Tính hợp lệ và thời hạn trả lại hồ sơ đề xuất tài chính

1. Tính hợp lệ và thời hạn trả lại hồ sơ đề xuất tài chính:

1.1. Hồ sơ đề xuất tài chính được hiểu như thế nào?

Đề xuất tài chính là khái niệm để chỉ một loại văn bản mà nhà thầu gửi cho bên mời thầu với những nội dung cụ thể do nhà thầu chỉ ra, liên quan đến các danh mục tài chính cũng như các chi phí trực tiếp và gián tiếp để thực hiện một gói thầu nhất định. Sau khi nhận được hồ sơ đề xuất tài chính của bên mời thầu thì nhà thầu sẽ phải tiến hành đàm phán với bên mời thầu về những chi phí có liên quan để đi đến thỏa thuận cuối cùng về tổng chi phí thực hiện gói thầu phù hợp với khả năng tài chính của các bên. Nhìn chung thì hồ sơ đề xuất tài chính sẽ bao gồm những nội dung cơ bản xoay quanh vấn đề tài chính thực hiện gói thầu do các nhà thầu đưa ra. Căn cứ theo quy định tại nghị định 25/2020/NĐ-CP của Chính phủ quy định chi tiết thi hành một số điều của Luật Đấu thầu về lựa chọn nhà đầu tư, thì hồ sơ đề xuất tài chính của các chủ thể đầu tư sẽ bao gồm giấy tờ cơ bản sau đây: 

– Bản gốc hồ sơ đề xuất tài chính;

– Đơn dự thầu thuộc hồ sơ đề xuất tài chính theo đúng quy định của pháp luật được đại diện hợp pháp của nhà thầu ký tên và đóng dấu theo yêu cầu của hồ sơ mời thầu. Ngoài ra thì hiệu lực của hồ sơ đề xuất tài chính sẽ cần phải đáp ứng theo đúng quy định trong hồ sơ mời thầu do bên mời thầu đó ra.

1.2. Đánh giá tính hợp lệ của hồ sơ đề xuất tài chính: 

Theo quy định tại Điều 41 của Nghị định 25/2020/NĐ-CP của Chính phủ quy định chi tiết thi hành một số điều của Luật Đấu thầu về lựa chọn nhà đầu tư, thì việc đánh giá tính hợp lý của hồ sơ đề xuất tài chính sẽ được thực hiện như sau:

Thứ nhất, kiểm tra tính hợp lệ của hồ sơ đề xuất tài chính sẽ bao gồm các vấn đề sau:

– Tiến hành kiểm tra số lượng của các bản gốc cũng như các bản sao hồ sơ đề xuất tài chính;

– Tiến hành kiểm tra thành phần của các hồ sơ đề xuất tài chính bao gồm: Đơn dự thầu thuộc hồ sơ đề xuất tài chính và các thành phần hồ sơ khác tôi cùng sơ đề xuất tài chính phù hợp với quy định của pháp luật;

– Tiến hành kiểm tra sự thống nhất giữa nội dung của bản gốc với các bản sao để phục vụ cho quá trình đánh giá tính hợp lý của hồ sơ đề xuất tài chính. 

Thứ hai, hồ sơ đề xuất tài chính của các chủ đầu tư sẽ được đánh giá là hợp lệ khi hồ sơ đề xuất này bao gồm đầy đủ các nội dung sau đây:

– Hồ sơ đó chứa được bản gốc đề xuất tài chính;

– Có đơn dự thầu thuộc hồ sơ đề xuất tài chính được đại diện hợp pháp của chủ đầu tư ký tên và đóng dấu theo quy định của pháp luật dưới yêu cầu của hồ sơ mời thầu, tổng mức đầu tư và tổng vốn đầu tư của dự án cũng như phần vốn góp của nhà nước phải được thể hiện trong đơn dự thầu một cách đầy đủ và cụ thể, cố định bằng những con số, bằng chữ, và phải phù hợp với phương án tài chính và chủ đầu tư đã đưa ra, không được tiến hành để suất các giá trị khác nhau đối với cùng một nội dung hoặc đưa ra những điều kiện gây bất lợi cho phía cơ quan nhà nước có thẩm quyền hoặc bên mời thầu. Riêng đối với trường hợp nhà đầu tư liên doanh, thì các đơn vị dự thầu phải do đại diện hợp pháp của từng thành viên liên danh ký kết và đóng dấu theo đúng quy định của pháp luật, hoặc thành viên đứng đầu liên doanh sẽ phải thay mặt liên danh đó để tiến hành ký đơn dự thầu theo sự phân công trách nhiệm trong văn bản thỏa thuận liên danh;

