Tùy thuộc vào nhu cầu hoạt động của doanh nghiệp mà có thể lựa chọn mở thêm văn phòng đại điện hỗ trợ cho việc kinh doanh, khi lựa chọn thành lập văn phòng đại diện thì cần có sự tìm hiểu và cân nhắc thật kỹ càng vấn đề này để không vi phạm điều cấm của luật .Vậy thủ tục thành lập văn phòng đại diện khác tỉnh mới nhất được quy định ra sao?
Mục lục bài viết
1. Pháp luật có cho phép thành lập văn phòng đại diện tại tỉnh không?
Trong pháp
– Pháp luật chấp thuận việc doanh nghiệp có quyền thành lập chi nhánh, văn phòng đại diện không phụ thuộc về vị trí địa lý, nên việc lựa chọn thành lập ở trong nước và nước ngoài vẫn được thừa nhận. Liên quan đến số lượng thành lập văn phòng đại diện thì doanh nghiệp có thể đặt một hoặc nhiều chi nhánh, văn phòng đại diện tại một địa phương theo địa giới đơn vị hành chính không hề bị giới hạn;
– Về địa điểm nộp hồ sơ để thành lập chi nhánh, văn phòng đại diện trong nước, doanh nghiệp thì sẽ gửi hồ sơ đăng ký hoạt động của chi nhánh, văn phòng đại diện đến Cơ quan đăng ký kinh doanh nơi doanh nghiệp đặt chi nhánh, văn phòng đại diện…;
Với các quy định trên thì doanh nghiệp có nhu cầu thành lập văn phòng đại diện hoàn toàn có thể thực hiện ở trong nước và nước ngoài, được phép lựa chọn đặt một hoặc nhiều văn phòng đại diện tại bất kỳ một địa phương theo địa giới đơn vị hành chính. Nên tùy thuộc vào nhu cầu thành lập văn phòng đại diện của doanh nghiệp sẽ được pháp luật bảo hộ, nhưng vẫn phải tuân thủ theo quy định về các vấn đề liên quan.
2. Thủ tục thành lập văn phòng đại diện khác tỉnh mới nhất:
2.1. Hồ sơ thành lập văn phòng đại diện khác tỉnh:
Cá nhân để hoàn thiện thủ tục thành lập văn phòng đại diện cần nắm rõ được những tài liệu cần chuẩn bị để nộp tại cơ quan có thẩm quyền. Những giấy tờ này hiện được quy định tại khoản 1 Điều 31 Nghị định 01/2021/NĐ-CP như sau:
– Khi chuẩn bị hồ sơ doanh nghiệp nộp hồ sơ đăng ký hoạt động chi nhánh, văn phòng đại diện tại Phòng Đăng ký kinh doanh nơi đặt chi nhánh, văn phòng đại diện gửi thông báo thành lập chi nhánh, văn phòng đại diện do người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp ký;
– Cần đảm bảo rằng có được bản sao nghị quyết, quyết định và bản sao biên bản họp của Hội đồng thành viên đối với công ty trách nhiệm hữu hạn hai thành viên trở lên, công ty hợp danh, của Hội đồng quản trị đối với công ty cổ phần thể hiện ý chấp thuận hoạt động mở văn phòng đại diện; Có thể có thêm nghị quyết, quyết định của chủ sở hữu công ty đối với công ty trách nhiệm hữu hạn một thành viên về việc thành lập chi nhánh, văn phòng đại diện phù hợp với loại hình kinh doanh được thành lập;
– Bắt buộc phải gửi kèm theo bản sao giấy tờ pháp lý của cá nhân đối với người đứng đầu chi nhánh, văn phòng đại diện;
Có thể thấy, để đăng ký hoạt động văn phòng đại diện ngoài tỉnh cần chuẩn bị đầy đủ các giấy tpwf đã được trình bày trong bài viết thì mới được chấp thuận thành lập văn phòng đại diện và được đưa vào hoạt động hợp pháp.
2.2. Để văn phòng đại diện được thành lập gồm các bước để hoàn tất thủ tục sau:
Bước 1: Chuẩn bị hồ sơ
Những giấy tờ hỗ trợ thủ tục này đã được trình bày tại Mục 2.1 của bài viết. Hồ sơ cần lưu ý:
– Có đủ giấy tờ theo quy định tại Nghị định này;
– Thể hiện được đầy đủ chính xác tên doanh nghiệp đã được điền vào Giấy đề nghị thành lập văn phòng đại diện
– Cung cấp cả địa chỉ liên lạc của người nộp hồ sơ đăng ký doanh nghiệp;
– Hoàn thành hết nghĩa vụ về đủ phí, lệ phí đăng ký doanh nghiệp theo quy định.
