Thủ tục thay đổi thông tin, điều chỉnh lại thông tin trong Sổ hộ khẩu

Một trong những quyền cơ bản của công dân được ghi nhận trong Hiến pháp năm 2013 chính là quyền tự do cư trú. Tuy nhiên, mỗi cá nhân chỉ được đăng ký thường trú ở một nơi nhất định, cơ quan có thẩm quyền thực hiện quản lý cư trú thông qua việc cấp sổ hộ khẩu. Vậy, khi có thay đổi thông tin của cá nhân hoặc thông tin về cư trú trong sổ hộ khẩu thì công dân phải thực hiện thủ tục thay đổi, điều chỉnh như thế nào?

1. Quy định về nơi cư trú và quyền về cư trú của công dân

Thứ nhất, theo quy định tại Luật cư trú năm 2006, nơi cư trú của công dân là chỗ ở hợp pháp mà người đó thường xuyên sinh sống. Nơi cư trú của công dân là nơi thường trú hoặc nơi tạm trú, theo đó: 

– Chỗ ở hợp pháp là nhà ở, phương tiện hoặc nhà khác mà công dân sử dụng để cư trú. Chỗ ở hợp pháp có thể thuộc quyền sở hữu của công dân hoặc được cơ quan, tổ chức, cá nhân cho thuê, cho mượn, cho ở nhờ theo quy định của pháp luật.

– Nơi thường trú là nơi công dân sinh sống thường xuyên, ổn định, không có thời hạn tại một chỗ ở nhất định và đã đăng ký thường trú.

– Nơi tạm trú là nơi công dân sinh sống ngoài nơi đăng ký thường trú và đã đăng ký tạm trú.

Lưu ý:

Trường hợp không xác định được nơi cư trú của công dân như đã nêu ở trên thì nơi cư trú của công dân là nơi người đó đang sinh sống.

Thứ hai, theo quy định tại Điều 9 Luật cư trú năm 2006, công dân có các quyền sau:

– Lựa chọn, quyết định nơi thường trú, tạm trú của mình phù hợp với quy định của Luật này và các quy định khác của pháp luật có liên quan.

– Được cấp, cấp lại, đổi sổ hộ khẩu, sổ tạm trú, giấy tờ khác liên quan đến cư trú.

– Được cung cấp thông tin, tài liệu liên quan đến việc thực hiện quyền cư trú.

– Yêu cầu cơ quan nhà nước có thẩm quyền thực hiện biện pháp bảo vệ quyền cư trú của mình.

– Khiếu nại, tố cáo, khởi kiện đối với hành vi vi phạm pháp luật về cư trú theo quy định của pháp luật.

2. Quy định về sổ hộ khẩu và cấp sổ hộ khẩu

2.1. Sổ hộ khẩu theo quy định của pháp luật

Theo quy định tại Điều 24 Luật cư trú năm 2006, sổ hộ khẩu được cấp cho hộ gia đình hoặc cá nhân đã đăng ký thường trú và có giá trị xác định nơi thường trú của công dân. Sổ hộ khẩu được cấp theo các hình thức sau: 

Thứ nhất, sổ hộ khẩu cấp cho hộ gia đình

– Sổ hộ khẩu được cấp cho từng hộ gia đình. Mỗi hộ gia đình cử một người có năng lực hành vi dân sự đầy đủ làm chủ hộ để thực hiện và hướng dẫn các thành viên trong hộ thực hiện quy định về đăng ký, quản lý cư trú. Trường hợp không có ng­ười từ đủ mười tám tuổi trở lên hoặc có người từ đủ 18 tuổi trở lên nhưng bị mất hoặc hạn chế năng lực hành vi dân sự thì đ­ược cử một ng­ười trong hộ làm chủ hộ.

Những ng­ười ở chung một chỗ ở hợp pháp và có quan hệ gia đình là ông, bà, cha, mẹ, vợ, chồng, con và anh, chị, em ruột, cháu ruột thì có thể được cấp chung một sổ hộ khẩu.

– Nhiều hộ gia đình ở chung một chỗ ở hợp pháp thì mỗi hộ gia đình được cấp một sổ hộ khẩu.

Thứ hai, sổ hộ khẩu cấp cho cá nhân thuộc một trong các trường hợp sau:

– Người có năng lực hành vi dân sự đầy đủ và có chỗ ở độc lập với gia đình của người đó, người sống độc thân, người được tách sổ hộ khẩu theo quy định 

– Người làm nghề lưu động trên tàu, thuyền, phương tiện hành nghề lưu động khác, nếu họ không sống theo hộ gia đình;

– Thương binh, bệnh binh, người thuộc diện chính sách ưu đãi của Nhà nước, người già yếu, cô đơn, người tàn tật và các trường hợp khác được cơ quan, tổ chức nuôi dưỡng, chăm sóc tập trung;

– Chức sắc tôn giáo, nhà tu hành hoặc người khác chuyên hoạt động tôn giáo theo quy định của pháp luật về tín ngưỡng, tôn giáo mà sống tại cơ sở tôn giáo.

