– Về thủ tục thông báo trên phương tiện thông tin đại chúng chưa phù hợp với thực tiễn. Điều 180 BLTTDS quy định thủ tục thông báo trên phương tiện thông tin đại chúng thì các trường hợp phải thực hiện phương thức tống đạt trên phương tiện thông tin đại chúng bao gồm:
+ Khi pháp luật có quy định hoặc có căn cứ xác định là việc niêm yết công khai không đảm bảo cho người được cấp, tống đạt, thông báo nhận được thông tin về văn bản cần được cấp, tống đạt, thông báo;
+ Nếu có yêu cầu của các đương sự khác.
Tuy nhiên, quy định này không khả thi và trên thực tế rất ít Tòa án thực hiện thủ tục thông báo trên phương tiện thông tin đại chúng. Bởi vì, BLTTDS không có quy định loại trừ những văn bản tố tụng nào được bỏ qua thủ tục thông báo trên phương tiện thông tin đại chúng nên về nguyên tắc tất cả các văn bản tố tụng đều phải lần lượt được tống đạt qua các bước từ trực tiếp đến thông báo trên phương tiện thông tin đại chúng.
Bên cạnh đó, về nghĩa vụ chịu chi phí cho việc thông báo trên phương tiện thông tin đại chúng, theo khoản 2 Điều 180 BLTTDS thì đương sự chỉ phải chịu chi phí đăng trên phương tiện thông tin đại chúng khi họ là người người yêu cầu. Trong trường hợp họ không yêu cầu mà khi pháp luật có quy định hoặc có căn cứ xác định là việc niêm yết công khai không bảo đảm cho người được tống đạt nhận được thông tin về văn bản thì đương sự không phải chịu lệ phí đăng báo, đài.
Trường hợp này, lệ phí có được Tòa án chi ra hay không và nếu Tòa án chịu thì được quyết toán vào đâu, đây cũng là một trong những bất cập cần được hướng dẫn. Chính vì vậy, hầu hết các Tòa án thường chỉ dừng lại ở mức niêm yết công khai, việc thông báo trên phương tiện thông tin đại chúng chỉ thực hiện khi đương sự có yêu cầu.
3. Một số kinh nghiệm tống đạt văn bản:
*) Tìm hiểu sơ bộ thông tin về đương sự:
Thực tiễn cho thấy nếu Thư ký Tòa án không tìm hiểu thông tin sơ bộ về đương sự như nơi ở, đường đến nhà của đương sự, công việc, tính cách … thì nhiều trường hợp việc tống đạt sẽ gặp khó khăn, mất nhiều thời gian và thậm chí là không thể tống đạt được.
Việc tìm hiểu trước thông tin sơ bộ về đương sự có ý nghĩa giúp cho công việc tống đạt đỡ mất thời gian hơn và thuận lợi hơn. Một số cách để tìm hiểu thông tin sơ bộ về đương sự như sau: Hỏi trước nguyên đơn, đương sự khác trong vụ án mà Thư ký Tòa án có thể hỏi được trước khi đi tống đạt; điện thoại hỏi cán bộ công an ấp, khóm; Trưởng Ban nhân dân ấp, khóm… hoặc Cảnh sát khu vực, UBND xã phường.
*) Chủ động liên hệ và hẹn gặp đương sự trước khi đi tống đạt:
Nhiều trường hợp nếu Thư ký Tòa án không liên hệ và hẹn gặp đương sự trước thì có khả năng sẽ không được gặp trực tiếp đương sự. Bởi vì có nhiều trường hợp đương sự phải đi làm không có mặt ở nhà. Nếu đã liên hệ được với đương sự thì Thư ký Tòa án có thể kết hợp hỏi đường đến nhà đương sự và phương tiện nào đi đến nhà của đương sự thuận tiện nhất.
Một số cách để liên hệ trước với đương sự như: Liên lạc qua điện thoại với đương sự, nếu không có số điện thoại của đương sự thì có thể hỏi đại diện địa phương như công an ấp, khóm… hoặc Trưởng Ban nhân dân ấp, khóm… hoặc hỏi nguyên đơn …
*) Chủ động liên hệ công tác trước với đại diện địa phương:
Nhiều trường hợp khi thực hiện nhiệm vụ tống đạt văn bản tố tụng, Thư ký Tòa án phải lập một số biên bản có xác nhận của đại diện tổ dân phố; Công an xã … như Biên bản đương sự từ chối nhận văn bản tố tụng; Biên bản không thực hiện được việc tống đạt… theo quy định tại Điều 177 BLTTDS năm 2015.
Như vậy, nếu đã có thông tin đương sự vắng mặt ở nơi cư trú mà không rõ thời điểm trở về hoặc không rõ địa chỉ nơi cư trú mới của họ hoặc thông tin đương sự sẽ không hợp tác như không đồng ý ký tên vào biên bản tống đạt văn bản tố tụng hoặc nhận định trước khả năng đương sự sẽ từ chối nhận văn bản tố tụng thì Thư ký Tòa án sẽ chủ động liên hệ trước với đại diện địa phương cùng đi tống đạt để chứng kiến việc lập biên bản cũng như xác nhận một số vấn đề như đương sự từ chối nhận văn bản tố tụng, đương sự vắng mặt ở nơi cư trú mà không rõ thời điểm trở về hoặc không rõ địa chỉ nơi cư trú mới của họ… Khi đó các biên bản do Thư ký Tòa án lập sẽ có giá trị pháp lý cao. Vì nhiều trường hợp đại diện địa phương không đồng ý ký tên xác nhận vào biên bản đương sự từ chối nhận văn bản tố tụng vì không trực tiếp chứng kiến việc tống đạt văn bản tố tụng cho đương sự của Thư ký Tòa án.
*) Chuẩn bị sẵn các biểu mẫu biên bản liên quan đến việc tống đạt
Như đã trình bày theo quy định của pháp luật nhiều trường hợp Thư ký Tòa án phải lập một số biên bản khác ngoài biên bản tống đạt văn bản tố tụng như: Biên bản đương sự từ chối nhận văn bản tố tụng; Biên bản không thực hiện được việc tống đạt, Biên bản niêm yết… Nếu không chủ động chuẩn bị sẵn các biên bản này và chỉ đem theo biên bản tống đạt văn bản tố tụng mà thuộc trường hợp phải lập Biên bản đương sự từ chối nhận văn bản tố tụng; Biên bản không thực hiện được việc tống đạt, Biên bản niêm yết thì Thư ký Tòa án không có biên bản để lập và buộc phải quay về cơ quan để chuẩn bị các biên bản này thì sẽ mất thời gian, công sức và chi phí đi tống đạt…
4. Một số kinh nghiệm khác khi tống đạt văn bản tố tụng:
– Chuẩn bị mực đỏ để đương sự lăn tay (điểm chỉ): Nhiều trường hợp đương sự không biết chữ nên việc chuẩn bị mực đỏ để đương sự lăn tay (điểm chỉ) là công việc cần thiết mà Thư ký đi tống đạt cần phải lưu ý.
– Bắt đầu trò chuyện trước với đương sự trước khi thực hiện việc tống đạt văn bản tố tụng: Kinh nghiệm thực tiễn cho thấy việc Thư ký Tòa án chủ động trò chuyện với đương sự trước khi bắt đầu công việc tống đạt như: Hỏi về công việc, tìm hiểu hoàn cảnh gia đình hoặc có thể một chút liên quan đến tranh chấp… sẽ tạo sự gần gũi và tâm lý thoải mái. Khi đó đương sự sẽ hợp tác ký nhận biên bản tống đạt văn bản tố tụng và chấp hành giấy triệu tập, thông báo của Tòa án để đến Tòa án đúng thời gian Tòa án triệu tập, thông báo, thay vì đương sự tỏ thái độ không hợp tác, không đồng ý nhận văn bản tố tụng hoặc không đến Tòa án theo giấy triệu tập, thông bào của Tòa án.
Kết luận: Tống đạt là một bước quan trọng trong tiến trình giải quyết vụ việc hoặc vụ án dân sự trên tòa án, nên các yêu cầu cơ bản trong tống đạt là bắt buộc. Một số lưu ý trên có thể giúp công tác phần nào được diễn ra hiệu quả và đỡ tốn thời gian và công sức của người có nghĩa vụ tống đạt.