– Ngoài ra thì hiệu lực của hồ sơ đề xuất tài chính sẽ phải đáp ứng được yêu cầu theo quy định trong hồ sơ mời thầu của các chủ đầu tư. 

Thứ ba, việc đánh giá chi tiết hồ sơ đề xuất tài chính và xếp hạng các chủ đầu tư cần phải được tiến hành theo đúng tiêu chuẩn đánh giá phù hợp với quy định được ghi nhận trong hồ sơ mời thầu. Sau khi tiến hành lựa chọn ra được danh sách xếp hạng các chủ đầu tư phù hợp thì bên mời thầu sẽ phải lập tổ chuyên gia xem xét. Trong báo cáo xem xét của tổ chuyên gia phải thể hiện rõ các nội dung sau đây:

– Thể hiện được danh sách các nhà đầu tư được lựa chọn, xếp hạng và thứ tự xếp hạng;

– Danh sách các nhà đầu tư không đáp ứng được yêu cầu và bị loại kèm theo những lý do chính đáng;

– Nhận xét về tính cạnh tranh, công bằng và minh bạch cũng như hiệu quả kinh tế trong quá trình lựa chọn các nhà đầu tư. Trong trường hợp chưa đảm bảo tính cạnh tranh thì phải nêu rõ lý do và phương án xử lý sao cho phù hợp;

– Những nội dung mà hồ sơ mời thầu trước phù hợp với quy định của pháp luật dẫn đến bên dự thầu có những cách hiểu không rõ ràng và mâu thuẫn nhau trong quá trình thực hiện hoặc có thể làm sai lệch kết quả tuyển chọn nhà đầu tư kèm theo những đề xuất biện pháp xử lý sao cho phù hợp. 

Theo phân tích trên thì có thể thấy, thì một hồ sơ đề xuất tài chính sẽ được coi là hợp lệ khi đáp ứng được các điều kiện như đã phân tích ở trên.

1.3. Thời hạn trả lại hồ sơ đề xuất tài chính: 

Căn cứ theo quy định của văn bản hợp nhất Luật Đấu thầu năm 2022 và Nghị định 25/2020/NĐ-CP của Chính phủ quy định chi tiết thi hành một số điều của Luật Đấu thầu về lựa chọn nhà đầu tư, thì thời hạn trả lại hồ sơ đề xuất được quy định như sau:

– Đối với trường hợp là gói thầu cung cấp dịch vụ tư vấn, thì thời hạn trả lại hồ sơ đề xuất tài chính được pháp luật quy định là trong vòng 10 ngày được tính kể từ ngày ký hợp đồng với nhà đầu tư được lựa chọn;

– Còn đối với gói thầu cung cấp dịch vụ phí tư vấn, những gói thầu mua sắm hàng hóa, gói thầu hỗn hợp áp dụng phương thức một giai đoạn hai túi hồ sơ, thì pháp luật có quy định về thời hạn trả hồ sơ đề xuất tài chính là cùng thời gian với việc hoàn trả hoặc giải tỏa bảo đảm dự thầu của nhà thầu không được lựa chọn. Đối với trường hợp trong thời hạn nêu trên mà nhà thầu không nhận lại hồ sơ đề xuất tài chính của mình thì chủ thể là bên mời thầu sẽ tiến hành xem xét và quyết định hủy hồ sơ đề xuất về tài chính đó, nhưng sẽ phải đảm bảo thông tin trong hồ sơ đề xuất tài chính của các nhà thầu không bị tiết lộ ra bên ngoài.

