Trình tự thủ tục xin tách hộ khẩu, nhập hộ khẩu năm 2023

1. Điều kiện để được nhập hộ khẩu:

Nhập hộ khẩu hay gọi theo ngôn ngữ pháp lý có nghĩa là đăng kí thường trú. Trong phần này tôi sẽ dùng thuật ngữ đăng ký thường trú thay cho thuật ngữ nhập hộ khẩu thông thường. Đăng ký thường trú là việc công dân đăng ký nơi thường trú của mình với cơ quan nhà nước có thẩm quyền và được cơ quan này làm thủ tục đăng ký thường trú, cấp sổ hộ khẩu cho họ.

Để đăng kí thường trú thì cá nhân phải đảm bảo những điều kiện sau:

– Điều kiện đăng kí thường trú tại tỉnh:

Được quy định tại Điều 19 Luật cư trú 2006 như sau:

“Điều 19. Điều kiện đăng ký thường trú tại tỉnh

Công dân có chỗ ở hợp pháp ở tỉnh nào thì được đăng ký thường trú tại tỉnh đó. Trường hợp chỗ ở hợp pháp do thuê, mượn, ở nhờ của cá nhân thì phải được người cho thuê, cho mượn, cho ở nhờ đồng ý bằng văn bản.”

Theo đó công dân nào có chỗ ở hợp pháp tại tỉnh nào thì đăng ký thường trú tại tỉnh đó. Nếu trường hợp thuê, mượn, ở nhờ và chỗ ở đó là hợp pháp thì phải có sự đồng ý bằng văn bản của người cho thuê, cho mượn, cho ở nhờ.

– Điều kiện đăng kí thường trú tại thành phố trực thuộc trung ương:

Để được đăng ký thường trú tại các thành phố trực thuộc trung ương, tổ chức hoặc cá nhân cần đảm bảo đầy đủ các điều kiện quy định tại khoản 2 Điều 1 Luật sửa đổi,bổ sung một số điều của Luật cư trú 2006 như sau:

Đối với công dân đã có chỗ ở hợp pháp thì phải có thời gian tạm trú tại thành phố đó ít nhất một năm khi đăng ký thường trú vào huyện, thị xã thuộc thành phố trực thuộc trung ương và ít nhất hai năm khi đăng ký thường trú vào quận thuộc thành phố trực thuộc trung ương. 

Ví dụ:

Anh Nguyễn Văn A có thời gian đăng ký tạm trú tại thành phố Hải Phòng là 16 tháng. Anh A đang muốn đăng ký thường trú vào huyện Cát Hải hoặc quận Lê Chân thuộc thành phố Hải Phòng. Đối chiếu với quy định trên thì nếu anh A đăng ký thường trú vào huyện Cát Hải thì có đủ điều kiện nhưng nếu anh A đăng ký thường trú vào quận Lê Chân thì không đủ điều kiện dẫn đến không thể đăng ký. 

Đối với cá nhân có nhu cầu đăng ký thường trú tại thành phố trực thuộc trung ương không đủ điều kiện về chỗ ở hợp pháp và thời gian tạm trú thì vẫn có thể đăng ký thường trú nếu xin nhập vào sổ hộ khẩu của cá nhân, hộ gia đình khác và được sự đồng ý bằng văn bản của họ. Các trường hợp nhập hộ khẩu theo diện người khác bao gồm:

+ Nhập theo quan hệ hôn nhân: về ở với chồng hoặc vợ;

+ Nhập theo quan hệ nhân thân: cha, mẹ về ở với con hoặc ngược lại; ông, bà nội, ngoại về ở với cháu ruột; người hết tuổi lao động, nghỉ hưu, nghỉ mất sức, nghỉ thôi việc về ở với anh, chị, em ruột; người khuyết tật, mất khả năng lao động, người bị bệnh tâm thần hoặc bệnh khác làm mất khả năng nhận thức, khả năng điều khiển hành vi về ở với anh, chị, em ruột, cô, dì, chú, bác, cậu ruột; người chưa thành niên không còn cha, mẹ hoặc còn cha, mẹ nhưng cha, mẹ không có khả năng nuôi dưỡng về ở với ông, bà nội, ngoại, anh, chị, em ruột, cô, dì, chú, bác, cậu ruột;

+ Nhập theo quan hệ giám hộ về ở với người giám hộ: đối với người khuyết tật, mất khả năng lao động, người bị bệnh tâm thần hoặc bệnh khác làm mất khả năng nhận thức, khả năng điều khiển hành vi hoặc người chưa thành niên không còn cha, mẹ hoặc còn cha, mẹ nhưng cha, mẹ không có khả năng nuôi dưỡng; 

Đối với người được điều động, tuyển dụng đến làm việc tại cơ quan, tổ chức hưởng lương từ ngân sách nhà nước hoặc theo chế độ hợp đồng không xác định thời hạn và có chỗ ở hợp pháp thì được đăng ký thường trú tại thành phố trực thuộc trung ương nơi được điều động, tuyển dụng và đối với công dân trước đây đã đăng ký thường trú tại thành phố trực thuộc trung ương, nay trở về thành phố đó sinh sống tại chỗ ở hợp pháp của mình thì được quyền đăng ký thường trú tại thành phố trực thuộc trung ương đó nếu đảm bảo đủ các điều kiện về diện tích bình quân; Giấy xác nhận của Ủy ban nhân dân xã, phường, thị trấn về diện tích bình quân; được sự đồng ý bằng văn bản của người cho thuê, cho mượn, cho ở nhờ. 

2. Trình tự thủ tục đăng ký thường trú:

Nếu cá nhân đảm bảo các điều kiện nêu trên thì tiến hành đăng ký thường trú theo trình tự quy định tại Điều 21 Luật cư trú 2006 như sau:

– Người đăng ký thường trú tới cơ quan công an có thẩm quyền: đối với thành phố trực thuộc Trung ương thì nộp hồ sơ tại Công an huyện, quận, thị xã; đối với tỉnh thì nộp hồ sơ tại Công an xã, thị trấn thuộc huyện; Công an thị xã, thành phố thuộc tỉnh.

– Người đăng ký thường trú xuất trình các giấy tờ sau: phiếu báo thay đổi hộ khẩu, nhân khẩu; bản khai nhân khẩu; giấy chuyển hộ khẩu; giấy tờ và tài liệu chứng minh chỗ ở hợp pháp. Đối với trường hợp chuyển đến thành phố trực thuộc Trung ương phải có thêm tài liệu chứng minh thuộc một trong các trường hợp đủ điều kiện thường trú tại thành phố trực thuộc trung ương.

* Thời hạn giải quyết:

Trong thời hạn 15 ngày, kể từ ngày nhận đủ hồ sơ, cơ quan có thẩm quyền phải cấp sổ hộ khẩu cho người đã nộp hồ sơ đăng ký thường trú; trường hợp không cấp phải trả lời bằng văn bản và nêu rõ lý do.

Các lưu ý về trình tự – thủ tục nhập – tách hộ khẩu mới nhất:

– Chỗ ở hợp pháp là nhà ở, phương tiện hoặc nhà khác mà công dân sử dụng để cư trú. Chỗ ở hợp pháp có thể thuộc quyền sở hữu của công dân hoặc được cơ quan, tổ chức, cá nhân cho thuê, cho mượn, cho ở nhờ theo quy định của pháp luật. Chỗ ở hợp pháp có thể thuộc quyền sở hữu, sử dụng của công dân hoặc được cơ quan, tổ chức, cá nhân cho thuê, cho mượn, cho ở nhờ theo quy định của pháp luật. Đối với chỗ ở hợp pháp do thuê, mượn hoặc ở nhờ của cá nhân, tổ chức tại thành phố trực thuộc trung ương phải bảo đảm điều kiện về diện tích bình quân theo quy định của Hội đồng nhân dân thành phố.

– Trường hợp cơ quan có thẩm quyền sau khi hết thời hạn giải quyết việc tách – nhập hộ khẩu mà không trả lời bằng văn bản và không nêu rõ lý do thì người làm thủ tục có quyền khiếu nại lần đầu đến cơ quan đó hoặc khởi kiện vụ án hành chính tại Tòa án theo quy định của Luật tố tụng hành chính.