Bước 2: Nộp hồ sơ
Người nộp hồ sơ thành lập văn phòng đại diện khác tỉnh nộp hồ sơ tại Phòng Đăng ký kinh doanh nơi doanh nghiệp đặt văn phòng đại diện
Bước 3: Xem xét hồ sơ đề nghị
– Sau khi tiếp nhận hồ sơ đăng ký doanh nghiệp, Phòng Đăng ký kinh doanh trao Giấy biên nhận về việc nhận hồ sơ cho người nộp hồ sơ;
– Cán bộ trong Phòng Đăng ký kinh doanh nhập thực hiện các hoạt động là xác minh thông tin trong hồ sơ đăng ký doanh nghiệp, tiến hành kiểm tra tính hợp lệ của hồ sơ và hoàn thiện các hoạt động là đăng tải các văn bản đã được số hóa trong hồ sơ đăng ký doanh nghiệp vào Hệ thống thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp;
– Người thành lập doanh nghiệp hoặc doanh nghiệp có thể dừng thực hiện thủ tục đăng ký doanh nghiệp khi hồ sơ đăng ký doanh nghiệp chưa được chấp thuận trên Hệ thống thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp.
Lưu ý: Trong giai đoạn này nếu người có thẩm quyền ký văn bản đề nghị đăng ký doanh nghiệp gửi văn bản đề nghị dừng thực hiện thủ tục đăng ký doanh nghiệp thì cũng sẽ gửi đến Phòng Đăng ký kinh doanh nơi đã nộp hồ sơ để dừng hoạt động này lại.
Khi đó, Phòng Đăng ký kinh doanh xem xét, ra thông báo về việc dừng thực hiện thủ tục đăng ký doanh nghiệp cho doanh nghiệp và nếu hồ sơ đã được đăng tải trên Hệ thống thông tin quốc gia thì sẽ hủy hồ sơ đăng ký doanh nghiệp theo quy trình;
Xét đến trường hợp từ chối dừng thực hiện thủ tục đăng ký doanh nghiệp thì Phòng Đăng ký kinh doanh ra thông báo bằng văn bản cho doanh nghiệp đề nghị biết thông tin và có nghĩa vụ nêu rõ lý do từ chối.
Bước 4: Đưa ra các quyết định liên quan hỗ trợ thủ tục này
– Sau khi trao Giấy biên nhận về việc nhận hồ sơ, nhận thấy hồ sơ chưa hợp lệ hoặc tên doanh nghiệp yêu cầu đăng ký không đúng theo quy định, Phòng Đăng ký kinh doanh phải thông báo bằng văn bản nội dung cần sửa đổi, bổ sung cho người thành lập doanh nghiệp hoặc doanh nghiệp trong thời hạn 03 ngày làm việc kể từ ngày tiếp nhận hồ sơ.
Phòng Đăng ký kinh doanh ghi toàn bộ yêu cầu sửa đổi, bổ sung hồ sơ đăng ký doanh nghiệp đối với mỗi một bộ hồ sơ do doanh nghiệp nộp trong một Thông báo yêu cầu sửa đổi, bổ sung hồ sơ đăng ký doanh nghiệp.
– Nếu hồ sơ hợp lệ thì Phòng Đăng ký kinh doanh cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, Giấy xác nhận về việc thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp, cập nhật thông tin thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp trong Cơ sở dữ liệu quốc gia về đăng ký doanh nghiệp trong thời hạn 03 ngày làm việc kể từ ngày nhận được hồ sơ hợp lệ.
3. Tên văn phòng đại diện được coi là hợp pháp thì cần đảm bảo yếu tố gì?
Khi lập nên văn phòng đại diện thì tên được cá nhân đặt không chỉ được lựa chọn để tạo dấu ấn riêng, có ý nghĩa, thu hút sự quan tâm của khách hàng thì cũng phải nằm trong khuôn khổ pháp luật. Theo đó, tên văn phòng đại diện cần đảm bảo các yếu tố sau:
– Cần lựa chọn những tên được viết bằng các chữ cái trong bảng chữ cái tiếng Việt; các chữ cái F, J, Z, W, chữ số và các ký hiệu;
– Khi người khác đọc lên tên văn phòng đại diện thì bắt buộc phải mang tên doanh nghiệp kèm theo cụm từ “Văn phòng đại diện”;
– Đồng thời, cũng cần đảm bảo điều kiện là tên văn phòng đại diện phải được viết hoặc gắn tại trụ sở văn phòng đại diện; địa điểm kinh doanh để công khai thông tin. Liên quan đến cấu tạo của của tên văn phòng đại diện thì cần được in hoặc viết với khổ chữ nhỏ hơn tên tiếng Việt của doanh nghiệp trên các giấy tờ giao dịch, hồ sơ tài liệu và ấn phẩm do văn phòng đại diện phát hành;
– Pháp luạt cũng không cấm việc cá nhân lựa chọn tên bằng tiếng Việt, mà có thể đăng ký tên bằng tiếng nước ngoài và tên viết tắt; Phần tên riêng trong tên văn phòng đại diện của doanh nghiệp không được sử dụng cụm từ “công ty”, “doanh nghiệp” để tránh tình trạng bị nhầm lẫn, không thể hiện rõ được bản chất.
Văn bản pháp luật được sử dụng:
– Luật Doanh nghiệp 2020;
– Nghị định số 01/2021/NĐ-CP của Chính phủ: Về đăng ký doanh nghiệp.
THAM KHẢO THÊM:
