Thủ tục đăng ký con dấu VPĐĐ của thương nhân nước ngoài

1. Thủ tục đăng ký con dấu VPĐD của thương nhân nước ngoài:

Trình tự, thủ tục đăng ký con dấu văn phòng đại diện thương nhân nước ngoài sẽ được thực hiện theo quy định tại Điều 11 của Nghị định 99/2016/NĐ-CP, gồm các bước như sau:

Bước 1: Chuẩn bị hồ sơ. Căn cứ theo quy định tại khoản 10 Điều 13 của Nghị định 99/2016/NĐ-CP, thành phần hồ sơ đăng ký con dấu văn phòng đại diện thương nhân nước ngoài đối với các tổ chức nước ngoài không có chức năng ngoại giao thành lập và hoạt động hợp pháp trên lãnh thổ của Việt Nam bao gồm: Giấy phép hoạt động của cơ quan có thẩm quyền Việt Nam.

Đồng thời, đối với các tổ chức nước ngoài mang con dấu vào lãnh thổ của Việt Nam để sử dụng, khi nộp thành phần hồ sơ sẽ cần phải nộp thêm con dấu đã mang vào Việt Nam cho cơ quan có thẩm quyền đăng ký mẫu con dấu, để cơ quan kiểm tra, đăng ký theo quy định tại khoản 6 Điều 11 của Nghị định 99/2016/NĐ-CP. Ngoài ra, căn cứ theo quy định tại Điều 16 của Nghị định 99/2016/NĐ-CP, thành phần hồ sơ đề nghị đăng ký thêm con dấu của văn phòng đại diện thương nhân nước ngoài sẽ bao gồm:

+ Đối với cơ quan nhà nước, tổ chức nhà nước, chức danh nhà nước đăng ký thêm dấu ướt: Cần phải có văn bản cho phép được sử dụng thêm dấu ướt của cơ quan có thẩm quyền;

+ Đối với cơ quan nhà nước, tổ chức nhà nước, chức danh nhà nước đăng ký thêm dấu nổi, dấu thu nhỏ hoặc dấu xi: Cần phải có văn bản đề nghị đăng ký thêm con dấu của người đứng đầu cơ quan, đứng đầu tổ chức, chức danh nhà nước;

+ Đối với tổ chức kinh tế đăng ký thêm dấu ướt, dấu nổi, dấu thu nhỏ hoặc dấu xi: Cần phải có văn bản đề nghị đăng ký thêm con dấu của người đứng đầu các tổ chức kinh tế đó.

Bước 2: Sau khi chuẩn bị hồ sơ, nộp hồ sơ tới cơ quan có thẩm quyền. Có thể nộp hồ sơ trực tiếp tại bộ phận tiếp nhận hồ sơ hoặc nộp hồ sơ thông qua Cổng thông tin điện tử của cơ quan đăng ký mẫu con dấu.

Bước 3: Tiếp nhận và giải quyết hồ sơ theo quy định của pháp luật. Cán bộ tiếp nhận hồ sơ có trách nhiệm và nghĩa vụ kiểm tra thông tin, văn bản, giấy tờ, tài liệu có trong hồ sơ, thực hiện theo quy định như sau:

• Trong trường hợp nhận thấy hồ sơ đã đầy đủ và hợp lệ, cán bộ tiếp nhận hồ sơ cần phải ghi giấy biên nhận hồ sơ, ghi rõ ngày tiếp nhận hồ sơ, ngày trả kết quả, giao giấy biên nhận cho người được cơ quan, tổ chức, chức danh nhà nước cử đến để nộp hồ sơ;

• Trong trường hợp nhận thấy hồ sơ chưa đầy đủ, chưa hợp lệ, thì cán bộ tiếp nhận hồ sơ cần phải có trách nhiệm và nghĩa vụ thông báo bằng văn bản hướng dẫn để cơ quan, tổ chức, chức danh nhà nước hoàn thiện hồ sơ sao cho phù hợp với quy định của pháp luật;

• Trong trường hợp nhận thấy hồ sơ không đáp ứng đầy đủ điều kiện theo quy định của pháp luật thì cơ quan đăng ký mẫu con dấu cần phải có văn bản trả lời cho cơ quan, tổ chức nộp hồ sơ theo đúng thời gian quy định về vấn đề từ chối giải quyết hồ sơ. Trong trường hợp nộp hồ sơ thông qua Cổng thông tin điện tử, cán bộ tiếp nhận hồ sơ cần phải thông báo kết quả xử lý hồ sơ thông qua địa chỉ thông tin điện tử của cơ quan, tổ chức đã nộp hồ sơ.

Trong khoảng thời gian 03 ngày làm việc được tính bắt đầu kể từ ngày tiếp nhận hồ sơ, cơ quan có thẩm quyền đăng ký mẫu con dấu cần phải có trách nhiệm và nghĩa vụ trả kết quả đăng ký mẫu con dấu cho văn phòng đại diện của thương nhân nước ngoài. Trong trường hợp không đáp ứng đầy đủ điều kiện để đăng ký con dấu cho văn phòng đại diện của thương nhân nước ngoài thì cơ quan đăng ký mẫu con dấu cần phải trả lời bằng văn bản và nêu rõ lý do chính đáng.

2. Thẩm quyền đăng ký mẫu con dấu đối với VPĐD của thương nhân nước ngoài:

Căn cứ theo quy định tại khoản 2 Điều 12 của Nghị định 99/2016/NĐ-CP, có quy định về cơ quan đăng ký mẫu con dấu. Theo đó, Phòng Cảnh sát quản lý hành chính về an ninh trật tự xã hội thuộc Công an cấp tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương là cơ quan có trách nhiệm, nghĩa vụ đăng ký mẫu con dấu; cấp giấy chứng nhận, đổi giấy chứng nhận, cấp lại giấy chứng nhận đăng ký mẫu con dấu đối với cơ quan, tổ chức sau đây:

• Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân các cấp, Đoàn đại biểu Quốc Hội, văn phòng đoàn đại biểu Quốc Hội cấp tỉnh/thành phố trực thuộc trung ương, văn phòng Hội đồng nhân dân cấp tỉnh;

• Cơ quan thuộc hệ thống tổ chức của các Bộ, ban ngành trung ương tại địa phương;

• Viện kiểm sát nhân dân cấp tỉnh/thành phố trực thuộc trung ương, Viện kiểm sát nhân dân cấp quận/huyện/thành phố thuộc tỉnh và cấp tương đương, các đơn vị trực thuộc;

• Tòa án nhân dân cấp tỉnh/thành phố trực thuộc trung ương, Tòa án nhân dân cấp huyện/quận/thành phố trực thuộc tỉnh và cấp tương đương, các đơn vị trực thuộc;

• Công an cấp tỉnh/thành phố trực thuộc trung ương, Cảnh sát phòng cháy chữa cháy cấp tỉnh/thành phố trực thuộc trung ương, Công an cấp quận/huyện/thành phố trực thuộc tỉnh, Công an cấp xã/phường, các đơn vị trực thuộc;

• Cơ quan thi hành án hình sự thuộc Công an cấp tỉnh, Cơ quan thi hành án hình sự thuộc Công an cấp quận, các đơn vị trực thuộc;

• Cơ quan an ninh điều tra, Cơ quan cảnh sát điều tra thuộc công an cấp tỉnh/thành phố trực thuộc trung ương, Cơ quan cảnh sát điều tra thuộc Công an cấp/huyện và các đơn vị trực thuộc;

• Ban chỉ huy quân sự cấp xã, phường; Ban chỉ huy quân sự cấp cơ sở; Cơ quan thi hành án dân sự cấp tỉnh/thành phố trực thuộc trung ương; Cơ quan thi hành án dân sự cấp quận, huyện;

• Cơ quan chuyên môn, tổ chức sự nghiệp trực thuộc Ủy ban nhân dân cấp tỉnh, trực thuộc Ủy ban nhân dân cấp huyện, các đơn vị trực thuộc khác;

• Cơ quan thuộc hệ thống tổ chức của Đảng Cộng sản Việt Nam, của Mặt trận tổ quốc Việt Nam, của các tổ chức chính trị xã hội nghề nghiệp, tổ chức chính trị xã hội, tổ chức xã hội nghề nghiệp, tổ chức xã hội, các tổ chức tôn giáo, các quỹ từ thiện, các quỹ xã hội, tổ chức phi Chính phủ do cơ quan có thẩm quyền tại địa phương thành lập, được cấp giấy phép hoạt động, và các tổ chức trực thuộc khác;

• Tổ chức kinh tế do cơ quan có thẩm quyền tại địa phương thành lập, cấp giấy phép hoạt động hợp pháp và các tổ chức trực thuộc khác;

• Tổ chức nước ngoài không có chức năng ngoại giao do cơ quan nhà nước có thẩm quyền cấp giấy phép hoạt động;