– Riêng việc đăng ký thường trú vào nội thành thành phố Hà Nội thực hiện theo quy định của Luật Thủ đô 2012. 

3. Tách hộ khẩu có cần giấy xác nhận chỗ ở hợp pháp không?

Tóm tắt câu hỏi:

Xin hỏi Luật sư. Nhà tôi có 5 thành viên. Ba tôi là chủ hộ đang ở nhà ổn định hợp pháp. Nay tôi có vợ và cất nhà riêng (nhà cất tạm không xin phép). Giờ tôi muốn tách hộ làm hộ khẩu riêng. Nhưng công an đưa “Giấy xác nhận chổ ở hợp pháp” thì UBND phường không xác nhận vì cho rằng nhà tôi cất trái phép nên không tách hộ và lập hộ khẩu riêng được. Vậy cho hỏi căn cứ vào các điều 24, 25, 26, 27 Luật Cư trú thì tôi tách được. Nhưng theo Điều 5 và 6 Nghị định 31/2014/NĐ-CP ngày 18/4/2014 Nghị định hướng dẫn Luật cư trú thì không được. Tại sao lại có tấm giấy “xác nhận nhà ở hợp pháp” đó. Có phải Nghị định hướng dẫn mâu thuẫn với Luật?

Luật sư tư vấn:

Căn cứ theo Điều 27 Luật cư trú 2006, trường hợp của gia đình bạn, bạn là người đầy đủ năng lực hành vi dân sự thì gia đình bạn sẽ đủ điều kiện để tách riêng sổ hộ khẩu.

Và cũng theo quy định tại Thông tư số 35/2014/TT-BCA  quy định về cấp sổ hộ khẩu:

“5. Người có nhu cầu tách sổ hộ khẩu quy định tại điểm b khoản 1 Điều 27 Luật cư trú 2006 thì chủ hộ phải ghi vào phiếu báo thay đổi hộ khẩu, nhân khẩu đồng ý cho tách sổ hộ khẩu, ký, ghi rõ họ tên và ngày, tháng, năm. Khi tách sổ hộ khẩu không cần xuất trình giấy tờ về chỗ ở hợp pháp.”

Như vậy, bạn muốn tách sổ hộ khẩu thì bạn không cần phải xuất trình giấy tờ về chỗ ở hợp pháp. Việc cơ quan công an yêu cầu bạn cung cấp giấy tờ, tài liệu chứng minh chỗ ở hợp pháp là trái với những quy định của pháp luật. Bạn có thể yêu cầu cơ quan công an xem xét lại hồ sơ của mình. Tuy nhiên, bạn cũng cần lưu ý, theo quy định của pháp luật, sau khi thực hiện việc tách khẩu thì trong quá trình bạn đăng ký thường trú thì bạn phải có giấy tờ, tài liệu chứng minh chỗ ở hợp pháp để nộp trong hồ sơ đăng ký thường trú. Nghĩa là, thủ tục tách hộ thì không yêu cầu bạn xuất trình giấy tờ chứng minh chỗ ở hợp pháp nhưng đối với thủ tục đăng ký hộ khẩu thường trú thì bạn phải cần có giấy tờ chứng minh chỗ ở hợp pháp thì mới có thể làm được hộ khẩu riêng.

Theo quy định tại khoản 1 Điều 6 Nghị định 31/2014/NĐ-CP thì Giấy tờ, tài liệu chứng minh chỗ ở hợp pháp để đăng ký thường trú là một trong các giấy tờ, tài liệu sau đây:

a) Giấy tờ, tài liệu chứng minh chỗ ở hợp pháp thuộc quyền sở hữu của công dân là một trong các giấy tờ, tài liệu sau đây:

– Giấy chứng nhận quyền sở hữu nhà ở hoặc giấy tờ về quyền sở hữu nhà ở do cơ quan có thẩm quyền cấp qua các thời kỳ;

– Giấy tờ về quyền sử dụng đất ở theo quy định của pháp luật về đất đai (đã có nhà ở trên đất đó);

– Giấy phép xây dựng theo quy định của pháp luật về xây dựng (đối với trường hợp phải cấp giấy phép);

– Hợp đồng mua bán nhà ở thuộc sở hữu nhà nước hoặc giấy tờ về hóa giá thanh lý nhà ở thuộc sở hữu nhà nước;

