Thời gian và thủ tục đăng ký tập sự hành nghề công chứng

Phòng công chứng và Văn phòng công chức đều là các tổ chức hành nghề công chứng và được nhận tập sự công chứng, các tổ chức này cũng phải đáp ứng các điều kiện về nhân sự như có công chứng viên đáp ứng đủ điều kiện hướng dẫn tập sự, cơ sở vật chất phải đảm bảo cho việc tập sự hành nghề công chứng.

Người muốn tập sự hành nghề công chứng được tự do lựa chọn và thỏa thuận với một tổ chức hành nghề công chứng là Phòng công chứng hoặc Văn phòng công chức về việc tập sự tại tổ chức đó. Tổ chức hành nghề công chứng nhận tập sự thực hiện cấp Giấy xác nhận về việc nhận tập sự hành nghề công chứng. Vậy thời gian và thủ tục đăng ký tập sự hành nghề công chứng được pháp luật quy định như thế nào? Hãy cùng chúng tôi tìm hiểu trong bài viết dưới đây.

Tư vấn luật trực tuyến miễn phí qua tổng đài điện thoại: 1900.6568

Cơ sở pháp lý: 

– Luật Công chứng 2014

– Thông tư 04/2015/TT-BTP

1. Thời gian tập sự hành nghề công chứng

Căn cứ theo Khoản 1 Điều 11 Luật Công chứng 2014 quy định về tập sự hành nghề công chứng thì thời gian tập sự hành nghề công chứng cụ thể như sau:

Người có giấy chứng nhận tốt nghiệp khóa đào tạo nghề công chứng hoặc giấy chứng nhận bồi dưỡng nghề công chứng bắt buộc phải tập sự hành nghề tại một tổ chức hành nghề công chứng theo quy định. Người tập sự hành nghề công chứng có thể tự liên hệ với một tổ chức hành nghề công chứng đủ điều kiện nhận tập sự về việc tập sự hành nghề công chứng tại tổ chức đó; trong trường hợp người tập sự không tự liên hệ được thì có thể đề nghị Sở Tư pháp ở địa phương nơi người đó muốn tập sự hành nghề công chứng bố trí cho người đó tập sự tại một tổ chức hành nghề công chứng đủ điều kiện nhận tập sự theo quy định của pháp luật.

Người tập sự hành nghề công chứng phải đăng ký tập sự hành nghề công chứng tại Sở Tư pháp ở địa phương nơi có tổ chức hành nghề công chứng nhận tập sự.

Thời gian tập sự hành nghề công chứng theo quy định là 12 tháng đối với người có giấy chứng nhận tốt nghiệp khóa đào tạo nghề công chứng và thời gian tập sự hành nghề công chứng là 06 tháng đối với người có giấy chứng nhận bồi dưỡng nghề công chứng. Thời gian tập sự hành nghề công chứng là thời gian được tính từ ngày đăng ký tập sự hành nghề công chứng.

Như vậy, khi có giấy chứng nhận tốt nghiệp khóa đào tạo nghề công chứng thì cá nhân muốn hành nghề công chứng phải có thời gian tập sự là 12 tháng, khi có giấy chứng nhận bồi dưỡng nghề công chứng thì cá nhân muốn hành nghề công chứng phải có thời gian tập sự là 06 tháng kể từ ngày đăng ký tập sự tại các tổ chức hành nghề công chứng.

Ngoài ra, theo quy định tại Thông tư 04/2015/TT-BTP thì thời gian tập sự hành nghề công chứng sẽ được tính từ ngày Sở Tư pháp ra quyết định về việc đăng ký tập sự hành nghề công chứng. Trong trường hợp người tập sự hành nghề công chứng thay đổi nơi tập sự theo quy định của pháp luật thì thời gian tập sự hành nghề công chứng được tính bằng tổng thời gian tập sự của người đó tại các tổ chức hành nghề công chứng. Tổng thời gian tập sự hành nghề công chứng được tính khi người tập sự có thời gian tập sự tại mỗi tổ chức hành nghề công chứng ít nhất là bốn tháng và phải có nhận xét bằng văn bản của công chứng viên hướng dẫn tập sự cùng với xác nhận của tổ chức hành nghề công chứng nơi nhận tập sự.

Trong đó, người tập sự tại một tổ chức hành nghề công chứng có thời gian tập sự từ một tháng đến dưới bốn tháng thì thời gian tập sự đó được tính vào tổng thời gian tập sự nếu thuộc một trong các trường hợp sau đây:

– Trường hợp tổ chức hành nghề công chứng nơi nhận tập sự hành nghề công chứng tạm ngừng hoạt động, chấm dứt hoạt động hoặc giải thể, chuyển đổi kinh doanh theo quy định của Luật công chứng và các văn bản hướng dẫn thi hành;

– Trường hợp công chứng viên hướng dẫn tập sự chết hoặc bị Tòa án tuyên bố là đã chết, hoặc công chứng viên hướng dẫn tập sự vì lý do sức khỏe hoặc lý do khách quan khác mà không thể tiếp tục hướng dẫn tập sự;

– Trường hợp công chứng viên hướng dẫn tập sự không còn đủ điều kiện hướng dẫn tập sự hành nghề công chứng theo quy định của Luật công chứng;

– Trường hợp công chứng viên hướng dẫn tập sự không thực hiện đầy đủ trách nhiệm theo quy định của pháp luật

– Trường hợp người tập sự thay đổi nơi tập sự hành nghề công chứng từ tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương này sang tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương khác.

2. Thủ tục đăng ký tập sự hành nghề công chứng

Tập sự hành nghề công chứng là một giai đoạn bắt buộc đối với công việc hành nghề công chứng, điều này đã được ghi nhận trong Thông tư 04/2015/TT-BTP của Bộ Tư pháp ngày 15 tháng 04 năm 2015 quy định về hướng dẫn hành nghề công chứng. Để đăng ký tập sự hành nghề công chứng, người tập sự phải gửi hồ sơ đăng ký tập sự trực tiếp hoặc qua đường bưu điện tới Sở Tư pháp nơi tổ chức hành nghề công chứng nhận người tập sự hoạt động (hoặc đóng trụ sở).

Trình tự thực hiện:

– Việc đăng ký tập sự được thực hiện tại Sở Tư pháp nơi có tổ chức hành nghề công chứng nhận tập sự;

– Sở Tư pháp ghi tên người đăng ký tập sự vào Danh sách người tập sự hành nghề công chứng.

Cách thức thực hiện: Hồ sơ đăng ký tập sự nộp trực tiếp tại bộ phận tiếp nhận hồ sơ hoặc qua hệ thống bưu chính đến Sở Tư pháp nơi có tổ chức hành nghề công chứng nhận tập sự.

Thành phần hồ sơ:

Theo quy định tại Điều 5, Khoản 1, Thông tư 04/2015/TT-BTP thì hồ sơ đăng ký tập sự hành nghề công chứng bao gồm:

– Giấy đăng ký tập sự hành nghề công chứng theo Mẫu TP-TSCC-01 ban hành kèm theo Thông tư số 04/2015/TT-BTP ngày 15/4/2015 của Bộ trưởng Bộ Tư pháp hướng dẫn tập sự hành nghề công chứng (sau đây gọi là Thông tư số 04/2015/TT-BTP);

– Giấy chứng nhận tốt nghiệp khóa đào tạo nghề công chứng hoặc giấy chứng nhận hoàn thành khóa bồi dưỡng nghề công chứng (bản sao có chứng thực hoặc bản chụp kèm theo bản chính để đối chiếu);

– Bản sao Giấy chứng nhận tốt nghiệp đào tạo nghề công chứng.

Thời hạn giải quyết:  Trong thời hạn 07 ngày làm việc, kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ

– Sau khi nhận được hồ sơ hợp lệ, Sở Tư pháp ra quyết định về việc đăng ký tập sự hành nghề công chứng và ghi tên người đăng ký tập sự vào Danh sách người tập sự hành nghề công chứng (sau đây gọi là Danh sách người tập sự) của Sở Tư pháp (Điều 5, Khoản 2, Thông tư 04/2015/TT-BTP).

– Sở Tư pháp nơi tổ chức hành nghề công chứng nhận người tập sự là cơ quan nhà nước có thẩm quyền trong việc ra quyết định về việc đăng ký tập sự hành nghề công chứng và ghi tên người đăng ký tập sự vào Danh sách người tập sự hành nghề công chứng của Sở Tư pháp (theo quy định tại Thông tư 04/2015/TT-BTP).

– Trong thời hạn năm ngày làm việc, kể từ ngày ra quyết định về việc đăng ký tập sự hành nghề công chứng, Sở Tư pháp gửi quyết định cho tổ chức hành nghề công chứng nhận tập sự, đăng tải Danh sách người tập sự trên cổng thông tin điện tử của Sở Tư pháp, đồng thời gửi Danh sách đó cho Bộ Tư pháp để lập Danh sách người tập sự trong toàn quốc (theo quy định tại Thông tư 04/2015/TT-BTP).