• Ủy ban bầu cử cấp tỉnh/thành phố trực thuộc trung ương; Ủy ban bầu cử cấp quận, huyện; Ủy ban bầu cử cấp xã, phường, thị trấn; ban bầu cử đại biểu Quốc hội; ban bầu cử đại biểu Hội đồng nhân dân cấp tỉnh/thành phố trực thuộc trung ương; ban bầu cử đại biểu Hội đồng nhân dân cấp quận, huyện; ban bầu cử đại biểu Hội đồng nhân dân cấp xã, phường, thị trấn; Tổ bầu cử;

• Các tổ chức khác do cơ quan nhà nước có thẩm quyền ở địa phương thành lập, cấp giấy phép hoạt động;

• Một số trường hợp ủy quyền của cơ quan đăng ký mẫu con dấu quy định cụ thể tại khoản 1 Điều 12 của Nghị định 99/2016/NĐ-CP.

Như vậy có thể thấy, Phòng Cảnh sát quản lý hành chính về an ninh trật tự xã hội thuộc Công an cấp tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương là cơ quan có thẩm quyền, trách nhiệm đăng ký mẫu con dấu đối với văn phòng đại diện của các thương nhân nước ngoài.

3. VPĐD của thương nhân nước ngoài có được phép sử dụng nhiều con dấu không?

Căn cứ theo quy định tại Điều 1 của Nghị định 99/2016/NĐ-CP, có quy định về phạm vi điều chỉnh của văn bản. Theo đó:

• Nghị định 99/2016/NĐ-CP quy định về vấn đề quản lý con dấu, sử dụng con dấu của cơ quan nhà nước, các đơn vị lực lượng vũ trang nhân dân, cơ quan trực thuộc hệ thống tổ chức của Đảng Cộng sản Việt Nam, Mặt trận tổ quốc Việt Nam, tổ chức kinh tế, tổ chức chính trị xã hội, quỹ xã hội, tổ chức hội, quỹ từ thiện, các tổ chức phi chính phủ, các tổ chức tôn giáo, tổ chức nước ngoài hoạt động hợp pháp trên lãnh thổ của Việt Nam, các tổ chức khác được thành lập và hoạt động theo quy định của pháp luật, và các chức danh nhà nước;

• Nghị định 99/2016/NĐ-CP không điều chỉnh đối với các trường hợp sau: Quản lý và sử dụng con dấu doanh nghiệp được đăng ký, hoạt động theo quy định của pháp luật doanh nghiệp và pháp luật đầu tư; dấu tiêu đề; dấu ngày, tháng năm; dấu chữ ký hoặc dấu tiếp nhận công văn.

Đồng thời, căn cứ theo quy định tại Điều 5 của Nghị định 99/2016/NĐ-CP, có quy định về điều kiện sử dụng con dấu của văn phòng đại diện. Theo đó:

• Cơ quan nhà nước, tổ chức nhà nước, chức danh nhà nước chỉ được sử dụng con dấu khi đó có quy định cụ thể về vấn đề được phép sử dụng con dấu trong văn bản quy phạm pháp luật hoặc quy định trong quyết định của cơ quan có thẩm quyền; đồng thời cần phải đăng ký mẫu con dấu trước khi sử dụng trên thực tế;

• Quá trình sử dụng con dấu có hình Quốc huy phải được quy định tại Luật, nghị định, pháp lệnh, quyết định của Thủ tướng Chính phủ quy định về chức năng, quyền hạn, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức của cơ quan, tổ chức hoặc được quy định cụ thể trong các Điều ước quốc tế mà nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam là thành viên;

• Cơ quan nhà nước, tổ chức nhà nước, chức danh nhà nước có chức năng cấp văn bằng, chứng chỉ, các loại giấy tờ có dán ảnh, niêm phong tài liệu theo quy định của pháp luật sẽ có quyền được phép sử dụng các loại con dấu như sau: Dấu nổi, dấu thu nhỏ hoặc dấu xi;

• Cơ quan nhà nước, tổ chức nhà nước, chức danh nhà nước chỉ được phép sử dụng một con dấu theo mẫu của cơ quan nhà nước có thẩm quyền quy định.

Như vậy, theo các điều luật nêu trên thì pháp luật hiện nay không hạn chế việc văn phòng đại diện có thêm con dấu mới.

Hay nói cách khác, văn phòng đại diện của thương nhân nước ngoài hoàn toàn được phép sử dụng nhiều con dấu.

THAM KHẢO THÊM:

• Hiện diện thương mại là gì? Hình thức hiện diện thương mại của thương nhân nước ngoài?
• Thương nhân nước ngoài hoạt động thương mại tại Việt Nam
• Chấm dứt hoạt động tại Việt Nam của thương nhân nước ngoài