Thủ tục đăng ký khai sinh cho con khi mất giấy chứng sinh

Giấy chứng sinh là một trong số những giấy tờ phải cung cấp khi làm thủ tục đăng ký khai sinh cho con. Vậy trường hợp bị mất giấy chứng sinh thì thủ tục đăng ký khai sinh cho con sẽ thực hiện như thế nào? Bài viết sau đây, chúng tôi sẽ hướng dẫn cụ thể về trình tự, thủ tục đăng ký khai sinh cho con khi mất giấy chứng sinh.

Cơ sở pháp lý:

Luật hộ tịch 2014;

Thông tư 17/2012 / TT –BYT thông tư quy định về cấp và sử dụng giấy chứng sinh;

Thông tư 15/2015/TT- BTP thông tư quy định chi tiết thi hành một số điều luật hộ tịch và nghị định 123/2015/NĐ-CP;

Quyết định 1872/QĐ- BTP năm 2020 về việc công bố thủ tục hành chính sửa đổi trong lĩnh vực hộ tịch.

Dịch vụ Luật sư tư vấn pháp luật qua điện thoại: 1900.6568

1.Giấy chứng sinh là gì? Thẩm quyền cấp giấy chứng sinh?

Hiện nay, pháp luật không có quy định cụ thể về khái niệm giấy chứng sinh là gì, tuy nhiên Bộ y tế lại có rất nhiều văn bản quy định về vấn đề cấp và sử dụng giấy chứng sinh như thông tư 17/2012/TT – BYT và các văn bản sửa đổi, hợp nhất hướng dẫn về vấn đề sử dụng giấy chứng sinh. Từ đó, có thể thấy giấy chứng sinh là một giấy tờ quan trọng, là loại giấy tờ xác nhận sự ra đời của một cá nhân do các cơ quan có thẩm quyền cấp. Trên giấy chứng sinh sẽ thể hiện đầy đủ các thông tin như: Họ và tên, năm sinh, nơi thường trú, CCCD… của người mẹ; thông tin về thời gian và địa điểm con được sinh ra và các thông tin liên quan đến con.

Việc cấp giấy chứng sinh, do các cơ quan sau: khoa phụ sản của bệnh viện đa khoa, bệnh viện phụ sản, bệnh viện sản- nhi, nhà hộ sinh, trạm y tế xã

2. Thủ tục cấp giấy chứng sinh như thế nào?

Như đã nêu ở phần khái niệm, giấy chứng sinh là một loại giấy tờ quan trọng, cụ thể nó là loại giấy tờ xác thực, ghi nhận sự ra đời của một cá nhân; được sử dụng làm căn cứ để cấp giấy khai sinh cho con. Nếu không có giấy chứng sinh, cha mẹ khi khai sinh cho con phải cung cấp nhiều loại giấy tờ khác chứng minh về sự ra đời của con như văn bản của người làm chứng về sự kiện sinh, giấy cam đoan về sự kiện sinh con, biên bản về việc bị bỏ rơi do cơ quan có thẩm quyền cấp trong trường hợp trẻ bị bỏ rơi. Ngoài ra giấy chứng sinh còn được sử dụng để làm các thủ tục liên quan đến bảo hiểm xã hội như chế độ thai sản cho cha mẹ.

Vì tầm quan trọng như trên, Bộ y tế đã có quy định rất cụ thể về thủ tục cấp giấy chứng sinh trong thông tư 17/2012/TT-  BYT như sau:

Khi con được sinh ra, các cơ quan có thẩm quyền cấp giấy chứng sinh sẽ ghi đầy đủ các thông tin, nội dung theo mẫu giấy chứng sinh mà pháp luật quy định. Lúc này, việc của cha mẹ là kiểm tra lại toàn bộ các thông tin đó trước khi ký,, tranh trường hợp sai thông tin gây mất thời gian đính chính, sửa đổi, ảnh hưởng đến việc khai sinh cho con. Cơ quan có thẩm quyền sau khi xác nhận lại thông tin sẽ cấp 02 bản giấy chứng sinh, giao 01 bản cho cha mẹ giữ, còn 01 sẽ lưu lại hồ sơ.

Tuy nhiên, không phải trường hợp nào con cũng được sinh ra tại các cơ sở khám chữa bệnh hoặc nhà hộ sinh, lúc này cha mẹ của con phải tự làm đơn đề nghị cấp giấy chứng sinh theo mẫu và gửi tới trạm y tế xã, phường. UBND xã, khi tiếp nhận đơn  phải xấc minh việc sinh con và làm thủ tục cấp giấy chứng sinh cho con trong vòng 03 ngày làm việc. Tối đa không quá 05 ngày trong trường hợp phải xác minh lại.