2. Trình tự thủ tục để mở hồ sơ đề xuất tài chính: 

Theo quy định tại Điều 40 của Nghị định 25/2020/NĐ-CP của Chính phủ quy định chi tiết thi hành một số điều của Luật Đấu thầu về lựa chọn nhà đầu tư, thì các bước mở hồ sơ đề xuất về tài chính được  thực hiện như sau: 

Bước 1: Các chủ thể có thẩm quyền tiến hành kiểm tra niêm phong hồ sơ đề xuất về tài chính. Đây được đánh giá là thao tác đầu tiên không thể thiếu khi tiến hành mở hồ sơ đề xuất về tài chính. Hồ sơ đề xuất về tài chính của cá chủ thể trước khi mở phải còn nguyên niêm phong theo đúng quy định của pháp luật.

Bước 2: Tiến hành mở hồ sơ đề xuất về tài chính theo trình tự và thủ tục do pháp luật quy định. Hồ sơ đề xuất tài chính chỉ được mở khi nhà thầu có tên trong danh sách nhà thầu đáp ứng yêu cầu về kỹ thuật trước sự chứng kiến của đại diện các nhà thầu tham dự lễ mở hồ sơ đề xuất về tài chính, việc mở hồ sơ đề xuất về tài chính không phụ thuộc vào sự có mặt hay vắng mặt của các nhà thầu. Thứ tự mở hồ sơ đề xuất tài chính được thực hiện theo thứ tự chữ cái trong tên của nhà thầu. Khi mở thì phải tiến hành đọc rõ các thông tin về:

– Tên nhà dự thầu, số lượng bản gốc, số lượng bản chụp hồ sơ đề xuất về tài chính;

– Đơn dự thầu thuộc đề xuất về tài chính; thời gian có hiệu lực của hồ sơ đề xuất về tài chính;

– Tổng mức đầu tư và tổng vốn của dự án, phần vốn góp của Nhà nước (nếu có), phần đề xuất nộp ngân sách nhà nước bằng tiền ghi trong đơn dự thầu (nếu có);

– Giá trị giảm giá dịch vụ hoặc giảm phần vốn góp của Nhà nước hoặc tăng phần nộp ngân sách nhà nước (nếu có);

– Điểm kỹ thuật của các hồ sơ dự thầu được đánh giá đáp ứng yêu cầu về kỹ thuật;

– Các thông tin khác liên quan phù hợp với quy định của pháp luật.

Bước 3: Cuối cùng là chủ thể có thẩm quyền tiến hành lập biên bản mở hồ sơ đề xuất về tài chính. Các thông tin trong quá trình mở niêm phong và quá trình mở hồ sơ phải được ghi vào biên bản mở hồ sơ đề xuất về tài chính. Biên bản mở hồ sơ này phải được ký xác nhận bởi đại diện của bên mời thầu và nhà thầu tham dự lễ mở hồ sơ đề xuất về tài chính, đồng thời phải được gửi cho các nhà thầu đáp ứng yêu cầu về kỹ thuật có trong danh sách. Đại diện của bên mời thầu phải ký vào tất cả các trang bản gốc của hồ sơ đề xuất về tài chính đó để đảm bảo quy định về mặt hình thức.

3. Những điều nhà thầu cần chuẩn bị để đáp ứng yêu cầu về nguồn lực tài chính: 

– Đối với gói thầu có thời gian thực hiện hợp đồng từ 12 tháng trở lên: Yêu cầu về nguồn lực tài chính cho gói thầu = t (thông thường hệ số này là 3) x (Giá gói thầu/thời gian thực hiện hợp đồng); 

– Đối với gói thầu có thời gian thực hiện hợp đồng dưới 12 tháng: Yêu cầu về nguồn lực tài chính cho gói thầu = 30% x giá gói thầu. 

Các văn bản pháp luật được sử dụng trong bài viết: 

– Luật Đấu thầu năm 2022;

– Nghị định 25/2020/NĐ-CP của Chính phủ quy định chi tiết thi hành một số điều của Luật Đấu thầu về lựa chọn nhà đầu tư.