Yêu cầu, điều kiện thực hiện thủ tục hành chính (nếu có): Không thuộc một trong các trường hợp sau đây:

– Thuộc trường hợp không được bổ nhiệm công chứng viên theo quy định tại Điều 13 của Luật công chứng;

– Người đang là cán bộ, công chức, viên chức (trừ viên chức làm việc tại Phòng công chứng), sĩ quan, quân nhân chuyên nghiệp, công nhân quốc phòng trong cơ quan, đơn vị thuộc Quân đội nhân dân; sỹ quan, hạ sỹ quan, công nhân trong cơ quan, đơn vị thuộc Công an nhân dân.

Bằng những quy định trên của Thông tư 04/2015/TT-BTP, Bộ Tư pháp có thể dễ dàng quản lý những người tập sự hành nghề công chứng, góp phần xây dựng một đội ngũ công chứng viên chuyên nghiệp trong tương lai.

3. Một số quy định về tập sự hành nghề công chứng

3.1. Nội dung tập sự hành nghề công chứng

Theo quy định tại Thông tư 04/2015/TT-BTP thì nội dung tập sự hành nghề công chứng bao gồm các công việc và kỹ năng hành nghề cụ thể sau đây:

– Thực hiện tiếp nhận, phân loại yêu cầu công chứng; tiến hành kiểm tra tính xác thực, tính hợp pháp của các giấy tờ có trong hồ sơ yêu cầu công chứng; thực hiện xác định chủ thể hợp đồng, giao dịch;

– Nghiên cứu và đề xuất hướng giải quyết cho hồ sơ yêu cầu công chứng;

– Chuẩn bị các nội dung của văn bản công chứng, trong đó bao gồm việc soạn thảo hợp đồng, giao dịch theo yêu cầu của người yêu cầu công chứng hoặc thực hiện kiểm tra tính xác thực, tính hợp pháp của các hợp đồng, giao dịch do người yêu cầu công chứng soạn thảo sẵn và soạn thảo lời chứng;

– Thực hiện kiểm tra, sắp xếp hồ sơ đã được công chứng để đưa vào lưu trữ theo quy định của pháp luật;

– Nâng cao kỹ năng hành nghề, kỹ năng quản trị, điều hành tổ chức hành nghề công chứng và các công việc liên quan đến công chứng khác theo sự phân công của công chứng viên hướng dẫn tập sự.

3.2. Trường hợp không được đăng ký tập sự hành nghề công chứng

Theo quy định tại Thông tư 04/2015/TT-BTP, những người thuộc một trong các trường hợp sau đây thì không được phép đăng ký tập sự hành nghề công chứng:

– Người đang là cán bộ, công chức hoặc viên chức (trừ trường hợp là viên chức làm việc tại Phòng công chứng),

– Sỹ quan, quân nhân chuyên nghiệp và công nhân quốc phòng trong cơ quan, đơn vị thuộc Quân đội nhân dân;

– Sỹ quan, hạ sỹ quan và công nhân trong cơ quan, đơn vị thuộc Công an nhân dân.

– Các trường hợp không được bổ nhiệm công chứng viên theo quy định tại Luật công chứng.

3.3. Tạm ngừng tập sự hành nghề công chứng

Trong trường hợp có lý do chính đáng, người tập sự hành nghề công chứng được tạm ngừng tập sự nhưng phải có thông báo bằng văn bản với tổ chức hành nghề công chứng nơi người đó đang tập sự trong thời hạn chậm nhất là 05 ngày làm việc trước ngày tạm ngừng tập sự.

Người có thời gian tập sự hành nghề công chứng là 12 tháng thì được quyền tạm ngừng tập sự tối đa là hai lần, mỗi lần tạm ngừng tập sự không quá 06 tháng; người có thời gian tập sự hành nghề công chứng là 06 tháng thì được quyền tạm ngừng tập sự một lần tạm ngừng tập sự không quá 06 tháng.

Thời gian tạm ngừng tập sự hành nghề công chứng không được tính vào thời gian tập sự hành nghề công chứng. Thời gian tập sự trước khi tạm ngừng tập sự hành nghề công chứng được tính vào tổng thời gian tập sự hành nghề công chứng, trừ trường hợp phải đăng ký tập sự hành nghề công chứng lại.