3. Mất giấy chứng sinh có đăng ký khai sinh được không?

Giấy chứng sinh là một loại giấy tờ làm căn cứ để cấp giấy khai sinh cho con, tuy nhiên không ít trường hợp vì sơ suất cha mẹ làm thất lạc giấy chứng sinh của con hoặc không làm đơn xin cấp giấy chứng sinh cho con trong trường hợp phải làm đơn.

Theo quy định tại điều 16, luật hộ tịch 2014 thì có thể hiểu rằng khi cha mẹ đi đăng ký khai sinh cho con phải nộp theo tờ khai đăng ký theo mẫu và giấy chứng sinh cho cơ quan có thẩm quyền. Khi cha, mẹ không thể cung cấp được giấy chứng sinh do bị mất hoặc con không có giấy chứng sinh thì cha, mẹ cần cung cấp được văn bản của người làm chứng về việc sinh con.

Ví dụ con sinh ra ở nhà không lên trạm y tế thì cần có văn bản của hàng xóm, người thân thích lập văn bản xác nhận các thông tin liên quan đến đứa trẻ được sinh ra hoặc phải cung cấp được bản cam đoan về việc sinh con của cha mẹ trong trường hợp không có người làm chứng cho sự kiện sinh con. Riêng trường hợp nếu làm khai sinh cho con là trường hợp trẻ em bị bỏ rơi thì cha mẹ phải cung cấp được biên bản xác nhận trẻ bị bỏ rơi do ủy ban nhân dân có thẩm quyền lập và trường hợp khai sinh cho con trong trường hợp mang thai hộ thì cha mẹ phải cung cấp được văn bản chứng minh việc mang thai hộ là hợp pháp.

Như vậy, theo quy định của pháp luật, trường hợp nếu cha mẹ không cung cấp được giấy chứng sinh thì vẫn có thể làm thủ tục đăng ký khai sinh cho con được nếu cung cấp được các văn bản giấy tờ như đã nêu trên. Vì vậy, cha mẹ cần chuẩn bị đầy đủ các giấy tờ để thay thế giấy chứng sinh cho con.

Thủ tục đăng ký khai sinh cho con khi mất giấy chứng sinh?

Về thẩm quyền: Cha, mẹ nộp hồ sơ đăng ký khai sinh cho con tại ủy ban nhân dân cấp xã nơi cha hoặc mẹ đang cư trú, cụ thể là ủy ban nhân dân cấp xã nơi thường trú hoặc tạm trú của cha hoặc mẹ.

Về hồ sơ: Cha, mẹ khai sinh cho con cần chuẩn bị các giấy tờ sau đây:

Tờ khai đăng ký theo mẫu

Bản sao có công chứng hộ chiếu hoặc chứng minh nhân dân hoặc căn cước công dân của cha và mẹ

Bản sao có công chứng sổ hộ khẩu của cha và mẹ

Bản sao giấy chứng nhận đăng ký kết hôn của cha mẹ.Trường hợp cha mẹ chưa đăng ký kết hôn thì phải cung cấp được văn bản xác nhận quan hệ cha con do cơ quan có thẩm quyền cấp.

Giấy chứng sinh hoặc văn bản xác nhận về việc sinh con có người làm chứng hoặc giấy cam đoan về việc sinh.

Về thủ tục: Khi nhận đủ hồ sơ theo quy định, cán bộ tư pháp sẽ kiểm tra toàn bộ thông tin trong hồ sơ. Nếu thông tin đầy đủ và chính xác thì cán bộ hộ tịch ghi nội dung thông tin khai sinh vào sổ hộ tịch và cập nhật thông tin lên cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư để lấy mã số định danh cho trẻ.

Sau khi ghi sổ hộ tịch, cán bộ hộ tịch sẽ trình Chủ tịch ủy ban nhân dân cấp xã ký và cấp giấy khai sinh cho con.

Về thời gian giải quyết: Thông thường việc đăng ký khai sinh sẽ được giải quyết trong ngày. Trường hợp cần phải xác minh thông tin thì tối đa không quá 03 ngày cơ quan có thẩm quyền  phải cấp giấy khai sinh cho con.