2.2. Quy định về thủ tục cấp sổ hộ khẩu

Theo quy định tại Điều 10 Thông tư 35/2014/TT-BCA, việc cấp sổ hộ khẩu được thực hiện như sau:

Thứ nhất, về hồ sơ, người yêu cầu cấp sổ hộ khẩu cần chuẩn bị các giấy tờ sau:

– Phiếu báo thay đổi hộ khẩu, nhân khẩu. Trường hợp cấp lại sổ hộ khẩu tại thành phố, thị xã thuộc tỉnh và quận, huyện, thị xã thuộc thành phố trực thuộc Trung ương phải có xác nhận của Công an xã, phường, thị trấn nơi thường trú vào phiếu báo thay đổi hộ khẩu, nhân khẩu;

– Sổ hộ khẩu (đối với trường hợp đổi sổ hộ khẩu do bị hư hỏng) hoặc sổ hộ khẩu gia đình, giấy chứng nhận nhân khẩu tập thể (đối với trường hợp đổi từ mẫu sổ cũ đổi sang mẫu số mới).

Thứ hai, thủ tục cấp sổ hộ khẩu được thực hiện theo trình tự sau:

Bước 1: Nộp hồ sơ đến cơ quan có thẩm quyền

Bước 2: Cơ quan có thẩm quyền giải quyết thủ tục theo yêu cầu

– Trong thời hạn 03 (ba) ngày làm việc, kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ, cơ quan có thẩm quyền đăng ký thường trú phải đổi, cấp lại sổ hộ khẩu.

– Trong quá trình đăng ký thường trú, nếu có sai sót trong sổ hộ khẩu do lỗi của cơ quan đăng ký thì trong thời hạn 03 (ba) ngày làm việc, kể từ ngày nhận được yêu cầu của công dân, cơ quan đăng ký thường trú phải có trách nhiệm điều chỉnh sổ hộ khẩu cho phù hợp với hồ sơ gốc.

Lưu ý: 

Trưởng Công an huyện, quận, thị xã thuộc thành phố trực thuộc Trung ương, Trưởng Công an thị xã, thành phố thuộc tỉnh và Trưởng công an xã, thị trấn thuộc huyện thuộc tỉnh là người có thẩm quyền ký sổ hộ khẩu.

Bước 3: Trả sổ hộ khẩu cho người yêu cầu

3. Quy định về thủ tục điều chỉnh, thay đổi thông tin trên sổ hộ khẩu

3.1. Các trường hợp phải điều chỉnh, thay đổi thông tin trên sổ hộ khẩu

Theo quy định tại Điều 29 Luật cư trú năm 2006, người có sổ hộ khẩu thực hiện thủ tục điều chỉnh, thay đổi thông tin trên sổ hộ khẩu trong các trường hợp sau đây:

– Trường hợp có thay đổi về: Chủ hộ, họ, tên, chữ đệm, ngày, tháng, năm sinh hoặc các thay đổi khác về hộ tịch của người có tên trong Sổ hộ khẩu;

– Trường hợp có thay đổi địa giới hành chính, đơn vị hành chính, đường phố, số nhà;

– Trường hợp chuyển đến chỗ ở hợp pháp mới trong phạm vi xã, thị trấn của huyện thuộc tỉnh; chuyển đi trong cùng một huyện, quận, thị xã của thành phố trực thuộc trung ương; chuyển đi trong cùng một thị xã, thành phố thuộc tỉnh.

3.2. Hồ sơ thực hiện thủ tục thay đổi thông tin trong sổ hộ khẩu

Theo quy định tại Điều 29 Luật cư trú 2006 và Thông tư 36/2014/TT-BCA , người yêu cầu chuẩn bị hồ sơ gồm các giấy tờ sau:

– Sổ hộ khẩu;

– Phiếu báo thay đổi hộ khẩu, nhân khẩu

– Trường hợp có thay đổi về họ, tên, chữ đệm, ngày, tháng, năm sinh hoặc các thay đổi khác về hộ tịch phải có giấy khai sinh hoặc quyết định đ­ược phép thay đổi của cơ quan có thẩm quyền về đăng ký hộ tịch

– Trường hợp có thay đổi địa giới hành chính, đơn vị hành chính, đường phố, số nhà phải có quyết định thay đổi địa giới hành chính, đơn vị hành chính, đường phố, số nhà của cơ quan nhà nước có thẩm quyền 

– Trường hợp chuyển đến chỗ ở hợp pháp mới phải có giấy tờ, tài liệu chứng minh chỗ ở hợp pháp mới.