– Hợp đồng mua nhà ở hoặc giấy tờ chứng minh việc đã bàn giao nhà ở, đã nhận nhà ở của doanh nghiệp có chức năng kinh doanh nhà ở đầu tư xây dựng để bán;

– Giấy tờ về mua, bán, tặng, cho, đổi, nhận thừa kế nhà ở có công chứng hoặc chứng thực của Ủy ban nhân dân xã, phường, thị trấn (sau đây gọi tắt là Ủy ban nhân dân cấp xã);

– Giấy tờ về giao tặng nhà tình nghĩa, nhà tình thương, nhà đại đoàn kết, cấp nhà ở, đất ở cho cá nhân, hộ gia đình di dân theo kế hoạch của Nhà nước hoặc các đối tượng khác;

– Giấy tờ của Tòa án hoặc cơ quan hành chính nhà nước có thẩm quyền giải quyết cho được sở hữu nhà ở đã có hiệu lực pháp luật;

– Giấy tờ có xác nhận của Ủy ban nhân dân cấp xã về nhà ở, đất ở không có tranh chấp quyền sở hữu nhà ở, quyền sử dụng đất ở nếu không có một trong các giấy tờ nêu trên;

– Giấy tờ chứng minh về đăng ký tàu, thuyền, phương tiện khác thuộc quyền sở hữu và địa chỉ bến gốc của phương tiện sử dụng để ở. Trường hợp không có giấy đăng ký thì cần có xác nhận của Ủy ban nhân dân cấp xã về việc có tàu, thuyền, phương tiện khác sử dụng để ở thuộc quyền sở hữu hoặc xác nhận việc mua bán, tặng cho, đổi, thừa kế tàu, thuyền, phương tiện khác và địa chỉ bến gốc của phương tiện đó.

Như vậy, nếu muốn đăng ký hộ khẩu riêng, bạn phải cung cấp cho cơ quan có thẩm quyền một trong các loại giấy tờ như theo căn cứ nêu trên.

4. Cách ghi phiếu báo thay đổi hộ khẩu khi làm thủ tục tách hộ khẩu:

Tóm tắt câu hỏi:

Gia đình tôi có 3 người gồm có: Bố, tôi và em trai. Nay do có nhu cầu nên bản thân tôi muốn tách hộ khẩu ra riêng tại địa chỉ đang sống cùng gia đình tôi. Hiện tại tôi không rõ cách ghi thông tin trong tờ khai thay đổi nhân khẩu HK02. Mong luật sư hướng dẫn cách ghi giúp tôi, xin chân thành cám ơn.

Luật sư tư vấn:

Theo quy định tại Điều 27 Luật cư trú 2006 thì trường hợp bạn từ đủ 18 tuổi trở lên, có đủ năng lực hành vi dân sự thì sẽ được tách sổ hộ khẩu.

Khoản 2 Điều 3 Thông tư 36/2014/TT-BCA có quy định:

2. Phiếu báo thay đổi hộ khẩu, nhân khẩu (ký hiệu là HK02) được sử dụng để thông báo khi có sự thay đổi về hộ khẩu, nhân khẩu như: Đăng ký thường trú, đăng ký tạm trú; điều chỉnh những thay đổi trong sổ hộ khẩu, sổ tạm trú; thay đổi nơi đăng ký thường trú, tạm trú; xóa đăng ký thường trú, xóa đăng ký tạm trú; tách sổ hộ khẩu; đổi, cấp lại sổ hộ khẩu, sổ tạm trú; cấp giấy chuyển hộ khẩu; xác nhận trước đây đã đăng ký thường trú; gia hạn tạm trú. Khi có thay đổi những nội dung thông tin trong bản khai nhân khẩu thì công dân phải khai bổ sung bằng mẫu HK02 và chuyển cho cơ quan đăng ký, quản lý cư trú.

Tại Điều 7 và Điều 9 Thông tư 36/2014/TT-BCA  quy định về biểu mẫu sử dụng trong đăng ký, quản lý cư trú có hướng dẫn về cách ghi biểu mẫu HK02.