4. Xin cấp lại giấy chứng sinh được không?

Có rất nhiều cha mẹ thắc mắc rằng khi mất giấy chứng sinh có thể làm thủ tục để xin cấp lại được không? Câu trả lời là có. Cha mẹ hoàn toàn có thể xin cấp lại giấy chứng sinh theo quy định tại thông tư 17/2012 / TT –BYT thông tư quy định về cấp và sử dụng giấy chứng sinh.

Theo đó, trường hợp nếu giấy chứng sinh của con bị mất, rách, nát thì cha, mẹ làm đơn đề nghị cấp lại giấy chứng sinh theo mẫu, sau đó cầm đơn này đi xin xác nhận của Tổ trưởng tổ dân phố hoặc trưởng thôn về sự kiện sinh con và hiện tại đang sinh sống tại địa bàn sau đó gửi cơ sở khám bệnh, chữa bệnh nơi đã cấp giấy chứng sinh lần đầu cho con. Theo quy định trong vòng 02 ngày làm việc cơ quan có thẩm quyền phải có trách nhiệm cấp lại giấy chứng sinh, trường hợp cần phải xác minh thì thời hạn không quá 03 ngày làm việc.

Trường hợp thông tin trên giấy chứng sinh bị sai hoặc phát hiện có nhầm lẫn khi cấp giấy chứng sinh thì cha mẹ phải làm đơn đề nghị cấp lại giấy chứng sinh theo mẫu kèm theo mẫu giấy chứng sinh bị sai, bị nhầm lẫn đó và các giấy tờ chứng minh nội dung thông tin bị nhầm lẫn. Cụ thể là các giấy tờ như: nếu bị nhầm lẫn về họ tên, năm sinh, số chứng minh nhân dân, hộ khẩu thường trú của cha mẹ thì cung cấp bản sao chứng minh nhân dân của cha mẹ; nếu bị nhầm lẫn thông tin về nơi đăng ký tạm trú thì cung cấp văn bản xác nhận nơi tạm trú do công an khu vực cấp. sau đó, cha mẹ gửi tới cơ sở khám bệnh, chữa bệnh nơi đã cấp giấy chứng sinh lần đầu. Trong 02 ngày làm việc, cơ quan có thẩm quyền có trách nhiệm thu lại giấy chứng sinh bị sai, nhầm lẫn để hủy và thu lại các giấy tờ chứng minh sự nhầm lẫn kèm theo đơn đề nghị của cha mẹ, bản giấy chứng sinh bị sai để lưu lại. Mẫu giấy chứng sinh được cấp lại phải ghi rõ các thông tin như: số, quyển số của giấy chứng sinh cũ và có đóng dấu “ cấp lại”, nếu cần phải xác minh lại các thông tin thì thời gian giải quyết tối đa là không quá 03 ngày làm việc.

Ngoài ra, nhiều cha mẹ cũng thắc mắc liệu có thể sử dụng bản sao giấy chứng sinh để làm thủ tục đăng ký khai sinh có được không? Bởi trên thực tế việc xin cấp lại giấy chứng sinh gặp rất nhiều khó khăn vướng mắc. Tuy nhiên, căn cứ theo quy định tại quyết định 1872/QĐ- BTP năm 2020 quy định về giấy tờ phải nộp khi đăng ký khai sinh thì khi đăng ký khai sinh cho con cha mẹ bắt buộc phải cung cấp bản chính giấy chứng sinh của con. Do vậy, trường hợp không có giấy chứng sinh thì cha mẹ nộp các giấy tờ thay thế như văn bản có xác nhận của người làm chứng về việc sinh con hoặc giấy cam đoan về sự kiện sinh hoặc nếu mất, rách, hỏng hoặc giấy chứng sinh bị sai sót nhầm lẫn thì cha mẹ có thể làm đơn đề nghị xin cấp lại giấy chứng sinh như đã nêu ở trên chứ không thể sử dụng bản sao giấy chứng sinh để làm thủ tục khai sinh.

Tóm lại, giấy chứng sinh là một loại giấy tờ quan trọng của con, vì vậy cha mẹ cần giữ gìn cẩn thận để làm thủ tục đăng ký khai sinh cho con. Trường hợp nếu không có giấy chứng sinh cha mẹ cần cung cấp các giấy tờ thay thế theo quy định của pháp luật để làm thủ tục đăng ký khai sinh cho con, hoặc có nhưng hư hỏng, rách nát thì cha mẹ có thể liên hệ, nộp hồ sơ tới các cơ quan có thẩm quyền để làm thủ tục xin cấp lại giấy chứng sinh cho con.