– Ý kiến của chủ hộ hoặc người khác trong gia đình về việc thay đổi chủ hộ (trường hợp thay đổi chủ hộ);

3.3. Thủ tục điều chỉnh thay đổi thông tin trong sổ hộ khẩu

Theo quy định tại Điều 29 Luật cư trú 2006 thủ tục thay đổi thông tin trong sổ hộ khẩu được thực hiện theo trình tự sau:

Bước 1: Nộp hồ sơ đến cơ quan có thẩm quyền

– Trường hợp có sổ hộ khẩu tại các huyện, thị xã thuộc tỉnh thì nộp hồ sơ đến công an xã, thị trấn

– Trường hợp thường trú tại các huyện, quận, thị xã thuộc thành phố trực thuộc Trung ương phải nộp hồ sơ đến công an huyện, quận, thị xã thuộc thành phố trực thuộc Trung ương.

Lưu ý:

Trường hợp làm thủ tục điều chỉnh thay đổi trong sổ hộ khẩu thì người đến làm thủ tục phải là người có năng lực hành vi dân sự đầy đủ; đối với người chưa thành niên thì việc làm thủ tục phải thông qua người giám hộ hoặc người đại diện hợp pháp theo quy định của pháp luật về dân sự.

Bước 2: Cơ quan có thẩm quyền giải quyết thủ tục theo quy định

Trong thời hạn ba ngày làm việc, kể từ ngày nhận đủ hồ sơ, cơ quan có thẩm quyền quy định  phải điều chỉnh, bổ sung các thay đổi trong sổ hộ khẩu.

Bước 3: Trả kết quả theo quy định

Người có yêu cầu đến cơ quan có thẩm quyền nhận sộ hộ khẩu sau khi điều chỉnh

3.4. Quy định về thời hạn điều chỉnh thay đổi thông tin trong sổ hộ khẩu

Theo quy định tại Điều 12 Thông tư 35/2014/TT-BCA thời hạn điều chỉnh những thay đổi trong sổ hộ khẩu thực hiện như sau

– Trong thời hạn 30 (ba mươi) ngày, kể từ ngày có quyết định thay đổi về họ, tên, chữ đệm, ngày, tháng, năm sinh hoặc các thay đổi khác về hộ tịch của cơ quan có thẩm quyền thì chủ hộ hoặc người có thay đổi hoặc người đại diện trong hộ phải làm thủ tục điều chỉnh trong sổ hộ khẩu;

– Trong thời hạn 03 (ba) tháng, kể từ ngày có quyết định của cơ quan nhà nước có thẩm quyền về thay đổi địa giới hành chính, đơn vị hành chính, đường phố, số nhà thì cơ quan đăng ký cư trú có trách nhiệm thông báo để công dân đến làm thủ tục điều chỉnh trong sổ hộ khẩu. Trong thời hạn 30 (ba mươi) ngày kể từ ngày có thông báo của cơ quan đăng ký cư trú, công dân có trách nhiệm đến để làm thủ tục điều chỉnh trong sổ hộ khẩu;

– Trong thời hạn 12 (mười hai) tháng, kể từ ngày chuyển đến chỗ ở hợp pháp mới trong phạm vi xã, thị trấn thuộc huyện thuộc tỉnh; trong cùng một huyện, quận, thị xã thuộc thành phố trực thuộc Trung ương; thành phố, thị xã thuộc tỉnh thì chủ hộ hoặc người trong hộ hoặc người được ủy quyền phải làm thủ tục điều chỉnh trong sổ hộ khẩu.

– Trong thời hạn 03 (ba) ngày làm việc, kể từ ngày điều chỉnh những thay đổi trong sổ hộ khẩu, Công an huyện, quận, thị xã thuộc thành phố trực thuộc Trung ương; Công an thị xã, thành phố thuộc tỉnh phải thông báo cho tàng thư căn cước công dân và Công an xã, phường, thị trấn nơi thường trú của người có thay đổi.

– Trong thời hạn 03 (ba) ngày làm việc, kể từ ngày điều chỉnh những thay đổi trong sổ hộ khẩu, Công an xã, thị trấn thuộc huyện thuộc tỉnh có trách nhiệm chuyển hồ sơ điều chỉnh, bổ sung cho Công an huyện lưu tàng thư hồ sơ hộ khẩu. Trong thời hạn 03 ngày làm việc, kể từ ngày nhận được hồ sơ, Công an huyện phải thông báo cho tàng thư căn cước công dân.