Thủ tục mở cửa hàng kinh doanh văn phòng phẩm

1. Thủ tục mở cửa hàng kinh doanh văn phòng phẩm:

Trình tự và thủ tục mở cửa hàng kinh doanh văn phòng phẩm sẽ được thực hiện như sau:

Bước 1: Chuẩn bị một bộ hồ sơ đầy đủ và hợp lệ để nộp đến cơ quan nhà nước có thẩm quyền trong trường hợp quyết định lựa chọn kinh doanh văn phòng phẩm theo mô hình hộ kinh doanh. Cá nhân, nhóm cá nhân hoặc người đại diện hộ gia đình sẽ nộp hồ sơ đến cơ quan đăng ký kinh doanh cấp quận/huyện nơi đặt địa điểm kinh doanh. Có thể nộp hồ sơ trực tiếp tại bộ phận tiếp nhận hồ sơ của cơ quan nhà nước có thẩm quyền hoặc nộp thông qua dịch vụ bưu chính.

Bước 2: Cơ quan nhà nước có thẩm quyền sẽ tiếp nhận hồ sơ và giải quyết hồ sơ theo quy định của pháp luật. Khi tiếp nhận hồ sơ, cơ quan đăng ký kinh doanh cấp huyện sẽ trao giấy biên nhận cho người nộp hồ sơ.

Bước 3: Trong khoảng thời hạn 03 ngày làm việc được tính kể từ ngày nhận hồ sơ, cơ quan có thẩm quyền sẽ cấp giấy chứng nhận đăng ký hộ kinh doanh cho hộ kinh doanh nếu đáp ứng được đầy đủ các điều kiện như sau:

– Ngành nghề kinh doanh không thuộc danh mục ngành nghề cấm kinh doanh theo quy định của pháp luật;

– Tên hộ kinh doanh dự kiến đăng ký hoàn toàn phù hợp với quy định của pháp luật, căn cứ theo quy định tại Nghị định 01/2021/NĐ-CP của Chính phủ về đăng ký doanh nghiệp;

– Đã thanh toán đầy đủ lệ phí đăng ký theo quy định của pháp luật.

Trong trường hợp hồ sơ chưa đầy đủ và hợp lệ, cơ quan nhà nước có thẩm quyền sẽ thông báo và yêu cầu sửa đổi, bổ sung hồ sơ sao cho phù hợp với quy định của pháp luật. Trong trường hợp không cho phép thành lập hộ kinh doanh để kinh doanh văn phòng phẩm thì cần phải trả lời bằng văn bản và nêu rõ lý do chính đáng.

2. Thành phần hồ sơ mở cửa hàng kinh doanh văn phòng phẩm: 

Kinh doanh sách và văn phòng phẩm là một ngành nghề không thuộc ngành nghề kinh doanh có điều kiện. Các cá nhân, tổ chức khi muốn thành lập cửa hàng kinh doanh văn phòng phẩm sẽ không cần phải thực hiện thủ tục xin giấy phép để kinh doanh theo quy định của pháp luật. Cá nhân và các tổ chức có thể đăng ký kinh doanh văn phòng phẩm tại cơ quan nhà nước có thẩm quyền với mã ngành/nghề tương ứng. Cụ thể như sau:

– 46497 là mã đăng ký kinh doanh đối với hoạt động bán buôn sách, tạp chí, báo và văn phòng phẩm;

– 47610 là mã đối với hoạt động bán lẻ sách, báo và tạp chí, văn phòng phẩm trong các cửa hàng chuyên doanh. 

Trong quá trình kinh doanh, diện tích hoàn toàn phụ thuộc vào số vốn thành lập của các cá nhân và tổ chức trên thực tế, nếu thành lập cửa hàng sách và cửa hàng văn phòng phẩm nhỏ thì diện tích có thể dao động từ 25 mét vuông đến 50 mét vuông. Sau đó có thể mở rộng dần dần quy mô và diện tích của cửa hàng. Đối với nguồn sách, các chủ thể kinh doanh có thể lấy nguồn sách từ nhiều nguồn khác nhau. Trong trường hợp kinh doanh sách cũ thì bạn hoàn toàn có thể lấy nguồn sách từ những người bán đồ cũ. Trong trường hợp kinh doanh sách mới thì bạn có thể lấy từ các đại lý phân phối. Bạn hoàn toàn có thể liên hệ để đặt các dụng cụ và sách từ các nhà phân phối thông qua hình thức hợp đồng mua bán hàng hóa. 

Trong quá trình thực hiện thủ tục mở cửa hàng kinh doanh sách và văn phòng phẩm, cần phải chuẩn bị các loại giấy tờ và tài liệu sau đây:

– Giấy đề nghị đăng ký hộ kinh doanh nhằm mục đích kinh doanh văn phòng phẩm theo mẫu do pháp luật quy định;

– Bản sao có chứng thực của các loại giấy tờ tùy thân như thẻ căn cước công dân hoặc chứng minh thư nhân dân hoặc hộ chiếu còn thời hạn được cấp bởi cơ quan nhà nước có thẩm quyền;

– Bản sao có chứng thực biên bản họp nhóm cá nhân về việc thành lập hộ kinh doanh đối với trường hợp hộ kinh doanh do một nhóm cá nhân thành lập để kinh doanh văn phòng phẩm trên thực tế;

– Các loại giấy tờ khác khi được cơ quan nhà nước có thẩm quyền yêu cầu.

3. Một số kinh nghiệm khi mở cửa hàng kinh doanh văn phòng phẩm: 

Trong quá trình mở cửa hàng kinh doanh văn phòng phẩm, cần phải lưu ý một số kinh nghiệm như sau:

Thứ nhất, lựa chọn địa điểm kinh doanh. Địa điểm kinh doanh là một trong những vấn đề quan trọng để có thể kinh doanh bất cứ mặt hàng nào, trong đó có văn phòng phẩm. Thông thường cửa hàng văn phòng phẩm nên đặt tại những địa điểm đắc địa như gần trường học, khu văn phòng, những nơi có giao thông thuận tiện … Đối với cửa hàng chủ yếu bán theo hình thức trực tuyến thì bạn hoàn toàn có thể lựa chọn mặt bằng trong ngõ để tiết kiệm chi phí, tuy nhiên không được đặt tại nhà chung cư hoặc các căn hộ tập thể vì những địa điểm này không được phép tiến hành hoạt động đăng ký kinh doanh theo quy định của pháp luật về doanh nghiệp. Nếu như bạn không có mặt bằng thuộc sở hữu của mình, thì bạn có thể tìm kiếm những địa điểm tốt để có thể ký hợp đồng thuê mặt bằng theo quy định của pháp luật.

Thứ hai, cần phải chuẩn bị một số vốn để mở cửa hàng văn phòng phẩm. Số vốn cần thiết đầu tư để mở cửa hàng văn phòng phẩm sẽ bao gồm rất nhiều nguồn chi phí khác nhau, có thể kể đến như chi phí thuê mặt bằng, chi phí đăng ký kinh doanh theo quy định của pháp luật, chi phí cải tạo, thiết kế, trang trí cửa hàng văn phòng phẩm, chi phí thuê nhân viên phục vụ và buôn bán tại cửa hàng văn phòng phẩm, chi phí mua bán hàng hóa, chi phí điện nước hàng tháng, chi phí mua bán phần mềm quản lý trong quá trình bán hàng, chi phí marketing cho cửa hàng, chi phí quảng cáo … Tùy thuộc vào các yếu tố như diện tích của cửa hàng, số lượng hàng hóa nhập về, số lượng nhân viên và chi phí đầu tư cho mỗi cửa hàng văn phòng phẩm sẽ khác nhau, tuy nhiên có thể dao động trên dưới 100.000.000 đồng trở lên, tùy quy mô và tuỳ hình thức của từng cửa hàng văn phòng phẩm nhất định.

Thứ ba, cần phải lên danh sách mặt hàng kinh doanh trong văn phòng phẩm. Số lượng mặt hàng kinh doanh trong văn phòng phẩm cần phải đa dạng về mẫu mã và chủng loại. Bạn cần phải tìm hiểu xem các đối thủ cạnh tranh có bán được những mặt hàng đó hay không và nhu cầu của khách hàng trên thị trường như thế nào để đưa ra các danh mục nhập hàng hóa sao cho hợp lý. Bên cạnh đó, bạn cũng cần phải lựa chọn nguồn cung cấp hàng hóa sao cho uy tín và chất lượng. Ngày nay người tiêu dùng đang rất quan tâm đến nguồn gốc và chất lượng của sản phẩm, nhất là những sản phẩm dùng cho học sinh như sách vở, đồ dùng học tập và các loại giấy in … Do đó bạn nên nhập hàng từ những nhà cung cấp uy tín và chất lượng, vẫn đảm bảo có lợi về giá trong quá trình kinh doanh và buôn bán. Việc nhập hàng hóa giá rẻ và không có hóa đơn chứng từ rõ ràng khiến cho bạn gặp nhiều khó khăn trong quá trình xuất hóa đơn cho khách hàng khi họ có nhu cầu và gặp nhiều phiền phức trong quá trình làm việc với cơ quan nhà nước có thẩm quyền.

Thứ tư, lựa chọn phương thức bán hàng sao cho phù hợp. Hiện nay có 02 hình thức bán hàng phổ biến đó là bán hàng trực tiếp tại cửa hàng và bán hàng thông qua hình thức trực tuyến. Hiện nay do giới hạn về thời gian mà nhiều người luôn luôn có xu hướng mua hàng trực tuyến thay vì đến trực tiếp tại cửa hàng, vì vậy cho nên ngoài phương thức bán hàng trực tiếp, bạn hoàn toàn có thể xây dựng cho cửa hàng những gian hàng trực tuyến trên các sàn thương mại điện tử như shopee, lazada … từ đó sẽ giúp bạn mở rộng nguồn doanh thu và có nhiều nguồn khách hàng hơn trong quá trình kinh doanh và buôn bán.

Các văn bản pháp luật được sử dụng trong bài viết:

– Nghị định 01/2021/NĐ-CP của Chính phủ về đăng ký doanh nghiệp.