Thuê, sử dụng văn phòng ảo có vi phạm pháp luật không?

1. Thuê, sử dụng văn phòng ảo có vi phạm pháp luật không?

1.1. Được hiểu như thế nào là văn phòng ảo:

Trước tiên, cần phải hiểu “văn phòng ảo” là gì. Trong các văn bản quy phạm pháp luật, không có văn bản nào giải thích thế nào là văn phòng ảo. Tuy nhiên, trên thực tế cho thấy văn phòng ảo là một mô hình kinh doanh. Hiểu đơn giản thì văn phòng ảo là văn phòng “không thật”.Theo đó, văn phòng ảo cung cấp được thiết kế và có đầy đủ những chức năng của một trụ sở chính doanh nghiệp bao gồm có:

– Địa điểm giao dịch;

– Biển hiệu công ty;

– Số điện thoại;

– Số fax;

– Nhân viên lễ tân;

– Phòng họp;

– Cung cấp thêm một số dịch vụ khác như: thực hiện các thủ tục hành chính về doanh nghiệp, báo cáo thuế.

Hình thức văn phòng ảo được khai sinh tại việt nam từ thời điểm luật nhà ở 2014 chính thức có hiệu lực pháp luật, trong luật này có quy định những nơi có mục đích để ở sẽ không được phép sử dụng cho mục đích kinh doanh.

Như vậy, về mặt pháp lý, văn phòng ảo vẫn là một trụ sở chính hay địa điểm kinh doanh hợp pháp của một doanh nghiệp. Tuy nhiên, văn phòng này sẽ được đăng ký ở trên Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh cho rất nhiều những doanh nghiệp. Việc sử dụng văn phòng ảo sẽ trên thực tế có một số đặc điểm sau:

– Doanh nghiệp phải trả phí cho dịch vụ cho thuê văn phòng theo định kỳ; ngoài ra sẽ còn phát sinh thêm nhiều chi phí sử dụng các loại tiện ích khác;

– Không gian làm việc chật hẹp, thậm chí là không có không gian để làm việc;

– Văn phòng ảo sẽ cung cấp cho doanh nghiệp mọi dịch vụ liên quan đến việc vận hành và duy trì doanh nghiệp;

– Một số doanh nghiệp chỉ thuê văn phòng ảo chỉ để đăng ký kinh doanh, họ làm việc và hoạt động ở tại một địa chỉ khác. Những doanh nghiệp này thường chỉ có một hoặc hai thành viên.

Trên thực tế, đối tượng thuê, sử dụng văn phòng ảo có thể là:

– Những doanh nghiệp vừa và nhỏ mong muốn tiết kiệm chi phí, tối ưu nhân sự, sử dụng các nguồn lực và tài nguyên có sẵn;

– Các cá nhân đang chuẩn bị hoặc vừa mới thành lập doanh nghiệp với chi phí rẻ;

– Các cá nhân, tổ chức cần một thông tin địa chỉ tốt để quảng bá hình ảnh doanh nghiệp tại các vị trí đắc địa, thuận tiện;

– Các doanh nghiệp đang có xu hướng mở rộng thị trường kinh doanh;

– Các nhóm hoặc cá nhân đang nhận các dự án ngắn hạn muốn tìm một văn phòng làm việc với đầy đủ tiện nghi;

– Các doanh nghiệp đa quốc gia thăm dò, xâm nhập thị trường mới cần không gian vừa đủ cho một vài nhân viên làm việc.

1.2. Thuê, sử dụng văn phòng ảo có vi phạm pháp luật không?

Căn cứ vào Điều 42 Luật Doanh nghiệp 2020 quy định trụ sở chính của doanh nghiệp:

– Đặt trên lãnh thổ Việt Nam;

– Là địa chỉ liên lạc của doanh nghiệp và được xác định theo địa giới đơn vị hành chính;

– Có số điện thoại, số fax và thư điện tử (nếu có).

Như vậy, pháp luật không cấm trường hợp một địa chỉ sử dụng là trụ sở chính cho nhiều doanh nghiệp.

Do đó, việc thuê, sử dụng văn phòng ảo để làm địa chỉ đăng ký thành lập doanh nghiệp (làm địa chỉ trụ sở chính) là không trái với quy định của pháp luật.

Tuy nhiên, trong trường hợp doanh nghiệp mà sử dụng văn phòng ảo để làm địa chỉ trụ sở chính, có treo biển hiệu của công ty đúng quy định pháp luật nhưng lại không thực hiện hoạt động kinh doanh tại nơi thuê, sử dụng văn phòng ảo mà lại thực hiện hoạt động kinh doanh ở một địa điểm khác không có thông báo với cơ quan chức năng thì đó là hành vi vi phạm quy định pháp luật.

2. Mức phạt khi sử dụng văn phòng ảo nhưng không hoạt động kinh doanh:

Tại Điều 54 Nghị định 122/2021/NĐ-CP quy định phạt tiền từ 20.000.000 đồng đến 30.000.000 đồng đối với một trong những hành vi sau:

– Kinh doanh ở địa điểm mà không thực hiện thông báo với cơ quan đăng ký kinh doanh nơi doanh nghiệp (trong trường hợp địa điểm kinh doanh trực thuộc doanh nghiệp) hoặc chi nhánh (trong trường hợp địa điểm kinh doanh trực thuộc chi nhánh) thực hiện hoạt động kinh doanh;

– Trường hợp có vi phạm pháp luật về thuế thì xử lý theo quy định về xử phạt vi phạm hành chính trong lĩnh vực thuế;

– Chấm dứt hoạt động của chi nhánh, văn phòng đại diện, địa điểm kinh doanh nhưng không thực hiện thông báo cho cơ quan đăng ký kinh doanh;

– Chuyển trụ sở chi nhánh, văn phòng đại diện sang tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương khác với nơi chi nhánh, văn phòng đại diện đã đăng ký nhưng không thực hiện thông báo với cơ quan đăng ký kinh doanh nơi chi nhánh, văn phòng đại diện chuyển đến.