5. Thủ tục làm giấy khai sinh và nhập hộ khẩu cho trẻ mới sinh:

Tóm tắt câu hỏi:

Cho em hỏi: hiện tại em muốn làm giấy khai sinh cho con nhưng bố 1 khẩu ở Hải Phòng, mẹ 1 khẩu ở Phú Thọ. Khi sinh con thì sinh tại nơi cư trú của bố thì không biết có ảnh hưởng gì tới giấy khai sinh của con không và sau này khi bố mẹ về một khẩu sẽ gặp trục trặc gì không? Em xin cảm ơn.

Luật sư tư vấn:

Theo thông tin bạn cung cấp, chồng bạn ở Hải Phòng, bạn ở Phú Thọ và sinh con tại nơi cư trú của chồng bạn. Điều 13 Luật hộ tịch 2014 quy định về thẩm quyền đăng ký khai sinh như sau:

“Ủy ban nhân dân cấp xã nơi cư trú của người cha hoặc người mẹ thực hiện đăng ký khai sinh.”

Theo đó, nơi đăng ký khai sinh của con là nơi cư trú của người cha hoặc người mẹ. Do đó, bạn có thể đăng ký khai sinh cho con tại nơi bạn cư trú hoặc nơi chồng bạn cư trú.

Theo quy định tại Điều 12 Luật Cư trú 2006, nơi cư trú của cá nhân được xác định là nơi thường trú hoặc nơi tạm trú.

Như vậy, khi đăng ký khai sinh bạn có thể nộp hồ sơ tới Ủy ban nhân dân xã, phường, thị trấn nơi đăng ký thường trú hoặc tạm trú của bạn hoặc chồng bạn. Do đó, bạn có thể khai sinh cho con tại Hải Phòng hoặc Phú Thọ đều được. 

Hồ sơ đăng ký khai sinh cho con theo quy định tại Điều 16 Luật hộ tịch 2014 gồm các giấy tờ sau:

– Tờ khai đăng ký khai sinh;

– Giấy chứng sinh (do Bệnh viện, Cơ sở y tế nơi trẻ sinh ra cấp). Nếu trẻ sinh ra ngoài cơ sở y tế, thì Giấy chứng sinh thay bằng văn bản xác nhận của người làm chứng. Nếu không có người làm chứng, người đi khai sinh làm giấy cam đoan việc sinh là có thực;

– Sổ hộ khẩu (hoặc giấy chứng nhận nhân khẩu tập thể, Giấy đăng ký tạm trú có thời hạn của cha, mẹ trẻ);

– Chứng minh nhân dân/Hộ chiếu Việt Nam (bản chính và bản photo) của cha, mẹ;

Điều 13 Luật cư trú 2006 quy định nơi cư trú của người chưa thành niên như sau:

“1. Nơi cư trú của người chưa thành niên là nơi cư trú của cha, mẹ; nếu cha, mẹ có nơi cư trú khác nhau thì nơi cư trú của người chưa thành niên là nơi cư trú của cha hoặc mẹ mà người chưa thành niên thường xuyên chung sống.

2. Người chưa thành niên có thể có nơi cư trú khác với nơi cư trú của cha, mẹ nếu được cha, mẹ đồng ý hoặc pháp luật có quy định.”

Như vậy, theo quy định trên việc con bạn đăng ký khai sinh tại nơi cư trú của chồng bạn không ảnh hưởng đến giấy khai sinh của con bạn nếu sau này các bạn nhập về cùng sổ hộ khẩu. 

Bên cạnh đó, theo hướng dẫn tại Điều 6 Thông tư 35/2014/TT-BCA, để nhập hộ khẩu cho con, bạn cần chuẩn bị hồ sơ gồm các giấy tờ sau:

– Phiếu báo thay đổi hộ khẩu, nhân khẩu;

– Bản khai nhân khẩu (đối với trường hợp phải khai bản khai nhân khẩu)

– Giấy khai sinh của con bạn (bản sao chứng thực)

– Sổ hộ khẩu của gia đình bạn (bản sao chứng thực);

Sau khi bạn chuẩn bị xong hồ sơ bạn nộp đến Công an quận, huyện, thị xã, thành phố nơi cư trú của bố hoặc mẹ.