– Ngoài ra, biện pháp khắc phục hậu quả là buộc thông báo cho cơ quan đăng ký kinh doanh đối với các hành vi trên.

Thêm nữa, tại khoản 3 Điều 44 Luật Doanh nghiệp 2020 quy định địa điểm kinh doanh là nơi doanh nghiệp tiến hành hoạt động kinh doanh cụ thể.

Như vậy, việc doanh nghiệp đã đăng ký trụ sở chính ở văn phòng ảo nhưng không thực hiện kinh doanh ở nơi có thuê, sử dụng văn phòng ảo mà lại hoạt động kinh doanh ở địa điểm khác nhưng không có thông báo với cơ quan chức năng thì sẽ bị xử phạt vi phạm hành chính từ 20.000.000 đồng đến 30.000.000 đồng và buộc phải thực hiện biện pháp khắc phục hậu quả theo quy định pháp luật.

3. Có nên thuê, sử dụng văn phòng ảo:

Có nên thuê, sử dụng văn phòng ảo hay không sẽ phụ thuộc chủ yếu vào mục đích và ưu, nhược điểm của việc thuê, sử dụng văn phòng ảo. Vì thế, trước khi quyết định thực hiện thuê, sử dụng văn phòng ảo thì người thuê nên tìm hiểu kỹ về ưu, nhược điểm khi thực hiện thuê, sử dụng văn phòng ảo, cụ thể như sau:

3.1. Ưu điểm khi thuê, sử dụng văn phòng ảo:

Khi thuê, sử dụng văn phòng ảo sẽ có những ưu điểm sau:

– Tiết kiệm chi phí, thời gian và nhân sự, đặc biệt ở những thành phố lớn: không tốn chi phí để mua sắm các thiết bị văn phòng, chi phí vận hành, quản lý toà nhà…

– Tiết kiệm thời gian và chi phí mua đất, xây dựng văn phòng, thuê trọn vẹn một toà nhà để làm văn phòng, mua các trang thiết bị văn phòng vì thường các đơn vị cung cấp dịch vụ này sẽ đều trang bị sẵn các thiết bị (như máy in, máy photocopy, camera, wifi, bàn, ghế, máy lạnh, điện, nước…). Dễ dàng để đặt biển hiệu công ty tại các vị trí đắc địa, cao cấp mà không tốn quá nhiều chi phí.

– Việc thuê, sử dụng văn phòng ảo tại quận nội thành giúp cho doanh nghiệp chọn lựa được một địa chỉ nằm ở vị trí có tiềm năng phát triển, lân cận ở trung tâm thủ đô, giúp cho các cuộc giao dịch dễ dàng, tạo niềm tin cho các khách hàng của mình, thu hút được khách hàng tiềm năng.

– Bên cho thuê văn phòng ảo thường sẽ có đội ngũ lễ tân, thư ký được đào tạo bài bản thực hiện các nhiệm vụ như tiếp đón, hướng dẫn và giúp đỡ khách hàng của doanh nghiệp thuê.

– Giúp giải quyết nhu cầu về thông tin liên lạc: Hệ thống thông tin của những văn phòng này thường xử lý thư từ, điện thoại, fax… nhanh chóng và chính xác. Điều đó giúp cho việc giao tiếp của doanh nghiệp với các đối tác diễn ra thuận lợi mặc dù doanh nghiệp không phải bỏ ra nhiều chi phí.

– Giúp chủ doanh nghiệp xây dựng quan hệ mới, gặp gỡ được các công ty tại địa phương, chia sẻ được ý tưởng và tạo các cơ hội kinh doanh mới. Bởi vì mỗi một văn phòng ảo như vậy có thể cho rất nhiều doanh nghiệp thuê. Cho nên văn phòng thường sẽ tổ chức các sự kiện xã hội, hội thảo, sự kiện đặc thù khác để thu hút được đầu tư, cơ hội gặp gỡ, giao tiếp và hợp tác phát sinh ở văn phòng ảo có thể cao hơn các văn phòng thông thường.

– Giảm áp lực về thời gian, chi phí, công sức, tạo điều kiện cho chủ doanh nghiệp tập trung tối đa vốn, nhân lực… vào những hoạt động kinh doanh.

3.2. Nhược điểm khi thuê, sử dụng văn phòng ảo:

Khi thuê, sử dụng văn phòng ảo sẽ có những nhược điểm sau:

– Không có sự chủ động và thoải mái trong việc sử dụng văn phòng: do có nhiều đơn vị thuê nên không gian sử dụng văn phòng sẽ chật hẹp. Ngoài ra, khi sử dụng những tiện ích, dịch vụ cũng cần phải đặt lịch hẹn trước;

– Có thể gây ra sự nhầm lẫn cho khách hàng, đối tác khi một địa chỉ được đăng ký cho rất nhiều công ty;

– Dễ xảy ra tranh chấp với đơn vị cho thuê dịch vụ. Bản chất của việc thuê, sử dụng văn phòng ảo là giao dịch cho thuê tài sản, chính vì vậy những tranh chấp liên đến chí phí, thời hạn thanh toán…là không thể tránh khỏi.

Các văn bản pháp luật được sử dụng trong bài viết:

– Luật Doanh nghiệp 2020

– Nghị định 122/2021/NĐ-CP quy định về xử phạt vi phạm hành chính trong lĩnh vực kế hoạch và đầu tư.